Xmind 的遠端協作之頂級 5 個提示與技巧

遠程工作在2015年是一個加速的趨勢，今年，由於COVID-19的原因，它突然增加。

XMind是一個小而靈活的團隊，擁有在國內外工作的同事。線上會議在不同地點發生，甚至在不同的時區。如何在相同的步調下共同前進，充分發揮同事的優勢？我們與多位同事交流，並結合37Signals的經驗，尋求更有效的遠程協作方式。

遠程工作如何為我們帶來益處？

開始之前，讓我們仔細看看遠程工作的雙面性，以及為什麼它成為支持者多的一個選擇。

對員工來說，遠程帶來：

更少的通勤時間，但更獨立和靈活的工作時間表；

節省租金，並可在你喜歡的城市工作；

對雇主來說，遠程帶來：

吸引更多來自不同地區的優秀人才，降低地理擴展的障礙；

成本更低，耗時更少；

改善團隊的運作能力；

要充分發揮遠程工作的優勢，要求員工專業具備項目管理能力、定期進度，而不是需要保姆式的照管。

在XMind中，遠程工作關於高度的獨立性和自我驅動性，以及強大的溝通和協作能力。這兩個元素是XMind遠程工作的基礎。(此外，我們也開放遠程職位，點擊這裡查看。)

實時工作重疊

關鍵詞: 異步通信; 實時重疊;

異步通信意味著，在發送消息後你不能期望立即得到回應，這在外包中經常發生，時間延遲可能會帶來誤解或額外的重複交流。

遠程工作的失敗之一是，許多團隊最終需要做大量的補救工作，以彌補由於缺乏實時協作而產生的偏差帶來的效率低下。缺乏持續的溝通導致額外的工作時間。

實時重疊為異步通信提供了解決方案。它提供實時協作的特定時段，允許團隊成員預先安排個人和小組討論的時間表。

XMind的建議與提示

在選擇工具和策略之前，徹底定義和識別問題。同步非常重要。例如，當處理問題時，您必須知道問題的來源，而不是馬上將同事召集到會議室。如果是外部問題，先解決外部問題，然後更新和確認內部信息。

找到並確認團隊的實時重疊時間；

如果有成員當天休假，需通知整個團隊；

無干擾的工作空間

關鍵詞: 專用工作空間; 穿著得體;

想像在餐桌上工作，這意味著每次用餐時，你可能需要放下電腦、筆記本，擺放食物和餐具，用餐後清理桌子，然後再搬回工作必需品，接著在下一餐時重複此過程。

這就是為什麼專用工作空間很重要。快速的Wifi、專為工作設置的桌子和舒適的椅子意味著更好的工作氛圍。這是我們同事的一些照片。

遠程工作意味著你可能會在房間裡待一天，而穿著睡衣似乎非常誘人。然而，穿著非睡衣的衣物會提醒你的大腦是工作的時間。你可以穿T恤、長褲、連帽衫，甚至是華麗的連衣裙，只要你覺得它提升了你的工作效率。此外，如果視頻會議突然開始，而你穿著睡衣，這會非常尷尬。

在床上工作也很容易讓你進入困倦的狀態，如果你不是生病或熬夜太晚，請抵擋住任何可以躺下或讓你放鬆的地方的誘惑，尤其大多數人不常在床上變得更有生產力。

XMind的建議與提示

角色切換可幫助你輕鬆進入工作狀態。我無法忍受穿著睡衣工作。請遠離任何可以躺下的地方。雖然舒適，但你真的會很容易犯困。 建立一個專用的工作空間，配備良好的基礎設施，並擺脫分心的東西，比如視頻遊戲、小貓和小狗等；

保持桌面整潔，放置僅工作所需的物品；

確保團隊在同一層面上

遠程協作的重要點之一是工作負荷的劃分和里程碑的設定。團隊合作是共同奮鬥。當談到協調和工作負荷的劃分時，我們必須討論不同任務的規劃、拆解和管理。

根據《遠程》一書，管理者需要了解完成項目的資源，知道延誤的原因及可能發生的地方，對關鍵問題具創造力，並能分解當前的任務，並分配給合適的人。管理者必須確保工作流程中問題數少至可能。

在項目中清楚地分解任務也是重要的，讓成員了解情況和進度，明白自己的位置和進展，從而大大增強參與度和自我認同感。

在XMind，產品總監計劃並列出每個季度的即將來臨的功能、改善的問題和不同產品的缺陷，並告知相關部門。每個部門制定計劃，討論即將發布的版本，並相應提供反饋，讓每個人對內部和外部都有更好的理解。

在任務執行中，完整和封閉的回路結合著任務規劃、執行和反饋是最重要的。產品經理使用在線文檔工具清晰地撰寫文檔，創建在GitLab上的問題，設置里程碑和截止日期，並分配任務給相關團隊成員。

當一項任務完成後，會交付給GitLab上的下一個人或團隊負責。對於編碼部分，代碼在合併之前會被提交和審核。這個循環清晰、高效，參與者對當前和即將的任務了然於胸。

XMind的建議與提示：

列出所有問題，並相應地解決它們。何時能夠劃掉它們不重要。只需專注於一次解決一個問題，總是能劃掉最後一個問題讓我每次都驚訝不已。

一步一步來。我不是一個多任務的人，並且喜歡一件一件地完成事情。對我來說，我喜歡將溝通和寫作分開。當我寫作時，我會集中精力。

確保團隊的每個人擁有所需的信息；

根據優勢和劣勢分解任務，並分配給團隊成員；

為團隊定義關鍵的里程碑；

確保團隊在同一層面上，並確保溝通線路始終暢通；

有效的溝通是關鍵

關鍵詞: 準備; 文件; 優先級;

我們討論過實時重疊如何幫助異步通信，並確保團隊知道他們的位置。但是當涉及到“真正”的溝通時，可能會有一些部分需要您的注意。

發言前的準備

溝通是傳遞或交換信息，且有效的溝通是指講者清晰地組織想法，並提供或表達信息時包含完整的細節。

提到組織想法，這正是XMind: ZEN的專業。在會議前，你可以在XMind上視覺化並組織你的想法。這有助於在表達中保持有序，使內容足夠清晰以便理解。

這是一個市場營銷部門如何準備與設計師面試的例子。

定義優先級

為今天制定計劃並定義優先級，然後採取進一步的行動。處理緊急問題時，使用電話或實時溝通工具。

XMind的建議與提示：

番茄工作法是我這段時間的選擇。工作半小時，然後稍作休息。這讓我更加集中，並減輕了眼睛的壓力。

寫下或為即將到來的組會討論製作思維導圖。確保每個人都能接收到並理解所需的信息；

在交流中特別注意語氣和措辭，尤其是打字可能會引發誤解；

一份精心撰寫的文件有助於讓你的團隊成員對項目瞭如指掌；

我們喜歡幫助工具（不僅僅是XMind）

有效的溝通伴隨著輔助工具，我們樂於分享一些在工作中使用的工具。

XMind: ZEN: 周報，任務分解與管理，演示。

Zoom: 在線會議，屏幕共享；

GitLab: 代碼服務，文檔協作，漏洞跟蹤與解決；

遠程更好。你並不孤單。

XMind: ZEN（桌面版和移動版）為每個人提供30％的折扣。遠程工作對每個人都是一個機會和挑戰。我們希望XMind可以幫助你無論在哪裡發掘、保持和提升你的生產效率。

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