5 Schritte zu einem erfolgreichen Projektmanagement mit einer Mindmap

Bezüglich des Ursprungs des Projektmanagements wird weithin angenommen, dass es während des Zweiten Weltkriegs entstand. Manche sagen: „Mitten im Chaos des Krieges wurde die Ordnung des Projektmanagements geboren.“ In den 1940er-Jahren begann die U.S. Army, Projektmanagement-Methoden anzuwenden, um die Arbeiten im Manhattan Project zu planen und zu koordinieren. Im Laufe der Zeit wurde Projektmanagement auch in der industriellen Fertigung, Technologie, Finanzwelt und vielen anderen Bereichen eingesetzt.

5 Hauptschritte

Projektmanagement ist eine Reihe von Aktivitäten, die im Prozess zur Erreichung einer Aufgabe durchgeführt werden. Im Allgemeinen gibt es 5 Hauptschritte in einem Projektmanagementprozess: Projektinitiierung, Projektplanung, Aufgabenausführung, Überwachungsprozess und Projektabschluss. Wir können mind maps nutzen, um jeden Schritt aufzuschlüsseln und zu sehen, was wir tun können.

1.: Projektinitiierung

2.: Planung

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Für alle Phasen des Projekts muss ein umfassender und detaillierter Gesamtaktionsplan entwickelt werden.

Ihre Planung sollte Aufgabenzerlegung, Zeitplanung, Kommunikationsplan, Budgetierung, Beschaffungsplan und Risikomanagement umfassen.

1. Zerlegen Sie Ihre Aufgabe mit dem MECE-Framework, um sicherzustellen, dass jedes Szenario abgedeckt ist;

2. Planen Sie Ihre Aufgaben mit der WBS-Struktur, um Ressourcen für jedes Element zu identifizieren und so Aufgabenreihenfolge, Krisenkontrolle, Zeitvorgaben und Verfahrensprüfung zu erleichtern;

3. Stellen Sie eine regelmäßige Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen sicher;

4. Planen Sie Ihr Budget mit einem umfassenden Verständnis der eingesetzten Ressourcen und Mengen. Dazu gehören Software, hardwarebezogene Arbeitskraft usw.;

5. Planen Sie Ihre Einkäufe, machen Sie immer eine Liste.

3.: Ausführung

Während der Ausführung Ihres Projekts sollten Sie auf Ressourcenzuteilung, Teammanagement und Kommunikationsmanagement achten.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen hinsichtlich Materialeinsatz und personeller Fähigkeiten sowie auf Basis Ihres Budgetplans zugewiesen werden; stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Ressourcen bereitstehen, gut bereitgestellt werden und wie vorgesehen genutzt werden;

2. Koordinieren Sie Ihre Teams und steuern Sie die Emotionen Ihrer Teammitglieder, um negative Energie zu vermeiden;

3. Abteilungsübergreifendes Management: Stellen Sie sicher, dass die zwischen den einzelnen Abteilungen umgesetzten Anforderungen gut verstanden und kommuniziert werden;

4. Erstellen Sie einen Checklistenplan für jede Phase Ihrer Aufgaben. Verwenden Sie Tree Table, um Ihren Lieferzeitplan per Checkliste zu verfolgen.

4.: Überwachung

Überwachen Sie Ihren Plan, um festzustellen, ob der Fortschritt vom Plan abweicht, und falls ja, identifizieren Sie Änderungen und steuern Sie diese rechtzeitig.

1. Richten Sie ein Berichtssystem für Notfallanpassungen ein, um Ausführungsumfang und Budgetverbrauch zu überwachen;

2. Die Ziele in jeder Phase werden erfüllt und die gelieferte Qualität wird geprüft;

3. Bei jeder Änderung entsprechend berichten und die Bewertung dokumentieren.

5.: Projektabschluss

Stellen Sie sicher, dass das Projekt von jeder jeweils verantwortlichen Person abgenommen wird; archivieren Sie Ihre Dateien für Datenzwecke; und überprüfen und fassen Sie abschließend zusammen, was im Verlauf passiert ist.

Referenz

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

Abhängig von Ihren Projektanforderungen:

1. Verstehen und bestätigen Sie, was Sie tun werden: Projekthintergrund und Endziele;

2. Verwenden Sie SMART-Prinzipien, um Ziele so aufzuschlüsseln, dass sie S (spezifisch), M (messbar), A (erreichbar), R (relevant) und T (zeitgebunden) sind.

3. Verstehen Sie Ihren Projektumfang: Was ist notwendig und muss getan werden, und erstellen Sie eine Liste davon.