Wie Sie Ihr WFH-Team mit XMind und mehr auf das nächste Level bringen können

Produktivität ist eine Bedrohung für Remote-Mitarbeiter, die oft frustriert sind, wenn die Kommunikation nicht effektiv ist. Für Manager oder Führungskräfte kann Isolation oft eintreten, wenn ihr Team nicht auf derselben Seite ist. Produktivität und Effektivität sind immer ein Schwerpunkt für Einzelpersonen und Teams. Wie können wir also zusammenarbeiten, auch wenn wir voneinander getrennt sind?

Tracy Ring, Autorin und Vermarkterin, beobachtet Arbeitsplatztrends und teilt Einblicke aus über 10 Jahren vielfältiger Erfahrung in HR-, Projektmanagement- und administrativen Rollen. Sie bietet praktische Vorschläge für Remote-Teamleiter, einschließlich Software und Prinzipien, lesen Sie unten mehr.

Letztes Jahr war eines der bedeutendsten Umstellungen auf Remote-Arbeit in der Geschichte der globalen Wirtschaft, ein Trend, der voraussichtlich – zumindest teilweise – im Jahr 2021 fortgesetzt wird. Im Durchschnitt waren 76 Prozent der Mitarbeiter, die auf Remote-Arbeit umgestellt haben, zu Hause genauso produktiv wie vor COVID am Standort (manchmal mehr), basierend auf einer Umfrage von 2020 der Boston Consulting Group. Allerdings waren 56 Prozent dieser Mitarbeiter bei kollaborativen Aufgaben weniger produktiv zu Hause.

Zwei der Hauptfaktoren, die von der BCG als Ursache für dieses Kollaborationsproblem identifiziert wurden, waren mangelnde Teamverbindung und unzureichender Zugang zu virtuellen Arbeitsplatz-Tools. Als Remote-Manager sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Ihr WFH-Team immer noch unabhängig von der Entfernung in Verbindung treten und kommunizieren kann. Glücklicherweise machen es digitale Plattformen einfacher, sodass Sie in die unten aufgeführten Tools investieren sollten, um die Zusammenarbeit zu maximieren, effiziente Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Während Remote-Teamarbeit effektiv und erfolgreich sein kann, stellt sie auch eine Herausforderung für viele Arbeitnehmer dar, die es gewohnt sind, vor Ort zu sein. Tatsächlich stimmen 87 Prozent der Arbeitnehmer zu, dass eine eventuelle Rückkehr ins Büro für die Teamzusammenarbeit und den Beziehungsaufbau wichtig ist, laut einer PwC-Umfrage. Bis es jedoch sicher ist, vollständig in ein Büro zurückzukehren, kann eine Online-Mind-Map-Software die Teamarbeit stärken und vereinfachen.

Software wie die XMind fungiert als virtuelle Brainstorming-Sitzung, die Ihrem Team ermöglicht, Diagramme und Flussdiagramme zu erstellen, Dateien zu teilen, Daten in Präsentationen zu organisieren und Ideen in kollaborative Projekte umzusetzen. Die besten Mind-Map-Oberflächen bieten auch ein Online-Whiteboard, um sowohl das visuelle als auch das taktile Gefühl einer persönlichen Brainstorming-Sitzung zu simulieren.

Nutzten Sie Workflow-Automatisierungslösungen

Wenn Mitarbeiter unter dem Druck unklarer Erwartungen oder ineffektiver Arbeitsabläufe stehen, kann dies laut der klinischen Psychologin und Beraterin für Executive Leadership Dr. Natalia Peart eine Kampf-oder-Flucht-Reaktion in Ihrem Team auslösen. Kampf-oder-Flucht, erklärt sie, kann im Laufe der Zeit zu chronischem Stress und Angst führen, was es schwieriger macht, sich zu konzentrieren, zu priorisieren und den täglichen Arbeitsablauf zu verwalten.

Dies kann auch das körperliche Wohlbefinden Ihrer Teammitglieder beeinträchtigen, was ihre Leistung und ihr Engagement weiter hemmen könnte, fährt Dr. Peart fort. Laut Gesundheitsexperten kann chronischer Stress Probleme wie Typ-2-Diabetes, Bluthochdruck, Herzerkrankungen, Asthma, Kopfschmerzen, Verdauungsungleichgewichte oder Depressionen verursachen. Ihr Team kann nicht mit hoher Kapazität arbeiten, wenn ihr Wohlbefinden gefährdet ist.

Um Stress und alle negativen Auswirkungen zu bekämpfen, stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse und Erwartungen für Ihr Remote-Team transparent sind. Eine Workflow-Automatisierungslösung kann den Stress von schlecht verwalteten oder unorganisierten Systemen lindern. Mit diesen Arten von Tools können Mitarbeiter E-Mails, Kalendereinträge, Projektmanagement- oder Fristenerinnerungen, Teamchats und andere interne Aufgaben automatisieren – alles von einer integrierten Plattform aus. Dies macht es einfacher, den Arbeitsablauf zu optimieren, zu überwachen und zu priorisieren, ohne es manuell zu tun – was alles zu weniger Stress und glücklicheren und gesünderen Remote-Mitarbeitern führt.

Verweisen Sie auf diese Liste, um eine Option zu finden, die für Ihr Team funktioniert.

Nutzten Sie Videokommunikation

Das Fehlen physischer Interaktion auf einem Remote-Team kann zu Missverständnissen führen, die letztendlich das Vertrauen behindern, erklärt das Journal der SN Applied Sciences. Audio- oder textbasierte virtuelle Kommunikationskanäle (z.B. Telefon, E-Mail, Chat-Messenger) bieten nicht immer die bedeutungsvollen, nonverbalen Hinweise, die persönliche Kommunikation bietet. Dieser Mangel an Kontext kann laut der Forschung zu Missverständnissen oder Misstrauen führen.

Statt auf digitale Kommunikation wie E-Mail und Chat zu setzen, verlassen Sie sich auf Videokonferenzen. Trotz der Verbreitung von „Zoom-Müdigkeit“, fordern Sie alle auf, ihr Video eingeschaltet zu lassen. Wenn Ihr Team protestiert, verweisen Sie auf die Wissenschaft hinter den Vorteilen von Videomeetings. Wenn man sich gegenseitig sieht, fällt es leichter, die visuellen Nuancen von Körpersprache, Gesichtsausdrücken, Augenkontakt und anderen subtilen Manieren zu interpretieren, die Sprach- oder digitale Kommunikation nicht bietet.

Berücksichtigen Sie einige Regeln, um video-basierte Meetings zu fördern/verbessern:

• Machen Sie Meetings zu einer wertungsfreien Zone. Remote-Arbeiter müssen sich nicht auf eine bestimmte Weise präsentieren oder einen perfekten Webcam-Hintergrund haben, um ihr Video einzuschalten.

• Fordern Sie die Leute auf, 10 Sekunden nach dem Sprechen zu warten, um unvermeidliche Audioverzögerungen auszugleichen. Wenn Sie etwas hinzufügen oder einwerfen möchten, heben Sie die Hand.

• Verwenden Sie die Stummschalttaste jederzeit. Es sei denn, es ist eine Diskussion, wenn die Leute nicht präsentieren oder sprechen, sollten sie stummgeschaltet sein. Die meisten Videokonferenzen erlauben es, mit der Leertaste die Stummschaltung aufzuheben.

Diese massive globale Umstellung auf Remote-Arbeit hat die Cyberbedrohungen über Branchen und Geschäftsbereiche hinweg während COVID-19 eskaliert. Allein im Jahr 2020 berichtete die Cyberabteilung des FBI täglich bis zu 4.000 Beschwerden über Cyberangriffe – eine Steigerung um 400 Prozent seit der Zeit vor der Pandemie. Darüber hinaus resultieren 90 Prozent der Datenverletzungen aus menschlichem Versagen aufgrund unsicherer Netzwerke, Passwörter oder Systemanmeldeinformationen, berichtet Kaspersky Labs.

Mit anderen Worten: Verstöße können auftreten, wenn zahlreiche Teammitglieder dieselben Anmeldedaten von mehreren verschiedenen Standorten aus verwenden müssen. Sie können jedoch das Risiko minimieren, dass diese Anmeldeinformationen verloren gehen oder gestohlen werden, indem Sie einen virtuellen Passwort-Manager nutzen. Dieses Tool verschlüsselt Ihre Anmeldeinformationen, ermöglicht es Ihnen, zu kontrollieren, wer Zugriff auf sensible Dateien oder Aufzeichnungen hat, und hilft dabei, Passwörter sicher wiederherzustellen, falls jemand von einem Konto ausgeschlossen wird.

Egal, wie viel länger Sie ein WFH-Team leiten – ob es sich um eine vorübergehende Situation oder eine permanente Lösung handelt – diese digitalen Tools können zu enormen Steigerungen der Produktivität, Kommunikation, Effizienz, Zusammenarbeit und des allgemeinen Wohlbefindens beitragen. Der Remote-Arbeitstrend ist hier, um zu bleiben, und technologische Innovationen erleichtern das Management.

Tracy Ring ist freiberufliche Autorin und Content-Marketerin, die mit Organisationen zusammenarbeitet, um ansprechende Inhalte zu kuratieren. Sie schreibt gerne über die Schnittstelle von psychischer Gesundheit und Arbeitsplatztrends. Tracy bringt eine realistische Perspektive in ihr Schreiben aus über 10 Jahren vielfältiger Erfahrung, einschließlich HR, Projektmanagement, Kunden- und Klientenbeziehungen und administrativen Rollen. Sie können sich mit ihr auf LinkedIn oder Twitter verbinden.

Vernachlässigen Sie nicht die Sicherheit des Passwortmanagements

Diese massive globale Umstellung auf Remote-Arbeit hat die Cyberbedrohungen über Branchen und Geschäftsbereiche hinweg während COVID-19 eskaliert. Allein im Jahr 2020 berichtete die Cyberabteilung des FBI täglich bis zu 4.000 Beschwerden über Cyberangriffe – eine Steigerung um 400 Prozent seit der Zeit vor der Pandemie. Darüber hinaus resultieren 90 Prozent der Datenverletzungen aus menschlichem Versagen aufgrund unsicherer Netzwerke, Passwörter oder Systemanmeldeinformationen, Kaspersky Labs berichtet.

Mit anderen Worten: Verstöße können auftreten, wenn zahlreiche Teammitglieder dieselben Anmeldedaten von mehreren verschiedenen Standorten aus verwenden müssen. Sie können jedoch das Risiko minimieren, dass diese Anmeldeinformationen verloren gehen oder gestohlen werden, indem Sie einen virtuellen Passwort-Manager nutzen. Dieses Tool verschlüsselt Ihre Anmeldeinformationen, ermöglicht es Ihnen, zu kontrollieren, wer Zugriff auf sensible Dateien oder Aufzeichnungen hat, und hilft dabei, Passwörter sicher wiederherzustellen, falls jemand von einem Konto ausgeschlossen wird.

Führen Sie Ihr WFH-Team besser, um die Produktivität zu steigern

Egal, wie viel länger Sie ein WFH-Team leiten – ob es sich um eine vorübergehende Situation oder eine permanente Lösung handelt – diese digitalen Tools können zu enormen Steigerungen der Produktivität, Kommunikation, Effizienz, Zusammenarbeit und des allgemeinen Wohlbefindens beitragen. Der Remote-Arbeitstrend ist hier, um zu bleiben, und technologische Innovationen erleichtern das Management.

Tracy Ring ist freiberufliche Autorin und Content-Marketerin, die mit Organisationen zusammenarbeitet, um ansprechende Inhalte zu kuratieren. Sie schreibt gerne über die Schnittstelle von psychischer Gesundheit und Arbeitsplatztrends. Tracy bringt eine realistische Perspektive in ihr Schreiben aus über 10 Jahren vielfältiger Erfahrung, einschließlich HR, Projektmanagement, Kunden- und Klientenbeziehungen und administrativen Rollen. Sie können sich mit ihr auf LinkedIn oder Twitter verbinden.