Wie Sie Ihr WFH-Team mit XMind und mehr auf das nächste Level bringen können

Die Produktivität von Remote-Mitarbeitenden ist gefährdet, wenn eine ineffektive Kommunikation zu Frustration führt. Manager oder Führungskräfte fühlen sich oft isoliert, wenn ihr Team nicht an einem Strang zieht. Produktivität und Effektivität stehen für Einzelpersonen und Teams stets im Fokus. Wie können wir also auch aus der Ferne erfolgreich kooperieren und zusammenarbeiten?

Tracy Ring, Autorin und Marketerin, beobachtet Trends am Arbeitsplatz und teilt Erkenntnisse aus über 10 Jahren vielfältiger Erfahrung in den Bereichen HR, Projektmanagement und Verwaltung. Sie bietet praktische Ratschläge für Führungskräfte von Remote-Teams, einschließlich Software und Prinzipien – lesen Sie unten mehr.

Im vergangenen Jahr fand eine der einschneidendsten Verschiebungen hin zur Remote-Arbeit in der Geschichte der globalen Wirtschaft statt – ein Trend, der sich 2021 zumindest teilweise fortsetzen dürfte. Laut einer Umfrage der Boston Consulting Group aus dem Jahr 2020 waren im Durchschnitt 76 Prozent der ins Homeoffice gewechselten Mitarbeitenden dort genauso produktiv wie zuvor vor Ort (manchmal sogar produktiver). Bei gemeinschaftlichen Aufgaben waren jedoch 56 Prozent dieser Mitarbeitenden zu Hause weniger produktiv.

Als zwei der Hauptfaktoren für diese Zusammenarbeitsprobleme identifizierte die BCG den Mangel an Teamverbindung und den unzureichenden Zugang zu virtuellen Arbeitsplatz-Tools. Als Remote-Manager sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihr WFH-Team auch aus der Ferne in Verbindung bleibt und kommunizieren kann. Glücklicherweise erleichtern digitale Plattformen diese Aufgabe. Investieren Sie daher in die unten aufgeführten Tools, um die Zusammenarbeit zu maximieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Obwohl Remote-Teamarbeit effektiv und erfolgreich sein kann, ist sie für viele an die Arbeit vor Ort gewöhnte Kräfte auch eine Herausforderung. Tatsächlich stimmen laut einer PwC-Umfrage 87 Prozent der Mitarbeitenden zu, dass eine schrittweise Rückkehr ins Büro wichtig für die Teamzusammenarbeit und den Beziehungsaufbau ist. Bis eine sichere Rückkehr ins Büro in Vollzeit möglich ist, kann eine Online-mind map-Software die Teamarbeit stärken und vereinfachen.

Software wie XMind funktioniert wie eine virtuelle Brainstorming-Sitzung, mit der Ihr Team Diagramme und Flussdiagramme erstellen, Dateien teilen, Daten in Präsentationen strukturieren und Ideen in Gemeinschaftsprojekte verwandeln kann. Die besten mind map-Oberflächen bieten zudem ein Online-Whiteboard, um das visuelle und haptische Gefühl eines persönlichen Brainstormings zu simulieren.

Nutzen Sie Lösungen zur Workflow-Automatisierung

Wenn Mitarbeitende unter dem Druck unklarer Erwartungen oder ineffektiver Arbeitsabläufe stehen, kann dies eine Kampf-oder-Flucht-Reaktion auslösen, so die klinische Psychologin und Unternehmensberaterin Dr. Natalia Peart. Dies kann im Laufe der Zeit zu chronischem Stress und Angstzuständen führen, was es erschwert, sich zu fokussieren, Prioritäten zu setzen und den täglichen Arbeitsablauf zu bewältigen.

Dies kann auch das körperliche Wohlbefinden der Teammitglieder beeinträchtigen und deren Leistung sowie Engagement weiter hemmen, so Dr. Peart weiter. Laut Gesundheitsexperten kann chronischer Stress Probleme wie Typ-2-Diabetes, Bluthochdruck, Herzerkrankungen, Asthma, Kopfschmerzen, Verdauungsstörungen oder Depressionen verursachen. Ihr Team kann keine Höchstleistungen erbringen, wenn seine Gesundheit gefährdet ist.

Um Stress und all den negativen Auswirkungen entgegenzuwirken, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Prozesse und Erwartungen für Ihr Remote-Team transparent sind. Eine Workflow-Automatisierungslösung kann den Stress durch schlecht verwaltete oder desorganisierte Systeme lindern. Mit solchen Tools können Mitarbeitende E-Mails, Kalenderereignisse, Projektmanagement- oder Terminerinnerungen, Team-Chats und andere interne Aufgaben automatisieren – alles über eine einzige integrierte Plattform. Das erleichtert die Optimierung, Überwachung und Priorisierung von Arbeitsabläufen ohne manuellen Aufwand, was zu weniger Stress und zufriedeneren sowie gesünderen Remote-Mitarbeitenden führt.

Nutzen Sie diese Liste, um eine passende Option für Ihr Team zu finden.

Nutzen Sie Videokommunikation

Das Fehlen physischer Interaktion in einem Remote-Team kann zu Missverständnissen führen, was letztlich das Vertrauen beeinträchtigt, erklärt die Fachzeitschrift SN Applied Sciences. Audio- oder textbasierte virtuelle Kommunikationswege (z. B. Telefon, E-Mail, Chat-Messenger) bieten nicht immer die wichtigen nonverbalen Signale einer persönlichen Kommunikation. Dieser Mangel an Kontext kann laut der Studie zu Missverständnissen oder Misstrauen führen.

Verlassen Sie sich anstelle von E-Mails und Chats lieber auf Videokonferenzen. Trotz der Verbreitung von „Zoom-Müdigkeit“ sollten Sie alle bitten, die Kamera einzuschalten. Wenn Ihr Team protestiert, verweisen Sie auf die wissenschaftlichen Vorteile von Videomeetings. Wenn man sich sieht, lassen sich visuelle Nuancen der Körpersprache, Mimik, Blickkontakt und andere subtile Verhaltensweisen leichter interpretieren, die bei reiner Sprach- oder Textkommunikation verloren gehen.

Beachten Sie einige Regeln, um video-basierte Meetings zu fördern und zu verbessern:

• Machen Sie Meetings zu einer bewertungsfreien Zone. Remote-Mitarbeitende müssen sich nicht perfekt präsentieren oder den idealen Webcam-Hintergrund haben, um ihr Video einzuschalten.

• Bitten Sie alle, nach einem Beitrag 10 Sekunden zu warten, um unvermeidliche Audioverzögerungen auszugleichen. Wenn Sie etwas hinzufügen oder einwerfen möchten, heben Sie die Hand.

• Nutzen Sie konsequent die Stummschalttaste. Wer nicht gerade präsentiert oder spricht, sollte stummgeschaltet sein. Bei den meisten Videokonferenz-Tools lässt sich die Stummschaltung einfach mit der Leertaste aufheben.

Dieser massive globale Wandel hin zur Remote-Arbeit hat die Cybersicherheitsbedrohungen in allen Branchen und Wirtschaftssektoren während COVID-19 verschärft. Allein im Jahr 2020 verzeichnete die Cyber-Abteilung des FBI täglich bis zu 4.000 Anzeigen wegen Cyberangriffen – ein Anstieg von 400 Prozent im Vergleich zur Zeit vor der Pandemie. Zudem sind laut Kaspersky Labs 90 Prozent aller Datenpannen auf menschliches Versagen aufgrund unsicherer Netzwerke, Passwörter oder Systemzugangsdaten zurückzuführen.

Mit anderen Worten: Sicherheitslücken können entstehen, wenn zahlreiche Teammitglieder dieselben Login-Daten von verschiedenen Standorten aus nutzen müssen. Sie können das Risiko von Verlust oder Diebstahl dieser Daten jedoch mit einem virtuellen Passwort-Manager minimieren. Dieses Tool verschlüsselt Ihre Anmeldedaten, ermöglicht die Kontrolle darüber, wer auf sensible Dateien oder Datensätze zugreifen darf, und hilft bei der sicheren Wiederherstellung von Passwörtern, falls sich jemand ausgesperrt hat.

Egal wie lange Sie noch ein WFH-Team leiten – ob als Übergangslösung oder dauerhafte Struktur –, diese digitalen Tools können enorm zur Steigerung von Produktivität, Kommunikation, Effizienz, Zusammenarbeit und des allgemeinen Wohlbefindens beitragen. Der Remote-Trend bleibt bestehen, und technologische Innovationen erleichtern das Management.

Tracy Ring ist freiberufliche Autorin und Content-Marketerin, die mit Unternehmen zusammenarbeitet, um ansprechende Inhalte zu erstellen. Sie schreibt leidenschaftlich gerne über die Schnittstelle zwischen mentaler Gesundheit und Arbeitsplatztrends. Tracy bringt eine praxisnahe Perspektive aus über 10 Jahren vielfältiger Erfahrung in HR, Projektmanagement, Kundenbeziehungen und Verwaltung in ihre Texte ein. Sie können sich mit ihr auf LinkedIn oder Twitter vernetzen.

Vernachlässigen Sie nicht die Sicherheit beim Passwort-Management

Dieser massive globale Wandel hin zur Remote-Arbeit hat die Cybersicherheitsbedrohungen in allen Branchen und Wirtschaftssektoren während COVID-19 verschärft. Allein im Jahr 2020 verzeichnete die Cyber-Abteilung des FBI täglich bis zu 4.000 Anzeigen wegen Cyberangriffen – ein Anstieg von 400 Prozent im Vergleich zur Zeit vor der Pandemie. Zudem sind laut Kaspersky Labs 90 Prozent aller Datenpannen auf menschliches Versagen aufgrund unsicherer Netzwerke, Passwörter oder Systemzugangsdaten zurückzuführen.

Mit anderen Worten: Sicherheitslücken können entstehen, wenn zahlreiche Teammitglieder dieselben Login-Daten von verschiedenen Standorten aus nutzen müssen. Sie können das Risiko von Verlust oder Diebstahl dieser Daten jedoch mit einem virtuellen Passwort-Manager minimieren. Dieses Tool verschlüsselt Ihre Anmeldedaten, ermöglicht die Kontrolle darüber, wer auf sensible Dateien oder Datensätze zugreifen darf, und hilft bei der sicheren Wiederherstellung von Passwörtern, falls sich jemand ausgesperrt hat.

Führen Sie Ihr WFH-Team besser, um die Produktivität zu steigern

Egal wie lange Sie noch ein WFH-Team leiten – ob als Übergangslösung oder dauerhafte Struktur –, diese digitalen Tools können enorm zur Steigerung von Produktivität, Kommunikation, Effizienz, Zusammenarbeit und des allgemeinen Wohlbefindens beitragen. Der Remote-Trend bleibt bestehen, und technologische Innovationen erleichtern das Management.

Tracy Ring ist freiberufliche Autorin und Content-Marketerin, die mit Unternehmen zusammenarbeitet, um ansprechende Inhalte zu erstellen. Sie schreibt leidenschaftlich gerne über die Schnittstelle zwischen mentaler Gesundheit und Arbeitsplatztrends. Tracy bringt eine praxisnahe Perspektive aus über 10 Jahren vielfältiger Erfahrung in HR, Projektmanagement, Kundenbeziehungen und Verwaltung in ihre Texte ein. Sie können sich mit ihr auf LinkedIn oder Twitter vernetzen.