08.09.2020
Wie man gute Sitzungsprotokolle mit XMind erstellt?
Gute Besprechungsprotokolle zu führen, ist eine wesentliche Fähigkeit, die man im Arbeitsleben erwerben sollte, da diese wichtigen Punkte, die niedergeschrieben wurden, eine Zusammenfassung der vergangenen Besprechung für Sie und Ihr Team zur späteren Überprüfung darstellen. Außerdem zeigt das Wissen, wie man während und nach der Besprechung schnell gute Protokolle schreibt, eine starke Professionalität und Produktivität.
Heute sprechen wir darüber, wie man beeindruckende Besprechungsprotokolle mit Xmind einfach erstellt! Beachten Sie auch, dass unser Team gerade XMind.works eingeführt hat, die Web-Ausgabe von Xmind, die es noch einfacher macht, Besprechungsprotokolle zu führen. Auf der XMind.works-Webseite können Sie sich mit persönlichen Speicherlösungen (Dropbox/Google Drive/OneDrive) verbinden, sodass Sie jederzeit und überall ein neues Mind-Map erstellen oder bestehende mit Xmind bearbeiten können. Alle Funktionen arbeiten genau wie die Desktop-Version, sodass es keine Schwierigkeiten beim Lernen geben wird!
Was macht gute Besprechungsprotokolle aus?
Gute Besprechungsprotokolle benötigen nicht nur einen Überblick über die vergangenen Besprechungen, sondern erfordern auch einen klaren logischen Verlauf der Besprechungsdiskussion. Der Zweck von Besprechungsprotokollen ist es, sowohl den Teilnehmern als auch den Abwesenden zu dienen. Teilnehmer nutzen die Zusammenfassung, um sich an die Besprechungsdiskussion zu erinnern und geschäftliche Ziele und Maßnahmen für den nächsten Schritt festzulegen. Abwesende erhalten die Protokolle, um das Hauptthema und die Diskussion der Besprechung zu kennen und auf dem gleichen Stand wie die Teilnehmer zu sein.
Daher machen die folgenden Punkte gute Besprechungsprotokolle aus:
Schreiben Sie in einem klaren logischen Ablauf
Besprechungen bestehen aus Interaktion und Diskussion. Wenn Sie alles chronologisch aufzeichnen, werden die Protokolle wahrscheinlich sehr durcheinander. Das Wichtigste ist also, die Kernpunkte jedes Sprechers zu erfassen und in eine klare logische Karte zusammenzufassen, um Ihre Protokolle lesbarer zu machen.
Umfassende Notizen mit Highlights
Umfassende Besprechungsprotokolle sind sehr willkommen, aber in den meisten Fällen sind Highlights genauso wichtig. Bedeutungsvolle Highlights lenken die Aufmerksamkeit der Leser auf sich und ersparen ihnen die Zeit, die ausführlichen Notizen zu lesen. Diese sind besonders nützlich, wenn Sie die Protokolle Ihrem vielbeschäftigten Manager präsentieren. Es wird empfohlen, bei der Aufnahme von Protokollen Aufzählungspunkte zu verwenden.
Haben Sie eine Schlussfolgerung, um die nächste Besprechung zu leiten
Wenn während der Besprechung ein zukünftiger Geschäftsplan oder eine Maßnahme beschlossen wird, sollte eine Schlussfolgerung eine klare Anweisung enthalten, wer verantwortlich ist und was als Nächstes zu tun ist. Eine Schlussfolgerung muss jedoch nicht immer eine endgültige Maßnahme sein, da es in vielen Fällen am Ende der Besprechung keine Schlussfolgerung/Handlung gibt. Das Team kann zu einer bestimmten Vereinbarung gekommen sein oder auch nicht und wird bis zur nächsten Besprechung warten, um das Thema wieder aufzugreifen. Es ist dann entscheidend, diesen Fortschritt als die endgültige Schlussfolgerung der vorherigen Besprechung aufzuzeichnen, damit er die nächste Besprechung leiten kann.
Enthalten Sie grundlegende Informationen
Datum, Ort, Teilnehmer. Grundlegende Informationen können leicht übersehen werden, sind aber unerlässlich, um als Aufzeichnung festgehalten zu werden.
Wie zeichnet man effizient und produktiv auf?
Vorbereitung vor der Besprechung treffen
Verstehen Sie den Hintergrund und den Zweck/Thema der bevorstehenden Besprechung
Eine effiziente Besprechung (intern oder abteilungsübergreifend) hat normalerweise ein spezielles Thema/Ziel und Diskussionsthemen. Das Verständnis des Gesamtthemas und der Aufgaben einer Besprechung im Voraus gibt Ihnen mehr Kontrolle über den Besprechungsinhalt und den Protokollierungsprozess.
Es ist auch hilfreich, wenn die Teilnehmer beginnen, vom Thema abzulenken, können Sie die Hauptaufgabe/zweck rechtzeitig ansprechen.
Kennen Sie sich mit den Teilnehmern gut aus
Bei größeren und wichtigeren Besprechungen ist es notwendig, die Informationen der wichtigen Teilnehmer zu studieren, wenn sie Ihnen unbekannt sind, um den Protokollierungsprozess zu erleichtern.
Organisieren und vorschauen von besprechungsbezogenen Materialien, bevor die Besprechung beginnt
Falls es Materialien gibt, die während der Besprechung zu diskutieren sind, ist es besser, eine Hintergrundrecherche zu machen, einige Seiten oder Folien zu organisieren und vorzubereiten, um sich mit dem Hauptinhalt vertraut zu machen, der in der Besprechung diskutiert wird.
Verwenden Sie Xmind zum Aufnehmen von Besprechungsprotokollen
Verwenden Sie Struktur & konzentrieren Sie sich auf Schlüsselpunkte, um einen logischen Ablauf zu konstruieren
Wenn Sie sich daran gewöhnen, wie Xmind funktioniert, werden Sie bemerken, dass es nicht notwendig ist, die Protokolle Wort für Wort aufzuzeichnen, sondern die eingebaute (Mind-Map-) Struktur zu verwenden. Die vorhandene logische Strukturvorlage ermöglicht es Ihnen, mehr Zeit zum Nachdenken, Organisieren und Erfassen der zentralen Ideen und logischen Struktur der Redner zu haben, um sie zu einer kohärenten und strukturierten Besprechungszusammenfassung zu machen.
Verwenden Sie Audio-Funktion, um nebenbei Notizen und Gesprächssicherungen zu machen
Die Audiofunktion in Xmind ist besonders praktisch, um gesprochene Informationen während Besprechungen oder anderer Aktivitäten aufzufangen. Durch das Einfügen einer Audio-Notiz in jedes Themenfeld muss sich der Protokollführer keine Sorgen machen, ob ein Punkt während der schnellen Diskussion vergessen wurde, sondern kann sich die Audioaufnahme in Ruhe anhören und nach der Besprechung in Text übertragen.
Wie reorganisiert man die Besprechungsprotokolle?
Gruppiert nach Aufgaben
Gruppiert nach Sprechern
Wie am Anfang erwähnt, hat Xmind seine Web-Ausgabe – XMind.works gestartet! Es kann jederzeit und überall mit einem Browser verwendet werden und erleichtert das Aufnehmen und Teilen Ihrer Besprechungsprotokolle erheblich. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an – diese Web-Ausgabe funktioniert genau wie die Desktop-Version, probieren Sie es jetzt aus!
