Bereiten Sie sich auf die Zukunft hybrider Veranstaltungen mit Mind Map vor

Hybride Veranstaltungen, die sowohl für Live- als auch Online-Publikum konzipiert sind, haben in den letzten Jahren explosionsartig an Beliebtheit gewonnen, und dieser Trend wird sich fortsetzen. 62 % der Veranstaltungsorganisatoren sagen, dass sie planen, virtuelle Veranstaltungen neben der Rückkehr zu Live-Veranstaltungen in der Zukunft fortzusetzen.

Wenn ein hybrider Ansatz für Veranstaltungen bleiben soll, wie können sich Veranstaltungsorganisatoren auf diese Zukunft vorbereiten?

Was ist ein Hybrid-Event?

Hybride Veranstaltungen sind Events, die sowohl ein Live-Publikum als auch ein virtuelles Publikum haben. Momentan ist das Live-Publikum normalerweise viel kleiner als das Online-Publikum, aufgrund von Reise- und anderen Beschränkungen, was zu einem stärkeren Fokus auf die Streaming-Komponente der Veranstaltung führt. Dies erfordert einige wichtige Änderungen bei der Durchführung von Veranstaltungen, um das beste Erlebnis im neuen Format zu bieten.

Warum sind hybride Events die Zukunft?

Die schnelle Einführung virtueller Veranstaltungsformate geschah aus der Notwendigkeit heraus, aber hybride Events werden auch dann bleiben, wenn sich alles wieder normalisiert. Die Technologien, die für Dinge wie virtuelle Events und Remote-Arbeit verwendet werden, sind zu alltäglichen Werkzeugen geworden, die jeder kennt. Dies beseitigt eine Eintrittsbarriere und hat viele Menschen offener gemacht, Veranstaltungen virtuell zu besuchen.

Da das Publikum jetzt an virtuelle Veranstaltungen gewöhnt ist, sind die Zeit und die Kosten für Reisen und Unterkünfte, um Veranstaltungen persönlich zu besuchen, optionale Unannehmlichkeiten. Für jeden, der an nationalen oder internationalen Veranstaltungen teilnimmt, ist dies ein wesentlicher Vorteil von Hybrid-Events.

Wenn Sie diesen fünf Tipps folgen, werden Sie das beste Erlebnis bei hybriden Veranstaltungen bieten:

1. Ändern Sie Ihren Ansatz zur Publikumsinteraktion

Obwohl das virtuelle Publikum das Live-Publikum oft zahlenmäßig übertrifft, sind sie nicht physisch im Raum präsent. Folglich können sie nicht die Aufmerksamkeit des Sprechers erlangen oder mit derselben Leichtigkeit interagieren wie das Live-Publikum. Veranstaltungen müssen dies berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sich alle Publikumsteilnehmer einbezogen fühlen, was einige Änderungen erfordern kann.

Zum Beispiel sind gängige Interaktionstechniken wie das Einholen von Vorschlägen, Abstimmungen oder das Beantworten spontaner Fragen immer noch möglich, mit einigen Anpassungen. Anstatt mit Handzeichen abzustimmen oder das Publikum um Vorschläge zu bitten, nutzen Sie digitale Werkzeuge wie SMS-Umfragen, um ihre Antworten zu erhalten. Dies gibt virtuellen Teilnehmern dieselbe Priorität wie dem Live-Publikum und hat den zusätzlichen Vorteil, dass Sie während Präsentationen Antworten und Ergebnisse anzeigen und visualisieren können.

Unternehmen können hier viel von der Welt des E-Sports lernen, wo hybride Events oft die wichtigsten und lukrativsten Termine des Jahres sind. Zum Beispiel liefern Wettbewerbe wie The International den Moderatoren einen moderierten Feed der Online-Diskussion, um in Echtzeit zu kommentieren und darauf zu reagieren, sowie Abstimmungen, Umfragen und simulierte Wettsysteme, um Debatten über den Ausgang bevorstehender Matches anzuregen. Zwar sind nicht alle dieser Techniken in einem Geschäftsevent-Kontext nützlich, aber es ist ein großartiges Beispiel dafür, Streaming-Tools zu nutzen, um beide Zielgruppen zu engagieren.

2. Einführung von Digitalem Q & A

Der Ansatzwechsel zur Interaktion ist am meisten während der Q&A-Sitzungen erforderlich. Neben dem Problem, dass persönliche Teilnehmer das Gespräch möglicherweise dominieren, ist das Live-Publikum für das virtuelle Publikum möglicherweise nicht leicht hörbar. Dies kann zu einem schlechten Erlebnis führen, bei dem das virtuelle Publikum die Frage, die beantwortet wird, nicht hören kann.

Indem Sie Teilnehmer ihre Fragen über den Streaming-Service während Präsentationen einreichen lassen, anstatt den Boden am Ende zu öffnen, können Moderatoren dem Sprecher eine Liste von Fragen präsentieren, die gleichermaßen von Live- und virtuellen Teilnehmern stammen. Alle Fragen können auf dem Bildschirm angezeigt werden, sodass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, klare Audio von den Teilnehmern zu erhalten.

Verwenden Sie Mindmaps, um die Fragen zu kategorisieren, sodass Sie beim Anzeigen oder Beantworten der Fragen jede Kategorie und jedes Publikum gut abdecken können.

Das bevorstehende Agents of Hybrid-Event kombiniert das Beste aus beiden Welten. Alle Teilnehmer können ihre Q&A-Fragen über den Streaming-Service einreichen, und virtuelle Teilnehmer können an Videostreams mit begrenzter Kapazität für direkte Interaktion teilnehmen.

3. Berücksichtigen Sie Zeitzonen

Durch die Öffnung Ihrer Veranstaltungen für virtuelle Teilnehmer kann Ihr Publikum über mehrere Standorte und Zeitzonen verteilt sein.

Wenn Sie erwarten, ein weit verteiltes oder internationales Publikum bei Ihrer Veranstaltung zu haben, kann es helfen, dieselbe Session zu mehreren verschiedenen Zeiten während der Veranstaltung abzuhalten, um sicherzustellen, dass jeder, der eine Präsentation live miterleben möchte, dies tun kann, unabhängig von seinem Standort. Die Möglichkeit, entfernte Veranstaltungen mit minimalem Aufwand zu besuchen, ist ein wesentlicher Vorteil von virtuellen Veranstaltungen, und die Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen nutzt diesen Vorteil optimal.

Verwenden Sie Mindmaps, um den Standort des Sprechers zu markieren und die Zeit aufzulisten, damit Sie die richtige Zeit sowohl für den Sprecher als auch für das Publikum finden können.

Zum Beispiel plant das langjährige hybride Event MozCon regelmäßig informelle Diskussionsgruppen und Networking-Möglichkeiten während des Tages, damit Teilnehmer über Text- und Sprachchat an Debatten teilnehmen können. Das Planen kurzer Sessions über den Tag verteilt stellt sicher, dass Teilnehmer nichts verpassen, unabhängig davon, von wo aus sie sich verbinden. Zudem sorgt die Bereitstellung der Werkzeuge und Zeiten dafür, dass Interaktion und Networking nicht ausschließlich Vorteile für das persönliche Publikum sind.

4. Diskussionen visualisieren

Wenn Sprecher Ideen nicht in derselben Weise wie bei einer reinen Live-Veranstaltung mit dem Publikum austauschen können, kann das Visualisieren dieser helfen, dass Publikumsmitglieder den Gedanken folgen können. Zum Beispiel können Sprecher und Moderatoren eine Mindmapping-App als Lehrhilfe verwenden, um Ideen und Vorschläge sowie deren Beziehungen zu zeigen, indem sie die Mindmap während der Sitzung hinzufügen und entwickeln.

XMind Pitch Mode ermöglicht es Sprechern, diese Karten mit einem einzigen Knopfdruck in interaktive Präsentationsfolien zu verwandeln, sodass sie sowohl Folien als auch Mindmaps leicht navigieren können, um visuelle Hilfen für ihre Antworten in Diskussionen zu geben. Dies kann auch verwendet werden, um Ideen im Laufe einer Session zu entwickeln und sie mit einer abschließenden Präsentation zusammenzufassen.

5. Rechnen Sie mit technischen Problemen

Ein hybrides Event auszuführen bedeutet, dass Sie sowohl die technische Seite des Streamings als auch alle üblichen technischen Probleme, PA-Probleme und späten Planungsänderungen, die bei einer Live-Veranstaltung auftreten können, managen müssen. Selbst die größten und am längsten laufenden Streaming-Events erleben Probleme mit dem Verlust der Audio- oder Videoqualität, Netzwerkproblemen und mehr.

Fast 40 % der virtuellen und hybriden Veranstaltungen erleben mindestens einen technischen Fehler. Daher ist ein Technikerteam mit Erfahrung in der Durchführung von Streaming-Events entscheidend, um sicherzustellen, dass, wenn ein Problem auftritt, es mit minimalen Störungen der Veranstaltung gelöst werden kann. Genügend Zeit einzuplanen, um das Streaming-Setup vollständig zu testen, bevor die Veranstaltung live geht, kann einen holprigen Start der Veranstaltung vermeiden, während Sie versuchen, Probleme zu beheben.

Hybride Events sind gekommen, um zu bleiben

Jetzt ist die perfekte Zeit für Unternehmen, sich im Veranstalten von hybriden Events zu üben. Die Werkzeuge und das Wissen jetzt zu erlangen, die zum Erfolg eines hybriden Events beitragen, wird sich in den kommenden Jahren auszahlen, wenn sie weiterhin an Beliebtheit gewinnen. Zögern Sie nicht, mit der Formatierung zu experimentieren und neue Werkzeuge und Methoden auszuprobieren, da hybride Events für jeden Neuland sind.