Vollständiger Leitfaden zum Projektauftrag: Tipps und visuelle Darstellung

Wenn Ihr Unternehmen bereit ist, ein neues Projekt zu starten, aber nicht versteht, wie das Problem am besten gelöst werden kann, versuchen Sie es mit dem Projektauftrag. Es kann eine herausfordernde Aufgabe sein, wenn Sie nicht wissen, welches Material gesammelt werden muss, wie die Aufgabe aufgeteilt werden soll und mehr. Daher gibt Ihnen dieser Prozess eine klare Roadmap für jede Komponente des Projekts.

Nachdem Sie klare Ziele und Anweisungen für das Projekt haben, benötigen Sie ein effizientes Werkzeug, um Ihrem Team zu helfen, die Inhalte zu visualisieren. In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Komponenten und Zwecke des Charter-Prozesses mit Beispielen erkunden. Wir gehen durch eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Xmind Ihnen hilft, einen vollständigen Projektauftrag zu erstellen.

Was ist ein Projektauftrag und warum ist er wichtig?

Ein Projektauftrag ist wie die Richtlinien eines Unternehmens, die genau angeben, worum es bei dem Projekt gehen sollte, wer dabei sein sollte und mehr. Außerdem ist es wie ein Dokument, das die Arbeit einer Organisation startet, wenn sie nicht verstehen, wie es ausgeführt werden soll. Ihr Team kann beginnen, indem es einen kurzen Überblick erstellt, der wie ein Ideenbrett ist, auf das Sie zurückgreifen können.

Darüber hinaus ist der Hauptzweck der Charta, als formales Dokument zu dienen, das die Erwartungen der Stakeholder für das Projekt ausrichtet und eine Autorität etabliert. Im Vergleich zu einem Essay-Plan enthält ein Charter-Prozess alle relevanten Details, die für die Fertigstellung eines Projekts notwendig sind. Ihr Team kann diese Richtlinien verwenden, um potenzielle Einwände, Herausforderungen und mehr zu identifizieren.

Wesentliche Komponenten

Wie jede Projektdokumentation folgt auch die Projektauftrag-Vorlage einer spezifischen Struktur, die wesentliche Komponenten umfasst. Wir haben Ihnen diese wesentlichen Faktoren bereitgestellt, die die Effektivität des Projekts sicherstellen:

1. Umfang des Projekts: Der Umfang einer kollaborativen Arbeit bietet Ihnen definierte Ziele, Erfolgskriterien und erwartete Ergebnisse, die in die Verantwortung eines Projektsponsors fallen.

2. Wesentliche Ziele: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass das Unternehmen ausgerichtet ist, sollten klare Ziele ein erster Schritt sein, wenn Sie ein Teamprojekt starten.

3. Wichtige Stakeholder: In kollaborativer Arbeit ist die Identifizierung aller wichtigen Stakeholder für den Arbeitszyklus unerlässlich, da diese die Teammitglieder, Kunden, Sponsoren und mehr umfassen.

4. Risikoidentifikation: Teams sollten sich der potenziellen Risiken bewusst sein, während sie eine Basis vor dem Beginn der Arbeit festlegen, wie Budgetbeschränkungen, Ressourcenknappheit und mehr.

Wenn das Projektauftrag als Projektmanagementstrategie verwendet wird, haben leistungsstarke Unternehmen bewiesen, dass sie 2,5-mal besser abschneiden, wenn sie ihre Ziele erfolgreich erreichen. Darüber hinaus sind Organisationen mit definierten Stakeholdern und Sponsoren in der Lage, ihre Projekte mit einer Erfolgsquote von 40% abzuschließen, da aktiv engagierte Sponsoren 40% erfolgreichere Projekte haben als Organisationen mit einem niedrigeren Prozentsatz an Projekten (weniger als 50%).

Wie man Xmind verwendet, um einen vollständigen Projektauftrag zu erstellen

Wie wir die Ziele und Zwecke des Projektauftrags diskutiert haben, können Sie die gleichen detaillierten Richtlinien für Ihr Team erreichen. Um sie zudem visuell ansprechender und leichter verständlich zu machen, nutzen Sie Xmind. Dies ist ein leistungsstarkes und exzellentes Mind-Mapping-Tool, das Ihnen mehrere Projektauftrag-Vorlagen bietet, die all Ihre Projektbedürfnisse abdecken.

Sie können beginnen, indem Sie Ihre Ideen in das Brainstorming-Center werfen und KI für die Inhaltsgenerierung mit den dynamischen Werkzeugen dieses Tools verwenden. Darüber hinaus können diese Ideen in definierte Ziele verwandelt werden, denen alle zustimmen würden, um eine Grundlage für das Projekt zu schaffen. Um komplexe Aufgaben einfacher zu machen, teilen Sie sie in vereinfachte Punkte mit den Themen- und Unterthemenfunktionen auf. Also, lernen wir, wie man ein ganzes Projekt mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung umsetzt:

Schritt 1. Beginnen Sie mit einem klaren Projekttitel

Melden Sie sich bei der Xmind-Website mit Ihrem Google-Konto an und klicken Sie im Hauptarbeitsbereich auf die Option „Neue Karte“, um die Projekt Auftrag-Vorlagen anzuzeigen. Nachdem Sie die gewünschte Vorlage ausgewählt haben, drücken Sie den “Zentralen Knoten” der Mind Map und geben Sie Ihren gewünschten Projektnamen ein. Passen Sie anschließend das Textformat über die Registerkarte „Stil“ im rechten Seitenbereich an.

Schritt 2. Definieren Sie Projektziele und -ziele

Wählen Sie den zentralen Knoten aus, gehen Sie zur unteren Symbolleiste, um die Option „Thema“ auszuwählen und Unterkategorien des Hauptprojektnamens zu erstellen. Nachdem diese hinzugefügt wurden, schreiben Sie das gewünschte Ziel, den Umfang, die Stakeholder und andere Abschnitte.

Färben Sie diese dann, indem Sie das Symbol „Stil- und Formatoptionen anzeigen oder ausblenden“ öffnen und eine Farbe im Tab „Farbschema“ auswählen.

Schritt 3. Umreißen Sie den Projektumfang und die Lieferergebnisse

Fahren Sie danach fort, alle hinzugefügten Ziele und Aufgaben mit dem „Unterthema“-Symbol in der unteren „Aktionsleiste“ zu unterteilen. Diese hierarchische Struktur verleiht Ihrem Projekt ein definiertes Aussehen, das Sie verbessern können, indem Sie bestimmte Aufgaben auswählen und eine „Grenze“ hinzufügen.

Schritt 4. Identifizieren Sie die Stakeholder und deren Rollen

Fahren Sie fort und fügen Sie die Stakeholder und Sponsoren hinzu, indem Sie auf den „Stakeholder“-Knoten klicken. Drücken Sie nun das „Unterthema“-Symbol und fügen Sie das verantwortliche Personal hinzu. Greifen Sie als Nächstes auf das „Marker zu ausgewählten Themen hinzufügen“ Panel zu und öffnen Sie den Tab „Marker“. Klicken Sie hier auf die einzelnen Stakeholder und fügen Sie ihnen gewünschte „Personen“ Aufkleber hinzu und weisen Sie diese Sticker bestimmten Aufgaben zu, um die Rollen aller sicherzustellen.

Schritt 5. Budget- und Zeitmanagement

Im „Budget & Ressourcen“-Knoten schätzen Sie, wie viel das gesamte Projekt kosten wird, indem Sie ein Unterthema erstellen. Wählen Sie anschließend die „Zeitplan“-Knoten aus, erweitern Sie die Notiz mit Unterthemen und fügen Sie die gewünschte Projektdauer, Fristen und Prioritätsaufgaben hinzu. Erstellen Sie Links zwischen Aufgaben, indem Sie das Symbol „Beziehung“ in der Aktionsleiste auswählen, um Dringlichkeit anzuzeigen.

Schritt 6. Überprüfen und Teilen Sie das Projektauftrag-Mindmap

Bevor Sie die Mindmap mit den Stakeholdern teilen, kann das Team sein Feedback zur Mindmap hinzufügen, indem es die Optionen „Notiz“ oder „Kommentar“ aus der optionalen Leiste auswählt. Drücken Sie nun die Schaltfläche „Teilen“ oben, klicken Sie auf das Feld „E-Mail zum Einladen eingeben“ und schreiben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse des Stakeholders. Nachdem diese hinzugefügt wurde, drücken Sie die Schaltfläche „Einladungen senden“, um ihnen eine Echtzeit-Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Beispiel für ein reales Projektauftrag

Organisationen können diesen Prozess effizient nutzen, um ein Projekt mit der oben diskutierten Mind-Mapping-Schritt-für-Schritt-Anleitung durchzuführen. Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten beim Verständnis haben, schauen wir uns ein Projektauftrag-Beispiel zum Büro-Umzugsprojekt an. In diesem Beispiel muss das Unternehmen sicherstellen, welchen Bürobau sie auswählen sollen, wo die IT-Infrastruktur eingerichtet wird und mehr.

Zu den weiteren Hauptzielen gehören der Abschluss des Umzugs im Zeitplan, die Aufrüstung der Netzwerksicherheit und die Betriebskosten. Am Ende werden die Sponsoren die Umsetzung überwachen und prüfen, ob alle Anforderungen vor der Umzugsfrist erfüllt sind.

Tipps zur Erstellung effektiver Projektaufträge mit Xmind

In Anbetracht des vorherigen Projektauftrag-Beispiels können Sie mit Xmind ein ansprechendes und kollaboratives Mindmap erstellen. Im Folgenden sind einige Tipps aufgeführt, die Sie bei der Erstellung eines Mindmaps verwenden können:

1. Beteiligen Sie die richtigen Stakeholder: Vom Start des Projekts an ist es wichtig, den richtigen Sponsor und die Stakeholder einzubeziehen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt mit den Zielen und Zielsetzungen übereinstimmt.

2. Klar und prägnant: Überflüssige Details können vom Hauptziel, dem Umfang und den Meilensteinen ablenken; daher ist es besser, sie prägnant und klar zu halten.

3. Verwenden Sie Mindmaps: Wir haben gelernt, dass eine visuelle Darstellung der Teamarbeit diese erleichtern kann, also nutzen Sie Xmind’s visuelle Mapping-Tools, um die Projektdetails und Rollen zu organisieren.

4. Aktualisieren Sie sie regelmäßig: Wann immer Fortschritte gemacht werden, sollten Sie die Charta regelmäßig überarbeiten und aktualisieren, damit sie ein zuverlässiger Bezugspunkt bleibt.

Fazit

Dieser Artikel gab eine detaillierte Erklärung des Projektauftrags und wie vorteilhaft er im Projektmanagement ist. Darüber hinaus haben wir eines der perfekten Tools betrachtet, um die Komponenten des Charter-Prozesses zu präsentieren, und das ist mit Xmind.

Wir haben eine gründliche Schritt-für-Schritt-Anleitung von Xmind durchgearbeitet und gelernt, mit seinen Aktionsoptionen ein Mindmap zu einem Projekt zu erstellen. Verwenden Sie die folgende vorgefertigte Projektauftrag-Vorlage dieses Tools und beginnen Sie damit, Ihr Projekt zu erstellen.