Vollständiger Leitfaden zum Projektauftrag: Tipps und visuelle Darstellung

Wenn Ihr Unternehmen ein neues Projekt starten möchte, aber den besten Weg zur Durchführung des Problems nicht versteht, probieren Sie es mit einem Projektauftrag. Es kann eine herausfordernde Aufgabe sein, wenn Sie nicht wissen, welches Material gesammelt werden muss, wie die Aufgabe aufgeteilt werden sollte und mehr. Daher gibt Ihnen dieser Prozess eine klare Roadmap für jede Komponente des Projekts.

Nachdem klare Ziele und Richtungen für das Projekt festgelegt sind, benötigen Sie ein effizientes Tool, um Ihrem Team zu helfen, die Inhalte zu visualisieren. In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Bestandteile und Zwecke des Charterprozesses mit Beispielen erkunden. Wir werden einen detaillierten Schritt-für-Schritt-Leitfaden durchgehen, wie Xmind Ihnen hilft, einen vollständigen Projektauftrag zu erstellen.

Was ist ein Projektauftrag und warum ist er wichtig?

Erklärung der Definition eines Projektauftrags

Ein Projektauftrag ist wie die Richtlinien eines Unternehmens, die genau angeben, worum es in dem Projekt gehen sollte, wer beteiligt sein sollte und mehr. Außerdem ist es wie ein Dokument, das die Arbeit einer Organisation startet, wenn sie nicht versteht, wie es umgesetzt werden sollte. Ihr Team kann beginnen, indem es ein Briefing erstellt, das wie eine Ideentafel ist, auf die Sie zurückgreifen können.

Darüber hinaus ist der primäre Zweck des Charters, als ein formales Dokument zu dienen, das die Erwartungen der Stakeholder an das Projekt ausrichtet und eine Autorität festlegt. Im Vergleich zu einem Essay-Plan integriert ein Charterprozess alle relevanten Details, die notwendig sind, um ein Projekt abzuschließen. Ihr Team kann diese Richtlinien nutzen, um potenzielle Einwände, Herausforderungen und mehr zu identifizieren.

Wann und warum es erstellt wird

Projektteams entwickeln das Charter in der Initiierungsphase. Der Prozess dauert Tage statt Wochen. Projektmanager sollten es direkt nach der Genehmigung und vor dem Kickoff-Meeting erhalten. Das Timing ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Der Projektmanager kann beginnen, das Team aufzubauen

• Das Dokument bildet die Grundlage für den Projektmanagementplan

• Teams können sich auf ein effektives Kickoff-Meeting vorbereiten

• Das Charter erleichtert die ersten Stakeholder-Diskussionen

Schlüsselkomponenten eines Projektauftrags

Wie jede Projektdokumentation folgt auch die Projektauftrag Vorlage einer spezifischen Struktur, die Schlüsselkomponenten beinhaltet. Wir haben Ihnen diese wesentlichen Faktoren bereitgestellt, die die Effektivität des Projekts sicherstellen:

1. Projektumfang

Der Umfang einer Zusammenarbeit bietet Ihnen definierte Ziele, Erfolgskriterien und erwartete Ergebnisse, die unter die Verantwortung eines Projektsponsors fallen.

2. Wesentliche Ziele

Wenn Sie die Ausrichtung innerhalb des Unternehmens sicherstellen möchten, sollten bei Beginn eines Teamprojekts richtige Ziele an erster Stelle stehen.

3. Schlüssel-Stakeholder

Bei der Zusammenarbeit ist es essenziell, alle Schlüssel-Stakeholder zu identifizieren, da diese Teammitglieder, Kunden, Sponsoren und mehr umfassen.

4. Risikoidentifikation

Teams sollten sich der potenziellen Risiken bewusst sein, da sie eine Basis schaffen, bevor sie mit der Arbeit beginnen, wie Budgetbeschränkungen, Ressourcenknappheit und mehr.

Wenn der Projektauftrag als Projektmanagementstrategie eingesetzt wird, haben leistungsstarke Unternehmen bewiesen, 2,5-mal besser bei der erfolgreichen Zielerreichung abzuschneiden. Zudem sind Organisationen in der Lage, ihre Projekte mit einer 40%igen Erfolgsquote durch definierte Stakeholder und Sponsoren abzuschließen und weisen 40% erfolgreichere Projekte auf als Organisationen mit einem geringeren Prozentsatz an Projekten (weniger als 50%).

Wie man Xmind für die Erstellung eines vollständigen Projektauftrags verwendet

Wie wir den Zweck und die Ziele des Projektauftrags besprochen haben, können Sie die gleichen detaillierten Richtlinien für Ihr Team erreichen. Darüber hinaus verwenden Sie Xmind, um sie visuell ansprechender und einfacher verständlich zu machen. Dies ist ein leistungsstarkes und exzellentes Mindmapping-Tool, das Ihnen mehrere Projektauftrag Vorlagen anbietet, die alle Ihre Projektanforderungen abdecken.

Sie können beginnen, indem Sie Ihre Ideen im Brainstorming-Hub einbringen und KI für die Inhaltserstellung mit den dynamischen Tools dieses Tools nutzen. Darüber hinaus können sich diese Ideen in definierte Ziele verwandeln, auf die sich alle einigen, und so eine Grundlage für das Projekt schaffen. Um komplexe Aufgaben zu erleichtern, zerlegen Sie diese in vereinfachte Punkte mit den Funktionen 'Thema' und 'Unterthema'. Lernen wir also, wie man ein ganzes Projekt nach dem Schritt-für-Schritt-Leitfaden ausführt:

Schritt 1. Beginnen Sie mit einem klaren Projekttitel

Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Google-Konto auf der Xmind-Website an und klicken Sie im Hauptarbeitsbereich auf die Option „Neue Karte“, um die Projektauftrag Vorlagen anzuzeigen. Wählen Sie dann die gewünschte aus, drücken Sie den „Zentrale Knoten“ der Mindmap und geben Sie den gewünschten Projektnamen ein. Jetzt passen Sie das Textformat mithilfe der Registerkarte „Stil“ im rechten Bedienfeld an.

Schritt 2. Definieren Sie Projektziele und -ziele

Wählen Sie den zentralen Knoten, gehen Sie zur unteren Symbolleiste, um die Option „Thema“ zu wählen, um Unterkategorien des Hauptprojektnamens zu erstellen. Sobald diese hinzugefügt wurden, schreiben Sie das gewünschte Ziel, den Umfang, den Stakeholder und andere Abschnitte.

Färben Sie sie anschließend, indem Sie das Symbol „Stil- und Formatoptionen anzeigen oder ausblenden“ öffnen und eine Farbe im Register „Farbschema“ auswählen.

Schritt 3. Umreißen Sie den Projektumfang und die Lieferergebnisse

Danach fahren Sie fort, alle hinzugefügten Ziele und Aufgaben mit dem „Unterthema“-Symbol in der unteren „Aktionsleiste“ herunterzubrechen. Diese hierarchische Struktur verleiht Ihrem Projekt ein definiertes Aussehen, das Sie durch die Auswahl bestimmter Aufgaben und das Hinzufügen einer „Grenze“ verbessern können.

Schritt 4. Identifizieren Sie Stakeholder und deren Rollen

Gehen Sie weiter und fügen Sie die Stakeholder und Sponsoren hinzu, indem Sie auf den „Stakeholder“-Knoten klicken. Jetzt drücken Sie das „Unterthema“-Symbol und fügen die verantwortlichen Personen hinzu. Greifen Sie anschließend auf das Bedienfeld „Marker zu ausgewählten Themen hinzufügen“ zu und öffnen Sie die Registerkarte „Marker“. Klicken Sie von hier aus auf die einzelnen Stakeholder und fügen Sie ihnen gewünschte „Personen“-Sticker hinzu und weisen Sie diese Sticker spezifischen Aufgaben zu, um die Rollen aller sicherzustellen.

Schritt 5. Budget- und Zeitmanagement

Im Knoten „Budget und Ressourcen“ schätzen Sie, wie viel das gesamte Projekt kosten wird, indem Sie ein Unterthema erstellen. Wählen Sie anschließend die „Zeitleiste“-Knoten, erweitern Sie die Note mit Unterthemen und fügen Sie gewünschte Projektdauer, Fristen und priorisierte Aufgaben hinzu. Erstellen Sie Links zwischen Aufgaben, indem Sie das Symbol „Beziehung“ in der Aktionsleiste auswählen, um Dringlichkeit anzuzeigen.

Schritt 6. Überprüfen und teilen Sie die Projektauftrags-Mindmap

Bevor die Mindmap mit den Stakeholdern geteilt wird, kann das Team auf der Mindmap durch die Auswahl der Optionen „Hinweis“ oder „Kommentar“ aus der optionalen Leiste seine Eingaben hinzufügen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Teilen“ oben, klicken Sie auf das Feld „E-Mail zum Einladen eingeben“ und schreiben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse des Stakeholders. Nachdem diese hinzugefügt wurde, drücken Sie die Schaltfläche „Einladungen senden“, um ihnen die Zusammenarbeit in Echtzeit zu ermöglichen.

Projektauftrags-Ressourcen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern

Ein Projektauftrag Vorlage effektiv nutzen

Die standardisierten Prozesse Ihres Teams basieren auf Vorlagen, die alle wesentlichen Informationen erfassen. Eine vollständige Vorlage enthält Abschnitte für Projektübersicht, Umfang, Zeitplan, Ressourcen, Kosten, Vorteile, Risiken, Einschränkungen und Annahmen. Unterschiedliche Formate passen zu verschiedenen Projektmethoden:

• Standardvorlagen für allgemeines Projektmanagement

• Six Sigma-Vorlagen mit Trägern des Gürtelniveaus

• Agile Vorlagen für iterative Softwareentwicklung

• Bauvorlagen mit Abschnitten zu Arbeitskosten

Teams können unterschiedliche Formate basierend auf ihrem bevorzugten Arbeitsablauf auswählen.

Praxisbeispiel für einen Projektauftrag

Organisationen können diesen Prozess effizient nutzen, um ein Projekt mit dem oben besprochenen Mindmapping-Schrittleitfaden auszuführen. Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, es zu verstehen, schauen wir uns ein Beispiel für einen Projektauftrag zum Büroumzug-Projekt an. In diesem Beispiel muss das Unternehmen sicherstellen, welche Art von Büroraum ausgewählt werden soll, wo die IT-Infrastruktur eingerichtet werden soll und mehr.

Weitere wichtige Ziele sind die termingerechte Fertigstellung des Umzugs, die Verbesserung der Netzwerksicherheit und Betriebskosten. Am Ende werden die Sponsoren die Ausführung überwachen und prüfen, ob alle Anforderungen vor Ablauf der Umzugsfrist erfüllt sind.

Tipps zur Erstellung effektiver Projektaufträge mit Xmind

In Anbetracht des vorherigen Projektauftrag Beispiels können Sie eine ansprechende und kollaborative Mindmap mit Xmind erstellen. Im Folgenden sind einige Tipps, die Sie bei der Erstellung einer Mindmap ausprobieren können:

1. Die richtigen Stakeholder einbeziehen: Von Anfang an ist es wichtig, den richtigen Sponsor und die Stakeholder einzubeziehen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt mit den Zielen und Vorgaben übereinstimmt.

2. Klar und prägnant: Unnötige Details können Sie vom Hauptziel, Umfang und Meilensteinen ablenken, daher ist es besser, sie prägnant und klar zu gestalten.

3. Nutzen Sie Mindmaps: Wir haben gelernt, dass eine visuelle Darstellung der Teamarbeit es erleichtern kann, also nutzen Sie die visuellen Mapping-Tools von Xmind, um Projektdetails und Rollen zu organisieren.

4. Regelmäßig aktualisieren: Wann immer Fortschritte erzielt werden, stellen Sie sicher, das Charter regelmäßig zu überarbeiten und zu aktualisieren, um es als verlässlichen Bezugspunkt zu erhalten.

Fazit

Dieser Artikel lieferte eine detaillierte Erklärung des Projektauftrags und wie vorteilhaft er im Projektmanagement ist. Darüber hinaus haben wir uns eines der perfekten Tools angesehen, um die Komponenten des Charterprozesses darzustellen, und das ist Xmind.

Wir haben einen umfassenden Schritt-für-Schritt-Leitfaden von Xmind angesehen und gelernt, wie man eine Mindmap für ein Projekt mit seinen Aktionsoptionen erstellt. Verwenden Sie die folgende vorgefertigte Projektauftrag Vorlage dieses Tools und beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Projekts.

FAQs

F1. Wie unterscheidet sich ein Projektauftrag von einem Projektplan?

Der Auftrag gibt Erlaubnis und Richtung vor—er autorisiert die Arbeit und erfasst das übergeordnete Warum/Was/Wer. Der Projektplan folgt nach der Genehmigung und erklärt, wie die Arbeit tatsächlich geliefert wird, einschließlich detaillierter Zeitpläne, Ressourcen, Qualitätsansatz, Kommunikation, Reaktionsmaßnahmen bei Risiken und Änderungssteuerung.

F2. Was sind die Kernteile eines Projektauftrags?

Drei Bereiche sind zu bedenken: Warum das Projekt existiert (Geschäftsfall, Vorteile), was es tun wird (Grobumfang und Ziele) und wer unter welchen Rahmenbedingungen verantwortlich ist (Sponsor und PM-Autorität, Schlüssel-Stakeholder, wichtige Meilensteine, Budgetspanne und wesentliche Risiken). Halten Sie jeden Abschnitt kurz, aber spezifisch, damit er leicht zu überblicken und schwer zu missinterpretieren ist.

F3. Wie viel Detail sollte ein guter Auftrag enthalten?

Zielen Sie auf ein bis drei Seiten, die das Wesentliche erfassen, ohne in Ausführungsdetails abzudriften: ein prägnanter Geschäftsfall, klare Zielsetzungen und Erfolgskriterien, explizite im- und außer-Scope-Items, wichtige Meilensteine und Budgetspanne, Schlüsselrollen und oberste Risiken oder Annahmen; alles andere gehört in den Projektmanagementplan.