マインドマップで成功するプロジェクト管理の5ステップ

プロジェクト管理の起源については、第二次世界大戦（WWII）中に生まれたと広く考えられています。中には「戦争の混乱のただ中で、プロジェクト管理という秩序が生まれた」と言う人もいます。1940年代、米陸軍はマンハッタン計画における作業の計画と調整に、プロジェクト管理手法を適用し始めました。やがて、プロジェクト管理は工業製造、テクノロジー、金融など多くの分野へ広がっていきました。

5つの主要ステップ

プロジェクト管理とは、タスクを達成する過程で実行される一連の活動です。一般的に、プロジェクト管理プロセスには5つの主要ステップがあります。すなわち、プロジェクト立ち上げ、プロジェクト計画、タスク実行、モニタリングプロセス、そしてプロジェクト終結です。各ステップをマインドマップで分解することで、何ができるかを明確にできます。

第1：プロジェクト立ち上げ

第2：計画

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プロジェクトのすべてのフェーズに対して、包括的かつ詳細な全体アクションプランを策定する必要があります。

計画には、タスク分解、スケジューリング、コミュニケーション計画、予算策定、調達計画、リスク管理を含めるべきです。

1. あらゆるシナリオを網羅できるよう、MECEフレームワークでタスクを分解する;

2. WBS構造でタスクをスケジューリングし、各項目に必要なリソースを特定して、タスク順序、危機管理、時間制約、手順確認を円滑にする;

3. チーム間および部門間で定期的なコミュニケーションを確保する;

4. 使用リソースと数量を包括的に把握したうえで予算を計画する。これにはソフトウェア、ハードウェア面の人員などが含まれる;

5. 購買計画を立て、常にリスト化する。

第3：実行

プロジェクト実行の過程では、リソース配分、チーム管理、コミュニケーション管理に注意を払ってください。

1. 予算計画に基づき、資材使用と人員能力を考慮してリソースを配分すること。さらに、リソースが適切に配置・発行され、本来あるべき形で活用されていることを確認する;

2. チームを調整し、ネガティブな雰囲気を避けるためにメンバーの感情をマネジメントする;

3. 部門横断マネジメント：各部門間で実行される要件が十分に理解され、共有されていることを確認する;

4. タスクの各フェーズごとにチェックリスト計画を作成する。納品スケジュールのチェックにはTree Tableを使用する。

第4：モニタリング

進捗が計画から逸脱していないかを把握するために計画を監視し、逸脱があれば変更点を特定して適時にコントロールします。

1. 緊急調整に対応する報告体制を構築し、実行範囲と予算消費をモニタリングする;

2. 各フェーズの目標が達成され、提供品質が確認されていることをチェックする;

3. 変更があれば適切に報告し、評価を記録する。

第5：プロジェクト終結

プロジェクトについて、各責任者それぞれから受け入れ確認を得ていることを確認してください。データ目的でファイルをアーカイブし、最後に進行中に起きたことを振り返って要約します。

参考資料

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

プロジェクト要件に応じて:

1. 何を行うのかを理解し、確認する：プロジェクト背景と最終目標;

2. SMART原則を用いて目標を分解し、S（Specific）、M（Measurable）、A（Achievable）、R（Relevant）、T（Time-bound）を満たすようにする。

3. プロジェクト範囲を理解する：必要で必ず実施すべきことは何かを明確にし、リスト化する。