Como tomar boas atas de reunião com o Xmind?

Tomar boas atas de reunião é uma competência essencial no trabalho, pois estes pontos importantes anotados são um resumo da discussão da reunião anterior para que você e sua equipe possam revisar mais tarde. Além disso, saber como tomar boas atas de reuniões rapidamente durante e após a reunião demonstra um forte profissionalismo e produtividade.

Hoje, vamos falar sobre como fazer atas de reuniões impressionantes com Xmind facilmente! Notar também que nossa equipe acabou de lançar XMind.works, a edição web do Xmind, tornando ainda mais fácil fazer atas de reuniões. Na página da web XMind.works, você pode conectar-se a serviços de armazenamento pessoal (Dropbox/Google Drive/OneDrive) para que possa criar um novo mapa mental ou editar os existentes com Xmind em qualquer lugar e a qualquer momento. Todas as funcionalidades funcionam exatamente como a versão desktop, por isso não haverá dificuldades de aprendizagem!

O que Faz Boas Atas de Reunião?

Boas atas de reunião precisam não apenas de um resumo das reuniões passadas, mas também devem conter um fluxo lógico claro durante a discussão da reunião. O objetivo das atas de reunião é facilitar tanto os participantes quanto os ausentes. Os participantes usam o resumo para retomar a memória da discussão da reunião e especificar alguns objetivos de negócios e ações do próximo passo. Os ausentes recebem as atas para conhecer o tema principal e a discussão da reunião e serem atualizados ao mesmo nível que os participantes.

Portanto, os seguintes pontos fazem boas atas de reunião:

• Escrever com um fluxo lógico claro

Reuniões são compostas de interação e discussão. Se você estiver registrando tudo cronologicamente, as atas de reunião tendem a ficar muito confusas. Portanto, a coisa mais importante é destacar os pontos-chave de cada orador e resumir em um mapa lógico claro, tornando suas atas mais legíveis.

• Notas abrangentes com destaques

Atas de reunião abrangentes são bem-vindas, mas na maioria dos casos, os destaques também são importantes. Destaques significativos capturam a atenção dos leitores e economizam o tempo deles de ler todas as notas abrangentes, e são especialmente úteis ao apresentar as atas ao seu gestor ocupado. Recomenda-se utilizar marcadores ao fazer atas de reunião.

• Ter uma conclusão para orientar a próxima reunião

Se um plano de negócios futuro ou uma ação for decidido durante a reunião, então uma conclusão deve incluir uma instrução clara de quem está encarregado e o que fazer a seguir. No entanto, uma conclusão não precisa sempre ser uma ação definitiva porque em muitos casos, não há uma conclusão/ação no final da reunião. A equipe pode ter alcançado um certo acordo ou não e aguardará até a próxima reunião para continuar. É crucial então registrar esse progresso como a conclusão final da reunião anterior para que isso guie a próxima.

• Incluir informações básicas

Datas, local, participantes. Informações básicas podem ser facilmente ignoradas, mas são extremamente necessárias para manter como um registro.

Como Anotar com Alta Eficiência & Produtividade?

Faça Preparações Antes da Reunião

• Compreenda o contexto e propósito/tema da próxima reunião

Uma reunião eficiente (entre ou dentro dos departamentos) geralmente tem um tema/objetivo especificado e tópicos de discussão. Portanto, compreender o tema geral e as tarefas de uma reunião antecipadamente dá-lhe mais controle sobre o conteúdo da reunião e o processo de elaboração de atas.

Também é útil quando os participantes começam a se desviar do tópico, você pode trazer o foco de volta ao principal objetivo/propósito em tempo hábil.

• Conhecer bem os participantes

Para aquelas reuniões de grande escala e mais importantes, é necessário estudar a informação dos principais participantes, especialmente se eles forem desconhecidos, facilitando o processo de anotação.

• Organizar e prever materiais relacionados à reunião antes que ela comece

Se houver algum material que precise ser discutido durante a reunião, é melhor fazer uma pesquisa de fundo, organizar e prever algumas páginas ou slides para se familiarizar com o conteúdo principal que será discutido na reunião.

Usar Xmind para Fazer Atas de Reuniões

• Utilizar estrutura & focar nos pontos principais para construir um fluxo lógico

Ao se acostumar com o funcionamento do Xmind, você irá perceber que não há necessidade de anotar as atas palavra por palavra, mas sim usar a estrutura (mapa mental) incorporada. O modelo de estrutura lógica existente permite que você tenha mais tempo para pensar, organizar e captar as ideias centrais e a estrutura lógica dos oradores para compor um resumo de reunião coeso e estruturado.

• Utilizar o recurso de Áudio para anotações secundárias e backup de discussões

O recurso de Áudio no Xmind é especialmente conveniente ao tentar capturar informações faladas durante reuniões ou outras atividades. Ao inserir uma nota de áudio em qualquer caixa de tópico, quem está tomando as atas não precisa se preocupar se um ponto foi perdido durante a discussão acelerada, podendo revisar a gravação e transferir para textos após a reunião.

Como Reorganizar as Atas da Reunião?

• Agrupadas por Tarefas

• Agrupadas por Oradores

Como mencionamos no início, a Xmind lançou sua edição web – XMind.works! Pode ser usada a qualquer hora e em qualquer lugar com um navegador, tornando muito mais fácil fazer e compartilhar suas atas de reunião. Veja um exemplo abaixo – esta edição web funciona exatamente como a versão desktop, experimente agora!