Truque para trabalho remoto: Como fazer uma apresentação excelente de forma assíncrona

Como única designer remota na Xmind, Tori é a melhor representante para compartilhar sua história sobre comunicação e colaboração remotas. Vá em frente e veja como ela encontrou o seu caminho.

Dica: Não use slides.

Apresentação remota é DIFÍCIL

Fazer apresentações remotas tem sido um problema para mim há muito tempo. Sendo a única designer remota trabalhando na Xmind, meu fuso horário está **15 horas atrás de todos os meus colegas**. Embora eu tenha configurado um sistema de documentação no Dropbox Paper para ajudar na comunicação da equipe, há ocasiões em que preciso reportar meu trabalho diretamente ao CEO, e descobri que um documento estático, independentemente do formato, não é suficiente para expressar completamente meu trabalho.

O desafio se tornou ainda maior depois que a Covid-19 surgiu. Meu chefe foi temporariamente transferido para Sydney, Austrália, o que tornou ainda mais difícil encontrar um horário para sincronizar. A comunicação assíncrona entrou em ação — Começamos a enviar gravações de áudio um para o outro para discussão, assim podemos ouvir em nosso próprio tempo. Acabei adicionando mapas mentais ao processo — e pensando que encontrei a solução definitiva para apresentações assíncronas!

Então, por que não usar slides?

Slides são um método criado para comunicação síncrona. Funciona melhor quando o orador e a audiência estão na mesma sala. É um bom complemento para fazer discursos. No entanto, não funciona quando você não pode ver a reação da audiência ao seu discurso — Pense naqueles momentos em que se precisa pular, acelerar ou desacelerar certos slides após ver a reação das pessoas. Você não tem acesso a essa informação quando faz uma apresentação online.

Tenho trabalhado principalmente em equipe distribuída desde 2014, e comecei a trabalhar 100% remotamente ao entrar na Xmind. Apresentar online com slides não é uma boa experiência. Apresentadores ficam sempre ansiosos porque não sabem se as pessoas estão concentradas. A audiência fica entediada facilmente. Acho que ninguém realmente pensou em inventar uma nova solução porque os slides são considerados como padrão — mas deve haver uma melhor maneira.

Por que Mind map + Áudio é a melhor combinação

Vamos dar uma olhada na poderosa combinação de usar mapa mental + arquivo de áudio para entregar sua apresentação de forma assíncrona:

Mind map ajuda você a manter o foco no quadro geral e organizar conteúdos de forma lógica. Ao contrário da narrativa linear dos slides, com mind map você pode aplicar múltiplas formas de contar histórias dependendo das suas necessidades.

• O arquivo de mind map funciona como um meio interativo — os espectadores são livres para clicar em links, ampliar imagens, expandir e recolher conteúdos. Tem muito mais flexibilidade do que slides.

• Adicionar áudio junto com sua apresentação de mind map adiciona outra camada de narrativa e toque pessoal.

• Finalmente, os arquivos de áudio são pequenos. Você não precisa esperar uma hora para carregar um vídeo de apresentação pré-gravado no YouTube. Só leva alguns minutos no máximo para enviar uma gravação de áudio de 20–30 minutos pelo Telegram.

• SEM ATRASOS! Não há mais “Oi, você está aí?”, “Desculpe, fui desconectado. Onde estávamos?” “Ah, não consigo te ouvir”…

Guia passo-a-passo para fazer uma apresentação de mind map incrível

Relaxe, você pode começar bagunçado — e organizar depois

Trabalho de forma bastante espontânea. Quando estou preparando uma apresentação assíncrona, geralmente começo com markdown e mind map — Portanto, posso alternar entre o brainstorm e organizar meus pensamentos.

Agora com a nova funcionalidade do XMind 2020, posso alternar entre os modos Outline/Mindmap sem problemas. Preparar uma apresentação nunca foi tão fácil!

Estruture seu conteúdo facilmente com temas predefinidos do Xmind

Agora você tem todo o conteúdo pronto, e avançando para preparar um mind map incrível para sua apresentação. Dependendo do seu modelo mental, você pode mover coisas no Outline ou simplesmente arrastar e soltar no modo Mindmap.

Se estiver apresentando informações complexas, é bom usar o recurso Sumário/Boundary/Relationship para ajudar o espectador a entender como certos conteúdos estão relacionados.

Faça parecer bonito

Conteúdo é fundamental, mas não esqueça o toque visual final. Alguns marcadores e adesivos podem fazer seu mapa mental parecer incrível, além de explicar melhor o conteúdo. Você não precisa de habilidades profissionais de design gráfico para fazer sua apresentação parecer suficientemente boa. Com o Xmind, é muito fácil fazer seu mapa mental parecer visualmente equilibrado ao pressionar o recurso “Auto Balance Map”.

Passo final: grave seu áudio

Depois de terminar seu mind map, abra o Quicktime Player e comece a gravar seu áudio. Você verá que, com a estrutura do mind map, é muito mais fácil para você, como apresentador, saber onde está durante a apresentação. Quando seu espectador receber sua apresentação, terá a liberdade de acelerar, desacelerar ou pausar o áudio e explorar o mind map conforme necessário.

Deixe-me saber se está planejando aplicar essa poderosa combinação em sua rotina de trabalho remoto. Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida sobre este método.

Dê-me um aplauso se quiser ver a versão de apresentação assíncrona deste artigo. Obrigado por ler!