4 нояб. 2022 г.
Как управлять удаленной командой
За последние несколько лет удаленная работа стала популярным выбором для многих людей. Но возникает вопрос: как управлять удаленной командой как работодатель?
Еще в 1990-х годах, совпавших с первой волной персональных компьютеров, люди начали осознавать возможность работать дома. Сейчас в различных отраслях работает множество людей, которые могут работать удаленно. Появление высококвалифицированных профессий и внедрение технологий сделали удаленную работу признанной не только для крупных корпораций, но и для малого бизнеса.
И для многих, удаленная работа экономит больше, чем просто время на дорогу - возможность работать в тихой, знакомой и уютной обстановке помогает повысить эффективность и избежать социального контакта на рабочем месте. Для бизнеса это полностью цифровой мир. С этим приходит то, что необходимость собираться в офисе постепенно уменьшается. Когда-то было невозможно проводить встречи без людей, сидящих вместе, а теперь все делается онлайн.
Сложности в управлении удаленной командой
Наблюдение
Для бизнеса наблюдение может быть еще одной преградой при удаленной работе. Кажется, невозможно отслеживать, работают ли ваши сотрудники и когда они начинают работу. Недостаток наблюдения может быть причиной низкой продуктивности и разрыва в коммуникации и выполнении работы.
Барьер коммуникации
Несмотря на то, что у нас есть всевозможные приложения для мгновенного обмена сообщениями и онлайн-встреч, важная информация или детали могут быть упущены или неправильно интерпретированы. Во многих случаях, личное общение снижает сложность фильтрации слов и возможность недопонимания. Иногда необходимо пройтись по деталям лицом к лицу, без написания блоков текста, например, в WhatsApp или Facebook Messenger.
Знания
Для сотрудников удаленная работа создает стену, которая блокирует их и других коллег. Обсуждение также является важной частью групповой работы. В офисной среде сотрудники имеют легкий доступ к разнообразным ресурсам и инсайтам от других. В сравнении, может быть сложно связаться с другими или получить знания, работая удаленно. Это может привести к ошибкам в работе или дополнительному стрессу для сотрудников.
Что можно сделать для оптимизации управления удаленной командой?
Установить цели
Установление общих ожиданий с всеми участниками очень важно, особенно когда вы управляете межфункциональной командой.
Одним из ключевых моментов является установка ожиданий на ранней стадии и их отслеживание. В то же время убедитесь, что эти ожидания достижимы и реалистичны.
Например, создание четких метрик и регулярный обзор производительности сотрудников. Дайте вашим сотрудникам знать, как вы планируете управлять командой.
Поощряйте членов команды фиксировать свои рабочие вехи. Что они достигли за последние недели и в каких процессах возникают проблемы? Просто следите за выполненной работой. Это помогает пересмотреть и улучшить ошибки и препятствия.
Создайте фиксатор вех в структуре временной шкалы/ рыбьей кости Xmind как это.
Проводите регулярные командные встречи
Люди разбросаны повсюду, когда работают удаленно, поэтому своевременная коммуникация является важной. Часто легко попасть в хаос и выполнить дублирующую работу или упущения, если они не знают, над чем работают другие.
Помимо мгновенного обмена сообщениями, также необходимо следить за ходом работы друг друга через регулярные встречи. Это можно делать раз в неделю для обсуждения ключевых моментов текущих проектов, мозгового штурма идей и предъявления проблем и препятствий. Вы можете назначить одного человека для записи заметок и их распространения среди членов команды для облегчения отслеживания.
Что можно сделать с помощью Xmind, так это создать дерево: отличный шаблон для заметок/ резюме. Записывайте участников, время и планы, обсуждения и задачи, а также изменения в едином шаблоне и делитесь им с другими членами.
Вы также можете рассмотреть возможность использования Slack или Microsoft Teams как рабочее сообщество. Например, создайте канал Slack для проектов и призовите членов команды взаимодействовать в любое время дня. Любой может делиться идеями в канале и обсуждать, что вызывает замешательство и что нужно улучшить. Это не только способствует тесной синхронизации информации, но и способствует активному взаимодействию внутри групп.
Индивидуальные встречи
Вместо случайных проверок или телефонных звонков, вы можете проводить регулярные одни-на-один встречи с вашими членами команды и стараться избегать содержимого, похожего на конференцию, во время звонка.
Также важно для вас как для менеджера обеспечить возможность для членов команды обсуждать любые вопросы, которые они не comfortable обсуждать в групповой обстановке.
И не забывайте мыслить включительно для своих членов команды, устанавливая цели. Вам также следует учитывать текущие препятствия в удаленной работе других и проявлять заботу. Дайте понять вашей команде, что вы нормально относитесь к поездке на Tiktok или к какой-то игре с кошками и собаками. Разумеется, эти отвлечения неизбежны. И полезно брать перерывы. Так что борьба с ними — это бесполезная попытка.
Или, например, поощряйте творческое способ сбора чувств и обратной связи от членов команды о недавней жизни или работе. Создайте трекер настроения или доску персонажей, где члены команды могут записывать, что произошло недавно на работе, как они чувствуют себя или просто список хобби с вещами, которые они любят. Единственная цель этого - сблизиться с вашей командой и увеличить близость между членами команды, когда личное взаимодействие недоступно.
Такие, как эти две организационные диаграммы ниже. Пусть люди выбирают аватар на изображениях профиля, и записывают свою основную информацию и свою должность - как информационную доску. Но также добавьте их MBTI, знаки зодиака и, возможно, забавную цитату, которую они любят.
Поощрение социального взаимодействия команды
Члены команды часто не могут неформально и социально взаимодействовать в течение рабочего дня при удаленной работе. И это время взаимодействия важно для создания позитивной культуры команды.
Поощряйте сотрудников публиковать свои ежедневные рутины просто для обмена или обсуждайте недавние сериалы или субботние гонки. Также подумайте о планировании серии социальных мероприятий, таких как виртуальные игры, или празднование дней рождения членов команды или других юбилеев.
Вот некоторые онлайн игры для построения команд, которые стоит рассмотреть:
Знакомство: чтобы начать ваши онлайн игры для построения команд
Два утверждения и ложь: по кругу рассказывая три интригующих факта о себе, один из которых ложный
Видео шарады: когда каждый участник изображает предмет для угадывания остальной частью команды
Фото вызова вашего жизненного пути: задача — подвести свою жизнь к изображению, сделанному на телефоне
Путешественник во времени: члены команды видеочатаются и по очереди описывают эпоху
Игра в `Волк`: минимум 7 участников и разделение на две группы для `охоты` и `убийства`
Пример с игрой в волка. Создайте правило игры в шаблоне Матрицы и поделитесь им с членами команды в качестве урока.
Другие полезные инструменты
Управление удаленной командой не так сложно, как кажется, даже несмотря на множество вызовов, которые могут возникнуть в связи с тем, что члены команды могут находиться в разных городах или даже странах.
Инструменты эффективности и приложения для продуктивности могут стать полезной помощью для управления. Вот некоторые другие инструменты, которые стоит проверить.
Trello: Совместная работа и коммуникация в одном
Basecamp: Организованный способ управления проектами и работы с членами команды и клиентами
HubSpot: Бесплатная CRM для вашей поддержки клиентов, продаж и маркетинга
Notion: Объединенное рабочее место для повседневных нужд работы и жизни
Slack: Сообщество продукта и бизнеса
Discord: Разговоры, чат, общение и поддержание близости с друзьями и сообществами
Microsoft Teams: Оставайтесь на связи и получайте доступ к общему контенту в любое время с командами
Ссылки
https://www.chanty.com/blog/how-to-manage-a-remote-team/
https://www.hermanmiller.com/zh_cn/research/categories/white-papers/five-important-tips-for-managing-remote-teams/
https://www.callbridge.com/blog/tips-for-managing-remote-teams-successfully/
https://www.crossover.com/perspective/the-history-of-remote-work
