Как правильно вести протоколы совещаний с Xmind?

Avinash Priya

Проведение хороших протоколов собраний — это важный навык, который необходимо развить на работе, поскольку эти важные моменты, которые были записаны, являются резюме прошедшего обсуждения на собрании для вас и вашей команды для дальнейшего изучения. Кроме того, умение быстро записывать хорошие протоколы собраний во время и после собрания свидетельствует о высокой профессионализме и продуктивности.

Сегодня давайте поговорим о том, как впечатляюще вести протоколы собраний с помощью XMind легко! Также обратите внимание, что наша команда только что запустила XMind.works, веб-версию XMind, что делает еще легче записывать протоколы собраний. На веб-странице XMind.works вы можете подключиться к услугам личного диска (Dropbox/Google Drive/OneDrive), чтобы вы могли создать новую карту ума или редактировать существующие с XMind где угодно и в любое время. Все функции работают точно так же, как версия для рабочего стола, поэтому не возникнет никаких трудностей с обучением!

Что делает хорошие протоколы собраний?

Хорошие протоколы собраний требуют не только резюме прошедших встреч, но и ясного логического потока в ходе обсуждения на собрании. Цель протоколов собраний — помочь как участникам, так и отсутствовавшим. Участники используют резюме, чтобы обновить память о обсуждениях на собрании и уточнить некоторые бизнес-цели и дальнейшие действия. Отсутствовавшим предоставляются протоколы собрания, чтобы они знали основную тему и обсуждение собрания и были обновлены на одной странице с участниками.

Итак, следующие моменты делают хорошие протоколы собрания:

Пишите с ясным логическим потоком

Собрания состоят из взаимодействия и обсуждения. Если вы записываете все в хронологическом порядке, протоколы собрания, вероятно, станут очень запутанными. Поэтому самое важное — взять ключевые моменты от каждого выступающего и суммировать их в ясной логической карте, делая ваши протоколы более читабельными.

Обширные заметки с выделениями

Обширные протоколы собраний приветствуются, но в большинстве случаев выделения также важны. Значимые выделения привлекают внимание читателей и экономят их время от прочтения обширных заметок, и они особенно полезны при представлении протоколов вашему занятому руководителю. Рекомендуется использовать маркированные пункты при записи протоколов собрания.

Иметь заключение для направления следующего собрания

Если на собрании решен будущий бизнес-план или действие, то заключение должно включать четкое указание, кто является ответственным и что делать дальше. Однако заключение не всегда должно быть определенным действием, потому что в многих случаях к концу собрания нет заключения/действия. Команда может прийти к определенному соглашению или нет и будет ждать следующего собрания для продолжения. Тогда важно записать этот прогресс как заключительное заключение предыдущего собрания, чтобы это направляло следующее.

Включать основную информацию

Даты, место, участники. Основная информация может быть легко проигнорирована, но является крайне необходимой для ведения записи.

Как записывать с высокой эффективностью и продуктивностью?

Сделайте подготовку перед собранием

Поймите фон и цель/тему будущего собрания

Эффективное собрание (между или внутри отделов) обычно имеет заданную тему/цель и темы обсуждения. Поэтому понимание общей темы и задач собрания заранее дает вам больше контроля над содержанием собрания и процессом записи протоколов.

Это также полезно, когда участники начинают отклоняться от темы, вы можете вернуть основную задачу/цель своевременно.

Хорошо знать об участниках

Для тех более масштабных и важных собраний, необходимо изучить информацию ключевых участников, если они незнакомы вам, облегчающее процесс записи заметок.

Организуйте и предпросмотри материалы, связанные с собранием, перед началом собрания

Если имеется какой-либо материал, который необходимо обсудить на собрании, вам лучше провести исследование фона, организовать и предварительно просмотреть некоторые страницы или слайды, чтобы ознакомиться с основным содержанием, которое будет обсуждаться на собрании.

Используйте XMind для записи протоколов собрания

Используйте структуру и сосредоточьтесь на ключевых точках для создания логического потока

Когда привыкаете к тому, как работает XMind, вы заметите, что нет необходимости записывать протоколы слово за слово, а вместо этого использовать встроенную (карту ума) структуру. Существующий шаблон логической структуры позволяет вам иметь больше времени для размышлений, организации и понимания центральных идей и логической структуры выступающих для составления связанного и структурированного резюме собрания.

Mind map outlining product launch meeting minutes, including site launch and marketing strategies with deadlines.

Используйте функцию Аудио для заметок и резервного копирования обсуждений

Функция аудио в XMind особенно удобна при попытке захватить устную информацию во время собраний или других мероприятий. Вставляя аудиозаметку в любой тематический блок, записывающий протоколы не беспокоится о том, будет ли пропущен какой-либо момент во время быстрого обсуждения, но может взять время для прослушивания аудиозаписи и перевода в текст после собрания.

Mind map outlining project launch with nodes for pricing strategy, selling points, and site page launch details.

Как реорганизовать протоколы собрания?

Группировка по Задачам

Mind map of meeting minutes covering marketing campaign, website design, and on-site event planning.

Группировка по Выступающим

It is very easy for you need to illustrate more details based on the structured XMind’s meeting minutes because XMind supports different forms of export including Word and Markdown. Better to do that within a half-hour after the meeting, as people forget easily!

Как мы упомянули в самом начале, XMind запустил свою веб-версию – XMind.works! Ее можно использовать в любое время и в любом месте с браузером, что делает запись и обмен вашими протоколами собрания настолько проще. См. пример ниже – эта веб-версия работает точно так же, как настольная, попробуйте сейчас!