Понимание управления знаниями - Визуальное руководство

Когда организация небольшая, легче предоставлять ценную информацию сотрудникам. Однако, по мере расширения бизнеса рабочее место становится более хаотичным, что приводит к снижению продуктивности, и это называется скрытым миром дезорганизации. Согласно отчету McKinsey, сотрудники ежедневно тратят более 1,8 часов на поиск и сбор информации. Более того, данные IDC показывают, что работники тратят 2,5 часа в день (30% своего рабочего времени) на поиск правильной информации.

Это неправильное управление происходит из-за традиционного текстового управления знаниями, так как оно испытывает трудности с захватом практического опыта. С учетом всей дезорганизации пользователи могут обратиться к более интерактивному и визуальному решению, которое может все упорядочить. В этой статье мы рассмотрим значение KMS и визуальные инструменты для создания карт ума, которые могут помочь улучшить понимание, сотрудничество и обмен знаниями.

Что такое Управление Знаниями (KMS)?

Система управления знаниями — это основанная на технологиях система, предназначенная для демонстрации того, как информация захватывается, организовывается и распространяется в организации. Она делает ценное знание более доступным для других, улучшая общий опыт. Кроме того, пользователи могут развивать и поддерживать различные базы знаний, проводить регулярные тренировки и внедрять системы управления документами.

Централизуя знания, KMS уменьшает избыточность и улучшает корпоративные данные, продуктивность и непрерывное обучение. Гибкость гарантирует, что сотрудники могут способствовать и использовать систему и эффективно управлять знаниями для получения конкурентного преимущества. Более того, успешная KMS включает поддержание информации в определенном месте и позволяет лишь нескольким инициативам преобразовать работу организации.

Типы Управления Знаниями [Комплексно]

После понимания основ того, что такое KMS, она обычно делится на три категории. Все знания ценны, но следующие типы знаний могут помочь вам определить лучший способ их организации и распространения в вашей компании:

Стандартные Типы

1. Явное: Это такой тип знания, который легко записать и поделиться, так как он включает всю информацию, которую вы можете задокументировать в понятном формате, например, руководства, ЧАВО и ежемесячные отчеты. Более того, это знание позволяет организациям легко делиться информацией между командами.

2. Неявное: Неявное знание получено из личного опыта и интуитивно понимается, как лидерские навыки и язык. Его может быть трудно записать, так как команда приобретает опыт со временем в своем собственном темпе.

3. Имплицитное: Это знание существует внутри процесса и является более практическим отображением неявного знания. Пользователи часто приобретают его через контекст и случайную активность, не осознавая, что они учатся, например, обучаясь по документационным диаграммам и процессам по эксплуатации программного обеспечения.

4. Декларативное: Декларативное знание подобно статическому знанию, специфичному для темы, и относится к фактической информации, например, дате основания вашей компании. Более того, все это о фактах, данных и информации, отличной от процедурного знания.

Визуальное Представление Знаний

Все эти типы управления знаниями кажутся бумажными и требуют визуального представления. Использование визуальных подсказок, таких как изображения, диаграммы, карты и другие визуальные инструменты, может помочь более эффективно передавать информацию. В отличие от традиционного текстового знания, визуальный элемент значительно улучшает понимание сотрудниками сложных концепций. Согласно исследованию, составленному ExplodingTopics, наш мозг может обрабатывать визуальные образы в 60 000 раз быстрее, чем текст.

Процесс Управления Знаниями: От Захвата до Применения

Со временем знания превратились в более структурированный подход, ориентированный на сбор, организацию и применение. Чтобы лучше это понять, ниже представлен комплексный процесс управления знаниями, который ваша компания может реализовать в своем рабочем пространстве для достижения желаемых результатов:

A. Открытие

Первый шаг процесса — поиск или стремление к знанию, полезному для целей компании. Важно отметить, что не вся хранимая информация является активом знаний, и вам нужно отфильтровывать ненужные данные. Более того, различные критические знания упускаются, такие как специализированная рутина или часто используемая процедура. При таком открытии вы можете использовать данные для выявления шаблонов, трендов и корреляций в больших наборах данных.

B. Захват Знаний

Когда знание обнаружено, его можно начинать собирать, но это сложная задача. Различные типы знаний имеют свои процедуры документации и требуют разного обращения. Также важно определить, какие данные важны и каковы их источники, такие как документы, опыт сотрудников и другие внешние исследования. Вы также можете попытаться собрать его, проводя интервью, записи и многое другое.

C. Индексирование/Организация

Это всегда экономия времени для сотрудников, если все знания и информация доступны им в организованном виде. Значение KMS объясняет, как вы описываете, классифицируете и категоризируете информацию. Имея индекс информации, вы можете извлекать, повторно использовать и делиться ею среди членов вашей команды, сотрудников, клиентов и прочих. Структурирование знаний включает базы данных, системы тегирования и классификационные структуры.

D. Оценка Знаний

Один из самых критических шагов в управлении знаниями — это процесс его оценки. Если ваша компания хочет инициировать сотрудничество, инновации и многое другое, то обеспечение собранных данных и знаний имеет решающее значение. Это также означает, что нужно проверять источники информации и делать их полезными. Компании могут внедрять автоматические функции валидации, которые регулярно рассматривают информацию различными внутренними экспертами.

E. Распространение/Обмен

После валидации следующий шаг — это обмен данными с другими и обеспечение их доступности для всех или определенного персонала. Имея централизованную базу данных или платформу для обмена, вы можете легко передавать и распространять информацию потенциальным сотрудникам и отделам. Более того, менеджер или руководитель команды должен регулярно поощрять и делиться данными, чтобы оставаться в курсе последних версий и изменений.

F. Применение

Заключительный шаг в управлении знаниями — это применение, которое включает использование собранных знаний в компании для повышения эффективности, улучшения бизнес-операций и выполнения стратегических задач. Помимо этого, различные организации извлекают выгоду из такого активного применения информации для решения бизнес-заданий и оптимизации процессов компании.

Проблемы в Управлении Знаниями и Как их Преодолеть

Определение что такое управление знаниями также говорит о многочисленных препятствиях и факторах, мешающих обмену и применению знаний. Вот некоторые из наиболее распространенных проблем в KMS:

1. Недостаток Обмена Информацией: Во многих организациях знание часто остается в пределах отделов, препятствуя межкомандному сотрудничеству. С таким неправильным управлением и отсутствием предоставления правильной информации сотрудники могут уйти, не обладая какими-либо специфическими знаниями.

2. Устаревшие Системы: Большинство компаний полагаются на устаревшие инструменты управления знаниями, которые не обладают поисковой и навигационной системой. Это сильно демотивирует сотрудников для использования и обмена информацией.

3. Трудности с Неявным Знанием: Сотрудники проходят через несколько лет опыта и обладают ценными знаниями. Однако эта информация трудно документируется и не может быть эффективно передана другим.

4. Сопротивление Сотрудников Изменениям: Некоторые сотрудники могут оказывать сопротивление внедрению новых систем управления знаниями. Это всегда происходит из-за непривычности или отсутствия адаптации к изменениям.

5. Информационная Перегрузка: Еще одна проблема, возникающая в KMS, это перегруженная и неструктурированная информация. Это затрудняет поиск сотрудниками релевантных знаний, в результате чего тратится время.

Решения через Визуализацию: Эффективное Решение KMS

Чтобы справляться с каждой проблемой, используйте визуальное картографирование, так как оно может сделать информацию более доступной, увлекательной и действенной. Более того, один из лучших способов визуально разобраться с этими проблемами — использовать эффективный инструмент для создания умственных карт. Ознакомьтесь с следующими возможностями информационного визуализатора:

1. Визуальные Подсказки: Пытайтесь использовать визуальные карты, такие как интеллект-карты, концептуальные диаграммы и временные шкалы, чтобы связать данные между отделами. Это обеспечит беспроблемное сотрудничество среди сотрудников без путаницы.

2. Поисковые Данные: Наличие интерактивных панелей, центров поиска на основе ИИ и фильтрации может значительно улучшить поиск и организацию. С этим становится легче искать подходящую информацию, и сотрудники всегда будут получать обновленные знания.

3. Предоставление Знаний: В случае несохраненных данных компании могут использовать видеоуроки и графы знаний для помощи в докумен⟩тация опыта сотрудников. Более того, это решение в рамках управления знаниями упрощает понимание того, какие действия предпринимать, а какие нет.

4. Понятные Данные: Вы можете использовать визуальные панели и иерархические умственные карты, чтобы организовать сложные данные в структурированные, легко усваиваемые форматы. Это делает их быстрее для освоения, что в противном случае может оставаться трудным для понимания.

5. Удобное для Пользователя Рабочее Пространство: Один из самых простых способов поощрить внедрение состоит в использовании удобных и визуально интуитивно понятных инструментов, которые снижают сопротивление и делают обучение более увлекательным. Это может включать использование мозговых центров, где каждый может вносить вклад и делиться своими мыслями.

Как Xmind Поддерживает Управление Знаниями

В управлении знаниями (KMS) одним из наиболее рекомендованных инструментов для создания карт ума, который вы можете использовать, является Xmind. Его великолепные функции ИИ делают информацию более структурированной, доступной и визуально привлекательной. С последними достижениями вы можете преобразовывать знания в более управляемый формат, поэтому ознакомьтесь со следующими возможностями, которые он предлагает:

Создание Карт Ума для Захвата Знаний

Вы можете получить доступ к 10 различным категориям скелетов с более чем 54 стилями для создания интеллект-карт, что позволит вам легко картировать идеи. Это делает сбор и организацию информации из различных источников простым. Более того, это экономит время на структурировании и помогает в лучшем представлении контента карты.

Визуализация Сложных Концепций

С интуитивным дизайном, Xmind помогает разобрать сложные темы на четкие и взаимосвязанные визуалы, такие как предоставление цветовых тем, фона, расширенных макетов и прочего. Пользователи также могут воспользоваться помощью ИИ для развития идей и объяснения сложных терминов. С авто- и по-требующемуся режимами можно быстро провести мозговые штурмы в структурированном формате.

Пользовательские Шаблоны для Эффективности

Пользователи могут использовать преднастроенные шаблоны для упрощения документации, обеспечивая последовательность и эффективность в процессах управления знаниями. Этот инструмент полон обширной коллекцией шаблонов, которые соответствуют различным визуализирующим элементам. Неважно, создаете ли вы бизнес-план или распространяете знания, для каждой нужды найдется идеальный шаблон управления знаниями.

Легкая Навигация с Эффективной Организацией

Функции просмотра и поиска этого инструмента для создания интеллект-карт позволяют вам легко перемещаться и искать надежные данные. С использованием фильтрации тем пользователи могут изолировать специфические знания на основе различных критериев, таких как тема, заметка, метки и многое другое. В значении KMS имеется обширный объем данных, поэтому раскрытие их в подкатегории может помочь сохранить их в сжатом виде.

Опции Экспорта для Беспрепятственного Обмена

Обмен является самым значительным шагом в KMS, и Xmind предлагает возможности для совместной работы в реальном времени и варианты экспорта. Если вы хотите поделиться несколькими шаблонами, попробуйте отправить ссылку по электронной почте или экспортировать ее в разные форматы, такие как PDF, PNG, Markdown и другие. При обмене менеджеры могут устанавливать пароли, чтобы гарантировать, что никакие изменения или печать классифицированной информации не будут выполнены.

Заключение

Традиционные текстовые системы в значении KM часто испытывают трудности в управлении неявными знаниями и изменяющимися информационными потребностями. Именно поэтому эта статья предоставляет вам различные трудности в этом управлении и предлагает гораздо лучший инструмент визуального картографирования. С функциями Xmind вы можете достичь бесшовной визуализации, сотрудничества и легкой доступности данных за несколько секунд. Вы не должны ждать и попробовать его функции сами.