23 апр. 2025 г.
Лучшее программное обеспечение для управления знаниями для команд в 2025 году
Хотя данные очень важны для ведения организации, без должного управления они могут легко дезориентироваться. В результате сотрудники тратят время на их поиск и принимают неправильные решения на основе устаревших данных. Из-за этих проблем организации теперь полагаются на системы управления знаниями, которые помогают организовывать и делиться важной информацией, чтобы она была легко доступна и использовалась в командах.
Итак, это руководство поможет вам понять, почему КМ необходим и как различные программные средства управления знаниями могут помочь решить общие проблемы. Рассмотрев вызовы, с которыми сталкиваются пользователи без этих систем КМ, мы подчеркнем необходимость в них. Кроме того, вы узнаете о различных доступных системах КМ, которые можно использовать в вашем рабочем пространстве.
Проблемы, с которыми сталкиваются пользователи без системы управления знаниями
Без надлежащих способов управления вашими данными и информацией вы можете столкнуться с различными проблемами. Это особенно актуально для организаций, где могут возникнуть следующие трудности без надлежащих инструментов управления знаниями:
1. Информационные силосы: Когда отделы хранят информацию отдельно, другим становится сложно до нее добраться. В результате страдает сотрудничество, что приводит к дублированию усилий и несогласованным данным.
2. Потеря знаний: Сотрудники, покидающие компанию, могут забрать с собой ценную информацию. Без должного документирования их инсайты и опыт теряются, что замедляет будущие проекты.
3. Повторяющаяся работа: Отсутствие общей информации приводит к повторным задачам, что непродуктивно для организаций. Команды могут в неведении воспроизводить работу, которая уже была выполнена, что тратит время и ресурсы.
4. Несогласованная информация: Без центральной базы знаний разные версии данных могут существовать одновременно. Эта несогласованность может вызвать путаницу и ошибки, что в конечном итоге приводит к плохим решениям.
5. Неэффективный ввод в курс дела: Новым сотрудникам может быть сложно найти необходимую информацию. Без доступных ресурсов обучение становится крайне сложным, что влияет на процесс адаптации.
Проблемы со старыми моделями управления знаниями
Хотя доступное разнообразие систем управления знаниями как-то решает эти вопросы, их обычно недостаточно. В следующем разделе перечислены некоторые из обычно встречающихся проблем, с которыми вы можете столкнуться в старом программном обеспечении управления знаниями:
1. Статическая документация: Традиционные системы управления знаниями сильно зависят от данных или документов, которые обычно остаются неизменными. Эти документы могут быстро устареть, поэтому их обновление является ручным процессом, который часто игнорируется.
2. Ограниченные возможности поиска: Старые системы могут не обладать расширенными функциями поиска для нахождения нужной информации. Из-за этого они крайне непродуктивны в профессиональном и корпоративном секторах.
3. Плохое вовлечение пользователей: Сотрудники могут сталкиваться с трудностями при использовании системы, если у неё нет простого интерфейса. Когда система не используется должным образом, она не выполняет свою основную цель по организации информации.
4. Отсутствие интеграции: Пользователи могут испытывать трудности с подключением этих старых систем к новым. В результате это создает дополнительные шаги для пользователей. В результате может произойти нарушение рабочего процесса.
5. Отсутствие сотрудничества: Помимо проблем интеграции, старые модели лишены функций для командного взаимодействия. Пользователи не могут вместе работать над документами, что замедляет общие процессы.
Из-за ограничений этих старых моделей необходимость в более систематическом варианте становится очевиднее. К счастью, сейчас доступны лучшие варианты, и мы обсудим их в статье позже.
Обзор разнообразия инструментов управления знаниями, доступных на рынке
Организации имеют доступ к ряду инструментов управления знаниями, и каждый из них удовлетворяет конкретные потребности и условия работы. Ниже мы исследовали 5 выдающихся типов, чтобы помочь вам развить базовое понимание их:
1. Базы знаний
Базы знаний служат онлайн-библиотеками для хранения и организации информации, такой как политические документы компании и передовые практики. Они созданы, чтобы помочь сотрудникам и клиентам быстро находить необходимую информацию. Базы знаний помогают людям тратить меньше времени на поиск информации и упрощают самостоятельную помощь, так как они содержат организованную информацию и способы поиска. Они особенно полезны для организаций, стремящихся улучшить эффективность поддержки клиентов и внутреннего обмена знаниями.
2. Системы управления обучением (LMS)
Это инструменты управления знаниями, которые помогают в предоставлении и управлении образовательными курсами и программами обучения в рамках организации. LMS размещает все учебные материалы в одном месте и предоставляет инструменты для отслеживания того, как люди учатся. Эти платформы отлично подходят для компаний, которые заботятся о росте своих сотрудников и уверяются, что они соблюдают правила. Это происходит потому, что обучение соответствует целям компании.
3. Обслуживание, ориентированное на знания (KCS)
Это методология, которая интегрирует создание и поддержку знаний в рабочий процесс организаций по обслуживанию и поддержке. KCS фокусируется на захвате знаний как продукта решения проблем и непрерывном улучшении контента на основе его использования. Этот инструмент особенно эффективен в средах с высоким объемом взаимодействия с клиентами, так как он продвигает коллективное владение знаниями и усиливает эффективность команд поддержки.
4. Управление знаниями с поддержкой ИИ
Эти помощники в управлении используют умные технологии, такие как ИИ, автоматически организуя и анализируя знания. Кроме того, они используют машинное обучение и обработку естественного языка для предоставления умных поисковых опций и автоматического группирования контента. Также они работают вместе с программным обеспечением управления знаниями и действительно полезны для компаний, имеющих большие объемы сложных данных. Таким образом, они помогают принимать лучшие решения и уменьшают ручную работу по управлению знаниями.
5. Системы управления документами
Вы используете систему управления документами для хранения и организации ваших цифровых файлов, таких как отчеты и контракты. Эти системы имеют функции, которые позволяют вам просматривать старые версии и контролировать, кто может к ним подключаться, а также добавлять теги к данным. Системы DMS имеют ключевое значение для организаций, работающих с большим объемом документов, таких как юридические фирмы или банки, поскольку они упрощают управление использованием документов.
Анализ лучших программ управления знаниями в 2025 году
Теперь, когда вы знаете о различных инструментах управления знаниями, давайте обсудим доступное программное обеспечение, которое помогает в управлении информацией. В следующем разделе объясняется лучшее программное обеспечение, которое вы можете использовать для своей организации:
1. Xmind
Это программное обеспечение управления знаниями является мощным инструментом ментальных карт, который помогает пользователям визуально организовывать и структурировать информацию с использованием диаграмм, таких как деревья и временные линии. Xmind включает центр мозгового штурма и переключаемый контурный вид, что дает вам гибкость в планировании как визуально, так и текстово. Пользователи также могут экспортировать свои карты в различные форматы для обмена, пока облачная синхронизация сохраняет всё обновлённым на всех устройствах.
Кроме того, команды LaTeX позволяют пользователям добавлять математические уравнения и даже химические формулы в свои данные. Благодаря возможности сотрудничества с другими, Xmind автоматически становится полезным выбором для более крупных организаций. Пользователи также могут вставлять аудиозаписи, чтобы упростить ведение заметок во время встреч. Вдобавок ко всему, он облегчает быстрый доступ к внешним онлайн-ресурсам через гиперссылки и позволяет переходить между различными разделами или темами в рамках одной карты.
Ключевые характеристики
1. Вид контура: Этот предварительный просмотр упрощает сложные проекты, представляя карты в виде списков. Эта специфическая функция очень полезна для управления списками и организации идей во время встреч.
2. Снимок карты: Позволяет пользователям легко захватить любую часть своей карты и установить её формат. Таким образом, пользователи могут устанавливать определенные части своих ментальных карт в соответствии с их потребностями и лучше управлять своей информацией.
3. Метки и заметки: Пользователи могут организовывать свои творения, присваивая им теги для легкого доступа в дальнейшем. Вдобавок Xmind позволяет добавлять заметки внутри тем для их расширения и объяснения.
4. Центр мозгового штурма: Эта функция собирает разрозненные мысли в одном месте и превращает их в используемые карты. Следовательно, ваше управление знаниями значительно улучшается, так как вы можете организовать свои идеи более эффективно.
Плюсы
● Предлагает режим ZEN без отвлекающих факторов для фокусированного планирования информации и создания ментальных карт.
● Вы можете связать две идеи с помощью различных стилей линии и текстовых описаний, используя функцию Relationship.
● Инструмент также позволяет пользователям импортировать свои другие ментальные карты в формате OPML и TextBundle.
Минусы
● Xmind не предлагает прочную интеграцию с популярными проектными или планировщиками задач инструментами.
Планы цен
● План Pro: $4.92/месяц
● План Premium: $8.25/месяц
2. Document360
Это платформа базы знаний, которая помогает командам создавать документацию для внутреннего использования или для клиентов. Платформа позволяет это делать с помощью таких функций, как отслеживание версий, аналитика и редактирование в формате markdown. Среди доступных инструментов управления знаниями, она поддерживает более мощный поиск и управление ролями для контроля доступа к конфиденциальному контенту. Document360 также предлагает интеграцию с более чем 30 различными платформами для объединения с другими функциями.
Ключевые характеристики
Вы получаете различные API-ключи от платформы для доступа к вашей базе знаний с полным правом редактирования.
От SaaS до IT и Consulting, она комплексно обслуживает 6 основных отраслей для управления их клиентскими отношениями.
Её функция локализации предоставляет подробную историю активности учетных записей команды на портале базы знаний.
Плюсы
● Её умный поиск помогает мгновенно находить соответствующий контент из опубликованных статей.
● AI-ассистент платформы, Eddie, предоставляет точные ответы в 5 раз быстрее, чем традиционный поиск.
Минусы
● Её инструменты для сотрудничества ограничены по сравнению с другими программными средствами управления знаниями.
● Многие из её функций доступны только с использованием дополнительных дополнений.
Планы цен
● Профессиональный: Индивидуальные планы
● Премиум: Индивидуальные планы
● Предприятие: Индивидуальные планы
3. ClickUp
Эта платформа продуктивности позволяет командам управлять своими задачами и документами в одном месте для отслеживания своих целей. Она включает в себя функции совместного использования знаний, такие как вики и настраиваемые панели, напрямую связанные с задачами. Пользователи могут создавать ментальные карты и даже получать автоматическую заметку заседания, которая связана с документами и задачами. Как комплексное решение для компаний, она поддерживает чаты и обмен экранами с другими членами команды.
Ключевые характеристики
Вы можете использовать её пользовательские поля, которые позволяют добавлять структурированные метаданные к статьям знаний.
Это программное обеспечение управления знаниями позволяет пользователям и организациям управлять своими портфолио в одном месте.
ClickUp может управлять всеми выпусками продуктов и маркетинговыми кампаниями одновременно.
Плюсы
● Шаблоны этого инструмента облегчают создание повторяемых рабочих процессов.
● Её диаграммы Ганта позволяют пользователям эффективно управлять временными рамками проектов.
Минусы
● Хотя у неё есть мобильное приложение, оно имеет очень ограниченные функции по сравнению с версией для настольных ПК.
● Её интерфейс может загромождаться, когда одновременно его используют сотни сотрудников.
Планы цен
● Неограниченный: $7/ пользователь/ месяц
● Бизнес: $12/ пользователь/ месяц
● Предприятие: Индивидуальные планы
4. ZOHO Desk
Zoho Desk - это инструмент обслуживания клиентов с поддержкой мощной базы знаний. На платформе есть многие инструменты управления знаниями, такие как Ticket статьи и Sentiment analysis. Её генеративный ИИ позволяет бизнесам создавать индивидуальные чаты, которые предоставляют ответы пользователям на основе их запросов. Кроме того, это помогает в обработке чатов клиентов из разных мест, таких как электронная почта и социальные сети, всё в одном месте.
Ключевые характеристики.
Zoho Desk платформы позволяет подключаться к другому программному обеспечению, используемому вашей компанией для обмена знаниями.
Её API и SDKs очень полезны для создания индивидуальных мобильных приложений и их интеграции с другими сервисами.
Команды могут использовать этот инструмент для совместной работы над клиентскими запросами и лучшего их обслуживания.
Плюсы
● Её модель AI обучается на ваших запросах для автоматического заполнения информации в полях запросов.
● Пользователи могут проверять изменения и новые функции в Zoho Desk перед его запуском для всей команды.
Минусы
● Пользователи не могут контролировать, какие уведомления отображаются в их центре уведомлений.
● Переход с другой электронной почтовой системы на ZOHO обычно приводит к потере важных данных.
Планы цен
● Экспресс: $9/пользователь/месяц
● Стандарт: $20/пользователь/месяц
● Профессиональный: $35/пользователь/месяц
● Предприятие: $50/пользователь/месяц
5. Stack Overflow For Teams
Платформа известна своим форумом, на котором компании делятся экспертными знаниями и решают технические вопросы. Она позволяет тегировать и искать, а также организовывать ответы, как и на сайте публичного Stack Overflow. Это программное обеспечение управления знаниями позволяет создавать длинные руководства и анонсы для детального объяснения информации командам. Оно делает обучение и обмен более интересными с наградами и реакциями, побуждая всех помогать друг другу.
Ключевые характеристики
Платформа позволяет интеграцию с Teams и GitHub для подключения ответов к рабочим процессам.
Её версионирование ответов помогает поддерживать историю изменений со временем, что делает её отличной для управления знаниями.
Stack Overflow For Teams демонстрирует, как ваша команда использует базу знаний, чтобы вы могли увидеть, что полезно и кто эксперты.
Плюсы
● Вы можете создавать фокус-группы по конкретным темам, чтобы команды могли делиться опытом и работать вместе.
● Когда кто-то задает вопрос, система предлагает похожие вопросы, на которые уже есть ответы.
Минусы
● Это считается дорогим вариантом для компаний по сравнению с другими.
● У платформы также ограниченные возможности поиска, несмотря на её огромную базу данных.
Планы цен
● Базовый: $7.70/пользователь/месяц
● Бизнес: $15.40/пользователь/месяц
● Предприятие: Индивидуальное ценообразование
6. Notion
Notion - это гибкое и всеобъемлющее рабочее пространство, в котором команды создают документы и вики для управления задачами и знаниями. Оно поддерживает добавление богатых медиа, связанных страниц и совместную работу в реальном времени для создания контента. Кроме того, её функции, такие как списки с переключателями, шаблоны и блоки перетаскивания, улучшают организацию и удобство использования. Как и другие инструменты управления знаниями, она также оснащена AI, который задействован в различных функциях, таких как перевод.
Ключевые характеристики
Её списки с переключателями помогают организовать контент, не нагружая читателя.
Notion предлагает более 30,000 готовых макетов страниц для разных задач и проектов.
Деловые владельцы могут видеть все свои запланированные события и дедлайны в одном интегрированном календаре.
Плюсы
● Вы можете использовать более 100 различных типов контента на этой платформе, чтобы создать то, что вам нужно.
● Notion позволяет видеть информацию о вашем проекте в различных форматах, таких как календари, доски и списки.
Минусы
● Платформа сталкивается с проблемами производительности, когда она замедляется при работе с большими объемами данных.
● Пользователи, которым нужны более сложные функции работы с таблицами, могут найти её функции ограниченными.
Планы цен
● Плюс: $12/месяц
● Бизнес: $18/месяц
● Предприятие: Индивидуальные планы
7. Nuclino
Это коллаборативная база знаний и вики-программное обеспечение, разработанное для быстрого доступа и минимальных отвлекающих факторов. Nuclino позволяет связывать страницы и управлять визуальным контентом в реальном времени. Помимо обмена знаниями, он полезен для разработки игр и отслеживания маркетинговых кампаний. Это программное обеспечение управления знаниями предоставляет API-ключи, которые хорошо интегрируются с инструментами, такими как Slack и Figma, для помощи в управлении знаниями.
Ключевые характеристики
У него есть функция графического вида, которая показывает, как темы знаний связываются по рабочему пространству.
Пользователи могут улучшить свою игру с созданием контента, используя поддержку Markdown.
Добавляйте контент из более 30 инструментов напрямую в документы Nuclino, чтобы сохранять всё связанное.
Плюсы
● Вы можете видеть прошлые версии ваших документов и вернуться к более ранним изменениям при необходимости.
● Платформа обладает расширенными правами доступа, которые защищают конфиденциальный контент.
Минусы
● Она может стоить больше, чем другие программные средства, когда команды становятся большими.
● Инструмент интегрируется с очень немногими программами управления проектами.
Планы цен
● Начальный: $8/пользователь/месяц
● Бизнес: $12/пользователь/месяц
8. TalentLMS
TalentLMS - это онлайн-система управления обучением, позволяющая компаниям создавать учебные материалы и внутренние центры знаний. Она поддерживает SCORM и xAPI для интерактивного обучения, отслеживания прогресса и сегментации пользователей для целевого обучения. Её полезные функции, такие как тесты, загрузка файлов и доступ с мобильных устройств, помогают в организации гибкого учебного опыта. Этот инструмент управления знаниями особенно эффективен для адаптации, подготовки к соблюдению нормативных требований и ролевого обучения, чтобы обеспечить последовательную передачу знаний по всей организации.
Ключевые характеристики
TalentCraft AI от этой платформы позволяет быстро создавать учебные материалы, такие как текст, изображения и тесты.
На платформе также есть TalentLibrary, который содержит множество заранее подготовленных курсов по важным soft skills для команд.
Пользователи могут получать помощь от специалистов TalentLMS всякий раз, когда у них возникают вопросы или необходима помощь с платформой.
Плюсы
● Она соответствует стандартам ISO и полностью совместима с GDPR, чтобы обеспечить защиту ваших данных и данных ваших обучающихся.
● Вы можете контролировать, как обучающиеся продвигаются в обучении, и выявлять области для улучшения.
Минусы
● Уже доступные курсы очень базовые и могут не подходить для высших организаций.
● Она не на все сто процентов надежна в отслеживании реального времени обучения и также предлагает плохие отчеты о уровнях обучения пользователей.
Планы цен
● Ядро: $139/40 пользователей/месяц
● Рост: $299/70 пользователей/месяц
● Профессиональный: $519/100 пользователей/месяц
● Предприятие: Индивидуальные планы
Почему вашей организации нужен Xmind в системе управления знаниями?
После изучения различных типов инструментов управления знаниями и доступного программного обеспечения становится очевидно, что правильный выбор может значительно улучшить работу вашей команды. Среди вариантов выделяется Xmind благодаря своему интуитивно понятному подходу к созданию ментальных карт, который помогает визуализировать и структурировать сложную информацию. Вот несколько случаев использования и причин, показывающих, почему Xmind является мощным дополнением к вашей системе управления знаниями:
1. Визуальная организация проектов: В масштабных проектах разбросанная информация приводит к путанице. Xmind решает эту задачу, позволяя пользователям создавать визуальные карты потоков проектов, от целей до задач, чтобы команды могли организовать идеи в ясные иерархии.
2. Эффективная документация встреч: Встречи полны быстрых идей, обновлений и действий, которые часто теряются из-за неподдающихся организованности заметок. Xmind помогает, позволяя создавать живые ментальные карты во время встреч и вставлять аудиозаписи или заметки в реальном времени.
3. Управление инновациями в команде: Её центр мозгового штурма позволяет командам собирать неотфильтрованные мысли в одном пространстве и позже их организовывать. Это способствует творчеству, а также помогает категоризировать идеи в выполнение задач.
4. Обмен знаниями между департаментами: Кросс-командное взаимодействие становится более продуктивным, когда знания визуализированы. Xmind позволяет создавать связанные карты с гиперссылками и заметками по темам, которые департаменты могут использовать для пояснения своих систем или ключевых показателей эффективности.
5. Техническое картографирование знаний: В исследовательских компаниях или академических учреждениях данные сложны и разбросаны. Благодаря поддержке LaTeX Xmind позволяет пользователям добавлять математические уравнения или химические формулы непосредственно в их карты.
Заключение
В заключение, инвестирование в правильное программное обеспечение управления знаниями может трансформировать способ, которым ваша организация обрабатывает информацию, и повысить продуктивность. Инструменты, такие как Xmind, не только упрощают визуализацию данных, но и улучшают командную коммуникацию и организацию идей. С различными вариантами программного обеспечения, доступными для разных нужд, выбор того, который соответствует вашим целям, имеет основное значение. Делая это, ваша организация сможет преодолеть информационные силосы и создать более умное и связанное рабочее место.
