Подготовьтесь к будущему гибридных мероприятий с Mind Map

Гибридные мероприятия, предназначенные как для живой, так и для онлайн-аудитории, стали чрезвычайно популярными за последние несколько лет, и эта тенденция продолжится. 62% организаторов мероприятий заявляют, что планируют продолжать проводить виртуальные мероприятия наряду с возвращением к живым событиям в будущем.

Если гибридный подход к мероприятиям остается, как могут организаторы мероприятий подготовиться к этому будущему?

Что такое гибридное мероприятие?

Гибридные мероприятия — это события, у которых есть как живая аудитория, так и виртуальная аудитория. На данный момент живая аудитория обычно значительно меньше, чем онлайн-аудитория, из-за ограничений на поездки и других ограничений, что приводит к большему акценту на стриминговом компоненте мероприятия. Это требует внесения некоторых важных изменений в проведение мероприятий, чтобы обеспечить наилучший опыт в новом формате.

Почему гибридные мероприятия — это будущее?

Быстрое принятие виртуальных форматов мероприятий произошло из необходимости, но гибридные события останутся даже тогда, когда все вернется к норме. Технологии, используемые для виртуальных мероприятий и удаленной работы, стали повседневными инструментами, которые знают, как использовать все. Это устраняет барьер для входа и делает многих людей более открытыми для участия в мероприятиях в виртуальном формате.

Теперь, когда аудитория привыкла к виртуальным мероприятиям, время и расходы на поездки и проживание для участия в мероприятиях лично становятся необязательными неудобствами. Для тех, кто участвует в национальных или международных мероприятиях, это основное преимущество гибридных событий.

Следуя этим пяти советам, вы сможете предоставить наилучший опыт на гибридных мероприятиях:

1. Изменение подхода к взаимодействию с аудиторией

Хотя виртуальная аудитория часто будет численно превосходить живую аудиторию, она не имеет физического присутствия в комнате. В результате они не могут привлечь внимание оратора или взаимодействовать с той же легкостью, что и живая аудитория. Мероприятия должны учитывать это, чтобы все участники чувствовали себя вовлеченными, что может потребовать некоторых изменений.

Например, обычные техники взаимодействия с аудиторией, такие как просьбы о предложениях, голосование или ответы на импровизированные вопросы, все еще возможны с некоторыми изменениями. Вместо голосования поднятием рук или просьбы аудитории выразить свои предложения, используйте цифровые инструменты, такие как голосование через SMS, чтобы получить их ответ. Это дает виртуальным участникам такой же приоритет, как и живой аудитории и имеет дополнительное преимущество, позволяя вам показывать и визуализировать ответы и результаты во время презентаций.

Бизнесу есть чему поучиться у мира киберспорта, где гибридные мероприятия часто являются самыми важными и прибыльными датами года. Например, конкурсы, такие как The International, предоставляют ведущим модераторскую ленту онлайн-обсуждений, чтобы комментировать и отвечать в реальном времени, а также голосование, опросы и системы симулятивных ставок, чтобы подогреть дискуссии о исходе предстоящих матчей. Хотя не все эти техники полезны в контексте делового мероприятия, это отличный пример того, как использовать стриминговые инструменты для вовлечения обеих аудиторий.

2. Введение цифрового Q&A

Изменение подхода к взаимодействию необходимо в первую очередь во время Q&A сессий. Кроме того, что участники вживую могут доминировать в разговоре, живая аудитория может быть не легко различима для виртуальной аудитории. Это может создать плохой опыт, где виртуальная аудитория может не услышать вопрос, на который дается ответ.

Позволяя участникам отправлять свои вопросы через стриминговую службу во время презентаций вместо открытия пола в конце, модераторы могут предоставить ораторам список вопросов для рассмотрения, взятых одинаково от живых и виртуальных участников. Все вопросы могут отображаться на экране, так что вам не нужно беспокоиться о получении четкого звука от аудитории.

Используйте карты разума для категоризации вопросов, чтобы при отображении или ответе на вопросы каждая категория и аудитория были хорошо охвачены.

Предстоящее событие Agents of Hybrid сочетает лучшее из обоих миров. Все участники могут отправлять свои вопросы Q&A через стриминговую службу, а виртуальные участники могут выбрать участие в видеозвонках с ограниченным числом участников для прямого взаимодействия.

3. Учитывайте часовые пояса

Открывая свои мероприятия для виртуальных участников, это означает, что ваша аудитория могла бы быть разбросана по нескольким локациям и часовым поясам.

Если вы ожидаете иметь широко распределенную или международную аудиторию на вашем мероприятии, проведение той же сессии несколько раз в течение мероприятия может помочь обеспечить, чтобы каждый, кто хотел бы поймать презентацию вживую, смог это сделать, независимо от их местоположения. Способность посещать отдаленные мероприятия с минимальными хлопотами является ключевым преимуществом виртуальных событий, и учет различных часовых поясов позволяет максимизировать это преимущество.

Используйте карты разума, чтобы отметить местоположение спикера и указать время, чтобы найти подходящее время как для спикера, так и для аудитории.

Например, долгосрочное гибридное мероприятие MozCon планирует регулярные неформальные группы для обсуждения и возможности сетевого взаимодействия в течение дня, чтобы участники могли участвовать в дебатах через текстовый и голосовой чат. Планирование коротких сессий в течение дня гарантирует, что участники не пропустят ничего, независимо от того, откуда они подключаются. Кроме того, обеспечение инструментов и времени для этого гарантирует, что взаимодействие и сетевое взаимодействие не будут исключительно привилегиями для участия вживую.

4. Визуализируйте обсуждения

Когда ораторы не могут обсуждать идеи с аудиторией туда и обратно так же, как на мероприятии только для живой аудитории, визуализация может помочь участникам следить за идеями. Например, ораторы и модераторы могут использовать приложение для создания карт разума как учебное пособие, чтобы показать идеи и предложения, а также их взаимосвязи, добавляя и развивая карту разума на протяжении всего сеанса.

XMind Pitch Mode позволяет ораторам превращать эти карты в интерактивные слайды презентаций нажатием одной кнопки, что позволяет ораторам легко переключаться между слайдами и картами разума, чтобы предоставить визуальные подсказки к своим ответам в дискуссиях. Это также может быть использовано для развития идей на протяжении сессии и их суммирования в конечной презентации.

5. Ожидайте технические проблемы

Проведение гибридного мероприятия означает, что вам необходимо управлять техническими аспектами стриминга, а также всеми обычными техническими проблемами, проблемами с аудиосистемами и поздними изменениями в расписании, которые могут возникнуть на живом мероприятии. Даже самые крупные и долгосрочные стриминговые мероприятия сталкиваются с проблемами потери качества звука или видео, проблемами с сетью и другими.

Почти 40% виртуальных и гибридных мероприятий испытывают хотя бы одну техническую неисправность. Поэтому техническая команда с опытом проведения стриминговых событий жизненно важна для того, чтобы, когда возникает проблема, она могла быть решена с минимальным нарушением мероприятия. Планирование достаточного времени для полного тестирования стриминговой настройки до начала мероприятия может предотвратить непростой старт события, когда вам необходимо срочно исправлять проблемы.

Гибридные мероприятия остаются

Сейчас — идеальное время для бизнеса, чтобы приобрести опыт в проведении гибридных мероприятий. Приобретение инструментов и знаний, необходимых для успешного проведения гибридного мероприятия теперь, принесет плоды в предстоящие годы, когда они продолжат расти в популярности. Не бойтесь экспериментировать с форматированием и пробовать новые инструменты и методы, поскольку гибридные мероприятия — это новая область для всех.