Полное руководство по уставу проекта: советы и визуальное представление

Если ваша компания готовится начать новый проект, но не понимает, как лучше организовать выполнение задачи, попробуйте Project Charter. Это может быть сложной задачей, если вы не знаете, какие материалы собрать, как разделить работу и многое другое. Поэтому использование этого процесса дает вам четкую дорожную карту по каждому компоненту проекта.

Когда цели и направления проекта уже определены, вам нужен эффективный инструмент, который поможет команде визуализировать содержание. В этой статье мы рассмотрим различные компоненты и цели процесса charter на примерах. Мы пройдем подробное пошаговое руководство о том, как Xmind помогает создать полноценный Project Charter.

Что такое project charter и почему он важен?

Объяснение определения project charter

Project Charter — это своего рода ключевые рекомендации компании, которые точно определяют, о чем проект, кто должен быть вовлечен и многое другое. Кроме того, это документ, который запускает работу организации, если неясно, как именно ее выполнять. Ваша команда может начать с краткого описания — своего рода доски идей, к которой можно возвращаться.

Кроме того, основная цель charter — выступать формальным документом, который выравнивает ожидания заинтересованных сторон по проекту и закрепляет полномочия. В сравнении с планом эссе, процесс charter включает все релевантные детали, необходимые для завершения проекта. Команда может использовать эти рекомендации, чтобы выявлять потенциальные возражения, сложности и многое другое.

Когда и зачем его создают

Проектные команды разрабатывают charter на этапе инициации. Процесс занимает дни, а не недели. Руководители проектов должны получать его сразу после утверждения и до стартовой встречи. Время важно по нескольким причинам:

• Менеджер проекта может начать формировать команду

• Документ формирует основу для плана управления проектом

• Команды могут подготовиться к эффективной стартовой встрече

• Charter упрощает первичные обсуждения со стейкхолдерами

Ключевые компоненты project charter

Как и любая проектная документация, шаблон Project Charter также следует определенной структуре с ключевыми компонентами. Ниже — основные факторы, которые обеспечивают эффективность проекта:

1. Объем проекта

Объем совместной работы дает вам четко определенные цели, критерии успеха и ожидаемые результаты, за которые отвечает спонсор проекта.

2. Основные цели

Если вы хотите обеспечить согласованность в бизнесе, правильно сформулированные цели должны быть в приоритете при запуске командного проекта.

3. Ключевые заинтересованные стороны

В совместной работе важно определить всех ключевых стейкхолдеров, поскольку к ним относятся члены команды, клиенты, спонсоры и другие.

4. Идентификация рисков

Команды должны учитывать потенциальные риски еще до начала работы, например ограничения бюджета, нехватку ресурсов и другое.

Когда Project Charter используется как стратегия управления проектом, компании с высокой эффективностью показывают результаты в 2.5 раза лучше в достижении своих целей. Кроме того, при четко определенных стейкхолдерах и спонсорах организации могут завершать проекты с уровнем успеха 40%: активно вовлеченные спонсоры дают на 40% больше успешных проектов, чем в организациях с более низкой долей проектов (менее 50%).

Как использовать Xmind для создания полного project charter

Как мы обсудили цели и задачи project charter, вы можете получить такие же подробные ориентиры для своей команды. Чтобы сделать их более наглядными и простыми для понимания, используйте Xmind. Это мощный и отличный инструмент для создания интеллект-карт, который предлагает несколько шаблонов project charter под любые потребности проекта.

Вы можете начать с наброска идей в центре мозгового штурма и использовать ИИ для генерации контента с помощью динамических функций инструмента. Далее эти идеи можно превратить в четкие цели, с которыми согласится вся команда, создав основу проекта. Чтобы упростить сложные задачи, разбивайте их на более простые пункты с помощью функций темы и подтемы. Итак, давайте разберем, как реализовать проект целиком по пошаговому руководству:

Шаг 1. Начните с четкого названия проекта

Сначала войдите на сайт Xmind через аккаунт Google и в главном рабочем пространстве нажмите «New Map», чтобы открыть шаблоны project charter. Выбрав нужный шаблон, нажмите «Central Node» Интеллект-карты и введите название проекта. Затем настройте формат текста через вкладку «Style» на правой панели.

Шаг 2. Определите цели и задачи проекта

Выберите центральный узел и на нижней панели инструментов нажмите «Topic», чтобы создать подкатегории основного названия проекта. После добавления заполните нужные разделы: цель, объем, стейкхолдеры и другие.

Затем задайте им цвет: откройте значок «Show or Hide Style and Format Options» и выберите цвет во вкладке «Color Theme».

Шаг 3. Опишите объем проекта и результаты

После этого начните декомпозировать добавленные цели и задачи через значок «Subtopic» на нижней панели «Action». Такая иерархическая структура придает проекту четкий вид, а усилить ее можно, выбрав определенные задачи и добавив «Boundary».

Шаг 4. Определите стейкхолдеров и их роли

Далее добавьте стейкхолдеров и спонсора, нажав узел «Stakeholder». Теперь нажмите «Subtopic» и добавьте ответственных сотрудников. Затем откройте панель «Add a Marker to Selected Topics» и вкладку «Marker». Здесь выберите отдельных стейкхолдеров, добавьте нужные стикеры «People» и назначьте их конкретным задачам, чтобы зафиксировать роли каждого.

Шаг 5. Управление бюджетом и сроками

В узле «Budget & Resources» оцените, сколько будет стоить весь проект, создав подтему. Затем выберите узлы «Timeline», расширьте заметку подтемами и добавьте нужные сроки проекта, дедлайны и приоритетные задачи. Создавайте связи между задачами через значок «Relationship» на панели действий, чтобы обозначить срочность.

Шаг 6. Проверьте и поделитесь Интеллект-картой project charter

Перед тем как делиться Интеллект-картой со стейкхолдерами, команда может добавить свои комментарии, выбрав «Note» или «Comment» на дополнительной панели. Затем нажмите кнопку «Share» вверху, кликните по полю «Enter Email to Invite» и введите email нужного стейкхолдера. После добавления нажмите «Send Invitations», чтобы открыть совместную работу в реальном времени.

Ресурсы по project charter для быстрого старта

Как эффективно использовать шаблон project charter

Стандартизированный процесс вашей команды опирается на шаблоны, которые фиксируют всю важную информацию. Полный шаблон включает разделы: обзор проекта, объем, сроки, ресурсы, затраты, выгоды, риски, ограничения и допущения. Разные форматы подходят разным методологиям управления проектами:

• Стандартные шаблоны для общего управления проектами

• Шаблоны Six Sigma с назначениями по уровням belt

• Agile-шаблоны для итеративной разработки ПО

• Шаблоны для строительства с разделами затрат по ставкам труда

Команды могут выбирать разные форматы в зависимости от предпочитаемого рабочего процесса.

Реальный пример project charter

Организации могут эффективно использовать этот процесс для выполнения проекта по описанному выше пошаговому руководству по созданию интеллект-карт. Если вам все еще сложно понять, давайте рассмотрим пример project charter для проекта переезда офиса. В этом примере компании нужно определить, какой тип офисного пространства выбрать, где развернуть IT-инфраструктуру и многое другое.

Среди других ключевых целей — завершить переезд по графику, повысить безопасность сети и оптимизировать операционные расходы. В конце спонсоры контролируют выполнение и проверяют, выполнены ли все требования до крайнего срока переезда.

Советы по созданию эффективных project charter в Xmind

Учитывая предыдущий пример project charter, вы можете создать наглядную и совместную Интеллект-карту в Xmind. Ниже несколько советов, которые помогут при создании Интеллект-карты:

1. Вовлекайте правильных стейкхолдеров: С самого начала проекта важно вовлечь нужного спонсора и стейкхолдеров, чтобы проект соответствовал целям и задачам.

2. Ясно и кратко: Лишние детали отвлекают от главной цели, объема и вех, поэтому лучше формулировать все кратко и понятно.

3. Используйте Интеллект-карты: Мы увидели, что визуальное представление командной работы упрощает процесс, поэтому используйте инструменты визуального Картирования Xmind для организации деталей проекта и ролей.

4. Регулярно обновляйте: По мере прогресса обязательно пересматривайте и обновляйте charter, чтобы он оставался надежной опорной точкой.

Заключение

В этой статье мы подробно разобрали Project Charter и его пользу в управлении проектами. Также мы рассмотрели один из лучших инструментов для представления компонентов процесса charter — Xmind.

Мы изучили подробное пошаговое руководство по Xmind и научились создавать Интеллект-карту проекта с помощью его инструментов действий. Используйте готовый шаблон project charter в этом инструменте и начните создавать свой проект.

Часто задаваемые вопросы

Q1. Чем project charter отличается от project plan?

Charter дает разрешение и направление — он авторизует работу и фиксирует на высоком уровне зачем/что/кто. План проекта появляется после утверждения и объясняет, как работа будет выполнена на практике: подробный график, ресурсы, подход к качеству, коммуникации, реакции на риски и контроль изменений.

Q2. Каковы ключевые части project charter?

Думайте о трех блоках: зачем существует проект (бизнес-обоснование, выгоды), что он будет делать (объем и цели верхнего уровня), и кто за что отвечает в каких рамках (полномочия спонсора и PM, ключевые стейкхолдеры, основные вехи, диапазон бюджета и ключевые риски). Делайте каждый раздел кратким, но конкретным — так его легко просматривать и сложно трактовать неверно.

Q3. Насколько детальным должен быть хороший charter?

Ориентируйтесь на 1–3 страницы с самым важным, не уходя в детали исполнения: краткое бизнес-обоснование, четкие цели и критерии успеха, явный список того, что входит и не входит в объем, ключевые вехи и диапазон бюджета, основные роли и главные риски или допущения; все остальное относится к плану управления проектом.