Полное руководство по уставу проекта: советы и визуальное представление

Если ваша компания готовится начать новый проект, но не знает, как лучше всего подойти к его выполнению, попробуйте Устав проекта. Это может быть сложной задачей, если вы не знаете, какие материалы необходимо собрать, как должна быть разделена задача и многое другое. Поэтому, попробовав этот процесс, вы получите четкую дорожную карту каждого компонента проекта.

После постановки четких целей и направлений для проекта вам потребуется эффективный инструмент, который поможет вашей команде визуализировать содержимое. В этой статье мы исследуем различные компоненты и цели процесса устава с примерами. Мы пройдемся по подробному пошаговому руководству о том, как Xmind помогает вам создать полный Устав проекта.

Что такое Устав проекта и почему он важен?

Устав проекта - это как руководство компании, которое точно описывает, о чем должен быть проект, кто должен быть вовлечен и многое другое. Более того, это как документ, который запускает работу организации, если они не понимают, как его следует выполнять. Ваша команда может начать с создания краткого описания, которое будет служить доской идей, к которой можно будет обратиться.

Кроме того, основная цель устава - действовать как официальный документ, который приводит ожидания заинтересованных сторон проекта в соответствие и устанавливает полномочия. В сравнении с планом эссе, процесс устава включает в себя все необходимые детали для завершения проекта. Ваша команда может использовать эти рекомендации для выявления потенциальных возражений, вызовов и многого другого.

Ключевые компоненты

Как для любой документации по проекту, шаблон Устава проекта также следует определенной структуре, включающей ключевые компоненты. Мы предоставили вам эти важные факторы, которые обеспечивают эффективность проекта:

1. Объем проекта: Объем совместной работы предоставляет вам определенные цели, критерии успешности и ожидаемые результаты, которые находятся под ответственностью спонсора проекта.

2. Основные цели: Когда вы хотите обеспечить согласование внутри бизнеса, наличие правильных целей должно быть первоочередной задачей при запуске командного проекта.

3. Ключевые заинтересованные стороны: В совместной работе выявление всех ключевых заинтересованных сторон необходимо для рабочего цикла, поскольку они включают членов команды, клиентов, спонсоров и многое другое.

4. Идентификация рисков: Команды должны быть осведомлены о потенциальных рисках, поскольку они создают основу перед началом работы, таких как ограничения бюджета, нехватка ресурсов и многое другое.

Когда Устав проекта используется как стратегия управления проектом, компании, отличающиеся высокой производительностью, доказали, что достигают своих целей в 2,5 раза лучше. Более того, с определенными заинтересованными сторонами и спонсорами организации могут завершать свои проекты с 40% успешностью, активные спонсоры имеют на 40% больше успешных проектов, чем организации с меньшим процентом проектов (менее 50%).

Как использовать Xmind для создания полного Устава проекта

Как мы обсуждали цели и задачи устава проекта, вы можете достичь тех же подробных инструкций для своей команды. Более того, чтобы сделать их более визуально привлекательными и легкими для понимания, используйте Xmind. Это мощный и отличный инструмент для создания ментальных карт, который предлагает несколько шаблонов устава проекта, удовлетворяющих все потребности вашего проекта.

Вы можете начать с того, чтобы собрать ваши идеи в центре мозгового штурма и использовать AI для генерации контента с помощью динамических инструментов этого посредника. Далее эти идеи могут превратиться в определенные цели, с которыми согласятся все участники, создавая основу для проекта. Чтобы упростить сложные задачи, разделите их на упрощенные пункты с использованием функций темы и подтемы. Давайте теперь узнаем, как выполнить целый проект, следуя этому руководству в шаге:

Шаг 1. Начните с четкого названия проекта

Начните с входа на сайт Xmind с вашей учетной записью Google, а из основной рабочей области выберите опцию «Новая карта», чтобы увидеть шаблоны устава проекта. После выбора нужного, нажмите на «Центральный узел» карты ума и введите желаемое имя проекта. Затем настройте формат текста, используя вкладку «Стиль» в правой панели.

Шаг 2. Определите цели и задачи проекта

Выберите центральный узел, в нижней панели инструментов выберите опцию «Тема», чтобы создать подкатегории основного названия проекта. После добавления напишите желаемую цель, объем, заинтересованные стороны и другие разделы.

Затем окрасьте их, открыв значок «Показать или скрыть параметры стиля и формата» и выбрав цвет во вкладке «Тема цвета».

Шаг 3. Очертите объем проекта и ожидаемые результаты

После этого приступайте к разбиванию всех добавленных целей и задач с помощью значка «Подтема» в нижней панели действий. Эта иерархическая структура придаёт вашему проекту определенный вид, который вы можете улучшить, выбрав определенные задачи и добавив «Границу».

Шаг 4. Определите заинтересованные стороны и их роли

Далее добавьте заинтересованных лиц и спонсора, нажимая на узел «Заинтересованные стороны». Теперь нажмите на значок «Подтема» и добавьте ответственное лицо. Далее приступайте к панели «Добавить маркер к выбранным темам» и откройте вкладку «Маркер». Отсюда нажмите на отдельных лиц, представляющих заинтересованные стороны, добавьте желаемые наклейки «Люди» и назначьте задачи определённым людям для обеспечения ролей всех участников.

Шаг 5. Управление бюджетом и сроками

В узле «Бюджет и ресурсы» оцените, сколько будет стоить весь проект, создавая подтему. Затем выберите узлы «Сроки реализации», расширьте заметку с вытеснителями и добавьте нужные времена проекта, крайние сроки и приоритетные задачи. Создавайте ссылки между задачами, выбирая значок «Отношения» в панели действий, чтобы указать срочность.

Шаг 6. Проверьте и поделитесь ментальной картой Устава проекта

Перед тем как поделиться картой ума с заинтересованными сторонами, команда может добавить свои комментарии на карту ума, выбирая варианты «Заметка» или «Комментарий» из дополнительной панели. Теперь нажмите кнопку «Поделиться» в верхней части, щелкните поле «Введите электронную почту для приглашения» и напишите электронную почту заинтересованного лица. После добавления нажмите кнопку «Отправить приглашения», чтобы предоставить им возможность совместной работы в реальном времени.

Реальный пример Устава проекта

Организации могут эффективно использовать этот процесс для выполнения проекта с вышеупомянутым руководством по шагам создания ментальной карты. Если у вас все еще возникают трудности с пониманием, давайте рассмотрим пример устава проекта на проекте по перемещению офиса. В этом примере компания должна определить, какой тип офисного пространства выбрать, где разместить ИТ-инфраструктуру и многое другое.

Другие ключевые цели включают завершение перемещения по расписанию, обновление сетевой безопасности и оптимизацию эксплуатационных расходов. В итоге, спонсоры будут курировать выполнение и проверять выполнение всех требований до наступления крайних сроков переноса.

Советы по созданию эффективных уставов проектов с Xmind

Учитывая предыдущий пример устава проекта, вы можете создать увлекательную и совместную ментальную карту с помощью Xmind. Вот несколько советов, которые вы можете попробовать преподавать в создании ментальной карты:

1. Вовлекайте правильных заинтересованных лиц: С начала проекта важно вовлекать нужных спонсоров и заинтересованных лиц, чтобы убедиться, что ваш проект соответствует целям и задачам.

2. Чткая и лаконичная: Наличие ненужных деталей может отвлечь внимание от основной цели, объема и основных вех, поэтому всегда лучше оставлять их лаконичными и четкими для работы.

3. Используйте ментальные карты: Мы узнали, что наличие визуального представления работы с командой может упростить задачу, поэтому воспользуйтесь инструментами визуального картирования Xmind, чтобы организовать детали и роли проекта.

4. Регулярно обновляйте: Как только прогресс достигнут, рекомендуется пересмотреть и обновлять устав регулярно, чтобы он оставался надежной точкой отсчета.

Заключение

Эта статья предоставила подробное объяснение Устава проекта и его пользы в управлении проектами. Более того, мы рассмотрели один из великолепных инструментов для представления компонентов процесса устава, и это с помощью Xmind.

Мы рассмотрели подробное пошаговое руководство по Xmind и научились создавать ментальную карту проекта с её действиями. Используйте следующие готовые шаблоны устава проекта этого инструмента и начните создавать ваш проект.