Wie man Aufgaben priorisiert: Visuelle Priorisierung lernen

Warum traditionelle Priorisierungsmethoden scheitern

Mit dem Aufstieg der Fernarbeit und der internen Kommunikation in diesen Unternehmen werden viele Aspekte der Arbeit übersehen, was zu einer Katastrophe führt. Im Jahr 2016 wurde geschätzt, dass 67 % der Priorisierungsstrategien in Organisationen aufgrund fehlender Aufgabenverwaltung scheiterten. Im Jahr 2024 ist dieser Anteil auf 98,2 % gestiegen, wobei sich viele darüber beschweren, wie schwer es ist, Aufgaben zu priorisieren.

Dies führt dazu, dass Mitarbeiter Überstunden leisten und versuchen, ihre Aufgaben neu zu planen. Im traditionellen Sinne verwendeten Menschen verschiedene Priorisierungsrahmen, wie die Eisenhower-Matrix oder die MoSCoW-Methode. Trotzdem scheitern sie oft dabei, zu erkennen, welche Aufgaben wesentlich sind, wie frühere Investitionen zukünftige Entscheidungen beeinflussen und mehr. Dies erforderte eine Änderung der Herangehensweise an die Priorisierung von Aufgaben, was das Motiv dieses Artikels ist.

Die Neurowissenschaft der visuellen Priorisierung (Wettbewerbsvorteil)

Um einen effektiven und organisierten Arbeitsbereich zu schaffen, ist es essentiell, dass Unternehmen die visuelle Priorisierung übernehmen und lernen, wie man Aufgaben priorisiert. Diese Methode lässt komplexe Aufgaben wie leicht zu bewältigende Pflichten erscheinen und verbessert somit die Arbeitsgeschwindigkeit. Laut Forschung an der Stanford University trafen 64 % der Teilnehmer eine sofortige Entscheidung, nachdem sie eine Übersichtskarte der Aufgaben gesehen hatten.

Bei näherer Betrachtung ist das menschliche Gehirn darauf ausgelegt, ein Bild 60.000 Mal schneller zu verarbeiten als Worte, wie eine MIT-Studie berichtet hat. Daher beschleunigt die Übernahme der Kunst der visuellen Priorisierung nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern verbessert auch die Gedächtnisleistung und den Fokus.

Vorteile der räumlichen Gedächtnisleistung

Diese Fähigkeit von Menschen, sich Aufgaben anhand von Bildern oder Diagrammen zu merken und wiederzuerkennen, hilft, die Problemfähigkeiten zu verbessern. In einem organisatorischen Umfeld hilft dieser Typ von Gedächtnis ihnen, die Bedeutung jeder Aufgabe zu verstehen. Lesen Sie die folgenden Punkte und erfahren Sie, wie dies beim Erlernen der „Priorisierung von Aufgaben“ hilfreich ist.

1. Bessere Beziehungen zwischen Aufgaben: Die visuelle Priorisierung umfasst den Einsatz verschiedener Werkzeuge, wie Mind Maps oder Kanban-Tafeln, die helfen, einen Workflow zu erstellen und komplexe Aufgaben zu vereinfachen.

2. Verbesserte Abrufbarkeit: Sie können verschiedene visuelle Elemente hinzufügen, wie Farben für spezifische Informationen, um Benutzern zu helfen, sich an ihre Aufgaben ohne großen Aufwand zu erinnern.

3. Schnelleres Navigieren: Die Verwendung intuitiver visueller Layouts kann Ihr Team dazu bringen, Aufgaben schnell zu finden, was auch die für die Suche verwendete Zeit reduziert.

4. Verbessertes Organisation: Mit räumlichen Werkzeugen können Unternehmen Aufgaben besser nach Position, Farbe oder Dringlichkeit kategorisieren und so Ihrer Gruppe bei der mentalen Organisation helfen.

Einschränkungen von linearen Listen

Im Vergleich zum räumlichen Gedächtnis sind lineare Listen wie traditionelle To-do-Listen, die in einer starren und sequentiellen Reihenfolge dargestellt werden. Diese Listen zwingen das Gehirn dazu, jeden Punkt einzeln zu verarbeiten, was es schwieriger macht, das Konzept bei der Aufgabenvergabe zu begreifen. Weitere Nachteile dieser Listen sind im Folgenden gegeben, was das Erlernen der Priorisierung von Aufgaben erschwert:

1. Verlangsamt Entscheidungen: Wenn das Unternehmen sich mit jedem einzelnen Auftrag beschäftigt, verlangsamt dies erheblich die Entscheidungsfindung.

2. Schwer anzupassen: Lineare Listen erfordern die manuelle Erfassung der Aufgaben, was zu Verwirrung und sogar verpassten Fristen führen kann.

3. Begrenzte visuelle Hinweise: Im Gegensatz zu räumlichen Markern haben lineare Listen keine visuellen Hinweise, die wichtige Arbeiten leicht übersehen lassen.

4. Eingeschränkte Sichtbarkeit für Teams: Wenn Ihr Team an einem Projekt zusammenarbeitet, kann diese Liste teamweite Prioritäten verschleiern, da sie nur persönliche Workflows widerspiegelt.

Xmind Unterscheidungsmerkmale

Wenn Sie ein effektives und herausragendes Werkzeug suchen, das visuelle Priorisierungswerkzeuge verwendet, probieren Sie Xmind und seine kohärenten Funktionen. Gehen Sie durch die folgenden KI-Mind-Mapping-Features, wie dieses Tool Ihnen hilft zu lernen, wie Sie Aufgaben priorisieren:

1. Dynamische Drag-and-Drop-Umpiriorisierung

Xmind verfügt über nahtlose Drag-and-Drop-Funktionen, die es ermöglichen, Aufgaben für Ihre Teammitglieder neu zu organisieren. Wenn eine Aufgabe dringender wird als die andere, können Sie sie in den dringenden Bereich im Mind Map ziehen. Auf diese Weise wird das Team sofort verstehen, dass sich die Priorität verschoben hat, was den Workflow reibungslos gestaltet, ohne Fristen zu verpassen.

2. Farbkodierte Dringlichkeits-Impact-Codierung

Mit den verschiedenen Anpassungsoptionen können Sie Aufgaben mit verschiedenen Farben priorisieren, wie rot für dringend und blau für überhaupt nicht dringend. Darüber hinaus können Sie verschiedene Aufgaben kennzeichnen und rechtzeitige Aufkleber hinzufügen, um dem Team die Dringlichkeit mitzuteilen. Diese visuellen Hinweise helfen Teammitgliedern, kritische Funktionen zu identifizieren, ohne lange Beschreibungen lesen zu müssen.

3. Verfolgbare Echtzeitfortschrittszweige

Einer der besten Wege, um zu lernen, wie man Aufgaben priorisiert, ist, den Fortschritt aller zu verfolgen. Sie können eine Checkliste neben der Aufgabe hinzufügen, die Überstunden erfordert, und überprüfen, ob diese Aufgabe abgeschlossen ist oder nicht. Darüber hinaus kann die ordnungsgemäße Kontrolle über die aktuelle Aufgabe Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleisten.

4. Team-Anmerkungen zu Aufgabenknoten

Wenn das Team eine Frage oder einen Vorschlag hat, kann es wählen, Anmerkungen zu dieser speziellen Aufgabe in verschiedenen Formaten mit einem Link hinzuzufügen. Darüber hinaus bietet Xmind auch Etikettierungs- und Kommentarfunktionen, die einen zerstückelten Kommunikationskanal reduzieren. Das Team kann Aufgaben nahtlos kommentieren, um anderen oder dem Manager über deren Fortschritte oder Probleme zu informieren.

Priorisierungsmethoden: Übliche Techniken und ihre Vor-/Nachteile

Für große Organisationen ist es wichtig, dass sie auf effektive Priorisierung setzen, um Arbeitslasten zu bewältigen und Fristen einzuhalten. Wie besprochen, ziehen die traditionellen Methoden das gesamte Team nach unten und sind zu starr, um sie zu verstehen. Daher wird in diesem Teil auf verschiedene traditionelle Priorisierungsmethoden eingegangen, die Sie durch die Verwendung von Xmind verbessern können, um besser herauszufinden, wie man Aufgaben priorisiert.

1. Eisenhower-Matrix

Diese Matrix oder Rahmen hilft Ihnen, verschiedene Aufgaben in einer kategorisierten Weise von am dringendsten bis überhaupt nicht dringend zu priorisieren. Die 4 Quadranten dieses Rahmens können Ihnen helfen, Ihre Aufgaben gut sortiert zu verwalten und zu organisieren, indem sie Ihrem Team helfen, das Projekt zu verstehen. Daher verwenden Sie zur besseren Visualisierung dieses Konzepts die Xmind-Priorisierungsvorlagen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.

2. ABC-Methode

Ein ABC-Modell ist eine weitere Priorisierungstechnik, die Ihrem Team hilft, sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, bevor es zu anderen Aufgaben übergeht. Sie können das ABC für verschiedene Wichtigkeits- und Dringlichkeitsstufen in einem Projekt verwenden. Um sie visuell ansprechend zu gestalten, verwenden Sie Xmind-Vorlagen, die verschiedene Personalisierungsoptionen wie Aufkleber, Notizen, Etiketten und mehr bieten. Dies erleichtert es Ihrem Team, eine Sache zu erledigen, bevor es zu einer anderen übergeht.

3. MoSCoW-Methode

Mit der Verwendung der MoSCoW-Methode können Manager verschiedene komplexe und technische Projekte mit Leichtigkeit verwalten. Die unterschiedlichen Akronyme symbolisieren unterschiedliche Wichtigkeitsstufen von Aufgaben und Zeiten und geben dem Team Orientierung. Also können Sie die herunterladbaren Vorlagen von Xmind verwenden und verschiedene Links zwischen den Aufgaben hinzufügen, um sie visuell besser zugänglich zu machen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie man Aufgaben mit Xmind priorisiert

Wie Sarah L., eine Projektmanagerin, teilte: „Xmind hat völlig verändert, wie mein Team unsere täglichen Aufgaben priorisiert. Die visuellen Mind Maps machen es mühelos, Prioritäten mit Aufklebern und farbcodierten Dringlichkeitsmarkierungen anzupassen, unseren Workflow zu verbessern und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.“ Dieser Erfolg in der realen Welt unterstreicht, wie die Integration von visuellen Elementen in das Aufgabenmanagement nicht nur die individuelle Effizienz steigern, sondern auch die Teamzusammenarbeit verbessern kann. Hier erfahren Sie, wie Sie eine visuelle Mind Map erstellen:

Schritt 1. Greifen Sie auf das Xmind zu und wählen Sie eine gewünschte Vorlage

Gehen Sie auf die Mind-Mapping-Website in einem Ihrer Browser und loggen Sie sich ein, um auf den Hauptarbeitsbereich zuzugreifen. Klicken Sie hier auf die Option „Neue Karte“, um das Dialogfeld „Neue Karte“ zu öffnen und eine gewünschte Vorlage für Ihr Projekt auszuwählen.

Schritt 2. Wählen Sie ein geeignetes Vorlagen-Skelett und fügen Sie Projektdaten hinzu

Wenn die Vorlage im Bearbeitungsfenster geöffnet ist, drücken Sie das Symbol „Stil- und Formatoptionen anzeigen oder ausblenden“ auf der rechten Seite, um ein Dropdown-Menü zu öffnen. Klicken Sie auf die Registerkarte „Skelett“ und wählen Sie das gewünschte „Mind Map“-Layout für das Projekt. Sobald ausgewählt, fügen Sie alle erforderlichen Details der mobilen Softwaredaten in die Vorlage ein.

Schritt 3. Priorisieren Sie Aufgaben mit Aufklebern

Schreiten Sie voran und öffnen Sie das „Marker zur ausgewählten Thematik hinzufügen“-Panel und wählen Sie verschiedene „Prioritäts“-Aufkleber aus, um Aufgaben mit unterschiedlichen Dringlichkeitsstufen zu versehen.

Schritt 4. Nutzen Sie die Checkliste zur Fortschrittsverfolgung

Jetzt klicken Sie auf die gewünschte Anzahl an Aufgaben aus der Mind Map und wählen das „Aufgaben“-Symbol aus der unteren Symbolleiste. Dadurch wird eine Checkliste hinzugefügt, die Ihr Team überprüfen kann, wann immer die Aufgabe abgeschlossen ist.

Schritt 5. Teilen Sie die Vorlage mit dem Team

Sobald die Mind Map abgeschlossen ist, drücken Sie die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen rechten Ecke, um ein kleines Dialogfeld zu öffnen. Klicken Sie hier auf das Feld „E-Mail eingeben, um einzuladen“ im „Einladen“-Reiter und fügen Sie die E-Mail-Adressen Ihres Teams hinzu. Danach drücken Sie die Schaltfläche „Einladungen senden“, um die Team-Kollaboration und Projektverwaltung zu beginnen.

Fazit

Wenn wir zum Ende kommen, hat dieser Artikel untersucht, warum die traditionellen Priorisierungsmethoden versagen und Ineffizienzen verursachen. Die visuelle Priorisierung bietet einen intelligenteren Weg, um Aufgaben zu verwalten und das Entscheidungsverfahren zu verbessern. Wir haben Ihnen ein umfassendes Mind Maps-Tool vorgestellt, Xmind, das eine dynamische Kante für Echtzeit-Fortschrittsverfolgungsfunktionen bietet. Xmind ist das Werkzeug, das Sie benötigen, um zu lernen, wie man Aufgaben priorisiert, um den Workflow Ihres Teams zu optimieren.

FAQs

F1. Was sind die 4 Stufen der Aufgabenpriorisierung?

Die Quadranten zur Kategorisierung Ihrer Aufgaben sind dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig und weder dringend noch wichtig. Der Eisenhower-Matrix-Rahmen hilft Einzelpersonen und Teams, sich auf kritische Aufgaben zu konzentrieren, um die mit niedriger Priorität zu eliminieren.

F2. Was sind die Schlüsselelemente, die bei der Priorisierung von Aufgaben zu beachten sind?

Bei der Priorisierung von Aufgaben sollten Faktoren wie Dringlichkeit, Auswirkung und Fristen berücksichtigt werden. Die Visualisierung von Aufgaben mit Tools wie Mind Maps oder Kanban-Tafeln kann Klarheit und Effizienz verbessern. Sie müssen die Prioritäten ständig überprüfen, um sich an die sich ändernden Anforderungen anzupassen.

F3. Wie wähle ich die richtige Priorisierungsmethode für meine Bedürfnisse aus?

Sie müssen eine Priorisierungsmethode basierend auf Ihrem Arbeitsablauf und der Komplexität des Projekts wählen. Für einfaches Aufgabenmanagement können Sie die Eisenhower-Matrix verwenden, und für die Team-Kollaboration funktionieren die Kanban-Tafeln gut. Für komplexe Projekte ermöglicht die Übernahme von Mind-Mapping-Tools wie Xmind dem Team einen flexiblen und visuellen Ansatz zur Aufgabenpriorisierung.