Wissensmanagement verstehen - Ein Visualisierungsleitfaden

Wenn eine Organisation klein ist, ist es einfacher, den Mitarbeitern wertvolle Informationen bereitzustellen. Allerdings wird der Arbeitsplatz mit wachsendem Geschäft chaotischer, was zu geringerer Produktivität führt, und das nennt man die verborgene Welt der Unordnung. Laut dem McKinsey-Bericht verbringen Mitarbeiter täglich über 1,8 Stunden mit der Suche und Sammlung von Informationen. Darüber hinaus zeigten die IDC Daten, dass Arbeiter täglich 2,5 Stunden (30 % ihrer Arbeitszeit) damit verbringen, die richtigen Informationen zu suchen.

Diese Misswirtschaft tritt aufgrund des traditionellen textbasierten Wissensmanagements auf, da es Schwierigkeiten hat, praktische Erfahrungen zu erfassen. Mit all der Unordnung können Benutzer zu einer interaktiveren und visuellen Lösung wechseln, die alles an seinen Platz bringt. Dieser Artikel wird die Bedeutung von KMS und visuelle Mind-Mapping-Tools untersuchen, die das Verständnis, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch verbessern können.

Was ist Wissensmanagement (KMS)?

Ein Wissensmanagement-System ist ein technologiegestütztes System, das zeigt, wie Informationen in einer Organisation erfasst, organisiert und weitergegeben werden. Es macht wertvolles Wissen für andere zugänglicher und verbessert das Gesamterlebnis. Darüber hinaus können Benutzer verschiedene Wissensdatenbanken entwickeln und pflegen, regelmäßige Schulungen durchführen und Dokumentenmanagementsysteme implementieren.

Durch die Zentralisierung von Wissen reduziert ein KMS Redundanzen und verbessert Unternehmensdaten, Produktivität und kontinuierliches Lernen. Die Flexibilität stellt sicher, dass Mitarbeiter das System nutzen und effektiv Wissen verwalten können, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Erfolgreiche KMS umfassen außerdem die Aufrechterhaltung von Informationen an einem Ort und lassen nur wenige Initiativen die Arbeitsweise einer Organisation transformieren.

Arten von Wissensmanagement [Umfassend]

Nachdem man die Grundlage dessen versteht, was KMS ist, wird es im Allgemeinen in drei Kategorien unterteilt. Alles Wissen ist wertvoll, aber die folgenden Arten von Wissen können Ihnen helfen, die beste Methode zur Organisation und Weitergabe innerhalb Ihres Unternehmens zu bestimmen:

Standardtypen

1. Explizit: Es ist jene Art des Wissens, die leicht niederzuschreiben und zu teilen ist, da sie alle Informationen enthält, die Sie in klarer Form dokumentieren können, wie Handbücher, FAQs und Monatsberichte. Darüber hinaus ermöglicht dieses Wissen Organisationen, Informationen leicht innerhalb ihrer Teams auszutauschen.

2. Implizit: Implizite Kenntnisse bestehen innerhalb des Prozesses und sind eine praktischere Darstellung von stillschweigendem Wissen. Benutzer gewinnen es oft durch Kontext und zufällige Aktivität, ohne es bewusst zu erlernen, wie aus dokumentierten Diagrammen und Prozessen zum Bedienen eines Softwareprogramms.

3. Still: Tacit sind die aus persönlicher Erfahrung gewonnenen Kenntnisse, die intuitiv verstanden werden, wie Führungsfähigkeiten und Sprache. Es kann schwer zu dokumentieren sein, da Ihr Team mit der Zeit in seinem eigenen Tempo Erfahrung sammelt.

4. Deklarativ: Deklarativ ist wie statisches Wissen, das sich auf ein Thema bezieht und sich auf faktische Informationen bezieht, wie das Gründungsdatum Ihres Unternehmens. Außerdem geht es um Fakten, Daten und Informationen, die sich von prozeduralem Wissen unterscheiden.

Einführung in visuelles Wissen

Alle diese Arten des Wissensmanagements scheinen Papierwissen zu sein und erfordern eine visuelle Darstellung. Die Nutzung visueller Hinweise, wie Bilder, Diagramme, Karten und andere visuelle Werkzeuge, kann helfen, Informationen effektiver zu kommunizieren. Anders als traditionelles textbasiertes Wissen verbessert das visuelle Element das Verständnis der Mitarbeiter für komplexe Konzepte erheblich. Laut Forschung, die von ExplodingTopics erstellt wurde, können unsere Gehirne visuelle Informationen 60.000-mal schneller verarbeiten als Text.

Der Wissensmanagement-Prozess: Von der Erfassung bis zur Anwendung

Im Laufe der Zeit hat sich Wissen zu einem strukturierteren Ansatz entwickelt, der sich auf das Sammeln, Organisieren und Anwenden konzentriert. Um dies besser zu verstehen, ist der folgende umfassende Prozess des Wissensmanagements, den Ihr Unternehmen in seinen Arbeitsbereich implementieren kann, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen:

A. Entdeckung

Der erste Schritt des Prozesses besteht darin, Wissen zu suchen, das für die Ziele des Unternehmens nützlich ist. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle gespeicherten Informationen ein Wissenswert sind und dass unnötige Daten herausgefiltert werden müssen. Darüber hinaus wird oft wichtiges Wissen übersehen, wie eine spezialisierte Routine oder ein häufig verwendetes Verfahren. Mit einer solchen Entdeckung können Sie die Daten nutzen, um Muster, Trends und Korrelationen innerhalb großer Datensätze zu identifizieren.

B. Wissenserfassung

Wenn das Wissen entdeckt ist, können Sie mit dem Sammeln beginnen, aber das ist eine herausfordernde Aufgabe. Die verschiedenen Arten von Wissen haben ihr eigenes Dokumentationsverfahren und erfordern eine unterschiedliche Handhabung. Es ist auch wichtig zu ermitteln, welche Daten wichtig sind und was ihre Quellen sind, wie Dokumente, Mitarbeitererfahrung und andere externe Forschung. Sie können es auch versuchen, indem Sie Interviews, Aufzeichnungen und mehr durchführen.

C. Indexierung/Organisation

Es ist immer ein zeitsparender Prozess für Mitarbeiter, wenn alle Kenntnis und Informationen in organisierter Form sofort verfügbar sind. Bedeutung von KMS erklärt, wie Sie Informationen beschreiben, klassifizieren und kategorisieren. Ein Index von Informationen, den Sie abrufen, wiederverwenden und mit Ihren Teammitgliedern, Mitarbeitern, Kunden und mehr teilen können. Die Strukturierung von Wissen umfasst Datenbanken, Tag-Systeme und Klassifizierungsrahmen.

D. Wissensbewertung

Einer der kritischsten Schritte des Wissensmanagements ist der Bewertungsprozess. Wenn Ihr Unternehmen Zusammenarbeit, Innovation und mehr fördern möchte, dann ist die Sicherstellung der gesammelten Daten und des Wissens entscheidend. Dies bedeutet auch, dass Sie die Informationsquellen verifizieren und brauchbar machen müssen. Unternehmen können automatische Validierungsfunktionen implementieren, die regelmäßig die Informationen von verschiedenen internen Experten überprüfen.

E. Verteilung/Teilen

Nach der Validierung ist das Teilen der Daten mit anderen der nächste Schritt und das macht es direkt für alle oder spezifisches Personal zugänglich. Durch eine zentrale Datenbank oder eine Plattform zum Teilen können Sie Informationen an potenzielle Mitarbeiter und Abteilungen liefern und leicht verteilen. Es ist außerdem wichtig, dass der Manager oder Teamleiter regelmäßig ermutigt und Daten teilt, um über die neuesten Versionen und Variationen informiert zu bleiben.

F. Anwendung

Der letzte Schritt im Wissensmanagement ist die Anwendung, die die Nutzung des gesammelten Wissens im Unternehmen umfasst, um die Effizienz zu steigern, Geschäftsabläufe zu verbessern und strategische Aufgaben zu erledigen. Verschiedene Organisationen profitieren auch von einer solchen aktiven Anwendung von Informationen, um Geschäftshindernisse zu bewältigen und Unternehmensprozesse zu optimieren.

Herausforderungen im Wissensmanagement und wie sie zu überwinden sind

Die Definition von was ist Wissensmanagement spricht auch mehrere Hindernisse und Faktoren an, die den Wissensaustausch und die Anwendung behindern. Die folgenden sind einige der häufigsten Herausforderungen in KMS:

1. Mangel an Informationsaustausch: In vielen Organisationen ist Wissen oft in Abteilungen gefangen, was eine Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinaus verhindert. Mit einer solchen Misswirtschaft und dem Mangel an Bereitstellung der richtigen Informationen könnten Mitarbeiter ohne spezifisches Fachwissen gehen.

2. Veraltete Systeme: Die Mehrheit der Unternehmen verlässt sich auf veraltete Wissensmanagement-Tools, die es an Suchfähigkeit und Navigation mangelt. Dies entmutigt sehr das Bedürfnis der Mitarbeiter, Informationen zu nutzen und zu teilen.

3. Schwierigkeiten mit tacitem Wissen: Mitarbeiter durchlaufen mehrere Jahre Erfahrung und besitzen wertvolle Kenntnisse. Diese Informationen sind jedoch schwer in einem Dokumentenformat zu erfassen und effektiv mit anderen zu teilen.

4. Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderung: Einige Mitarbeiter könnten Widerstand gegen die Einführung neuer Wissensmanagement-Systeme zeigen. Dies ist immer auf die Unvertrautheit oder den Mangel an Anpassung an die Veränderungen zurückzuführen.

5. Informationsüberlastung: Eine weitere Herausforderung, die in KMS entsteht, ist die überladene und unstrukturierte Information. Dies erschwert den Mitarbeitern das Finden relevanten Wissens, was zu Zeitverschwendung führt.

Lösungen durch Visualisierung: Eine effiziente KMS-Lösung

Um jede Herausforderung zu bewältigen, nutzen Sie visuelle Kartierung, da sie die Informationen zugänglicher, ansprechender und umsetzbarer machen kann. Eine der besten Möglichkeiten, diese Probleme visuell anzugehen, ist die Verwendung eines effektiven Mind-Mapping-Tools. Gehen Sie die folgenden Funktionen durch, die ein Visualisierungswerkzeug bietet:

1. Visuelle Hinweise: Versuchen Sie, visuelle Karten wie Mindmaps, Konzeptdiagramme und Zeitpläne zu verwenden, um Daten über Abteilungen hinweg zu verbinden. Dies gewährleistet nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, ohne sich zu verlieren.

2. Durchsuchbare Daten: Interaktive Dashboards, KI-gestützte durchsuchbare Hubs und Filterung können die Suchfähigkeit und Organisation erheblich verbessern. Damit wird es einfacher, nach den richtigen Informationen zu suchen, und die Mitarbeiter erhalten stets aktuelle Kenntnisse.

3. Wissensdarstellung: Im Fall von nicht aufnehmbaren Daten können Unternehmen Videotutorials und Wissensgrafiken verwenden, um das Fachwissen der Mitarbeiter zu dokumentieren. Außerdem erleichtert diese Lösung im Wissensmanagement die Entscheidung, welche Maßnahmen zu ergreifen und welche nicht zu ergreifen sind.

4. Leicht verständliche Daten: Sie können visuelle Dashboards und hierarchische Mindmaps verwenden, um komplexe Daten in strukturierte, leicht verständliche Formate zu organisieren. Dadurch werden sie schneller verständlich, was ansonsten schwer zu verstehen sein könnte.

5. Benutzerfreundlicher Arbeitsbereich: Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Einführung zu erleichtern, besteht darin, benutzerfreundliche und visuell intuitive Werkzeuge zu verwenden, die den Widerstand verringern und das Lernen ansprechender machen. Dies kann die Nutzung von Brainstorming-Hubs beinhalten, in denen jeder mitwirken und seine Gedanken teilen kann.

Wie Xmind das Wissensmanagement unterstützt

Im Wissensmanagement (KMS) ist eines der am meisten empfohlenen Mind-Mapping-Tools, das Sie verwenden können, Xmind. Seine großartigen KI-Funktionen machen die Informationen strukturierter, zugänglicher und visuell ansprechender. Mit seinen neuesten Fortschritten können Sie das Wissen in ein handhabbareres Format umwandeln, also gehen Sie die folgenden Funktionen durch, die es zu bieten hat:

Mind Mapping zur Wissensaufnahme

Sie können auf bis zu 10 verschiedene Kategorien von Skeletten mit über 54 Stilen für die Mind-Mapping zugreifen, die es Ihnen ermöglichen, Ideen leicht zu visualisieren. Dies erleichtert das Sammeln und Organisieren von Informationen aus verschiedenen Quellen. Darüber hinaus sparen diese Zeit bei der Strukturierung und unterstützen eine bessere Präsentation des Karteninhalts.

Visualisierung komplexer Konzepte

Mit seinem intuitiven Design hilft Xmind, komplexe Themen in klare und miteinander verbundene Visualisierungen, wie Farbthemen, Hintergrundfarbe, fortgeschrittene Layouts und mehr, aufzuschlüsseln. Benutzer können auch KI-Unterstützung nutzen, um Ideen zu entwickeln und komplexe Begriffe zu erklären. Mit den Auto- und On-Demand-Modi können Sie eine schnelle Brainstorming-Sitzung in einem strukturierten Format abhalten.

Benutzerdefinierte Vorlagen für Effizienz

Benutzer können vorgefertigte Vorlagen verwenden, um die Dokumentation zu vereinfachen und so Konsistenz und Effizienz in den Wissensverwaltungsprozessen sicherzustellen. Dieses Tool ist mit einer umfangreichen Sammlung von Vorlagen ausgestattet, die auf verschiedene Visualisierungselemente zugeschnitten sind. Ob Sie einen Geschäftsplan erstellen oder Wissen verteilen, es gibt eine perfekte Wissensmanagement-Vorlage für jeden Bedarf.

Einfaches Browsen mit effektiver Organisation

Die Durchsuchen- und Anzeigefunktionen dieses Mind-Mapping-Tools ermöglichen es Ihnen, zuverlässig zu navigieren und nach zuverlässigen Daten zu suchen. Mit der Nutzung von Themenfilterung können Benutzer spezifisches Wissen nach verschiedenen Kriterien isolieren, wie Thema, Notizen, Labels und mehr. In Bedeutung von KMS gibt es eine riesige Menge an Daten, sodass die Entfaltung in Unterkategorien helfen kann, alles prägnant zu halten.

Exportoptionen für nahtloses Teilen

Teilen ist der bedeutendste Schritt in KMS, und Xmind bietet Echtzeit-Zusammenarbeit und Exportoptionen. Wenn Sie mehrere Vorlagen teilen möchten, versuchen Sie, einen Link per E-Mail zu senden oder ihn in verschiedenen Formaten wie PDF, PNG, Markdown und mehr zu exportieren. Beim Teilen können Manager Passwörter festlegen, um sicherzustellen, dass keine Änderung oder kein Druck vertraulicher Informationen durchgeführt wird.

Fazit

Traditionelle textbasierte Systeme im KM-Bedeutung kämpfen oft damit, stilles Wissen und sich entwickelnde Informationsbedürfnisse zu verwalten. Deshalb bietet Ihnen dieser Artikel verschiedene Herausforderungen in diesem Management und bietet ein viel besseres visuelles Mapping-Tool. Mit den Mapping-Funktionen von Xmind können Sie nahtlose Visualisierung, Zusammenarbeit und einfache Zugänglichkeit von Daten in Sekunden erreichen. Sie sollten nicht warten und seine Funktionen selbst ausprobieren.