Schlüsselelemente der Projektverfolgung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Es ist für ein Unternehmen leicht, die gesamte Entwicklung zu verlieren, wenn es nicht weiß, in welche Richtung sein Projekt steuert und wer welche Rolle ausübt. Um eine solche Katastrophe zu vermeiden, verwenden Organisationen Projektverfolgung, wann immer sie eine neue kollaborative Arbeit beginnen.

Mit einer solchen Strategie können Manager oder Teamleiter die Arbeit aller im Auge behalten, ohne etwas zu übersehen. Lassen Sie uns diesen Artikel durchgehen und mehr darüber erfahren, wie man ein Projekt verfolgt und seine wesentlichen Komponenten.

Warum traditionelle Projektverfolgung moderne Teams scheitern lässt?

Mit modernen Fortschritten und neuen Strategien wird offensichtlich, dass traditionelle Methoden der Projektverfolgung in modernen Begriffen versagen. Laut dem jährlichen globalen Index von Asana verfehlen etwa 26% der Unternehmen jede Woche ihre Fristen. Darüber hinaus, wie eine andere Studie berichtet, scheitern etwa 72,5% der Projektmanager daran, den vereinbarten Projektzeitplan einzuhalten, und über 58,7% halten ihr Budget nicht ein.

Kognitive Einschränkungen traditioneller Gantt-Diagramme

Die traditionellen Gantt-Diagramme basieren auf linearen Aufgaben, die ein schrittweises Handbuch darstellen, das ein Unternehmen zum Start eines Projekts verwenden kann. In den letzten Jahren gab es jedoch verschiedene Behauptungen über seine Relevanz, und einige Organisationen haben aufgehört, diese Technik zu verwenden. Um zu erfahren, warum das so ist, schauen Sie sich die folgenden Einschränkungen dieses Diagramms an:

1. Lineares Denken vs. nicht-lineare Projektrealitäten: Dieses Diagramm folgt einem strikt linearen Muster, das möglicherweise keine realen Projektverschiebungen und nicht-linearen Abhängigkeiten einschließt. Dadurch können falsche Erwartungen in der Arbeitsumgebung entstehen, was es dem Team erschwert, sich an solche Änderungen anzupassen.

2. Ablenkung der Aufmerksamkeit bei Informationsüberlastung: Ein Gantt-Diagramm kann komplexe Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitpläne der Projekte überlappen. Darüber hinaus kann ein solches überladenes visuelles Diagramm noch mehr Verwirrung stiften, was die Priorisierung von Aufgaben erschwert.

3. Kontextverlust in der Zusammenarbeit: Obwohl sich das Diagramm auf die Aufgabenplanung konzentriert, fehlt es an der Verfolgung der Projektdetails. Wenn Sie mit einem großen Team arbeiten, wird es schwierig, über das verlorene Material zu kommunizieren.

Wenn Sie die Komplexitäten und Einschränkungen eines Gantt-Diagramms überwinden möchten, versuchen Sie, einen visuelleren Ansatz zu verwenden. Studien haben gezeigt, dass sich das Gedächtnis einer Person durch die Verwendung von Mind-Mapping-Tools um „-” verbessert. Xmind ist eines dieser fortschrittlichen Map- und Projektverfolgungs-Tools, die Ihre Kreativität steigern, nahtloses Projektmanagement bieten und mehr.

Schlüsselfaktoren effektiver Projektverfolgung und wie Xmind helfen kann

Sie könnten das Gefühl haben, dass es herausfordernd ist, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen, aber das muss nicht so sein, wenn Sie wissen, was Sie tun. Dieser Teil liefert Ihnen die Schlüsselelemente der Projektverfolgung, damit Ihr Team weiß, wo es beginnen soll. Darüber hinaus werden wir das ausgezeichnete Mind-Mapping-Tool Xmind behandeln und wie es Benutzern beim Verfolgungsprozess helfen kann:

1. Klare Ziele setzen

Bevor ein Projekt gestartet wird, sollte sich ein Unternehmen in erster Linie darauf konzentrieren, klare Ziele zu formulieren, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Dies kann Ihr Team während des gesamten Projekts leiten, welche Prioritäten gesetzt werden sollen, welche Richtung eingeschlagen werden und mit welchen Rückschlägen sie konfrontiert werden können. In diesem Szenario können Sie die Projektverfolgungsvorlagen von Xmind verwenden und dann Ideen in seinem Brainstorming-Hub entwickeln. Darüber hinaus kann die AI-Copilot-Funktion gewünschte To-Do-Listen erstellen, die auf Ihre Ziele abgestimmt sind.

2. Kommunikationsplan

In der Projektverfolgung ist eine klare Kommunikationslinie zwischen den Mitgliedern entscheidend für eine reibungslose Ausführung. Ein strukturierter Kommunikationsplan legt jeden Aspekt des Projekts für das Team dar, ohne Missverständnisse und Verzögerungen zu erzeugen. Sie können in Echtzeit mit Ihren Teams und Stakeholdern zusammenarbeiten, indem Sie das Mind-Mapping-Tool verwenden. Es bietet mehrere Freigabeoptionen, wie zum Beispiel das Teilen von Projekten über einen Link oder eine E-Mail, um das Feedback aller organisiert zu halten.

3. Erstellen Sie eine Projektverfolgunge-Outline

Ein weiteres wichtiges Element effektiver Teamarbeitsverfolgung ist die Erstellung eines soliden Umrisses, der sicherstellt, dass alle Aufgaben, Fristen und Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Mit einem klaren Umriss können Teamleiter den Fortschritt überwachen, ohne etwas zu überladen. Die Teams können das intuitive Xmind nutzen, um Aufgaben einfach zu verschieben, Prioritäten zu aktualisieren und mehr, ohne die gesamte Struktur zu stören. Sie können verschiedene Marker und Tracking-Timer verwenden, um jede Aufgabe im Umriss zu verfolgen.

4. Projektausführung

Die Projektausführung ist der Schritt, bei dem Ihr Team jede Aufgabe im Umriss in detailliertere Schritte zerlegen muss. Stellen Sie auch sicher, dass alles fair verteilt ist und dass die Ressourcen- und Budgetgrenzen berücksichtigt werden. Mit Xmind können Benutzer Arbeitsablaufdiagramme erstellen, die sie in Echtzeit verfolgen können. Es gibt viele Projektverfolgungsvorlagen, die Sie in diesem Tool finden und mit verschiedenen Anpassungsoptionen erweitern können.

5. Überprüfung und Verbesserungen

Am Ende der Projektverfolgung können Manager und Stakeholder ein Überprüfungstreffen mit dem Team einplanen, um auf die Fehler hinzuweisen. Dies vermeidet Verzögerungen beim Projekt und lässt Ihrem Team die gewünschten Korrekturen vornehmen. Dafür verwenden Sie die Kommentierungs- und Notizfunktionen des Tools, um das Problem der zuständigen Person aufzuzeigen. Manager können Checklisten hinzufügen, die sie beim Abschluss ausfüllen können.

Wie Xmind die Projektzyklen um 34% für eine Marketingkampagne reduzierte

In Marketingkampagnen stehen die Menschen vor mehreren Herausforderungen im Zusammenhang mit Projektzyklen, wie Inkonsistenzen, langsame Ausführung und mehr. Um solche Probleme effizient zu bewältigen, nutzen Menschen das verlässliche Xmind-Projektmanagement-Tool, das sich als fähig erwiesen hat, Projektzyklen um 34% zu reduzieren. Jetzt lassen Sie uns auf andere Schmerzpunkte schauen, denen Marketingfirmen gegenüberstehen und lernen, wie Xmind die ultimative Lösung ist.

Schmerzpunkt 1. Unklare Projektziele

Eines der häufigsten Probleme in einem Projektzyklus sind vage und nicht übereinstimmende Ziele ohne klare Route zum Verschieben von Prioritäten. Daher verwenden Sie die Projektverfolgungsvorlagen und anpassbare Grundrisse von Xmind, um unnötige Visionen auf dem Projekt zu vermeiden. Diese enthalten Logikdiagramme, Mindmaps, Fischgräten und mehr, um alles visuell zu strukturieren.

Schmerzpunkt 2. Ineffiziente Planung

Traditionelle Projektplanung ist ein ineffektiver Ansatz für ein Unternehmen, da es sie zu verpassten Fristen und unrealistischen Zeitplänen und Budgets führt. In diesem Fall können Sie das Mind-Mapping-Tool verwenden, um jeden Aspekt Ihres Projekts in klare Ziele, Umfang, Kosten, Aufgaben und mehr zu organisieren. Machen Sie sie auch leicht verständlich, indem Sie Marker und persönliche Sticker hinzufügen.

Schmerzpunkt 3. Inkonsistente Verfolgung

Verschiedene Marketingkampagnen verlassen sich auf manuelle Updates und unzuverlässige Tools zur Verfolgung des Projektfortschritts, was zu Fehlern führt. Wenn Sie diesen Kopfschmerz vermeiden möchten, probieren Sie die Tracking-Funktionen von Xmind aus, wie Checklisten, Echtzeit-Updates und mehr.

Schmerzpunkt 4. Schlechte Kommunikation

Mit einem großen Team aus Stakeholdern, Mitgliedern und Führungskräften ist es leicht, die Kommunikationslinie zu verlieren. Deshalb, um unnötige Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden, verwenden Sie dieses Tool als zentrale Kommunikationsplattform. Hier können Sie mit Notizen, Kommentaren und anderen Optionen Projektverfolgung durchführen, um die gute Ausführung des letzten Projektzyklus sicherzustellen.

Schmerzpunkt 5. Verwirrende Rollen- & Aufgabenverteilung

Wenn Ihr Team nicht genau weiß, welche Rolle sie im Projektzyklus haben, kann dies zu Überlappungen bei Verantwortlichkeiten, verlorenem Verantwortungsbewusstsein und Verzögerungen bei Aufgaben führen. Eine der besten Lösungen ist die Verwendung des Xmind-Tools, das Projektverfolgungsvorlagen bietet, die Sie anpassen und die Aufgaben jedes Einzelnen in klaren Worten mit visuellen Hinweisen ausarbeiten können.

Projektverfolgungsvorlage

Nachdem Sie nun die verschiedenen Projektmanagement-Funktionen von Xmind durchgegangen sind, lernen wir, wie Sie diese Tools an einem realen Arbeitsbeispiel mit Schritten durchführen. Das Folgende ist der Schritt-für-Schritt-Leitfaden, der herunterladbare Vorlagen bietet, die den Anforderungen Ihres Projekts entsprechen:

Schritt 1. Vorlage für klare Zielsetzung

Gehen Sie zunächst auf die Xmind-Website in Ihrem Browser und melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an, um auf den Hauptbildschirm zuzugreifen. Klicken Sie hier auf die Option „Neue Karte“ und wählen Sie eine gewünschte Vorlage, um zu beginnen. Geben Sie im Bearbeitungsfenster das Thema Ihres Projekts in den zentralen „Knoten“ ein und verzweigen Sie sie in umsetzbare Aufgaben mithilfe der Symbole „Thema“ und „Unterthema“.

Schritt 2. Planung und Phasen der Rollenzuteilung

Erweitern Sie danach die Hauptverzweigungen des Themas weiter, indem Sie das Symbol „Unterthema“ in der unteren Menüleiste wählen, um jeden sekundären Knoten zu planen. Wenn das erledigt ist, öffnen Sie das Menü „Marker zu ausgewählten Themen hinzufügen“ auf der rechten Seite und greifen Sie auf die Registerkarte „Marker“ zu. Wählen Sie nun geeignete „Personen“-Symbole und fügen Sie sie verschiedenen Aufgaben hinzu, um es jedem Mitglied leicht verständlich zu machen.

Schritt 3. Überwachung von Aufgaben

Um alles im Blick zu behalten, wählen Sie die wichtigen Aufgaben aus und fügen Sie ihnen das Symbol „Aufgabe“ hinzu, damit andere aktiv überprüfen können, wann die Aufgabe abgeschlossen ist. Fügen Sie danach in derselben „Marker“-Registerkarte auf dem rechten Panel geeignete Marker wie darüberlegen, Priorität, Aufgabe und Stern zu Aufgaben hinzufügen, um verschiedene Dringlichkeitsstufen zu zeigen.

Schritt 4. Überprüfen des finalen Projekts

Weitergehend können Teamleiter durchgehen und Fehler oder fehlende Teile aufzeigen, indem sie „Notizen“ und „Kommentare“ hinzufügen. Wenn Sie sie zu bestimmten Aufgaben hinzufügen, schreiben Sie das Feedback, wenn ein Popup-Bildschirm erscheint.

Schritt 5. Teilen mit Stakeholdern

Teilen Sie schließlich die finalisierte Version der Mindmap, indem Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ oben rechts klicken, um ein kleines Dialogfeld zu öffnen. Drücken Sie hier das Feld „E-Mail eingeben, um einzuladen“ und geben Sie die gewünschten E-Mail-Adressen ein. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Einladungen senden“ und lassen Sie die Stakeholder diese überprüfen.

Häufig gestellte Fragen

Q1. Was sind die häufigen Fehler in der Projektverfolgung und wie kann man sie vermeiden?

Einige der häufigsten Fehler in der Projektverfolgung sind inkonsistente Updates, unklare Ziele und schlechte Kommunikation. Um all diese Fehler zu vermeiden, muss ein Unternehmen ein kollaboratives Tool verwenden, in dem Ihr Team als eines arbeiten und seine Projekte kontinuierlich verfeinern kann.

Q2. Wie wähle ich das richtige Projektverfolgungs-Tool aus?

Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool auswählen, müssen Sie verschiedene Funktionen berücksichtigen, wie AI-Automatisierung, geeignete Projektverfolgungsvorlagen, Echtzeit-Tracking und mehr. Mit diesen Funktionen kann Ihr Projektteam einen pünktlichen Fortschritt mit klaren Zielen und Kommunikationslinien sicherstellen.

Q3. Wie kann Xmind die Projektverfolgung verbessern?

Xmind hat sich als das beste und meistempfohlene Tool in diesem Artikel erwiesen, da es mehr als nur einfache Management-Tools bietet. Benutzer können den Brainstorming-Hub erkunden, den AI-Copiloten verwenden, um Ideen zu generieren, und in Echtzeit miteinander zusammenarbeiten.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Erfolg einer Organisation davon abhängt, wie sie ein Projekt angeht, welche Ziele, Ressourcen, Budgets, Planung und mehr sie haben. Wenn sie diese Schlüsselelemente des Projektmanagements nicht klären können, kann dies zu einer Katastrophe führen. Dieser Artikel lieferte Ihnen statistische Beweise dafür, dass traditionelle Projektverfolgung ein schlechter Ansatz für ein Unternehmen ist. Wir haben daher die visuellen Mind-Mapping-Funktionen von Xmind untersucht.

Mit den fortschrittlichen Mapping- und Kollaborationsmöglichkeiten dieses Tools können Benutzer strukturierte Ziele erstellen, Aufgaben zuweisen und Fortschritte auf derselben Plattform verfolgen. Erforschen Sie seine weiteren Funktionen noch heute und bringen Sie Ihr Unternehmen an die Spitze.