Comment rédiger de bons comptes-rendus de réunion avec Xmind ?

Prendre de bonnes notes de réunion est une compétence essentielle à acquérir au travail, car ces points importants consignés sont un résumé des discussions de la réunion passée que vous et votre équipe pouvez réviser plus tard. De plus, savoir prendre de bonnes notes de réunion rapidement pendant et après la réunion démontre une forte professionnalisme et productivité.

Aujourd'hui, parlons de comment prendre des notes de réunion impressionnantes avec Xmind facilement ! Notez également que notre équipe vient de lancer XMind.works, l'édition web de Xmind, rendant encore plus facile la prise de notes de réunion. Sur la page web de XMind.works, vous pouvez vous connecter aux services de stockage personnel (Dropbox/Google Drive/OneDrive) afin de créer une nouvelle carte mentale ou éditer celles existantes avec Xmind, n'importe où et n'importe quand. Toutes les fonctionnalités fonctionnent exactement comme la version de bureau donc il n'y aura pas de difficultés d'apprentissage !

Qu'est-ce qui Fait de Bonnes Notes de Réunion ?

De bonnes notes de réunion ne doivent pas seulement être un compte rendu des réunions passées, mais doivent également présenter un flux logique clair tout au long de la discussion. Le but des notes de réunion est de faciliter les participants ainsi que les absents. Les participants utilisent le résumé pour se rappeler des discussions de la réunion et préciser certains objectifs commerciaux et actions de la prochaine étape. Les absents reçoivent les notes de réunion pour connaître le thème principal et la discussion de la réunion et être mis à jour au même niveau que les participants.

Ainsi, les points suivants font de bonnes notes de réunion :

• Rédiger avec un flux logique clair

Les réunions se composent d'interactions et de discussions. Si vous enregistrez tout chronologiquement, les notes de réunion risquent de devenir très désordonnées. Ainsi, l'essentiel est de prendre les points clés de chaque intervenant et de les résumer en un schéma logique clair, rendant vos minutes plus lisibles.

• Notes complètes avec des points forts

Des notes de réunion complètes sont plus que bienvenues, mais dans la plupart des cas, les points forts sont également importants. Des points forts significatifs attirent l’attention des lecteurs et leur font gagner du temps en leur évitant de lire les notes complètes, et ceux-ci sont particulièrement utiles lors de la présentation des minutes à votre responsable occupé. Il est recommandé d'utiliser des puces lors de la prise de notes de réunion.

• Avoir une conclusion pour guider la prochaine réunion

Si un plan d'affaires futur ou une action est décidé lors de la réunion, alors une conclusion doit inclure une instruction claire de qui est responsable et de quoi faire ensuite. Cependant, une conclusion n’a pas toujours besoin d’être une action définitive car dans de nombreux cas, il n’y a pas de conclusion/action à la fin de la réunion. L'équipe peut avoir atteint un certain accord ou non et attendra la prochaine réunion pour reprendre. Il est crucial alors d'enregistrer ce progrès comme la conclusion finale de la réunion précédente pour qu’il guide la suivante.

• Inclure les informations basiques

Dates, lieu, participants. Les informations de base peuvent être facilement ignorées mais sont très nécessaires à conserver comme un enregistrement.

Comment Enregistrer avec une Haute Efficacité & Productivité ?

Se Préparer Avant la Réunion

• Comprendre le contexte et le but/thème de la réunion à venir

Une réunion efficace (entre ou dans les départements) a généralement un thème/objectif spécifié et des sujets de discussion. Par conséquent, comprendre le thème global et les tâches d'une réunion à l'avance vous donne plus de contrôle sur le contenu de la réunion et le processus de prise de notes.

Il est également utile lorsque les participants commencent à s'écarter du sujet, vous pouvez rappeler la tâche/le but principal en temps opportun.

• Bien connaître les participants

Pour ces réunions à plus grande échelle et plus importantes, il est nécessaire d'étudier les informations des participants clés s'ils vous sont inconnus, facilitant le processus de prise de notes.

• Organiser et prévisualiser les documents liés à la réunion avant qu’elle ne commence

S'il y a un document à discuter pendant la réunion, il est préférable de faire des recherches de fond, d'organiser et de prévisualiser quelques pages ou diapositives pour vous familiariser avec le contenu principal qui sera discuté lors de la réunion.

Utiliser Xmind pour Prendre des Notes de Réunion

• Utiliser la structure & se concentrer sur les points clés pour construire un flux logique

En vous habituant à la manière dont Xmind fonctionne, vous remarquerez qu'il n'est pas nécessaire de prendre des notes mot par mot mais d'utiliser plutôt la structure intégrée (carte mentale). Le modèle de structure logique existant vous permet d’avoir plus de temps pour réfléchir, organiser et saisir les idées centrales et la structure logique des intervenants pour composer un résumé de réunion cohérent et structuré.

• Utiliser la fonction Audio pour prendre des notes et sauvegarder les discussions

La fonction Audio dans Xmind s'avère particulièrement pratique lorsqu'il s'agit de capturer des informations orales lors de réunions ou d'autres activités. En insérant une note audio dans n'importe quelle boîte de sujets, le preneur de minutes n'a pas à s'inquiéter de manquer un point lors de la discussion rapide, mais peut prendre le temps d'écouter l’enregistrement audio et de le transcrire en texte après la réunion.

Comment Réorganiser les Notes de Réunion ?

• Groupé par Tâches

• Groupé par Intervenants

Comme nous l'avons mentionné dès le début, Xmind a lancé son édition web - XMind.works ! Elle peut être utilisée à tout moment et n'importe où avec un navigateur, rendant la prise et le partage de vos notes de réunion beaucoup plus faciles. Voyez un exemple ci-dessous - cette édition web fonctionne exactement comme celle de bureau, essayez-la dès maintenant !