Como Melhorar a Sua Equipa de Trabalho Remoto com Xmind e Mais

A produtividade é ameaçada para trabalhadores remotos, que muitas vezes se sentem frustrados quando a comunicação não é eficaz. Para gestores ou líderes, o isolamento pode surgir quando a sua equipa não está alinhada. Produtividade e eficácia são sempre um foco para indivíduos e equipas. Então, como cooperamos e trabalhamos juntos, mesmo quando estamos separados?

Tracy Ring, escritora e especialista em marketing, observa tendências no local de trabalho e compartilha insights de mais de 10 anos de experiência diversificada em RH, gestão de projetos, funções administrativas. Ela oferece sugestões práticas para líderes de equipas remotas, incluindo software e princípios, leia mais abaixo.

O ano passado viu uma das mudanças mais fundamentais para o trabalho remoto na história da economia empresarial global, uma tendência que provavelmente continuará — pelo menos em alguma medida — em 2021. Em média, 76 por cento dos funcionários que mudaram para o trabalho remoto foram tão produtivos em casa quanto eram no local de trabalho antes da COVID (às vezes mais), com base em uma pesquisa de 2020 do Boston Consulting Group. No entanto, em termos de tarefas colaborativas, 56 por cento desses funcionários foram menos produtivos em casa.

Dois dos principais fatores contributivos que a BCG identificou na raiz deste problema de colaboração foram a falta de conexão da equipa e o acesso insuficiente a ferramentas virtuais de trabalho. Como gerente remoto, você é responsável por garantir que a sua equipa WFH ainda possa se conectar e comunicar, mesmo à distância. Felizmente, plataformas digitais tornam essa tarefa mais fácil, então considere investir nas ferramentas abaixo para maximizar a colaboração, otimizar o fluxo de trabalho eficiente e aumentar a produtividade.

Embora o trabalho em equipa remoto possa ser eficaz e bem-sucedido, também é um desafio para muitos trabalhadores que estão acostumados a estar no local. Na verdade, 87 por cento dos funcionários concordam que um eventual retorno ao escritório é importante para a colaboração em equipa e construção de relacionamentos, de acordo com uma pesquisa PwC. No entanto, até que seja seguro retornar ao escritório em tempo integral, um software de mapeamento mental online pode fortalecer e simplificar o trabalho em equipa.

Software como o Xmind funciona como uma sessão de brainstorming virtual que permite que a sua equipa crie diagramas e fluxogramas, partilhe ficheiros, organize dados em apresentações e transforme ideias em projetos colaborativos. As melhores interfaces de mapeamento mental também oferecem um quadro branco online para simular a sensação visual e táctil de uma sessão de brainstorming presencial.

Empregar Soluções de Automação do Fluxo de Trabalho

Quando os funcionários estão sob a pressão de expectativas pouco claras ou processos de fluxo de trabalho ineficazes, isso pode provocar uma resposta de luta ou fuga na sua equipa, de acordo com a psicóloga clínica e consultora de liderança executiva Dra. Natalia Peart. A luta ou fuga, explica ela, pode levar a estresse crônico e ansiedade ao longo do tempo, dificultando a concentração, a priorização e a gestão do seu fluxo de trabalho diário.

Isso também pode prejudicar o bem-estar físico dos membros da sua equipa, o que poderia ainda mais inibir seu desempenho e engajamento, continua a Dra. Peart. De acordo com especialistas em saúde, o estresse crônico pode causar problemas como diabetes tipo 2, hipertensão arterial, doenças cardíacas, asma, dores de cabeça, desequilíbrios digestivos ou depressão. A sua equipa não pode ter um desempenho em alta capacidade se o bem-estar deles estiver em risco.

Para combater o estresse e todos os impactos negativos, garanta que os seus processos e expectativas sejam transparentes para a sua equipa remota. Uma solução de automação do fluxo de trabalho pode aliviar o estresse de sistemas mal geridos ou desorganizados. Com este tipo de ferramentas, os funcionários podem automatizar e-mails, eventos de calendário, gerenciamento de projetos ou lembretes de prazos, chats de equipa e outras tarefas internas — tudo a partir de uma plataforma integrada. Isso facilita a otimização, o monitoramento e a priorização do fluxo de trabalho sem fazê-lo manualmente — tudo resultando em menos estresse e em funcionários remotos mais felizes e saudáveis.

Consulte esta lista para encontrar uma opção que funcione para sua equipa.

Aproveitar as Comunicações por Vídeo

A ausência de interação física numa equipa remota pode levar a falhas de comunicação, o que, em última análise, prejudica a confiança, explica o jornal SN Applied Sciences. Meios de comunicação virtual baseados em áudio ou texto (ou seja, telefone, e-mail, mensageiros de chat) nem sempre fornecem as dicas não verbais significativas que a comunicação presencial faz. Esta falta de contexto pode resultar em mal-entendidos ou desconfiança, segundo a pesquisa.

Em vez de se basear na comunicação digital como e-mails e chats, apoie-se em conferências por vídeo. Apesar da prevalência da “fadiga de Zoom”, peça a todos que mantenham o vídeo ligado. Se a sua equipa protestar, aponte para a ciência por trás dos benefícios das reuniões por vídeo. Ver uns aos outros torna mais fácil interpretar as nuances visuais da linguagem corporal, expressões faciais, contato visual e outros maneirismos sutis que a comunicação de voz ou digital não proporciona.

Considere algumas regras para incentivar/melhorar reuniões baseadas em vídeo:

• Torne as reuniões uma zona sem críticas. Trabalhadores remotos não precisam apresentar-se de uma certa forma ou ter o cenário perfeito para ligar o vídeo.

• Peça para as pessoas esperarem 10 segundos depois que alguém fala para contar os atrasos de áudio inevitáveis. Se quiser adicionar algo ou intervir, levante a mão.

• Use o botão de mudo em todos os momentos. A menos que seja uma discussão, se as pessoas não estiverem apresentando ou falando, devem estar no mudo. A maioria das plataformas de videoconferência permite desmutar com a barra de espaço.

Esta mudança global massiva para o trabalho remoto aumentou as ameaças de cibersegurança em indústrias e setores empresariais durante a COVID-19. Em 2020, sozinho, a Divisão Cibernética do FBI relatou até 4.000 queixas de ciberataques por dia — um aumento de 400 por cento desde antes da pandemia. Além disso, 90 por cento das violações de dados resultam de erro humano devido a redes inseguras, senhas ou credenciais do sistema, relatam os Laboratórios Kaspersky.

Em outras palavras, as violações podem ocorrer quando inúmeros membros da equipa precisam usar as mesmas informações de login a partir de vários locais diferentes. No entanto, você pode minimizar o risco de essas credenciais serem perdidas ou roubadas com um gerenciador de senhas virtual. Esta ferramenta encripta as suas informações de login, permite controlar quem pode acessar arquivos ou registros sensíveis e ajuda a recuperar senhas de forma segura se alguém estiver bloqueado de uma conta.

Não importa por quanto tempo mais você gerenciará uma equipa WFH — seja uma situação temporária ou uma solução permanente — essas ferramentas digitais podem contribuir para enormes ganhos em produtividade, comunicação, eficiência, colaboração e bem-estar geral. A tendência de trabalho remoto veio para ficar e as inovações tecnológicas facilitam a gestão.

Tracy Ring é escritora freelancer e especialista em marketing de conteúdo que trabalha com organizações para criar conteúdos envolventes. Ela adora escrever sobre a interseção da saúde mental e as tendências no local de trabalho. Tracy traz uma perspectiva real à sua escrita a partir de mais de 10 anos de experiência diversificada, incluindo RH, gestão de projetos, relações com clientes e administração. Você pode conectá-la pelo LinkedIn ou Twitter.

Não Negligencie a Segurança no Gerenciamento de Senhas

Esta mudança global massiva para o trabalho remoto aumentou as ameaças de cibersegurança em indústrias e setores empresariais durante a COVID-19. Em 2020, sozinho, a Divisão Cibernética do FBI relatou até 4.000 queixas de ciberataques por dia — um aumento de 400 por cento desde antes da pandemia. Além disso, 90 por cento das violações de dados resultam de erro humano devido a redes inseguras, senhas ou credenciais do sistema, Laboratórios Kaspersky relatam.

Em outras palavras, as violações podem ocorrer quando inúmeros membros da equipa precisam usar as mesmas informações de login a partir de vários locais diferentes. No entanto, você pode minimizar o risco de essas credenciais serem perdidas ou roubadas com um gerenciador de senhas virtual. Esta ferramenta encripta as suas informações de login, permite controlar quem pode acessar arquivos ou registros sensíveis e ajuda a recuperar senhas de forma segura se alguém estiver bloqueado de uma conta.

Melhor Conduza a Sua Equipa WFH para Aumentar a Produtividade

Não importa por quanto tempo mais você gerenciará uma equipa WFH — seja uma situação temporária ou uma solução permanente — essas ferramentas digitais podem contribuir para enormes ganhos em produtividade, comunicação, eficiência, colaboração e bem-estar geral. A tendência de trabalho remoto veio para ficar e as inovações tecnológicas facilitam a gestão.

Tracy Ring é escritora freelancer e especialista em marketing de conteúdo que trabalha com organizações para criar conteúdos envolventes. Ela adora escrever sobre a interseção da saúde mental e as tendências no local de trabalho. Tracy traz uma perspectiva real à sua escrita a partir de mais de 10 anos de experiência diversificada, incluindo RH, gestão de projetos, relações com clientes e administração. Você pode conectá-la pelo LinkedIn ou Twitter.