Principais 5 dicas e truques do Xmind para colaboração remota

O trabalho remoto foi uma tendência acelerada em 2015, e neste ano voltou com um aumento repentino em resposta ao COVID-19.

A XMind é uma equipa pequena mas ágil, com colegas a trabalhar tanto em casa como no estrangeiro. As reuniões online ocorrem em diferentes locais, e até em diferentes fusos horários. Como podemos avançar juntos ao mesmo ritmo e aproveitar ao máximo os colegas? Conversámos com vários colegas e combinamos a experiência da 37Signals para uma colaboração remota mais eficaz.

Como o trabalho remoto nos beneficia?

Antes de começar, vamos dar uma olhada de perto nos dois lados do trabalho remoto e por que ele se torna uma opção com mais apoiantes.

Para o empregado, o remoto traz:

Menos tempo de deslocação, mas horário de trabalho independente e flexível;

Poupança em aluguer e podes trabalhar na cidade que gostas;

Para o empregador, o remoto oferece:

Mais diversidade de talentos com barreiras geográficas mais baixas;

Menos custos e menor consumo de tempo;

Uma melhoria na operabilidade da equipa;

Aproveitar ao máximo o remoto exige que os empregados sejam profissionais, com capacidade de gestão de projetos, progressos periódicos, em vez de supervisão constante.

Trabalhar remotamente na XMind é sobre alta Independência e Autodisciplina juntamente com fortes habilidades de comunicação e colaboração. Estes 2 elementos são a base de como o trabalho remoto funciona na XMind. (Além disso, também estamos abertos para posições remotas, clique aqui para verificar.)

Uma Sobreposição em Tempo Real para o Trabalho

Palavra-chave: Comunicação Assíncrona; Sobreposição em Tempo Real;

A comunicação assíncrona sugere que não podes esperar uma resposta imediata após enviar uma mensagem, e isso acontece frequentemente em offshore, e o atraso pode causar mal-entendidos ou comunicação extra e repetitiva.

Uma das falhas do remoto é que a maioria das equipas acaba fazendo muito trabalho de compensação para cobrir a ineficiência resultante de desvios devido à falta de colaboração em tempo real. A falta de comunicação constante resulta em horas de trabalho adicionais.

A sobreposição em tempo real oferece uma solução para a comunicação assíncrona. Ela oferece um período específico de colaboração em tempo real e permite que os membros da equipa pré-agendem horários para discussões pessoais e em grupo.

Palavras & Dicas da XMind

Definir e identificar problemas de dentro para fora antes de selecionar ferramentas e estratégias. A sincronização é crucial. Por exemplo, ao lidar com um problema, tens de saber de onde vem, em vez de puxar os colegas imediatamente para a sala de reuniões. Se for um problema externo, vai e resolve o externo primeiro, depois atualiza e confirma a informação interna.

Descobre e confirma a sobreposição em tempo real para a equipa;

Notifica toda a equipa se um membro tirar folga por um dia;

Espaço de Trabalho sem Distrações

Palavra-chave: Espaço de Trabalho Dedicado; Vestir-se Adequadamente;

Imagina trabalhar na mesa da sala de jantar, significa que cada vez que comes, podes precisar de afastar o computador, cadernos, e colocar a comida, talheres, depois de terminar, limpar a mesa e mover de volta os itens de trabalho, e repetir para a próxima refeição.

É por isso que um espaço de trabalho dedicado é importante. Wifi rápido, uma mesa que seja apenas para trabalho e uma cadeira confortável implicam um melhor humor para trabalhar. Estas são algumas fotos dos nossos colegas.

Trabalhar remotamente sugere que podes ficar no quarto quase o dia todo, e usar pijamas parece ser tentador. No entanto, vestir algo que não seja para a cama indica ao teu cérebro que é hora de trabalhar. Podes usar t-shirts, calças, hoodies, até um vestido elegante, se achas que aumenta a tua produtividade. Além disso, seria super-embaraçoso se uma reunião por vídeo surgir de repente e estiveres de pijama.

Trabalhar na cama também faz com que entres facilmente em um estado sonolento, se não estiveres doente ou se não ficaste acordado até tarde, resiste à tentação de qualquer lugar que te permita deitar ou relaxar quando estás a trabalhar, especialmente porque a maioria das pessoas raramente se torna mais produtiva na cama.

Palavras & Dicas da XMind

Mudar de papel ajuda a entrar facilmente no clima de trabalho. Não suporto trabalhar de pijama. Por favor, evita qualquer lugar onde possas deitar-te. Embora confortável, realmente ficas sonolento facilmente. Constrói um espaço de trabalho dedicado, com boas infraestruturas e deixa as distrações de lado, como jogos de vídeo, gatos e cãezinhos, etc.;

Mantém a tua mesa organizada e coloca apenas as necessidades de trabalho;

Certifique-se de que a Equipa está na Mesma Página

Um dos pontos importantes sobre a colaboração remota é a divisão da carga de trabalho e o estabelecimento de marcos. Trabalho em equipe é sobre lutar juntos. Quando se trata de coordenação e divisão de carga de trabalho, teremos que falar sobre planeamento, desmembramento e gestão de diferentes tarefas.

De acordo com o livro Remote, o gestor precisa saber os recursos para completar o projeto, saber quais e onde estão os atrasos e podem ocorrer, ser criativo em questões-chave e ser capaz de dividir a tarefa atual e atribuí-la à pessoa certa. O gestor precisa garantir que os problemas do fluxo de trabalho sejam mínimos.

Também é importante decompor claramente a tarefa em um projeto, permitindo que os membros conheçam a situação e o progresso, entendam o que e onde estão, aumentando assim significativamente a participação e o autoconhecimento.

Na XMind, o Diretor de Produto planeia e lista as próximas funcionalidades, problemas melhorados e bugs para diferentes produtos de cada trimestre e informa os departamentos envolvidos. Cada departamento faz planos, discute as próximas versões e fornece feedback em conformidade, de outra forma, todos têm melhor compreensão de dentro e fora da equipe.

Na execução da tarefa, um laço completo e fechado junto com planeamento, execução e feedback de tarefas é significativo. Os gerentes de produto usam ferramentas de documentação online para escrever documentos claramente, criar questões no GitLab, definir marcos e prazos, e atribuir tarefas aos membros relacionados da equipe.

Quando uma tarefa é concluída, é entregue para a próxima pessoa/equipe envolvida no GitLab. Quanto à parte da codificação, o código será submetido e revisado antes da fusão. O laço é claro e eficiente, e os participantes têm clareza sobre as tarefas atuais e futuras.

Palavras & Dicas da XMind:

Liste todos os problemas e resolva-os adequadamente. Não importa quando podem ser riscados. Apenas foque-se em fazer um de cada vez, e eliminar o último sempre me surpreende todas as vezes.

Um passo de cada vez. Não sou uma pessoa multitarefa e prefiro fazer as coisas uma a uma. Para mim, gostaria de separar comunicação e escrita. Estou concentrado quando estou a escrever.

Certifique-se de que todos na equipe têm as informações necessárias;

Desmembre as tarefas e atribua aos membros da equipe com base em forças e fraquezas;

Defina marcos críticos para a equipe;

Certifique-se de que a equipa está na mesma página e que as linhas de comunicação estão sempre abertas;

Comunicação Eficaz é a Chave

Palavra-chave: Preparação; Documentação; Prioridade;

Falámos sobre como uma sobreposição em tempo real ajuda com a comunicação assíncrona e garante que a equipe sabe onde estão. Mas quando se chega à comunicação "real", pode haver algumas partes que precisam da sua atenção.

Prepare-se Antes de Falar

A comunicação é sobre transmitir ou trocar informações, e uma comunicação eficaz é aquela em que o palestrante organiza as ideias claramente e transmite ou expressa a informação com detalhes completos.

Falando sobre organizar ideias, isso é XMind: ZEN. Antes da reunião, podes visualizar e organizar as tuas ideias na XMind. Isso ajuda-te a manter-te organizado na entrega e a tornar o conteúdo claro o suficiente para ser entendido.

Este é um exemplo de como o marketing se prepara para uma entrevista com o designer.

Defina Prioridade

Faça um plano para hoje e defina a prioridade, depois tome ações adicionais. Use telefones ou ferramentas de comunicação em tempo real ao lidar com questões urgentes.

Palavras & Dicas da XMind

A Técnica Pomodoro é meu tipo atualmente. Trabalho por meia hora, faço uma pequena pausa. Permite-me ficar mais concentrado e aliviar meus olhos.

Anote ou faça um mapa mental para a discussão que se avizinha na reunião de grupo. Certifique-se de que todos recebam e compreendam as informações necessárias;

Cuide do seu tom e escolha de palavras na comunicação, especialmente porque digitar pode levar a mal-entendidos;

Uma documentação cuidadosamente escrita ajuda os membros da sua equipe a conhecerem o projeto de dentro para fora;

Adoramos as Ferramentas de Apoio (não apenas XMind)

A comunicação eficaz vem com ferramentas de apoio, e gostaríamos de compartilhar algumas ferramentas que usamos em nosso trabalho.

XMind: ZEN: relatório semanal, divisão e gestão de tarefas, apresentação.

Zoom: Reuniões online, compartilhamento de tela;

GitLab: Armazenamento de código, colaboração em documentos, rastreamento e resolução de bugs;

Melhor Remoto. Você não está sozinho.

XMind: ZEN (Desktop & Mobile) oferece 30% de desconto para todos. O remoto é uma oportunidade e um desafio para todos. Desejamos que a XMind possa ajudar-te a descobrir, manter e melhorar a tua produtividade, onde quer que estejas.

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