Подробное руководство по созданию структуры распределения ресурсов

Будь то планирование мероприятия, управление строительным проектом или запуск продукта, эффективная организация ресурсов жизненно важна для достижения наилучших результатов. В противном случае сроки проекта могут быть задержаны, члены команды могут быть перегружены, или бюджет может быть превышен без четкой видимости кто и что делает.

Так как управление ресурсами может делать или ломать успех проекта, структуры разбивки ресурсов (RBS) вступают в игру, чтобы избежать недопонимания и запланировать всё, что есть под рукой. Если вы недавно назначены менеджером проекта, вы должны изучить это руководство, обдумывая, что означает RBS и как плавно распределить ресурсы проекта.

Понимание структуры разбивки ресурсов (RBS)

Прежде всего, структура разбивки ресурсов (RBS) относится к систематическому списку ресурсов, необходимых для выполнения и реализации полного цикла проекта. Она предоставляет всесторонний обзор человеческих или неживых ресурсов, необходимых для завершения проекта.

Кроме того, RBS предлагает стратегическую структуру для максимального использования ресурсов и минимизации потерь, чтобы улучшить общую эффективность проекта. Вкратце, это похоже на иерархическую диаграмму, которая делит потребности в ресурсах проекта на управляемые компоненты, как это обсуждается ниже:

Финансовые ресурсы: это наиболее важная часть проекта, и она должна контролироваться и отслеживаться для его финансового здоровья, избегая превышения бюджета.
Временные ресурсы: Управление временем является еще одним важным аспектом распределения ресурсов, который включает в себя установление сроков и создание временной шкалы для каждой фазы проекта. Более того, это включает разработку детальных графиков и отслеживание этапов, чтобы гарантировать, что проект остается в рамках запланированного времени.
Человеческие ресурсы: Такие категории ресурсов распределяются на основе экспертизы и компетенций работников, чтобы подтвердить, что необходимые навыки назначены правильным задачам.
Информационные ресурсы: После выполнения распределения человеческих ресурсов, базы данных и информационные системы делятся, которые могут быть использованы в принятии решений, планировании и реализации. Это включает в себя отраслевые отчеты и доступ к специализированному программному обеспечению, избегая риска недопонимания среди заинтересованных сторон и повседневных работников.
Материальные ресурсы: Это материальные предметы, необходимые для выполнения проекта, такие как станочные инструменты, поставки и строительные материалы. В дополнение к этим физическим предметам, материальные ресурсы включают в себя распределение физических пространств для перемещения и хранения этих материалов, обеспечивая их своевременную доступность.

Применение RBS в реальном мире

Шаблон структуры разбивки ресурсов был важен для успеха многих крупномасштабных проектов, и мы решили упомянуть некоторые из них подробно. Читая об этих реальных случаях и их описаниях, вы получите ясное представление о RBS и его неоспоримой важности:

1. Проект Crossrail (Соединенное Королевство)

Crossrail - железнодорожная линия через Лондон, который был самым сложным проектом, поскольку это был один из крупнейших инфраструктурных проектов в Европе. На начальном этапе эта линия столкнулась с многочисленными проблемами, включая множество заинтересованных сторон, сложные тоннели и превышение бюджета.

Однако с помощью RBS было установлено точное управление ресурсами для координации с заинтересованными сторонами и контроля затрат. Также сообщается, что этот проект столкнулся со значительным увеличением бюджета, но RBS помогает снизить риски, отслеживать зависимости ресурсов и управлять неожиданными задержками.

2. Реконструкция Сиднейского оперного театра

Как объект культурного наследия, Сиднейский оперный театр прошел крупномасштабную реконструкцию для модернизации объектов, таких как модернизация пространств для представлений. Проектные менеджеры использовали структуру разбивки ресурсов для распределения консультантов по культурному наследию, строительных материалов и современных инженерных материалов, таких как освещение и акустика.

Доклады утверждают, что этот проект был завершен без компромиссов в отношении знаковости здания, так как RBS значительно помог объединить старые и новые элементы. Хотя он сталкивался с многими трудностями, такими как суровая погода и изменения в дизайне со стороны политических лидеров, ему потребовалось 14 лет, чтобы завершить его без бюджетных ограничений, все благодаря RBS.

3. Проект расширения Панамского канала

Этот проект, известный как Проект третьего набора шлюзов, представлял собой монументальную задачу, направленную на увеличение пропускной способности канала и предоставление возможности для прохода более крупных судов. Это был самый сложный проект когда-либо, поскольку он включал строительство массивных комплекс шлюзов и масштабные раскопки с водосберегающими бассейнами.

Однако, RBS помогает, разделяя труд, оборудование и материалы на категории на основе географического расположения, обеспечивая каждое этап необходимыми ресурсами на месте. Таким образом, расширение Панамского канала было завершено в 2016 году и увеличило глобальную грузовую пропускную способность.

Справочник по созданию вашего собственного RBS

Чтобы создать собственную структуру разбивки ресурсов, вы должны попробовать Xmind AI, чтобы ускорить процесс, сосредотачиваясь на каждой детали. С его помощью вы можете использовать заранее разработанный шаблон структуры разбивки ресурсов вместо того, чтобы разрабатывать его с нуля. Примечательно, что он оснащен функцией AI Copilot, которая помогает вам генерировать идеи и четко определять цели проекта, гарантируя, что ничего не будет пропущено.

Этот облачный инструмент для разметки разума может помочь вам координировать задачи, отслеживать прогресс и обновлять заинтересованных лиц с помощью актуальной информации. Для этого он облегчает обмен проектами RBS, будь то отправка приглашений по электронной почте, встраивание ссылок, публикация в интернете или установка прав доступа.

Более того, пользователи могут настроить внешний вид RBS из всех аспектов, чтобы он выглядел визуально согласованным и презентабельным для властей через режим презентации. Чтобы разработать RBS с помощью хорошо оформленного шаблона, вы должны следовать следующим инструкциям и рационализировать поток работы:

Шаг 1. Создание новой карты с использованием шаблонов Xmind

Получите доступ к Xmind AI онлайн с помощью предпочитаемого браузера и создайте учетную запись для продолжения. Через панель инструментов нажмите кнопку “New Map” в правом верхнем углу и выберите ваш любимый шаблон из раздела “Project and Management”. Как только вы выберете шаблон из панели “New Map”, вас перенаправят на другой экран для процесса редактирования.

Шаг 2. Включите текстовую информацию в существующие текстовые блоки

На предварительно просмотренном шаблоне дважды нажмите на текстовый блок и введите детали вашего проекта с помощью клавиатуры. Затем нажмите на иконку “Notes” на плавающей панели инструментов и добавьте детали о вашем проекте в виде собственных сносок.

Шаг 3. Вставьте внешние ссылки в данные

Помимо добавления заметок, используйте нижнюю плавающую панель инструментов, чтобы нажать на иконку “Link” или используйте сочетание клавиш “CTRL + K” для вставки URL-ссылки внешних источников информации.

Шаг 4. Введите числовые данные с уравнениями

Чтобы добавить числовые данные в раздел бюджета вашего проекта, щелкните на значок “Equation” на нижней панели. Нажмите клавишу “Enter”, чтобы добавить другую подтему и сделать карту RBS более полной.