Как повысить уровень вашей удаленной команды с помощью Xmind и других инструментов

Производительность находится под угрозой для удаленных работников, которые часто чувствуют разочарование, когда коммуникация неэффективна. Для менеджеров или лидеров изоляция может стать проблемой, когда их команда не на одной волне. Производительность и эффективность всегда являются фокусом для людей и команд. Так как же мы сотрудничаем и работаем вместе, даже когда находимся врозь?

Трейси Ринг, писатель и маркетолог, наблюдает за трендами рабочего места и делится инсайтами из более чем 10 лет разнообразного опыта в HR, управлении проектами и административных ролях. Она предлагает практические рекомендации для лидеров удаленных команд, включая программное обеспечение и принципы, далее читайте ниже.

В прошлом году наблюдались одни из самых значительных переходов на удаленную работу в истории мировой бизнес-экономики, тенденция, которая, вероятно, сохранится, по крайней мере, в некоторой степени, в 2021 году. В среднем, 76 процентов сотрудников, перешедших на удаленную работу, были столь же продуктивными дома, как и на месте до COVID (иногда даже более), согласно опросу 2020 года от Boston Consulting Group. Однако в отношении совместных задач 56 процентов этих сотрудников дома были менее продуктивными.

Два основных фактора, которые BCG идентифицировала как корень этой проблемы сотрудничества, были недостаток связи в команде и недостаточный доступ к виртуальным рабочим инструментам. Как удаленный менеджер, вы отвечаете за обеспечение возможности вашего WFH команды поддерживать контакт и общаться, даже издалека. К счастью, цифровые платформы делают эту задачу проще, поэтому советуем инвестировать в инструменты ниже, чтобы максимизировать сотрудничество, оптимизировать эффективный рабочий процесс и повысить производительность.

Хотя удаленная работа в команде может быть эффективной и успешной, это также вызов для многих сотрудников, которые привыкли работать на месте. Согласно опросу PwC, 87 процентов сотрудников согласны, что возвращение в офис важно для сотрудничества и построения отношений в команде. Однако до тех пор, пока не будет безопасно вернуться в офис на полную ставку, программное обеспечение для создания онлайн-карт мышления может укрепить и упростить командную работу.

Программное обеспечение, как, например, XMind, функционирует как виртуальная сессия мозгового штурма, позволяя вашей команде создавать диаграммы и диаграммы, обмениваться файлами, организовывать данные в презентации и превращать идеи в совместные проекты. Лучшие интерфейсы для создания карт мышления также предлагают онлайн-доску, чтобы имитировать как визуальные, так и тактильные ощущения от сессии мозгового штурма в офисе.

Используйте решения автоматизации рабочих процессов

Когда сотрудники находятся под давлением нечетких ожиданий или неэффективных рабочих процессов, это может вызвать реакцию борьбы или бегства в вашей команде, объясняет клинический психолог и консультант по лидерству Dr. Natalia Peart. Она объясняет, что борьба или бегство могут привести к хроническому стрессу и тревожности со временем, что усложняет фокусирование, расставление приоритетов и управление ежедневным рабочим процессом.

Это также может повредить физическому благополучию ваших сотрудников, что может еще больше помешать их производительности и вовлеченности, продолжает Dr. Peart. Согласно экспертам в области здравоохранения, хронический стресс может вызывать такие проблемы, как диабет 2 типа, высокое кровяное давление, сердечные болезни, астма, головные боли, расстройства пищеварения или депрессия. Ваша команда не может работать на высокую мощность, если их благополучие под угрозой.

Чтобы бороться со стрессом и всеми его негативными последствиями, убедитесь, что ваши процессы и ожидания прозрачны для удаленной команды. Решение по автоматизации рабочего процесса может облегчить стресс от плохо управляемых или дезорганизованных систем. С помощью таких инструментов сотрудники могут автоматизировать электронные письма, события в календаре, напоминания о сроках или проектах, командные чаты и другие внутренние задачи - все с одной интегрированной платформы. Это облегчает оптимизацию, мониторинг и расставление приоритетов в рабочем процессе без ручной работы, что приводит к уменьшению стресса и более счастливым и здоровым удаленным сотрудникам.

Обратитесь к этому списку, чтобы найти вариант, подходящий для вашей команды.

Используйте видео-коммуникации

Отсутствие физического взаимодействия в удаленной команде может привести к недопониманию, что в конечном итоге подрывает доверие, объясняет журнал SN Applied Sciences. Аудио или текстовые виртуальные коммуникационные каналы (например, телефон, электронная почта, мессенджеры) не всегда предоставляют важные невербальные подсказки, которые дает личное общение. Этот недостаток контекста может привести к недоразумениям или недоверию, согласно исследованию.

Вместо того чтобы полагаться на цифровую связь, такую как электронная почта и чат, опирайтесь на видеоконференции. Несмотря на распространенность "усталости от Zoom", попросите всех оставлять видео включенным. Если ваша команда протестует, укажите на науку, стоящую за преимуществами видеовстреч. Видя друг друга, легче интерпретировать визуальные нюансы языка тела, выражения лица, зрительного контакта и других тонких манер, которые отсутствуют в голосовой или цифровой коммуникации.

Рассмотрите несколько правил для поощрения/улучшения видеовстреч:

• Сделайте встречи зоной без осуждений. Удаленным работникам не нужно представлять себя определенным образом или иметь идеальный фон для веб-камеры, чтобы включить видео.

• Просите людей подождать 10 секунд после того, как кто-то говорит, чтобы учесть неизбежные задержки аудио. Если вам бы хотелось что-то добавить или вмешаться, поднимайте руку.

• Всегда используйте кнопку выключения звука. Если это не дискуссия, те, кто не представляет или не говорит, должны быть отключены. Большинство видеоконференций позволяет размунизироваться, нажав пробел.

Эта массовая глобальная смена на удаленную работу усилила киберугрозы в различных отраслях и бизнес-секторах во время COVID-19. Только в 2020 году Киберуправление ФБР зафиксировало до 4000 жалоб на кибератаки в день - увеличение на 400 процентов по сравнению с началом пандемии. Более того, 90 процентов утечек данных происходят из-за человеческой ошибки из-за небезопасных сетей, паролей или системных учетных данных, сообщает Kaspersky Labs.

Другими словами, утечки могут происходить, когда многочисленные члены команды должны использовать одинаковую информацию для входа с разных мест. Однако вы можете минимизировать риск потери или кражи этих данных с помощью виртуального менеджера паролей. Этот инструмент шифрует ваши данные для входа, позволяет контролировать, кто может получить доступ к важным файлам или записям, и помогает безопасно восстанавливать пароли, если кто-то не может войти в аккаунт.

Как долго бы вы ни управляли WFH командой - будь то временная ситуация или постоянное решение - эти цифровые инструменты могут способствовать огромным достижениям в производительности, коммуникации, эффективности, сотрудничестве и общем благополучии. Тренд удаленной работы здесь, чтобы остаться, и технологические инновации делают управление легче.

Трейси Ринг - внештатный писатель и маркетолог содержимого, который работает с организациями для создания интересного контента. Она любит писать о пересечении психического здоровья и трендов на рабочем месте. Трейси привносит в свои работы жизненную перспективу, основанную на более чем 10-летнем разнообразном опыте, включая HR, управление проектами, работу с клиентами и административные роли. Вы можете связаться с ней на LinkedIn или Twitter.

Не забывайте о безопасности управления паролями

Эта массовая глобальная смена на удаленную работу усилила киберугрозы в различных отраслях и бизнес-секторах во время COVID-19. Только в 2020 году Киберуправление ФБР зафиксировало до 4000 жалоб на кибератаки в день - увеличение на 400 процентов по сравнению с началом пандемии. Более того, 90 процентов утечек данных происходят из-за человеческой ошибки из-за небезопасных сетей, паролей или системных учетных данных, сообщает Kaspersky Labs.

Другими словами, утечки могут происходить, когда многочисленные члены команды должны использовать одинаковую информацию для входа с разных мест. Однако вы можете минимизировать риск потери или кражи этих данных с помощью виртуального менеджера паролей. Этот инструмент шифрует ваши данные для входа, позволяет контролировать, кто может получить доступ к важным файлам или записям, и помогает безопасно восстанавливать пароли, если кто-то не может войти в аккаунт.

Лучше управляйте вашей WFH командой для повышения производительности

Как долго бы вы ни управляли WFH командой - будь то временная ситуация или постоянное решение - эти цифровые инструменты могут способствовать огромным достижениям в производительности, коммуникации, эффективности, сотрудничестве и общем благополучии. Тренд удаленной работы здесь, чтобы остаться, и технологические инновации делают управление легче.

Трейси Ринг - внештатный писатель и маркетолог содержимого, который работает с организациями для создания интересного контента. Она любит писать о пересечении психического здоровья и трендов на рабочем месте. Трейси привносит в свои работы жизненную перспективу, основанную на более чем 10-летнем разнообразном опыте, включая HR, управление проектами, работу с клиентами и административные роли. Вы можете связаться с ней на LinkedIn или Twitter.