Понимание основы внедрения OKR в бизнесе

Вы когда-нибудь представляли, что вы как-то могли бы улучшить процесс постановки целей с помощью визуализации? Представьте себе способ, который может не только предложить четкую дорожную карту, но и предоставить измеримые шаги для отслеживания вашего прогресса. OKR, Цели и ключевые результаты, не является новым термином для постановки профессиональных целей. На самом деле, это хорошо известная методология постановки целей, которая направляет компании в установлении правильных целей.

Согласно исследованию, около 95% сотрудников компании не осведомлены о планах роста своего работодателя. Вот почему, с помощью OKR, ваша компания может достичь своих бизнес-целей, не застревая на этапе выполнения. Давайте узнаем больше о том, почему эта стратегия важна, о её основных принципах и о том, как вы можете повысить их наглядность.

Что такое OKR?

OKR выделяется своей 2 основными компонентами, которые помогают индивидууму или команде устанавливать четкие цели и отслеживать конкретные и измеримые результаты. Различные компании определяют и реализуют свой план на основе OKR, что обеспечивает ясность и концентрацию в использовании их ресурсов более эффективно. Сосредоточив внимание на организации и определении четких и количественно измеримых целей и ключевых результатов, организации могут отслеживать свой прогресс и принимать решения, основанные на данных.

Почему OKR имеет значение?

Крупные организации, такие как Google, были введены в шаблоны OKR в 2017 году. Джон Доэр представил их фонду, помогая им достичь от нескольких человек до более чем 150 000 сотрудников, работающих в различных отраслях. Ниже перечислены некоторые из других ключевых преимуществ и причин, по которым это важно в создании целей:

1. Быстрые действенные цели: Ваша команда может использовать методологию OKR, чтобы разбить длинные и сложные цели на небольшие и измеримые шаги для обеспечения непрерывного прогресса.

2. Чувство ответственности: OKR дает чувство ответственности и подотчетности внутри команды, тем самым способствуя широкому обзору общей картины.

3. Приоритизация организации: Эта техника помогает компаниям сосредотачиваться на том, что действительно важно, и что нужно приоритизировать, не отвлекаясь.

4. Межфункциональное сотрудничество: Когда ваша компания делится совместными целями, OKR побуждает их работать вместе и обеспечивать согласованность между различными отделами.

5. Прозрачность работы других: Делая цели видимыми для всех на работе, это может помочь отслеживать прогресс каждого, чтобы избежать дублирования и создать открытую рабочую культуру.

Понимание OKR и как они управляют успехом

Важно, чтобы вы поняли различные принципы OKR и то, как они влияют на организацию на пути к успеху. Более того, они помогают создать культуру, в которой члены команды несут ответственность за свои задачи, одновременно гарантируя, что каждый выполняет свою работу. Поэтому ознакомьтесь со следующими основными принципами, распространенными ошибками в OKR и основными различиями между OKR и KPI:

Основные принципы эффективных OKR

Как обсуждалось, основа OKR - это его 2 ключевых компонента, которые предоставляют эффективную структуру для постановки целей. Когда эти основные принципы применяются эффективно, компании гарантировано оставаться сосредоточенными и целеустремленными на пути к успеху. Давайте рассмотрим следующие основные принципы эффективных OKR:

1. Конкретное количество целей

Всякий раз, когда вы начинаете проект, важно начинать с меньшего, например, устанавливать 3–5 целей, каждая из которых имеет несколько измеримых ключевых результатов. Таким образом, будет гарантировано, что команда не будет перегружена и сможет работать над достижением более высокого результата, а не тратить слишком много времени на задачу. Кроме того, рекомендуется попытаться достичь сложных целей, чтобы бросить вызов команде и заставить их стремиться к постоянному росту.

2. Совместное обсуждение с коллегами

OKR не должны создаваться изолированно и должны быть коллективными усилиями с участием членов команды, менеджеров и заинтересованных сторон. Если вы вовлекаете свою команду в совместное обсуждение, это обеспечивает согласованность всех целей с целями компании. Это не только способствует инновациям внутри группы, но также гарантирует, что каждый понимает свою роль в достижении конечной цели.

3. Связь и временные рамки

Как мы уже обсуждали, OKR являются частью более общей картины или более крупной стратегии, где каждый участник работает для достижения цели. Кроме того, цели компании связаны с временными рамками, которые обычно устанавливаются на определенный период времени, например, ежеквартально или ежегодно. Это держит всех в напряжении и обеспечивает продвижение в пределах этого времени.

4. Прозрачные цели

Во время планирования все знают свои и чужие обязанности. В дополнение к этому, важно, чтобы OKR были видимы по всей организации. Это способствует согласованности и межфункциональному сотрудничеству во всем отделе. Когда команда может видеть, синхронизирована ли их работа с целями других, это создает ощущение скоординированных усилий, избегая дублирования.

5. Двусторонний подход

В шаблоне OKR все сведения о списке целей, полученных сверху вниз, с комментариями со стороны сотрудников. Этот подход предлагает, что, хотя руководитель определяет стратегическую цель, у отдельных лиц также есть право изменять ее. Кроме того, это создает баланс среди сотрудников, увеличивает вовлеченность и поддерживает реалистичность среди различных целей.

OKR и KPI: когда использовать что?

Данная таблица является сравнительным анализом OKR и KPI, которые являются ценными инструментами для достижения успеха в бизнесе, но они служат различным целям. Эта таблица рассмотрит различные аспекты этих 2 терминов и предоставит лучшее понимание того, какой из них лучше подходит для успеха в бизнесе:

Распространенные ошибки OKR, которых следует избегать

Когда бизнес внедряет OKR, они часто сталкиваются со следующими ошибками, которые могут привести их компанию к неудаче и разочарованию:

1. Установка легких задач

В предыдущих частях мы узнали, что наличие слишком легких задач для команды не свидетельствует о растущей компании. Поэтому, если все выполняют свои задачи на 100%, это означает, что компания устанавливает только легко достижимые цели, а не амбициозные цели, которые стимулируют существенный прогресс. Более того, установка легких задач снижает эффективность OKR в организации и не способствует росту и продвижению границ.

2. Несогласованные цели

Во время процесса постановки целей создание целей без сотрудничества с командой может привести к катастрофам и путанице. Более того, когда индивидуальные или командные OKR не связываются с общей видением организации, это создает отсутствие согласованности и упущенные возможности для сотрудничества.

3. Отсутствие прозрачности

В деловой обстановке OKR требуют лучшего согласования всех участников в достижении целей компании. Однако, если они не работают вместе и не ведут учет задач друг друга, это может привести к повторениям, путанице и нарушению управления.

4. Нереалистичные ожидания

Иногда дело не в шаблонах OKR, которые разрушают ваш план выполнения, а в неправильной стратегии. Когда компании слишком завышают планку и задают сотрудникам нереалистичные ожидания, это может вызвать беспокойство в управлении. Поэтому, чтобы поддерживать уравновешенную бизнес-стратегию, наличие целостных и достигнутых целей может помочь двигать команду к положительным результатам.

5. Отсутствие регулярных обновлений

Отсутствие системы для записи прогресса компании - это еще одна распространенная ошибка, которую делают большинство компаний. Регулярные обновления важны для обеспечения того, чтобы ничего не оставалось в стороне и команда не сталкивалась с какими-либо переработками. Более того, при внедрении OKR вы должны держать всех под контролем, чтобы двигаться вперед к достижению бизнес-целей.

Почему визуализация усиливает OKR?

Хотя OKR являются мощной структурой в процессе постановки целей, традиционные методы управления проектами и целями представляют различные проблемы. Ниже приведены наиболее распространенные проблемы, с которыми мы можем столкнуться, добавив визуальный элемент. Визуализируя свои OKR, ваша компания может создать общее понимание того, что нужно достичь и как будет измеряться прогресс:

Проблема 1. Насколько специфичной должна быть OKR?

Большинство проблем, с которыми сталкиваются пользователи, заключается в том, насколько специфичны должны быть OKR, и они только отвечают на вопрос «что», но не касаются «как» в процессе постановки целей. Более того, сотрудники продолжают задаваться вопросом, что нужно сделать, чтобы достичь конкретной цели OKR.

Решение

Для решения этой проблемы ваша команда может провести мозговой штурм или использовать ментальные карты, которые предложат обзор основных целей всей команде сверху. Четкое распределение целей на ментальных картах может помочь вам увидеть, как ваши усилия будут способствовать общему выполнению проекта.

Проблема 2. Отсутствие видимости для команды

Во многих организациях OKRs обычно представлены в электронных таблицах или обычных документах, которые не всегда доступны сотрудникам. Это затрудняет для них понимание того, как их работа согласуется с целями компании. Кроме того, это в конечном итоге ведет к несогласованности и снижению сотрудничества внутри компании.

Решение

Лучший способ справиться с этой проблемой - использовать визуальные OKR-дэшборды, которые позволяют организациям предоставлять доступ к OKR для разных команд. Вы можете использовать различные шаблоны OKR с иерархическими ментальными картами и отдельными целями. Это увеличит видимость и будет способствовать лучшему общению и совместной работе.

Проблема 3. Невозможность отслеживания прогресса

Еще одна основная проблема традиционных OKR заключается в их статичности с точки зрения отслеживания прогресса. Отсутствие реальной системы для проверки выполнения задач команды в реальном времени может привести к задержкам сроков, упущенным возможностям и другим проблемам.

Решение

Существуют различные визуальные подсказки, такие как использование полосок прогресса и диаграмм Ганта, которые могут предоставить визуальное представление о вехах проекта. Более того, руководители команд могут использовать автоматизированные инструменты отслеживания, которые автоматически обновляют вас о любых изменениях в цели OKR.

Проблема 4. Неясные временные рамки планирования

Временные рамки являются важным компонентом при управлении задачами и внедрении OKR. Поэтому без эффективных временных рамок группа может столкнуться с плохими приоритетами, неэффективным выполнением и другими проблемами.

Решение

Ежеквартальные циклы OKR обычно используются для решения этой проблемы, так как они предоставляют командам подходящее время для работы над своими целями. Более того, вы можете получать регулярные обзоры, такие как еженедельные или ежеквартальные проверки, чтобы позволить команде отслеживать прогресс, вносить необходимые корректировки при необходимости и решать непредвиденные проблемы перед окончательным завершением.

Как составить OKR с Xmind?

Чтобы предотвратить разрушение OKR и удержать вашу команду на пути к ним, вы можете использовать расширенные функции ментального картирования Xmind. Представьте, что ваша компания ставит цель стать лидером в области облачного управления проектами на рынке. Итак, давайте рассмотри шаги по написанию эффективного визуального OKR следующим образом:

Шаг 1. Создайте четкие цели

Перейдите на основной сайт Xmind и войдите в систему, используя свои учетные данные, чтобы получить доступ к основному рабочему пространству. Отсюда нажмите кнопку «Новая карта», чтобы получить доступ к большому разнообразию шаблонов OKR и выберите один для начала написания OKR, определяя цели вашего проекта. Для этого напишите тему в «Центральной узле» и разветвите его, нажав кнопку «Тема» на нижней панели инструментов.

Шаг 2. Установите ключевые результаты

После этого используйте функцию «Подтема» на нижней панели, чтобы еще больше разветвить эти цели и создать плавучую тему на ментальной карте, добавляя ключевые результаты.

Шаг 3. Расширьте план действий

Аналогично тому, как эти ключевые результаты, вы можете добавить дополнительные «Подтемы» и кратко записать дальнейшие цели плана действий. Далее используйте визуальные подсказки, такие как заметки, комментарии и другие из панели инструментов действий.

Шаг 4. Используйте визуальные элементы

Далее, откройте правую панель «Добавить маркер к выбранным темам» и перейдите на вкладку «Маркировки». Отсюда выберите визуальные элементы, такие как яркие приоритеты, теги, начальная позиция и другие, чтобы держать все в порядке.

Шаг 5. Регулярно просматривайте и обновляйте

Когда все будет готово, добавьте «Комментарии» и «Заметки» на различные секции и узлы, чтобы отметить исправления или ошибки. Затем нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу и нажмите на поле «Введите электронную почту для приглашения» из нового всплывающего диалогового окна. Вы можете добавить персонализированное сообщение для всех, чтобы увидеть и начать отмечать ошибки, которые они должны исправить.

Эффективное отслеживание OKR с Xmind

Xmind оснащен расширенными функциями отслеживания задач, которые позволяют вам следить за текущим состоянием вашей команды. Кроме того, пользователи могут эффективно отслеживать различные части ментальной карты, добавляя список проверок, который члены группы могут отметить после выполнения задачи. В OKR эти функции значительно помогают расставлять приоритеты по важным задачам и давать команде решимость выполнить их сначала в зависимости от срочности.

Эти функции отслеживания поддерживают вычисления и позволяют контролировать весь процесс, указывая, сколько целей было выполнено. Вы можете выделить целую ветку, которая станет зеленой или полностью, когда все в ветке будет сделано. Таким образом, этот инструмент экономит время и усилия на ручное ведение учета проекта, что может привести к ошибкам и путанице.

Заключение

В конце концов, эта статья предоставила вам детальный обзор OKR, почему это важно и как вы можете использовать или внедрять его перед началом проекта. Кроме того, изучив основные принципы и сравнение между OKR и KPI, было объяснено, что OKR обеспечивает лучшее выполнение проектов с бесшовным отслеживанием прогресса.

Мы также рассмотрели множество проблем, с которыми сталкиваются люди при традиционном использовании методологии, поэтому, чтобы помочь компании лучше визуализировать их, мы используем Xmind. Этот продвинутый инструмент ментального картирования с поддержкой AI предлагает широкий спектр шаблонов, которые вы можете настроить, разветвить и добавить функции отслеживания для поддержания уровня организованности достижения целей.