Топ-5 советов и приемов Xmind для удаленного сотрудничества

Удаленная работа была ускоренным трендом в 2015 году, и в этом году она вернулась с резким увеличением в ответ на COVID-19.

Xmind - это небольшая, но проворная команда, с коллегами, работающими как на дому, так и за границей. Онлайн-встречи проходят в разных местах, и даже в разных часовых поясах. Как мы можем двигаться вперед вместе в одном темпе и максимально использовать возможности коллег? Мы поговорили с несколькими коллегами и скомбинировали с опытом 37Signals для более эффективного удаленного сотрудничества.

Какие выгоды приносит удаленная работа нам?

Перед началом давайте посмотрим на обе стороны удаленной работы и почему она становится более популярной опцией с большим количеством сторонников.

Для сотрудников удаленная работа приносит:

Меньше времени на поездки и гибкий рабочий график;

Экономия на аренде и возможность работать в любом городе;

Для работодателя удаленная работа приносит:

Больше разнообразия талантов с меньшими барьерами для географического расширения;

Меньше затрат и потерь времени;

Улучшение управляемости команды;

Чтобы максимально использовать возможности удаленной работы, сотрудники должны быть профессиональными, иметь способности к управлению проектами и следить за периодическим прогрессом, вместо того чтобы нуждаться в постоянном наблюдении.

Работа в Xmind удаленно требует высокой независимости и мотивации, а также сильных навыков общения и сотрудничества. Эти 2 элемента являются основой, на которой строится работа удаленно в Xmind. (Кроме того, мы открыты для удаленных вакансий, нажмите здесь для просмотра.)

Реальное время для совместной работы

Ключевое слово: Асинхронная коммуникация; Перекрытие в реальном времени;

Асинхронная коммуникация подразумевает, что нельзя ожидать немедленного ответа на сообщение, и это часто происходит при офшорных операциях, и временной лаг может привести к недопониманиям или дополнительным и повторяющимся коммуникациям.

Одной из причин неудач при удаленной работе является то, что большинство команд в конечном итоге вынуждены восполнять пробелы из-за неэффективности, возникшей в результате отсутствия реального взаимодействия. Отсутствие постоянной коммуникации приводит к дополнительным часам работы.

Использование реального времени предлагает решение для асинхронной коммуникации. Оно предоставляет определенный период для реального взаимодействия и позволяет членам команды заранее планировать расписание для личных и групповых обсуждений.

Советы и идеи от Xmind

Определите и выявите проблемы изнутри и снаружи, прежде чем выбирать инструменты и стратегии. Синхронизация имеет решающее значение. Например, при решении проблемы нужно знать, откуда она возникла, вместо того чтобы сразу вытягивать коллег в конференц-зал. Если это внешняя проблема, сначала разберитесь с ней, а затем обновите и подтвердите внутреннюю информацию.

Определите и подтвердите реальное время перекрытия для команды;

Уведомите всю команду, если один из членов уходит на день;

Офисное пространство без отвлечений

Ключевое слово: Специальное рабочее пространство; Одевайтесь надлежащим образом;

Представьте, что вы работаете за обеденным столом, это означает, что каждый раз, когда вы едите, вам, возможно, придется убирать компьютер, блокнот, а затем ставить еду, столовые приборы и после окончания убирать их и возвращать рабочие принадлежности. И так повторяется каждый раз, когда вы ужинаете.

Вот почему важно иметь специальное рабочее пространство. Быстрый Wi-Fi, стол, предназначенный только для работы, и удобное кресло улучшат рабочее настроение. Вот несколько фотографий от наших коллег.

Удаленная работа предполагает, что вы можете оставаться в комнате почти весь день, и ходить в пижаме становится настоящим искушением. Однако, надев что-то, что не предназначено для сна, вы даете сигнал своему мозгу, что пора работать. Вы можете надеть футболки, штаны, толстовки, или даже нарядное платье, если считаете, что это повысит вашу продуктивность. Кроме того, будет очень неудобно, если неожиданно начнется видео-встреча, а вы покажетесь в пижаме.

Работа в постели также легко вводит вас в сонное состояние, если вы не больны или не сидели допоздна, насладитесь искушением покинуть любое место, на котором можно лежать или расслабляться, когда вы работаете, особенно, если большинство людей редко становятся более продуктивными в постели.

Советы и идеи от Xmind

Переключение ролей помогает мне легко войти в рабочее настроение. Я не могу работать в пижаме. Пожалуйста, держитесь подальше от места, где можно лечь. Хотя это удобно, но вы действительно быстро становитесь сонными. Создайте специально организованное рабочее пространство с хорошей инфраструктурой и уберите отвлекающие факторы, такие как видеоигры, котята и щенки и т. д.;

Уберите свой стол и оставьте только необходимые рабочие принадлежности;

Убедитесь, что команда на одной волне

Одним из важных моментов в удаленном сотрудничестве является распределение рабочей нагрузки и постановка ключевых точек. Командная работа - это борьба вместе. Когда дело доходит до координации и распределения рабочей нагрузки, мы должны говорить о планировании, разборе и управлении различными задачами.

Согласно книге Remote, менеджеру необходимо знать ресурсы для завершения проекта, понимать, где может возникнуть и возникает задержка, быть творческим при решении ключевых вопросов и иметь возможность разбивать текущие задачи, назначая их подходящему человеку. Менеджеру необходимо свести к минимуму проблемы рабочего процесса.

Важно также четко разбивать задачи в проекте, позволяя членам видеть ситуацию и прогресс, понимать, что и где они находятся, таким образом, значимо повышается их участие и самосознание.

В Xmind руководитель продукта планирует и перечисляет предстоящие функции, улучшенные вопросы и баги для разных продуктов каждого квартала и информирует причастные отделы. Каждый отдел разрабатывает планы, обсуждает предстоящие версии и предоставляет соответствующую обратную связь, таким образом, все имеют лучшее понимание как внутри, так и вне команды.

На этапе выполнения задачи важно наличие завершенной и замкнутой петли, объединяющей планирование задачи, выполнение и обратную связь. Менеджеры продуктов используют онлайн-инструменты документации для написания четких документов, создания вопросов на GitLab, установки контрольных точек и сроков, и назначения задач соответствующим членам команды.

Когда задача завершена, она передается следующему человеку/команде на GitLab. Что касается кодирования, код будет отправлен и проверен до слияния. Петля ясна и эффективна, а участникам понятны текущие и будущие задачи.

Советы и идеи от Xmind:

Составьте список всех проблем и решите их соответственно. Неважно, когда они будут вычеркнуты. Просто сосредоточьтесь на том, чтобы решать одну за другой, и вычеркивать последнюю проблему всегда вдохновляет меня каждый раз.

Один шаг за раз. Я не сторонник многозадачности и предпочитаю делать дела последовательно. Для меня предпочтительно разделить общение и написание. Я концентрируюсь, когда пишу.

Убедитесь, что у всех членов команды есть необходимая информация;

Разделите задачи и распределите их между членами команды, основываясь на их сильных и слабых сторонах;

Определите важные контрольные точки для команды;

Убедитесь, что команда на одной волне, и следите, чтобы линии связи всегда были открыты;

Эффективное общение - ключ к успеху

Ключевое слово: Подготовка; Документация; Приоритет;

Мы поговорили о том, как реальное время помогает с асинхронным общением и гарантирует, что команда знает, где она находится. Но когда дело доходит до «настоящего» общения, может быть несколько моментов, которые требуют вашего внимания.

Подготовка перед беседой

Общение - это передача или обмен информацией, а эффективное общение - это когда говорящий четко организует идеи и передает или выражает информацию с полными подробностями.

Говоря об организации идей, это отличительная черта Xmind: ZEN. Перед встречей вы можете визуализировать и организовать свои идеи на Xmind. Это помогает вам оставаться организованным при подаче, и сделать содержимое достаточно понятным для понимания.

Это пример того, как маркетинг готовится к интервью с дизайнером.

Определить приоритеты

Составьте план на сегодня и определите приоритеты, затем предпримите дальнейшие действия. Используйте телефоны или инструменты реального времени для общения при решении срочных вопросов.

Советы и идеи от Xmind

Техника Помидора - это именно то, что мне подходит в последнее время. Работаю полчаса, делаю небольшой перерыв. Это позволяет мне сосредоточиться и давать отдых глазам.

Запишите, или создайте карту ума для предстоящего обсуждения на групповом собрании. Убедитесь, что все получают и понимают необходимую информацию;

Следите за тоном и формулировками во время общения, особенно при печати может возникнуть недопонимание;

Тщательно написанная документация помогает вашим коллегам узнать проект изнутри и снаружи;

Мы любим вспомогательные инструменты (не только Xmind)

Эффективное общение сопровождается вспомогательными инструментами, и мы хотели бы поделиться некоторыми инструментами, которые мы используем в нашей работе.

Xmind: ZEN: недельные отчеты, разбор задач и управление, презентации.

Zoom: онлайн-встречи, совместное использование экрана;

GitLab: хранение кода, совместная работа над документами, отслеживание и решение ошибок;

Удаленная работа лучше. Ты не одинок.

Xmind: ZEN (Desktop & Mobile) предлагает скидку 30% для всех. Удаленная работа - это возможность и вызов для каждого. Мы надеемся, что Xmind поможет вам открыть, поддерживать и повышать вашу продуктивность, где бы вы ни находились.

Нажмите здесь, чтобы присоединиться к нам.