5 bước để quản lý dự án thành công với Sơ đồ tư duy

Về nguồn gốc của quản lý dự án, nhiều người tin rằng nó ra đời trong Thế chiến II. Có người nói rằng 'Trong sự hỗn loạn của chiến tranh, trật tự của quản lý dự án đã ra đời.' Trong những năm 1940, Quân đội Hoa Kỳ bắt đầu áp dụng phương pháp quản lý dự án để lập kế hoạch và phối hợp công việc trong Dự án Manhattan. Theo thời gian, quản lý dự án bắt đầu được áp dụng trong sản xuất công nghiệp, công nghệ, tài chính và nhiều lĩnh vực khác.

5 Bước Chính

Quản lý dự án là một loạt các hoạt động thực hiện trong quá trình hoàn thành một nhiệm vụ. Nói chung, có 5 bước chính trong quy trình quản lý dự án: khởi tạo dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi nhiệm vụ, giám sát quy trình, và kết thúc dự án. Chúng ta có thể sử dụng bản đồ tư duy để phá vỡ từng bước và xác định những gì có thể làm.

Bước 1: Khởi Tạo Dự Án

Bước 2: Lập Kế Hoạch

####

Một kế hoạch hành động tổng thể và chi tiết cần được phát triển cho tất cả các giai đoạn của dự án.

Kế hoạch của bạn nên bao gồm phá vỡ nhiệm vụ, lập lịch, kế hoạch truyền thông, lập ngân sách, kế hoạch mua sắm, và quản lý rủi ro.

1. Phá vỡ nhiệm vụ của bạn bằng khung MECE để đảm bảo mọi kịch bản đều được bao phủ;

2. Lên lịch cho nhiệm vụ của bạn với cấu trúc WBS để xác định tài nguyên cho từng mục, hỗ trợ xếp thứ tự nhiệm vụ, kiểm soát khủng hoảng, hạn chế thời gian, và kiểm tra thủ tục;

3. Đảm bảo truyền thông thường xuyên giữa các đội và phòng ban;

4. Lập kế hoạch ngân sách của bạn với sự hiểu biết toàn diện về những tài nguyên được sử dụng và số lượng. Điều này bao gồm phần mềm, phần cứng, nguồn nhân lực, v.v.;

5. Lập kế hoạch mua sắm của bạn, luôn tạo danh sách.

Bước 3: Thực Thi

Trong quá trình thực thi dự án của bạn. Chú ý đến phân bổ tài nguyên, quản lý đội nhóm, và quản lý truyền thông.

1. Đảm bảo tài nguyên của bạn được phân bổ theo việc sử dụng vật liệu và khả năng của nhân sự dựa trên kế hoạch ngân sách của bạn; cũng đảm bảo các tài nguyên của bạn đã sẵn sàng, được phát hành tốt, và sử dụng như dự kiến;

2. Phối hợp các đội nhóm của bạn và quản lý cảm xúc của từng thành viên để tránh năng lượng tiêu cực;

3. Quản lý liên phòng ban: đảm bảo các yêu cầu thực hiện giữa mỗi phòng ban đều được hiểu rõ và truyền đạt;

4. Lập kế hoạch danh sách kiểm tra cho từng giai đoạn nhiệm vụ của bạn. Sử dụng Bảng Cây để kiểm tra lịch trình giao hàng của bạn.

Bước 4: Giám Sát

Giám sát kế hoạch của bạn để xác định liệu tiến độ có lệch ra khỏi kế hoạch không và nếu có, nhận diện những thay đổi và kiểm soát chúng kịp thời.

1. Thiết lập hệ thống báo cáo cho điều chỉnh khẩn cấp để theo dõi phạm vi thực hiện và sử dụng ngân sách;

2. Các mục tiêu trong từng giai đoạn được hoàn thành và chất lượng được kiểm tra;

3. Đối với bất kỳ sự thay đổi, báo cáo tương ứng và ghi lại đánh giá.

Bước 5: Kết Thúc Dự Án

Đảm bảo dự án đã được kiểm tra chấp nhận từ mỗi người phụ trách tương ứng; Lưu trữ tài liệu của bạn cho mục đích dữ liệu; và cuối cùng, xem xét và tóm tắt những gì đã xảy ra trong quá trình.

Tham Khảo

https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/

https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle

https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf

Tùy thuộc vào yêu cầu của dự án của bạn:

1. Hiểu và xác nhận điều bạn sẽ làm: nền tảng dự án, và mục tiêu cuối cùng;

2. Sử dụng nguyên tắc SMART để phá vỡ các mục tiêu thành S (Cụ thể), M (Đo lường được), A (Có thể đạt được), R (Phù hợp), và T (Có thời hạn).

3. Hiểu phạm vi dự án của bạn: Những gì cần thiết và phải làm và lập danh sách chúng.