5 bước để quản lý dự án thành công với Sơ đồ tư duy
Về nguồn gốc của quản lý dự án, nhiều người tin rằng nó ra đời trong Thế chiến II. Một số người nói rằng: ‘Giữa sự hỗn loạn của chiến tranh, trật tự của quản lý dự án đã ra đời.’ Trong thập niên 1940, U.S. Army bắt đầu áp dụng các phương pháp quản lý dự án để lập kế hoạch và điều phối công việc trong Manhattan Project. Theo thời gian, quản lý dự án bắt đầu được áp dụng vào sản xuất công nghiệp, công nghệ, tài chính và nhiều lĩnh vực khác.
5 Bước Chính
Quản lý dự án là một chuỗi hoạt động được thực hiện trong quá trình hoàn thành một nhiệm vụ. Nhìn chung, có 5 bước chính trong quy trình quản lý dự án: khởi tạo dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi nhiệm vụ, quy trình giám sát và kết thúc dự án. Chúng ta có thể dùng Sơ đồ tư duy để phân tách từng bước và xem chúng ta có thể làm gì.
Bước 1: Khởi tạo dự án
Bước 2: Lập kế hoạch
####
Cần xây dựng một kế hoạch hành động tổng thể toàn diện và chi tiết cho tất cả các giai đoạn của dự án.
Kế hoạch của bạn nên bao gồm phân rã nhiệm vụ, lập lịch, kế hoạch truyền thông, lập ngân sách, kế hoạch mua sắm và quản lý rủi ro.
Phân tách nhiệm vụ của bạn bằng khung MECE để đảm bảo mọi tình huống đều được bao phủ;
Lập lịch các nhiệm vụ bằng cấu trúc WBS để xác định nguồn lực cho từng hạng mục, hỗ trợ sắp xếp thứ tự công việc, kiểm soát khủng hoảng, giới hạn thời gian và kiểm tra quy trình;
Đảm bảo giao tiếp thường xuyên giữa các nhóm và phòng ban;
Lập kế hoạch ngân sách với hiểu biết đầy đủ về nguồn lực sử dụng và số lượng. Bao gồm phần mềm, phần cứng, nhân lực, v.v.;
Lập kế hoạch mua sắm, luôn tạo danh sách.
Bước 3: Thực thi
Trong quá trình thực thi dự án. Hãy chú ý đến phân bổ nguồn lực, quản lý nhóm và quản lý truyền thông.
Đảm bảo nguồn lực được phân bổ theo mức sử dụng vật tư và năng lực nhân sự, dựa trên kế hoạch ngân sách; đồng thời đảm bảo nguồn lực sẵn sàng, được cấp phát tốt và được sử dụng đúng cách;
Phối hợp các nhóm và quản lý cảm xúc của thành viên để tránh năng lượng tiêu cực;
Quản lý liên phòng ban: đảm bảo các yêu cầu được thực hiện giữa từng phòng ban được hiểu rõ và truyền đạt đầy đủ;
Lập kế hoạch checklist cho từng giai đoạn nhiệm vụ. Dùng Tree Table để checklist lịch bàn giao.
Bước 4: Giám sát
Giám sát kế hoạch để xác định liệu tiến độ có lệch khỏi kế hoạch hay không, và nếu có, xác định thay đổi và kiểm soát kịp thời.
Thiết lập hệ thống báo cáo để điều chỉnh khẩn cấp, nhằm theo dõi phạm vi thực thi và mức tiêu hao ngân sách;
Mục tiêu ở mỗi giai đoạn được hoàn thành và chất lượng bàn giao được kiểm tra;
Với bất kỳ thay đổi nào, báo cáo tương ứng và ghi lại đánh giá.
Bước 5: Kết thúc dự án
Đảm bảo dự án có kiểm tra nghiệm thu từ từng người phụ trách; lưu trữ tài liệu cho mục đích dữ liệu; và cuối cùng, rà soát, tổng kết những gì đã diễn ra trong quá trình thực hiện.
![The above mind maps in each section are exported as individual topic with its branches. You can right-click on the topic you want to export, then select [Export Branch To].](https://framerusercontent.com/images/UOv5E9lYs6ukdJCTYJVtY4v29Tc.png)
Tài liệu tham khảo
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/smart-goal/
https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle
https://people.ucalgary.ca/~design/engg251/First%20Year%20Files/wbss.pdf
Tùy theo yêu cầu dự án của bạn:
Hiểu và xác nhận bạn sẽ làm gì: bối cảnh dự án và mục tiêu cuối cùng;
Dùng nguyên tắc SMART để phân tách mục tiêu thành S (cụ thể), M (đo lường được), A (có thể đạt được), R (liên quan), và T (có thời hạn).
Hiểu phạm vi dự án của bạn: Những gì cần thiết và bắt buộc phải làm, rồi lập danh sách.
