2021年2月5日
如何利用Xmind及其他工具提升你的居家办公团队
对于远程工作者来说，生产力受到威胁，他们常常因为沟通效果不佳而感到沮丧。对于管理者或领导者来说，当团队不统一时，孤立感常常会袭来。生产力和有效性始终是个人和团队的关注重点。那么我们如何在分开时合作和共同工作呢？
Tracy Ring，一位作家和营销人员，观察职场趋势并分享她在HR、项目管理和行政职位中的10年以上的多样经验，她为远程团队领导者提供实用建议，包括软件和原则，详情请继续阅读。
去年见证了全球商业经济历史上最关键的转向远程工作的变革，这一趋势可能在2021年继续——至少在某种程度上。根据波士顿咨询公司2020年的一项调查，76%的过渡到远程工作的员工在家中的工作效率与他们在COVID之前现场工作一样高（有时更高）。然而，就协作任务而言，56%的员工在家时效率较低。
BCG识别出的导致这一协作问题的两个主要因素是缺乏团队联系和虚拟工作工具的不足。作为远程经理，你负责确保你的WFH团队即使在远程工作也能连接和沟通。幸运的是，数字平台使这些任务变得更容易，因此请考虑投资下面的工具以最大化协作，简化高效的工作流程，提高生产力。
虽然远程团队合作可以有效和成功，但对于那些习惯现场工作的员工来说，这也是一个挑战。事实上，根据普华永道调查，87%的员工认为最终返回办公室对于团队协作和关系建设很重要。然而，在安全回到办公室进行全职转变之前，在线思维导图软件可以加强和简化团队工作。
像Xmind这样的软件作为虚拟头脑风暴会议，可以让你的团队创建图表和流程图、共享文件、将数据组织到演示中，并将想法转化为协作项目。最好的思维导图接口还提供在线白板来模拟现场头脑风暴会议的视觉和触觉体验。
实施工作流程自动化解决方案
心理学临床医生兼执行领导力顾问Natalia Peart博士表示，当员工面临不明确的预期或无效的工作流程时，这可能会在团队中引发战斗或逃避反应。她解释说，战斗或逃避反应会导致长期的压力和焦虑，使得专注、优先排序和管理日常工作流程变得更加困难。
Peart博士继续说道，这也会损害团队成员的身体健康，进一步削弱其表现和参与度。据健康专家报告，长期压力可能导致如2型糖尿病、高血压、心脏病、哮喘、头痛、消化不良或抑郁等问题。如果团队成员的健康受到威胁，他们就无法在高能力水平上表现。
为了减轻压力和所有负面影响，确保对远程团队的流程和预期透明。工作流程自动化解决方案可以减轻管理不善或组织不良系统的压力。通过这些类型的工具，员工可以自动化电子邮件、日程事件、项目管理或截止日期提醒、团队聊天以及其他内部任务——这些都可以从一个集成平台解决。这使得简化、监控和优先化工作流程更加容易，减轻压力，提升更快乐和健康的远程员工。
请参考这个列表，寻找适合团队的选项。
利用视频通信
《SN应用科学杂志》解释说，远程团队缺乏物理互动可能导致沟通不畅，从而最终阻碍信任。音频或文字为基础的虚拟沟通渠道（例如电话、电子邮件、聊天工具）并不总是能够提供面对面沟通所具备的有意义的非语言暗示。这种缺乏上下文可能导致误解或不信任，根据研究结果。
与其依靠如电子邮件和聊天等数字通信，不如利用视频会议。尽管存在“Zoom疲劳”泛滥，请求每个人开启摄像头。如果团队抗议，请指向视频会议的科学益处。互相看到使得更容易解释身体语言、面部表情、眼神接触以及声音或数字通信无法传达的其他微妙姿态。
考虑一些规则来鼓励/改善基于视频的会议：
使会议成为无判断区。远程工作者无需把自己展示成某种方式或拥有完美的摄像头背景来开启视频。
要求在有发言者10秒后人们再发言，以容纳不可避免的音频延迟。如果想添加内容或打断，请举手。
始终使用静音按钮。除非是讨论，如果人们没有主持或发言，他们应该静音。大多数视频会议允许通过空格键解除静音。
这种大规模全球向远程工作的转变在COVID-19期间加剧了各行业和商业部门的网络安全威胁。仅在2020年，联邦调查局的网络部门报告每天高达4000起网络攻击投诉——比大流行前增长了400%。此外，卡巴斯基实验室报告，90%的数据泄露是由于不安全的网络、密码或系统凭证的人为错误造成的。
换句话说，当众多团队成员需要在多个不同位置使用相同的登录信息时，就可能发生泄露。然而，你可以通过虚拟密码管理器将这些凭证被丢失或被盗的风险降到最低。此工具加密你的登录信息，使你能够控制谁可以访问敏感文件或记录，并帮助安全找回密码如果有人被锁在账户外。
无论你管理WFH团队多长时间——无论它是暂时情况或是永久解决方案——这些数字工具可以为生产力、沟通、效率、协作和整体幸福带来巨大收益。远程工作趋势已经来临，技术创新让管理变得更简单。
Tracy Ring是一位自由作家和内容营销人员，与组织合作策划吸引人的内容。她喜欢写作关于心理健康与职场趋势的交集。Tracy从HR、项目管理、客户及客户关系以及行政职位的10年以上丰富经验中给她的写作带来真实的视角。你可以在LinkedIn或Twitter上与她联系。
不要忽视密码管理安全
这种大规模全球向远程工作的转变在COVID-19期间加剧了各行业和商业部门的网络安全威胁。仅在2020年，联邦调查局的网络部门报告每天高达4000起网络攻击投诉——比大流行前增长了400%。此外，90%的数据泄露是由于不安全的网络、密码或系统凭证的人为错误造成的，卡巴斯基实验室报告。
换句话说，当众多团队成员需要在多个不同位置使用相同的登录信息时，就可能发生泄露。然而，你可以通过虚拟密码管理器将这些凭证被丢失或被盗的风险降到最低。此工具加密你的登录信息，使你能够控制谁可以访问敏感文件或记录，并帮助安全找回密码如果有人被锁在账户外。
更好地领导你的WFH团队以提高生产力
无论你管理WFH团队多长时间——无论它是暂时情况或是永久解决方案——这些数字工具可以为生产力、沟通、效率、协作和整体幸福带来巨大收益。远程工作趋势已经来临，技术创新让管理变得更简单。
Tracy Ring是一位自由作家和内容营销人员，与组织合作策划吸引人的内容。她喜欢写作关于心理健康与职场趋势的交集。Tracy从HR、项目管理、客户及客户关系以及行政职位的10年以上丰富经验中给她的写作带来真实的视角。你可以在LinkedIn或Twitter上与她联系。
