理解知识管理：可视化指南

当一个组织规模较小时，为员工提供有价值的信息较为容易。然而，随着业务的扩展，工作场所变得更加混乱，导致生产力下降，这就是所谓的无序隐藏世界。根据麦肯锡报告，员工每天花费超过1.8小时用于搜索和收集信息。此外，IDC的数据表明，员工每天花费2.5小时（即他们工作时间的30%）来寻找正确信息。

这种管理不善的原因在于传统的基于文本的知识管理，因为它难以捕捉实际操作经验。在所有的无序中，用户可以转向更具互动性和视觉化的解决方案，使一切井然有序。本文将探讨KMS含义和能够帮助增加理解、协作和知识共享的视觉思维导图工具。

什么是知识管理（KMS）？

知识管理系统是基于技术的系统，旨在展示信息如何在组织中捕获、组织和共享。它使有价值的知识更易被他人访问，从而改善整体体验。此外，用户可以开发和维护各种知识库，定期开展培训课程，并实施文档管理系统。

通过集中知识，KMS减少了冗余，增强了公司数据、生产力和持续学习。其灵活性保证了员工能够贡献并利用系统，有效管理知识以获得竞争优势。此外，成功的KMS包括将信息保存在一个地方，只有少数几项举措能改变组织的运作方式。

知识管理的类型 [全面]

在理解了KMS的基础知识后，通常将其分为三类。所有的知识都很有价值，但以下的知识类型可以帮助您确定在公司内组织和共享知识的最佳方法：

标准类型

1. 外显知识：这是知识类型中的一种，易于记录和共享，因为它包括所有可以以明确格式记录的信息，如手册、常见问题解答和月度报告。此外，这种知识允许组织轻松在团队之间共享信息。

2. 内隐知识：内隐知识是从个人经验中获得并直观理解的知识，如领导能力和语言。由于您的团队会随时间的推进逐渐获得经验，这种知识很难记录下来。

3. 隐含知识：这种知识存在于过程之中，是内隐知识的更实用表现。用户通常通过情境和偶然活动在无意识中获得这种知识，例如通过文档化的图形和过程学习如何操作软件程序。

4. 陈述性知识：陈述性知识类似于主题特定的静态知识，指的是事实信息，如公司成立的日期。更进一步，这一知识类型关注事实、数据和与程序知识不同的信息片段。

引入视觉知识

所有这些知识管理类型似乎都是纸上知识，需要视觉表现。利用视觉提示，如图像、图表、地图和其他视觉工具，可以更有效地传达信息。与传统的基于文本的知识不同，视觉因素大大增强了员工对复杂概念的理解。根据研究，由ExplodingTopics整理，我们的大脑处理视觉信息的速度比文字快60,000倍。

知识管理过程：从捕获到应用

随着时间的推移，知识管理转向了一种更结构化的方法，倾向于收集、组织和应用。为了更好地理解这一过程，以下是您公司可以在其工作空间中实施的详细知识管理流程，以实现预期的结果：

A. 发现

这一过程的第一步是寻找或寻求对公司目标有用的知识。需要注意的是，并非所有存储的信息都是知识资产，需要过滤掉无关的数据。此外，许多关键知识被忽视，如一个专业流程或常用的程序。通过这种发现，您可以使用数据识别大型数据集中的模式、趋势和关联。

B. 知识捕获

当知识被发现后，您可以开始收集，但这是一项具有挑战性的任务。不同的知识类型有其文档程序，需要不同的处理。此外，识别哪些数据是重要的以及其来源也很重要，如文档、员工经验和其他外部研究。您还可以通过进行面谈、记录等方式尝试收集知识。

C. 索引/组织

如果所有的知识和信息都以组织良好的方式随时可得，这将是员工的省时过程。KMS含义解释了如何描述、分类和归类信息。拥有可检索、重用和分享的信息索引，您可以在团队成员、员工、客户之间进行分享与重用。知识的结构化包括数据库、标记系统和分类框架。

D. 知识评估

知识管理的最关键步骤之一是其评估过程。如果您的公司想要激发协作、创新等，确保收集的数据和知识至关重要。这也意味着必须验证信息来源并使其可用。公司可以实施自动验证功能，由各类内部专家定期复审信息。

E. 分发/共享

在验证之后，与他人分享这些数据是下一步，并使其直接可供所有人或特定人员访问。通过拥有一个集中的数据库或共享平台，您可以轻松地将信息分发给潜在员工和部门。此外，经理或团队领导需要定期鼓励和分享数据，以掌握最新版本和变更。

F. 应用

知识管理的最后一步是应用，即在公司内部应用收集的知识以提高效率，改善业务运营并完成战略任务。此外，各种组织通过这种信息的积极应用受益，可以应对商业挑战，简化公司流程。

知识管理中的挑战及如何克服

知识管理是什么的定义也涉及阻碍知识共享和应用的多种障碍和因素。以下是KMS面临的一些最常见的挑战：

1. 信息共享不足：在许多组织中，知识常常被困在部门之内，阻碍跨团队协作。由于这种管理不善和未能提供正确信息，员工可能因此离职，且没有特定的专业知识。

2. 过时的系统：大多数公司依靠过时的知识管理工具，这些工具缺乏搜索功能和导航。这极大地阻碍了员工的需求来使用和共享信息。

3. 难以处理的内隐知识：员工经过多年的经验积累，拥有宝贵的经验。然而，这些信息很难以文档的形式记录下来，无法有效与他人分享。

4. 员工抵制变革：一些员工可能会对采用新的知识管理系统表示抵触。通常是由于对变革的不熟悉或缺乏适应变化的能力。

5. 信息过载：在KMS中，另一个出现的挑战是信息过载和无序。这使得员工难以找到相关知识，导致时间浪费。

通过可视化的解决方案：高效的KMS解决方案

为了应对每一个挑战，利用视觉映射可以使信息更易接近、更具互动性和可操作。此外，最有效地视觉化处理这些问题的方法之一是使用有效的思维导图工具。请浏览下列信息可视化工具所提供的功能：

1. 视觉提示：尝试使用视觉地图，如思维导图、概念图和时间线，将数据跨部门连接。这将确保员工之间的无缝协作，不会迷失。

2. 可检索数据：拥有互动式仪表盘、人工智能支持的可搜索中心和过滤功能可以显著提升搜索和组织能力。通过这种方式，查找适当信息变得更容易，员工将始终获得更新的知识。

3. 知识表示：在遇到不可记录的数据时，公司可以利用视频教程和知识图谱来帮助记录员工的专业知识。此外，这种知识管理解决方案使得更容易了解哪些行动应该采取，哪些不应该采取。

4. 易于理解的数据：您还可以使用视觉仪表盘和分级思维导图来将复杂数据组织成易于理解的结构化格式。这使得数据能够更快地被掌握，否则可能会难以理解。

5. 用户友好的工作空间：鼓励采用的最简单方法之一是使用用户友好且视觉上直观的工具，从而减轻抵触情绪并使学习更具吸引力。这可以包括使用集思广益中心，人人都可以贡献和分享他们的想法。

Xmind 如何支持知识管理

在知识管理（KMS）中，您可以使用的最推荐的思维导图工具之一是Xmind。其出色的AI功能使信息更具结构性、更易访问且更具视觉吸引力。凭借其最新的进展，您可以将知识转化为更易管理的格式，因此请查看以下它所提供的功能：

知识捕获的思维导图

您可以访问高达10个不同类别的骨架和54种以上的风格进行思维导图，让您轻松地映射出创意。这使得从不同来源收集和组织信息变得简单。更进一步，这些功能节省了结构化时间并帮助更好地展示图表内容。

复杂概念的可视化

凭借直观的设计，Xmind帮助分解复杂主题为清晰且相互关联的视觉内容，例如提供色彩主题、背景色、先进的布局等。用户也可以利用AI协助扩展创意并解释复杂术语。通过自动和按需模式，可以在结构化格式中快速进行头脑风暴。

定制模板以提升效率

用户可以利用预先设计的模板来简化文档编制，在知识管理流程中确保一致性和效率。这个工具充满了大量满足不同可视化元素需求的模板收藏。无论是撰写商业计划书还是分发知识，总有一个适合每种需求的知识管理模板。

高效组织的易浏览功能

这款思维导图工具的浏览和查看功能使您能够轻松浏览和搜索可靠的数据。通过使用主题过滤，用户可以根据不同标准（如主题、笔记、标签等）隔离特定的知识。在KMS含义中存在大量数据，因此将其展开成子类别可以帮助保持一切简洁。

无缝分享的导出选项

分享是KMS中最重要的一步，而Xmind提供实时协作和导出选项。如果您想共享多个模板，尝试通过电子邮件发送链接或以不同格式导出，如PDF、PNG、Markdown等。在分享过程中，经理可以设置密码，确保不会进行机密信息的修改或打印。

结论

传统的基于文本的系统在KM含义中经常难以管理内隐知识和不断变化的信息需求。这就是为什么本文为您提供了这些管理中的各种挑战，并提供了一个更好的视觉映射工具。通过Xmind的映射功能，您可以在几秒钟内实现数据的无缝可视化、协作和易于访问。您不应该犹豫，试试它的功能吧。