Xmind的五大技巧和窍门，提升远程协作效率

远程办公在2015年是一个加速发展的趋势，今年由于COVID-19的刺激而突然增加。

XMind是一个小而灵活的团队，团队成员在国内外工作。在线会议在不同地点和时区进行。我们如何才能以相同的步伐前进，并充分利用同事的资源呢？我们与几位同事交流，并结合37Signals的经验，以实现更有效的远程合作。

远程办公对我们的好处是什么？

在开始之前，让我们仔细看看远程办公的好坏两面，以及为什么它成为越来越多人的选择。

对于员工而言，远程办公带来：

减少通勤时间，同时拥有独立且灵活的工作时间表；

节省租金，并可以在自己喜欢的城市工作；

对于雇主而言，远程办公带来：

更多的人才多样性，通过降低地理扩展的障碍实现；

降低成本，减少时间消耗；

提高团队的可操作性；

要充分利用远程办公，需要员工具有专业水平，具备项目管理和定期进展报告的能力，而不是需要保姆式管理。

在XMind远程工作意味着高度的独立性和自我驱动，同时具备强大的沟通和协作能力。这两个元素是XMind远程工作的基础。（此外，我们也接受远程职位申请，点击此处查看。）

工作的实时重叠

关键词：异步沟通；实时重叠；

异步沟通意味着发送信息后无法期望立即回复，这在离岸外包中经常发生，时间滞后可能带来误解或额外和重复的沟通。

远程工作的失败之一是大多数团队最终做大量的补充工作，以弥补因为缺乏实时协作导致的低效率。缺乏持续的沟通会导致额外的工作时间。

实时重叠为异步沟通提供了解决方案。它提供了一个特定的实时合作期，允许团队成员预先安排个人和小组讨论的时间表。

XMind的建议与提示

在选择工具和策略之前，内外识别和定义问题。同步性至关重要。例如，处理问题时，你必须知道它的来源，而不是立即把同事拉到会议室。如果是外部问题，先解决外部问题，然后更新和确认内部信息。

找出并确认对于团队的实时重叠时间；

如有成员当天休假，须通知整个团队；

无干扰工作空间

关键词：专用工作空间；适当着装；

想象在餐桌上工作，这意味着每次吃饭时，可能需要收起电脑、笔记本，将食物和餐具放上去，吃完后清理桌子然后恢复工作物品，并为下次用餐重复这一过程。

这就是为什么专用工作空间很重要。快速的WiFi、专用于工作的桌子以及舒适的椅子意味着更好的工作状态。这是我们同事的一些图片。

远程工作表明你可能大部分时间呆在房间里，穿睡衣似乎很诱人。然而，穿着非睡衣的服装可以提示大脑进入工作状态。你可以穿T恤、裤子、连帽衫，甚至是漂亮的裙子，如果你认为这些能提高你的生产力。此外，如果视频会议突然出现，而你穿着睡衣，那会很尴尬。

在床上工作也很容易让人进入昏昏欲睡的状态，如果你不是生病或者熬夜，应当抵制在工作时躺下或放松的场所的诱惑，特别是在大多数人很少在床上提高生产力的时候。

XMind的建议与提示

切换角色有助于快速进入工作状态。我无法忍受穿着睡衣工作。请远离任何可以躺下的地方。虽然舒服，但真的很容易犯困。建立专用工作空间，拥有良好的基础设施，并将干扰如视频游戏、猫狗等置于一旁；

保持桌面整洁，只放置专用工作物品；

确保团队共识

远程协作的重要内容之一是工作任务的分工与里程碑的设定。团队合作就是共同战斗。关于协调和工作任务分配，我们需要谈谈计划、任务解析及管理。

根据书籍Remote，经理需要了解项目完成的资源，知道哪里可能出现延迟，应该在关键问题上具创造力，并能够分解当前任务，分派给合适的人。经理需要最大限度地确保工作流程问题的减少。

同样重要的是在项目中清楚地分解任务，让成员了解情况和进展，明白他们的位置，从而极大提高参与感和自我认同。

在XMind，产品总监规划并列出每季度不同产品的更新功能、改善问题和漏洞，并通知相关部门。每个部门根据情况制定计划、讨论即将到来的版本，并提供反馈，从而在某种程度上让每个人更好地理解团队内部与外部情况。

在任务执行中，任务计划、执行与反馈相结合的完整闭环非常重要。产品经理使用在线文档工具清晰地编写文档，在GitLab创建问题，设定里程碑和截止日期，并将任务分配给相关团队成员。

当任务完成后，将在GitLab上交由下一个人/团队参与。对于编码部分，代码将在合并前提交并评审。循环清晰高效，参与者明确当前和未来的任务。

XMind的建议与提示：

列出所有问题，逐一解决。何时完成任务无关紧要。专注于一次做一件事，最后划去任务总是让我感到欣喜。

一步一步来。我不是一个擅长多任务处理的人，更喜欢逐一完成任务。对我来说，我喜欢把交流和写作分开。我在写作时更专注。

确保团队中的每个人都获取了所需的信息；

分解任务，并根据成员的优势和劣势进行分配；

为团队定义关键里程碑；

确保团队共识，并保持沟通渠道始终畅通；

有效沟通是关键

关键词：准备；文档；优先级；

我们已经讨论了实时重叠如何帮助异步沟通，并确保团队了解他们的位置。但当涉及到“真实”的交流时，可能有些部分需要注意。

在发言前准备

沟通是传达或交换信息，而有效的沟通意味着讲话者能够清晰地组织想法，并以完整的细节传递或表达信息。

谈到组织想法，这就是XMind: ZEN的专长。在会议之前，你可以在XMind上直观地组织你的想法。这有助于在表达时保持条理，让内容足够清晰地被理解。

这是市场团队为设计师的采访做准备的一个例子。

定义优先级

制定今天的计划并定义优先级，然后采取进一步行动。处理紧急问题时使用电话或实时通信工具。

XMind的建议与提示

最近我喜欢的番茄工作法。工作半小时，休息一下。这使我更加专注，并能缓解眼睛疲劳。

在小组会议即将进行的讨论中写下或制作思维导图。确保每个人都接收到并理解所需的信息；

在沟通中注意语气和措辞，特别是打字可能导致误解；

认真撰写的文档帮助团队成员深入了解项目；

我们喜欢辅助工具（不仅仅是XMind）

有效的沟通伴随辅助工具，我们乐于分享一些我们在工作的工具。

XMind: ZEN：每周报告，任务分解与管理，演示。

Zoom：在线视频会议，屏幕共享；

GitLab：代码服务，文档协作，错误跟踪与解决；

更好的远程工作。你并不孤单。

XMind: ZEN（桌面与移动）为每个人提供30%的折扣优惠。远程办公对每个人来说既是机会也是挑战。我们希望XMind能帮助你发现、维持和提升你的生产力，无论你身在何处。

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