6 yếu tố chính để có các buổi động não thành công với Xmind

Động não là một hoạt động khuyến khích tất cả các thành viên đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt. Những hiểu biết và cảm hứng mới có thể xuất hiện từ sự va chạm ý tưởng, hy vọng giải quyết được thách thức mà công ty/đội ngũ đang gặp phải.

Một danh sách gồm 6 yếu tố chính cần xem xét khi lập kế hoạch cho buổi động não với các thành viên trong nhóm của bạn đã được tổng hợp dựa trên nghiên cứu và học tập với hy vọng hỗ trợ bạn tận dụng tối đa buổi động não tiếp theo.

Trước Buổi Động Não

Xác Định Vấn Đề/Mục Tiêu Phù Hợp

Mục tiêu chung thường là khám phá các cơ hội tiềm năng hoặc tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể. Vì vậy, xác định một vấn đề cho buổi động não của bạn để giải quyết là rất quan trọng để có một buổi động não hiệu quả.

Đáng ngạc nhiên là, kỹ thuật này nhằm tập hợp mọi người lại để chia sẻ ý tưởng về một chủ đề không phải lúc nào cũng áp dụng được cho mọi tình huống. Ngoài các buổi động não với câu hỏi quá chung chung, động não cũng không áp dụng khi vấn đề liên quan đến dự đoán các kết quả tương lai.

Một ví dụ là “Người dùng tương lai sẽ hành xử như thế nào trên các nền tảng truyền thông xã hội thống trị thực tế ảo?” Các chủ đề như thế này có thể đặt ra rào cản chỉ giới hạn cho các thành viên có kiến thức kỹ thuật hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn này tham gia thảo luận.

Chuẩn Bị Trước Cho Các Thành Viên (kèm Một Lịch Trình)

Một lịch trình của buổi sắp tới là rất hữu ích, hãy tin tôi, đặc biệt là cho những người có tính cách "sợ điều chưa biết". Cung cấp thông tin nền về buổi họp, vấn đề/chủ đề, và có thể đính kèm một số dữ liệu hoặc báo cáo nhằm giúp các thành viên chuẩn bị tốt trước sự kiện.

Đừng quên bao gồm trong phiếu thông tin của bạn địa điểm, ngày và giờ của buổi họp; nếu buổi họp cũng diễn ra trực tuyến, hãy nhớ đính kèm các chi tiết liên quan.

Thông báo cho tất cả các thành viên về các quy tắc của buổi động não này. Có phải tự do, nghĩa là mọi người có thể đưa ra ý kiến bất cứ lúc nào không? Hay đó là buổi động não có cấu trúc, từng nhóm một?

Đây là một ví dụ về thông tin nền và vấn đề sẽ trông như thế nào cho một dự án:

Cân nhắc sử dụng cấu trúc bảng cây trong XMind để xây dựng một lịch trình cho tất cả các thành viên.

Sử dụng các hình dạng khác nhau để trang trí, phân loại các phần khác nhau, và chèn liên kết/tệp để dễ dàng truy cập.

Nhớ giữ danh sách người tham dự ngắn gọn, lý tưởng không quá mười người; điều này giúp mọi người có cơ hội nói chuyện và tránh mọi người bị chìm trong biển tưởng tượng.

Một mẹo ở đây là giữ một danh sách đa dạng các thành viên tham gia, đảm bảo có sự pha trộn của các vị trí công việc khác nhau, các nền tảng văn hóa, và các nhóm tuổi. Làm như vậy sẽ mang lại kết quả động não tốt hơn vì nó cung cấp các góc nhìn khác nhau. Tuy nhiên, các yếu tố được đề cập không phải là yêu cầu của một phiếu thông tin, và cần điều chỉnh theo vấn đề đã xác định.

Chọn Một Người Điều Phối Không Thiên Vị

Chuẩn bị trước cho mọi người giảm bớt khả năng im lặng lúng túng. Bằng cách xác định vấn đề, các thành viên có thể đưa ra các giải pháp của riêng họ. Suy nghĩ phân kỳ, theo Leigh Thompson, một giáo sư tại Trường Quản lý Kellogg của Đại học Northwestern, là một tài sản quý giá trong khi làm việc một mình.

Nhưng tất cả sự chuẩn bị sẽ không có kết quả nếu không có một người điều phối giỏi! Người điều phối đóng vai trò của một người trung gian không thiên vị; họ nên giữ mọi thứ đúng vị trí và đảm bảo buổi họp đi đúng hướng.

Trong Buổi Động Não

Chúng tôi cung cấp thông tin nền liên quan, vấn đề/chủ đề của buổi động não, và sắp xếp thời gian cho tất cả các thành viên trong bước đầu tiên. Ở giai đoạn thứ hai, chúng tôi đi vào các chi tiết cụ thể.

Bằng cách sử dụng khả năng tạo nhiều trang mind map trong một tệp duy nhất của XMind, bạn có thể lưu trữ các giai đoạn khác nhau của dự án tất cả trong một nơi. Dễ dàng chia sẻ, tìm kiếm và truy cập.

Kiểm tra blog trước đây của chúng tôi về 20+ mẫu động não có thể tải xuống miễn phí được làm để sử dụng ngay lập tức, tìm mẫu phù hợp với đội của bạn và chuẩn bị động não.

Trước khi hành động động não thực sự, người điều phối cần xem xét các yếu tố dưới đây để có một buổi thảo luận suôn sẻ trong buổi động não.

Để Ý Tưởng Được Tuôn Ra

Để tránh sự ỷ thác, một số nhóm có thể xem xét động não theo định dạng có cấu trúc hơn.

Một cách tiếp cận phổ biến là chia các thành viên thành vài nhóm, thiết lập giới hạn thời gian và để một thành viên của mỗi nhóm trình bày ý tưởng mỗi vòng. Quá trình động não này đòi hỏi một người giữ biên bản quy tắc và ghi chép ý tưởng của các thành viên.

Người điều phối trong buổi động não cần chắc chắn rằng không có tiếng nói chi phối, không chỉ trích người khác, và chế ngự các quan điểm có thể quá gây gắt với các thành viên khác.

Phân Loại & Đặt Câu Hỏi Theo Dõi

Phân loại các ý tưởng sau vòng động não đầu tiên, quyết định các danh mục cùng nhau và để người điều phối đặt câu hỏi về các khái niệm cần làm rõ. Bao gồm nhưng không giới hạn đến các ý tưởng khó hiểu, mơ hồ, hoặc khác nhau với mỗi cá nhân.

Sau Buổi Động Não

Đánh Giá Hành Động Sau

Một đánh giá hành động sau (AAR) là một quá trình đánh giá hoặc tóm tắt có hệ thống cho các thành viên tham gia và những người chịu trách nhiệm cho dự án hoặc sự kiện để phân tích điều gì đã xảy ra, tại sao nó xảy ra, và đội ngũ có thể làm thế nào để cải thiện buổi họp. Luôn thực hiện đánh giá hành động sau mỗi buổi để xem xét kết quả của buổi động não.

Đưa ra các giải pháp có thể, hoặc lên kế hoạch buổi họp tiếp theo dựa trên các ý tưởng đã đưa ra. Cân nhắc sử dụng ma trận Now Wow How để đánh giá điểm số của các giải pháp tiềm năng hoặc để các thành viên bỏ phiếu.

Sử dụng XMind cho sự bùng nổ sáng tạo tiếp theo của bạn!

Tham Khảo:

Tất cả các biểu tượng được sử dụng được làm bởi Freepik và Gajah Mada từ Flaticon.com

6 bước để tổ chức một buổi động não thắng lợi. BDC.ca. (2021, ngày 26 tháng 8). Truy cập ngày 19 tháng 1, năm 2022, từ https://www.bdc.ca/en/articles-tools/business-strategy-planning/innovate/how-to-organize-successful-brainstorming-session

Torres, T. (2016, ngày 4 tháng 2). Tại sao động não không hiệu quả (và cần làm gì thay thế). Inc.com. Truy cập ngày 19 tháng 1, năm 2022, từ https://www.inc.com/teresa-torres/why-brainstorming-doesnt-work-and-what-to-do-instead.html