Cách Quản Lý Một Đội Ngũ Làm Việc Từ Xa

Trong vài năm qua, làm việc từ xa đã trở thành một lựa chọn phổ biến cho nhiều người. Nhưng một câu hỏi được đặt ra: Làm thế nào để quản lý một đội ngũ làm việc từ xa với vai trò là một nhà tuyển dụng?

Từ những năm 1990, cùng với làn sóng đầu tiên của máy tính cá nhân, mọi người đã bắt đầu nhận ra khả năng làm việc tại nhà. Hiện nay có nhiều người trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau có thể làm việc từ xa. Sự xuất hiện của các công việc yêu cầu kỹ năng cao và việc triển khai công nghệ đã làm cho làm việc từ xa được công nhận rộng rãi không chỉ cho các tập đoàn lớn mà còn cho các doanh nghiệp nhỏ.

Và đối với nhiều người, làm việc từ xa giúp họ tiết kiệm thời gian đi lại, làm việc trong môi trường quen thuộc và thoải mái giúp cải thiện hiệu quả và tránh tiếp xúc xã hội ở nơi làm việc. Đối với doanh nghiệp, đó là một thế giới hoàn toàn kỹ thuật số. Điều đi kèm là nhu cầu tập trung trong văn phòng dần dần giảm đi. Trước đây, không thể tổ chức các cuộc họp mà không cần người ngồi xung quanh cùng nhau, và giờ đây tất cả đều được thực hiện trực tuyến.

Khó khăn trong Quản lý Đội ngũ Làm việc từ xa

Giám sát

Đối với doanh nghiệp, giám sát có thể là một trở ngại khác khi làm việc từ xa. Dường như không thể theo dõi nhân viên của bạn có đang làm việc và khi nào họ bắt đầu làm việc. Thiếu giám sát có thể là nguyên nhân của sản xuất thấp, sự ngắt kết nối trong giao tiếp và chuyển giao công việc.

Rào cản Giao tiếp

Mặc dù chúng ta có tất cả các dạng ứng dụng cho phép nhắn tin nhanh và họp trực tuyến, thông tin quan trọng hoặc chi tiết có thể bị bỏ qua hoặc diễn giải sai. Chúng tôi thường thấy trong hầu hết các trường hợp, nói chuyện trực tiếp giảm bớt khó khăn của việc lọc từ và khả năng hiểu nhầm. Đôi khi cần phải đi qua các chi tiết một cách trực diện mà không cần gõ hàng tá từ trong ví dụ, WhatsApp hoặc Facebook messenger.

Kiến thức

Đối với nhân viên, làm việc từ xa tạo ra một rào cản chặn họ và các đồng nghiệp khác. Thảo luận cũng là một phần thiết yếu của công việc nhóm. Khi làm việc trong môi trường văn phòng, nhân viên dễ dàng tiếp cận nguồn tài nguyên đa dạng và sự hiểu biết từ người khác. So với đó, có thể rất khó để kết nối với người khác hoặc thu thập kiến thức khi làm việc từ xa. Điều này có thể dẫn đến lỗi trong công việc hoặc căng thẳng thêm cho nhân viên.

Bạn có thể làm gì để tối ưu hóa quản lý đội ngũ làm việc từ xa?

Đặt ra Mục tiêu

Thiết lập mong đợi chia sẻ với mọi người liên quan là rất quan trọng đặc biệt là khi bạn đang quản lý một đội ngũ đa chức năng.

Một trong những chìa khóa là đặt ra mong đợi sớm và theo dõi. Trong khi đó, hãy đảm bảo rằng những mong đợi này có thể đạt được và thực tế.

Chẳng hạn, để tạo ra các chỉ số rõ ràng xung quanh và đánh giá hiệu suất nhân viên một cách thường xuyên. Hãy cho nhân viên của bạn biết cách bạn dự định quản lý đội ngũ.

Khuyến khích thành viên đội ngũ ghi lại các mốc công việc. Những gì họ đã hoàn thành trong tuần trước và những vấn đề đang trong quá trình. Đơn giản chỉ cần theo dõi công việc đã hoàn thành. Nó giúp mọi người xem lại và cải thiện các sai lầm và chướng ngại.

Tạo một bản ghi chép mốc trong cấu trúc dòng thời gian/ xương cá của Xmind như thế này.

Tổ chức các Cuộc họp Đội ngũ Thường xuyên

Mọi người rải rác khắp nơi khi làm việc từ xa, vì vậy giao tiếp kịp thời là rất quan trọng. Rất dễ rơi vào tình trạng hỗn loạn và thực hiện những công việc trùng lặp hoặc bỏ sót nếu họ không biết người khác đang làm gì.

Bên cạnh việc nhắn tin nhanh, cũng cần theo dõi tiến độ công việc của nhau thông qua các cuộc họp định kỳ. Việc này có thể được thực hiện một lần một tuần để bàn luận các điểm chính trong các dự án hiện tại, động não ý tưởng, và đưa ra các vấn đề và trở ngại. Bạn có thể chỉ định một người ghi chép và chia sẻ biên bản họp với các thành viên trong đội ngũ để dễ dàng theo dõi.

Bạn có thể làm gì với Xmind là thiết lập một bảng cây: mẫu ghi chú/ tóm tắt tuyệt vời. Ghi lại người tham gia, thời gian và dàn ý, thảo luận và việc cần làm, và các điều chỉnh trong một mẫu duy nhất và chia sẻ với các thành viên khác.

Bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng Slack hoặc Microsoft Teams như một cộng đồng làm việc. Chẳng hạn như thiết lập một kênh Slack cho các dự án và khuyến khích thành viên đội ngũ tương tác vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ ý tưởng trong kênh và thảo luận về những gì còn mơ hồ và cần cải thiện. Điều này không chỉ thúc đẩy sự đồng bộ chặt chẽ trong thông tin mà còn thúc đẩy tương tác tích cực trong các nhóm.

Face-Time Cá Nhân

Thay vì các cuộc kiểm tra ngẫu nhiên hoặc cuộc gọi điện thoại, bạn có thể thực hiện các kiểm tra một-một thường xuyên với các thành viên đội ngũ của bạn, và cố gắng tránh nội dung cứng nhắc của các cuộc họp hội nghị trong các cuộc gọi.

Nó cũng quan trọng đối với bạn với vai trò là một nhà quản lý để cung cấp một cách cho thành viên đội ngũ để thảo luận bất cứ vấn đề nào họ không cảm thấy thoải mái khi thảo luận trong thiết lập nhóm.

Và đừng quên nghĩ về bao gồm cho các thành viên trong nhóm của bạn khi thiết lập mục tiêu. Bạn cũng nên xem xét các trở ngại hiện tại trong tình huống làm việc từ xa của người khác, và thể hiện sự quan tâm. Cho đội của bạn thấy rằng bạn ổn với những chuyến du ngoạn ngẫu nhiên trên TikTok hoặc chút thời gian chơi với mèo và chó. Hiểu rằng, những phiền nhiễu này là không thể tránh khỏi. Và thật lành mạnh khi được nghỉ ngơi. Vì vậy, đấu tranh với chúng là một nỗ lực vô ích.

Hoặc chẳng hạn, khuyến khích cách sáng tạo để thu thập cảm xúc và phản hồi của các thành viên về cuộc sống hoặc công việc gần đây. Tạo một người theo dõi tâm trạng hoặc một bảng persona nơi các thành viên có thể viết xuống những gì vừa xảy ra trong công việc, cảm giác của họ như thế nào, hoặc chỉ đơn thuần là một danh sách sở thích với những thứ họ yêu thích. Mục đích chính của việc này là gắn kết với đội của bạn và tăng cường sự gần gũi giữa các thành viên khi việc gặp gỡ trực tiếp không phải là một lựa chọn khả dụng.

Chẳng hạn như hai Sơ đồ Tổ chức dưới đây. Hãy để mọi người chọn ảnh hồ sơ cá nhân của họ, và viết xuống thông tin cơ bản của họ và chức danh công việc - như một bảng thông tin. Nhưng cũng thêm vào MBTIs của họ, cung hoàng đạo, và có thể một câu nói hài hước mà họ yêu thích.

Khuyến khích Giao lưu Đội ngũ

Các thành viên trong đội thường không thể tương tác không chính thức và xã giao trong ngày làm việc khi làm việc từ xa. Và những khoảng thời gian tương tác này rất quan trọng để tạo ra một văn hóa đội nhóm tích cực.

Khuyến khích nhân viên đăng lại các hoạt động thường ngày của họ chỉ để chia sẻ đơn giản hoặc thảo luận về các buổi xem TV gần đây và các cuộc đua hôm thứ Bảy. Ngoài ra, cân nhắc lên lịch một loạt các sự kiện xã hội như trò chơi ảo hoặc kỷ niệm sinh nhật hoặc các ngày kỷ niệm khác của thành viên đội.

Dưới đây là một số trò chơi xây dựng đội nhóm trực tuyến để cân nhắc:

1. Ice Breaker: để khởi động trò chơi xây dựng đội nhóm trực tuyến của bạn

2. Hai Sự Thật và Một Lời Nói Dối: vòng quay chia sẻ ba sự thật thú vị về bản thân, một trong số đó là sai

3. Video Charades: mỗi thành viên diễn tả một đồ vật để đội còn lại đoán

4. Thử thách Ảnh về Cuộc đời bạn: nhiệm vụ là tóm tắt cuộc sống của họ trong một hình ảnh mà họ chụp trên điện thoại

5. Du hành thời gian: Các thành viên trong đội trò chuyện video và lần lượt mô tả một thời đại

6. Trò chơi Ma sói: tối thiểu 7 người chơi và chia làm hai nhóm để 'săn' và 'giết'

Chọn trò chơi ma sói làm ví dụ. Xây dựng quy tắc trò chơi trong Mẫu Ma trận và chia sẻ với các thành viên trong đội như tài liệu hướng dẫn.

Các Công cụ Khác Hữu ích

Quản lý một đội ngũ làm việc từ xa không khó khăn như tưởng tượng, mặc dù có nhiều thách thức sẽ xuất hiện với thực tế là các thành viên trong đội có thể ở các thành phố hoặc thậm chí các quốc gia khác nhau.

Các công cụ và ứng dụng nâng cao hiệu suất có thể là trợ thủ đắc lực cho quản lý của bạn. Dưới đây là một số công cụ khác bạn có thể tham khảo.

1. Trello: Kết hợp cộng tác & giao tiếp

2. Basecamp: Cách tổ chức để quản lý dự án và làm việc với thành viên đội ngũ và khách hàng

3. HubSpot: CRM miễn phí cho hỗ trợ khách hàng, bán hàng và tiếp thị của bạn

4. Notion: Nền tảng công việc kết hợp cho nhu cầu công việc và cuộc sống hàng ngày

5. Slack: Cộng đồng sản phẩm và kinh doanh

6. Discord: Nói chuyện, chat, gặp gỡ và gần gũi với bạn bè và cộng đồng

7. Microsoft Teams: Luôn kết nối và truy cập nội dung chung bất kỳ lúc nào với đội ngũ

Tham khảo

https://www.chanty.com/blog/how-to-manage-a-remote-team/

https://www.hermanmiller.com/zh_cn/research/categories/white-papers/five-important-tips-for-managing-remote-teams/

https://www.callbridge.com/blog/tips-for-managing-remote-teams-successfully/

https://www.crossover.com/perspective/the-history-of-remote-work