Cách ghi biên bản cuộc họp tốt với Xmind?

Việc ghi chép biên bản cuộc họp tốt là một kỹ năng thiết yếu cần có trong công việc, vì những điểm quan trọng này là bản tóm tắt cuộc thảo luận của cuộc họp trước đó để bạn và nhóm của bạn có thể xem lại sau. Bên cạnh đó, việc biết cách ghi chép biên bản cuộc họp nhanh chóng trong và sau cuộc họp thể hiện sự chuyên nghiệp và năng suất mạnh mẽ của một người.

Hôm nay, hãy nói về cách ghi chép biên bản cuộc họp ấn tượng với XMind dễ dàng! Đồng thời lưu ý rằng đội ngũ của chúng tôi vừa ra mắt XMind.works, phiên bản web của XMind, giúp việc ghi chép biên bản cuộc họp trở nên dễ dàng hơn. Trên trang web XMind.works, bạn có thể kết nối với dịch vụ lưu trữ cá nhân (Dropbox/Google Drive/OneDrive) để có thể tạo bản đồ ý tưởng mới hoặc chỉnh sửa các bản đồ hiện có với XMind ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Tất cả các tính năng hoạt động chính xác như phiên bản máy tính để bàn nên sẽ không gặp khó khăn nào khi học!

Điều gì tạo nên biên bản cuộc họp tốt?

Biên bản cuộc họp tốt không chỉ cần bản tóm tắt cuộc họp trước mà còn yêu cầu luồng logic rõ ràng trong suốt cuộc thảo luận của cuộc họp. Mục đích của biên bản cuộc họp là tạo điều kiện cho cả người tham dự và người vắng mặt. Người tham dự sử dụng bản tóm tắt để nhớ lại cuộc thảo luận của cuộc họp và xác định một số mục tiêu kinh doanh và hành động tiếp theo. Người vắng mặt được cung cấp biên bản cuộc họp để biết chủ đề chính và thảo luận của cuộc họp và được cập nhật cùng trang với người tham dự.

Do đó, các yếu tố sau tạo nên biên bản cuộc họp tốt:

• Viết theo luồng logic rõ ràng

Cuộc họp bao gồm sự tương tác và thảo luận. Nếu bạn ghi lại mọi thứ theo trình tự thời gian, thì biên bản cuộc họp có thể trở nên rất lộn xộn. Vì vậy, điều quan trọng nhất là lấy ra những điểm chính từ mỗi người nói và tóm tắt chúng thành một bản đồ logic rõ ràng, làm cho biên bản của bạn dễ đọc hơn.

• Ghi chú toàn diện với điểm nhấn

Biên bản cuộc họp toàn diện luôn được chào đón, nhưng trong hầu hết các trường hợp, điểm nhấn cũng rất quan trọng. Những điểm nhấn có ý nghĩa thu hút sự chú ý của người đọc và tiết kiệm thời gian từ việc đọc ghi chú toàn diện, và chúng đặc biệt hữu ích khi trình bày biên bản cho quản lý bận rộn của bạn. Khuyên dùng sử dụng các điểm viên khi ghi chép biên bản cuộc họp.

• Có một kết luận để hướng dẫn cuộc họp tiếp theo

Nếu một kế hoạch kinh doanh tương lai hoặc hành động nào đó được quyết định trong cuộc họp, thì kết luận nên bao gồm hướng dẫn rõ ràng về ai chịu trách nhiệm và cần làm gì tiếp theo. Tuy nhiên, kết luận không phải lúc nào cũng cần là một hành động cụ thể vì trong nhiều trường hợp, không có kết luận/hành động vào cuối cuộc họp. Đội nhóm có thể đã đạt được một số thỏa thuận hoặc chưa và sẽ chờ đến cuộc họp tiếp theo để tiếp tục. Do đó, điều quan trọng là ghi lại tiến trình đó như kết luận cuối cùng của cuộc họp trước để hướng dẫn cuộc họp tiếp theo.

• Bao gồm thông tin cơ bản

Ngày tháng, địa điểm, người tham dự. Thông tin cơ bản có thể dễ bị bỏ qua nhưng rất cần thiết để giữ làm tài liệu ghi lại.

Cách ghi chép hiệu quả & năng suất cao?

Chuẩn bị trước cuộc họp

• Hiểu rõ bối cảnh và mục đích/chủ đề của cuộc họp sắp tới

Một cuộc họp hiệu quả (giữa hoặc trong các phòng ban) thường có chủ đề/mục tiêu và chủ đề thảo luận cụ thể. Vì vậy, hiểu rõ chủ đề chung và nhiệm vụ của cuộc họp trước sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn nội dung cuộc họp và quá trình ghi chép biên bản.

Nó cũng hữu ích khi người tham dự bắt đầu đi lạc khỏi chủ đề, bạn có thể đưa nhiệm vụ/mục đích chính ra kịp thời.

• Biết rõ về người tham dự

Đối với những cuộc họp lớn hơn và quan trọng hơn, cần nghiên cứu thông tin của những người tham dự chính nếu họ không quen thuộc với bạn, giúp quá trình ghi chú diễn ra thuận lợi.

• Tổ chức và duyệt qua tài liệu liên quan đến cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu

Nếu có tài liệu nào cần thảo luận trong cuộc họp, tốt hơn là bạn nên làm nghiên cứu bối cảnh, tổ chức và duyệt qua một số trang hoặc slide để làm quen với nội dung chính sẽ được thảo luận trong cuộc họp.

Sử dụng XMind để ghi chép biên bản cuộc họp

• Sử dụng cấu trúc & tập trung vào điểm chính để xây dựng luồng logic

Khi quen với cách XMind làm việc, bạn sẽ nhận thấy rằng không cần ghi chép từ từng lời nói mà thay vào đó sử dụng cấu trúc (bản đồ ý tưởng) tích hợp sẵn. Mẫu cấu trúc logic tồn tại cho phép bạn có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ, tổ chức và nắm bắt ý chính cũng như cấu trúc logic của người nói để tạo thành một bản tóm tắt cuộc họp mạch lạc và có cấu trúc.

• Sử dụng tính năng Audio để ghi chú bên cạnh và lưu trữ cuộc thảo luận

Tính năng Audio trong XMind đặc biệt tiện lợi khi cố gắng nắm bắt thông tin nói trong các cuộc họp hoặc hoạt động khác. Bằng cách chèn ghi chú âm thanh vào bất kỳ hộp chủ đề nào, người ghi biên bản không cần lo lắng liệu có bỏ sót điểm nào trong cuộc thảo luận diễn ra nhanh chóng nhưng có thể dành thời gian để xem lại đoạn âm thanh và chuyển thành văn bản sau cuộc họp.

Cách tổ chức lại biên bản cuộc họp?

• Nhóm theo Nhiệm vụ

• Nhóm theo Người nói

Như chúng tôi đã đề cập ở ngay đầu, XMind đã ra mắt phiên bản web – XMind.works! Nó có thể được sử dụng bất kỳ lúc nào ở đâu với trình duyệt, làm cho việc ghi chép và chia sẻ biên bản cuộc họp của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều. Xem một ví dụ dưới đây – phiên bản web này hoạt động chính xác như phiên bản máy tính để bàn, hãy thử ngay!