Cách ghi biên bản cuộc họp (Kèm theo mẫu)

Thực hành ghi biên bản họp bắt nguồn từ cụm từ Latin "minuta scriptura," có nghĩa là "ghi chú nhỏ." Biên bản họp đóng vai trò là hồ sơ lịch sử, tài liệu pháp lý và giúp tổ chức duy trì tính minh bạch. Những ghi chép chính thức này bảo đảm trách nhiệm và bảo tồn các quyết định quan trọng với tác động lâu dài. Hiện nay, các tổ chức coi việc ghi biên bản chính xác là một thực hành tốt, ngay cả khi không có yêu cầu pháp lý.

Muốn trở nên thành thạo trong nhiệm vụ quan trọng này? Xmind chuyển đổi cách làm việc của bạn thông qua cách tổ chức trực quan và các tính năng hỗ trợ AI - hãy cùng khám phá!

Biên bản họp là gì và tại sao chúng quan trọng

Biên bản họp ghi lại các thảo luận và quyết định đã được đưa ra trong các cuộc họp tổ chức. Chúng khác biệt với ghi chú thông thường và đóng vai trò quan trọng trong tài liệu kinh doanh mà các nhóm có thể tham khảo sau này. Hiểu rõ mục đích và cấu trúc của chúng giúp tạo ra các ghi chép đáp ứng nhu cầu tổ chức ngay lập tức và trong tương lai.

Định nghĩa và mục đích của biên bản họp

Biên bản họp là các hồ sơ kinh doanh chính thức ghi lại các thảo luận, quyết định và mục hành động chính từ một cuộc họp. Chúng cung cấp một báo cáo chính thức về những gì đã xảy ra thay vì cuộc trò chuyện từng chữ một. Thuật ngữ "biên bản" không đề cập đến các đơn vị thời gian mà bắt nguồn từ "minuta scriptura" (ghi chú nhỏ) tóm tắt nội dung cuộc họp.

Những tài liệu này rất quan trọng vì nhiều lý do:

• Tạo một hồ sơ lịch sử chính thức về các quyết định tổ chức

• Cung cấp tài liệu pháp lý cho thấy sự tuân thủ các quy định

• Thiết lập trách nhiệm bằng cách ghi lại các nhiệm vụ được giao và cam kết

• Kích hoạt truyền thông với các bên liên quan vắng mặt

• Cung cấp tài liệu tham khảo cho các cuộc họp trong tương lai

Biên bản họp bảo vệ ban quản lý trong các hành động pháp lý hoặc kiểm tra quy định bằng cách ghi lại các lý do đằng sau các quyết định. Chúng giúp tổ chức trở nên minh bạch hơn bằng cách thể hiện rõ ràng những gì đã xảy ra trong cuộc họp.

Quy trình ghi biên bản họp

Quy trình tạo ra biên bản họp hiệu quả bao gồm một số bước quan trọng:

Trước cuộc họp:

• Xem lại kế hoạch họp và nắm rõ các chủ đề

• Biết thông tin nào cần ghi lại

• Chuẩn bị mẫu dựa trên nhu cầu của tổ chức bạn

Trong cuộc họp:

• Ghi lại các yếu tố cần thiết như ngày, giờ, người tham dự và vắng mặt

• Ghi các quyết định chính, các đề xuất và kết quả biểu quyết

• Ghi lại các dự án được giao với các chi tiết và thời hạn

• Tập trung vào những gì quan trọng thay vì viết tất cả mọi thứ

Sau cuộc họp:

• Viết ghi chép nhanh chóng khi kí ức còn tươi mới

• Kiểm tra độ rõ ràng và đầy đủ

• Chia sẻ với người tham gia và bên liên quan

• Lưu trữ đúng cách như một phần của hồ sơ chính thức

Biên bản họp cần rõ ràng và ngắn gọn. Sử dụng động từ chỉ hành động và ngôn ngữ trung lập để ghi lại các cuộc thảo luận một cách khách quan mà không có ý kiến cá nhân hay thiên kiến.

Biên bản họp so với ghi chú cuộc họp

Mọi người thường sử dụng những thuật ngữ này thay thế cho nhau, nhưng biên bản họp và ghi chú cuộc họp có sự khác biệt quan trọng:

Biên bản họp tuân theo một cấu trúc tiêu chuẩn có tên tổ chức, ngày, danh sách người tham dự, các mục tin tức với mô tả ngắn gọn và kết quả của chúng. Chúng cung cấp nhiều chi tiết hơn so với ghi chép và ghi lại toàn bộ bài trình bày và thảo luận.

Khác biệt chính nằm ở tính chính thức và mục đích. Biên bản hoạt động như một tài liệu công ty chính thức cho các mục đích pháp lý và tài chính, trong khi ghi chú giúp các nhóm không cần trọng lượng pháp lý tương tự.

Tạo kế hoạch họp trước tiên

Hình thức tổ chức trực quan giúp kế hoạch họp hoạt động tốt hơn. Tính năng lập bản đồ tư duy của Xmind mang đến cho bạn một lựa chọn tốt hơn so với các kế hoạch tuyến tính thông thường. Bạn có thể tạo ra các cấu trúc họp hấp dẫn và thực tế. Điều này giúp mọi người thấy toàn cảnh mà không bỏ lỡ các chi tiết quan trọng.

Tạo mẫu kế hoạch họp với Xmind

Sơ đồ tư duy cho bạn thấy toàn bộ kế hoạch họp trong nháy mắt. Các thành viên trong nhóm có thể theo dõi ngay vào thảo luận. Xmind cho phép bạn tạo các mẫu kế hoạch tùy chỉnh hiển thị thông tin tốt hơn so với các định dạng truyền thống.

Đây là cách tạo một kế hoạch họp tốt trong Xmind:

1. Đặt chủ đề họp của bạn ở trung tâm của sơ đồ như một điểm tiêu điểm

2. Tạo các nhánh chính cho các mục tiêu lớn của kế hoạch họp (thông báo, thảo luận, mục hành động)

3. Thêm các nhánh con cho các điểm cụ thể dưới mỗi danh mục

4. Sử dụng mã màu và biểu tượng của Xmind để làm nổi bật các ưu tiên hoặc nhóm các loại thông tin khác nhau

Xmind hỗ trợ nhiều cấu trúc trong cùng một sơ đồ tư duy. Bạn có thể hiển thị các phần khác nhau của cuộc họp của mình trong một tài liệu trực quan. Bố cục gốc có thể là một sơ đồ tư duy tiêu chuẩn. Bạn có thể thêm các cấu trúc ma trận cho các cuộc thảo luận theo thời gian hoặc bố trí lịch trình cho các đánh giá dự án.

Theo dõi các điểm thảo luận trực quan

Việc theo dõi trực quan các điểm thảo luận giúp mọi người tập trung. Nó đảm bảo bạn bao quát tất cả các mục trong chương trình. Tính năng chia sẻ và cộng tác của Xmind làm cho điều này thậm chí còn tốt hơn.

Theo dõi thảo luận thời gian thực hoạt động như sau:

• Ghi lại các thảo luận quan trọng với tính năng ghi âm của Xmind và đính kèm chúng vào các chủ đề có liên quan

• Kết nối các ý tưởng liên quan bằng cách sử dụng kiểu dòng và mô tả văn bản tùy chỉnh

• Thêm tóm tắt vào các nhóm ý tưởng để có cái nhìn tổng quan nhanh về các cuộc thảo luận phức tạp

• Sử dụng nhãn của Xmind để làm nổi bật các chủ đề tương tự hoặc đánh dấu các khái niệm đặc biệt

Sơ đồ tư duy giúp người tham dự cuộc họp phát hiện các mối liên hệ giữa các điểm thảo luận mà các ghi chú tuyến tính có thể bỏ sót. Hơn nữa, sự cộng tác thời gian thực của Xmind cho phép các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến cùng nhau. Điều này xây dựng một cái nhìn chung về tiến độ của cuộc họp.

Liên kết các mục hành động với các chủ đề trong chương trình nghị sự

Biến các thảo luận thành nhiệm vụ là chìa khóa của các cuộc họp hiệu quả. Các tính năng liên kết chủ đề và theo dõi nhiệm vụ của Xmind giúp bạn thực hiện việc này tốt.

Đây là cách liên kết các mục hành động:

• Tạo các kết nối hai chiều giữa các chủ đề liên quan bằng tính năng liên kết chủ đề của Xmind

• Thêm hộp kiểm vào các chủ đề phụ để đánh dấu chúng là nhiệm vụ

• Hiển thị trạng thái hoàn thành với thanh tiến độ tự động tính toán các nhiệm vụ đã hoàn thành

• Lọc nhiệm vụ để xem tất cả, hoàn thành hoặc các mục đang chờ dựa trên nhu cầu của bạn

Các kết nối này cho phép bạn di chuyển giữa các chủ đề chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn giữ ngữ cảnh giữa các mục trong chương trình nghị sự và các điểm hành động của họ. Bạn có thể chia các dự án lớn thành các bước nhỏ ngay trong chương trình của cuộc họp.

Tính năng theo dõi nhiệm vụ của Xmind cho thấy những gì cần phải làm và những nhiệm vụ nào là cấp bách. Cách nhìn trực quan về khối lượng công việc của bạn giúp bạn duy trì trật tự. Bạn sẽ không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng.

Muốn cải thiện chương trình họp của bạn với lập sơ đồ tư duy trực quan? Hãy thử Xmind và tìm hiểu cách tư duy trực quan có cấu trúc có thể cải thiện cuộc họp và làm cho biên bản của bạn có giá trị.

Trước cuộc họp: Hiểu kế hoạch và người tham dự

Biên bản họp cần sự chuẩn bị đúng đắn làm nền tảng. Thời gian đầu tư trước các cuộc họp giúp quy trình ghi chép nhanh chóng và nâng cao kỹ năng của bạn để nắm bắt thông tin chính xác. Người ghi chép mà chuẩn bị kỹ lưỡng có thể sản xuất ghi chép chi tiết hơn, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tổ chức.

Xem lại kế hoạch và tài liệu

Kế hoạch họp