Sơ đồ tư duy dành cho mọi người và thậm chí còn hơn thế nữa
, Liam thật tuyệt vời. Anh ấy thẳng thắn và hợp lý trước những câu hỏi sắc bén, đồng thời cởi mở chia sẻ các mẹo của mình trong giai đoạn đặc biệt này. Chúng tôi lo ngại về tình hình của Biggerplate trong thời gian phong tỏa và liệu đội ngũ của họ có thích nghi tốt với làm việc từ xa không, trong khi Liam đã làm rõ sự kết hợp kỳ diệu giữa quy trình làm việc cá nhân và nề nếp công ty suốt những năm qua, và mọi thứ vẫn ổn.
Ngoài ra, Liam cũng đề cập một số thói quen trong công việc và cuộc sống cá nhân mà anh ấy đặc biệt khuyến nghị nên duy trì, những mảnh ghép của các ngày làm việc từ xa, và công cụ năng suất bí mật của anh ấy khi làm việc tại nhà.
Gợi ý: Tìm hướng dẫn bảng điều khiển lập Sơ đồ tư duy từ Biggerplate.com
Bạn có nghĩ rằng lập Sơ đồ tư duy phù hợp với tất cả mọi người không? Hoặc, bạn nghĩ kiểu người nào phù hợp hơn với lập Sơ đồ tư duy?
Trong nhiều năm qua, tôi từng thấy những gợi ý rằng người “thiên não phải” có thể phù hợp hơn với lập Sơ đồ tư duy, còn người “thiên não trái” có thể không thấy hữu ích, hoặc ít có xu hướng thử cách tiếp cận này. Tuy nhiên, tôi hoàn toàn không thấy bằng chứng nào cho điều đó trong hơn một thập kỷ vận hành Biggerplate.com. Chúng tôi đã làm việc với hàng nghìn người có thể bị gắn nhãn là “thiên não trái”, với công việc được xem là thiên về phân tích và ít ‘sáng tạo’ hơn. Không ngoại lệ, ngay khi họ thấy một tình huống ứng dụng lập Sơ đồ tư duy phù hợp giúp giải quyết vấn đề thực tế, họ quan tâm đến công cụ này không kém gì những người “thiên não phải” vốn được cho là có xu hướng dùng lập Sơ đồ tư duy hơn. Ở chiều ngược lại, tôi cũng thấy không ít kiểu người “thiên não phải” bác bỏ lập Sơ đồ tư duy vì họ chưa được cho thấy một tình huống ứng dụng thực tế phù hợp với họ. Chúng ta cần loại bỏ dứt điểm quan niệm lỗi thời về người “thiên não trái” hay “thiên não phải”, cùng với ý nghĩ rằng điều đó giúp xác định đúng nhóm đối tượng phù hợp nhất cho lập Sơ đồ tư duy. Đó là sự đơn giản hóa quá mức về con người, hiểu sai về não bộ, và chỉ làm chúng ta sao nhãng khỏi những vấn đề thực tế mà lập Sơ đồ tư duy giải quyết.
Chưa ai từng đòi hỏi nền tảng khoa học thần kinh đằng sau Microsoft Excel hay Powerpoint… họ chỉ đơn giản thấy các công cụ giúp họ giải quyết vấn đề. Lập Sơ đồ tư duy giúp giải quyết các vấn đề thực tế mà ai cũng gặp, vì vậy đây là một kỹ thuật có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ ai. Chúng tôi xem phần mềm lập Sơ đồ tư duy là “mắt xích còn thiếu” và là công cụ phải có để hỗ trợ mọi người trong kinh doanh và giáo dục. Dù bạn ở ngành nào, chức danh gì, hay cấp bậc ra sao, tất cả chúng ta đều đối mặt cùng một thách thức: khó phát triển và sắp xếp ý tưởng cũng như thông tin. Lập Sơ đồ tư duy giúp xử lý thách thức này, vì vậy nên đứng cạnh các công cụ phổ biến như Word, Powerpoint và Excel như một phần tiêu chuẩn của bộ công cụ làm việc hiện đại. Trong nhiều trường hợp, công cụ lập Sơ đồ tư duy là thứ bạn nên mở trước các công cụ kia, để suy nghĩ rõ việc cần làm tiếp theo, và/hoặc giúp bạn phân rã khối lượng và độ phức tạp thông tin mà các công cụ khác thường tạo ra hoặc duy trì.
Quy trình làm việc tại nhà của bạn là gì? Bạn có mẹo nào để cải thiện hiệu suất không?
Biggerplate đã được tổ chức theo mô hình ưu tiên làm việc từ xa trong nhiều năm, và dù chúng tôi có văn phòng vật lý, chúng tôi vẫn thường làm việc từ xa 80% thời gian, ngay cả trước đợt phong tỏa vì virus. Vì vậy, cả quy trình làm việc cá nhân của tôi lẫn nề nếp làm việc từ xa của công ty đã được xây dựng qua nhiều năm, và tôi nghĩ ở cả hai mặt, điều cốt lõi là tập trung vào việc chủ động tạo lập và theo dõi những thói quen hỗ trợ (thay vì phá hỏng) nỗ lực của bạn. Với cả cá nhân lẫn doanh nghiệp, điều quan trọng là thiết lập các thói quen dễ duy trì, lặp lại được, và phục vụ đúng mục tiêu.
Ví dụ trong doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là một tổ hợp cuộc họp cố định theo tuần, hai tuần một lần và theo tháng, mỗi cuộc họp có trọng tâm rõ ràng, giúp chúng tôi giảm số lần phải ngắt quãng nhau trong ngày. Chúng tôi luôn tự hỏi “việc này có thể chờ đến cuộc họp đã lên lịch tiếp theo không” trước khi làm phiền người khác, khi họ có thể đang tập trung sâu vào việc khác. Việc có “thói quen” họp này trong suy nghĩ của mọi người (và đảm bảo các cuộc họp hiệu quả trong việc nêu ý tưởng/vấn đề) là chìa khóa để tránh hình thành thói quen tiêu cực là liên tục làm gián đoạn nhau! Các thói quen khác trong doanh nghiệp gồm chặn trước các khung giờ nhất định trong lịch, và chủ động chuyển sang trạng thái ‘offline’ hoặc ‘không sẵn sàng’ để mỗi người có thể tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, không lo người khác vô tình làm gián đoạn.
Về mặt cá nhân, các thói quen then chốt gồm đặt ra 3 ưu tiên hàng đầu (‘Top 3’) cho ngày trước khi tôi làm bất cứ việc gì khác, thường là lúc uống cà phê sáng để ‘khởi động’. Tôi rất ngạc nhiên khi nhiều người bắt đầu ngày mới bằng cách mở email… ngay lập tức đưa bản thân vào trạng thái phản ứng theo điều người khác nói hoặc muốn. Thay vào đó, hãy bắt đầu ngày bằng cách rà soát tất cả ưu tiên cạnh tranh và tự xác định rõ 3 việc quan trọng nhất cần có tiến triển vào cuối ngày. Từ thời điểm đó trở đi, bất kỳ việc mới nào vào hộp thư đến đều nên được so với Top 3 đó, để bạn đưa ra lựa chọn có chủ đích về việc có đáng hành động hay không. Mục tiêu của chúng ta là đưa ra lựa chọn có ý thức về việc nên làm (và quan trọng hơn là không làm) thay vì trôi từ việc này sang việc khác chỉ vì nó đứng kế tiếp trong danh sách, hoặc vì ai đó nhờ khéo. Đây là lúc bảng điều khiển Sơ đồ tư duy cực kỳ giá trị, vừa để quét toàn bộ các dự án cạnh tranh, vừa để thể hiện trực quan Top 3 trong ngày.
Tất nhiên, kịch bản lý tưởng là các mục ‘Top 3’ hằng ngày của bạn đồng bộ với ‘Top 3’ của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại (ví dụ: quý hiện tại), điều này rõ ràng đòi hỏi bạn phải thiết lập thói quen đều đặn trong việc đặt ưu tiên rõ ràng trong doanh nghiệp.
Hiện chúng ta đang làm việc tại nhà, bạn thường dùng phần mềm (công cụ năng suất) nào? Có khác gì khi dùng ở văn phòng không?
Với tôi, mọi thứ được quản lý từ một bảng điều khiển Sơ đồ tư duy duy nhất, giúp tôi theo dõi tất cả dự án đang triển khai (hoặc đang lập kế hoạch) tại Biggerplate. Đây là trung tâm cho tổ chức cá nhân và năng suất của tôi, bất kể tôi làm việc ở nhà, ở văn phòng, hay di chuyển bằng máy bay, tàu hỏa, v.v.
Bảng điều khiển Sơ đồ tư duy cho tôi toàn bộ thông tin chính tôi cần, đồng thời cung cấp các biển chỉ dẫn trực quan (dùng hyperlink, tệp đính kèm, biểu tượng, v.v.) để điều hướng đến thông tin quan trọng nằm ở nơi khác. Dù hành động có thể diễn ra ở chỗ khác (như gửi email, hoặc tạo tài liệu đề xuất), bảng điều khiển Sơ đồ tư duy là nơi mọi thứ bắt đầu. Tạo phiên bản của riêng bạn rất đơn giản, và theo thời gian, nó phát triển thành “bộ não thứ hai” nơi mọi thứ bạn cần để vận hành hiệu quả được lưu trữ và quản lý.
Để xem cách này hoạt động thực tế và học cách tạo Personal Organiser Dashboard của riêng bạn trong XMind, xem webinar của chúng tôi tại đây: https://bit.ly/3adElMT
Điều quan trọng nhất khi làm việc tại nhà là giao tiếp và hiệu suất, nhưng đôi khi lại thiếu. Bạn có gợi ý nào để làm việc hiệu quả tại nhà không?
Thực ra, tôi sẽ nói điều quan trọng nhất là duy trì sức khỏe tinh thần và thể chất cá nhân. Điều này quan trọng dù làm việc ở nhà hay văn phòng, nhưng đang khó hơn nhiều với một số người lần đầu thích nghi làm việc tại nhà, hoặc làm trong thời gian dài hơn họ từng trải qua trước đây.
Một trong những điều cốt lõi cần nhận ra là ‘làm việc tại nhà’ thường đồng nghĩa với làm việc một mình, ngay cả khi gia đình bạn ở trong nhà, và ngay cả khi bạn kết nối với đồng nghiệp qua vô số giải pháp công nghệ. Từ trải nghiệm của chính tôi khi là doanh nhân thường làm việc cực kỳ chăm chỉ trong trạng thái tương đối tách biệt, tôi biết việc duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần tốt có thể là thách thức, và tôi cũng biết rằng khi tôi lơ là điều này, mọi thứ khác đều bị ảnh hưởng, trong đó giao tiếp và hiệu suất thường là những thứ xuống cấp đầu tiên.
Như đã đề cập, lời khuyên quan trọng nhất của tôi là tập trung vào việc hiểu các thói quen của bạn, và xem chúng đang hỗ trợ hay phá hỏng sức khỏe thể chất, tinh thần cũng như hiệu suất làm việc của bạn. Khi đã xác định được các thói quen (tốt và xấu), hãy xây dựng một vài thói quen đơn giản, lặp lại được, giúp bạn dịch chuyển đúng hướng. Đừng tìm kiếm một cú đột phá lớn duy nhất, vì nhiều khả năng nó không tồn tại. Thay vào đó, hãy tập trung tìm và xây dựng những thói quen tưởng như nhỏ nhặt nhưng tích lũy lại sẽ hỗ trợ duy trì nề nếp làm việc tốt, đồng thời duy trì nề nếp tốt cho não bộ và cơ thể.
Ví dụ, pha cà phê buổi sáng là thói quen tôi luôn có, nhưng vài năm trước, tôi quyết định dùng nó làm tín hiệu để chỉ đơn giản bật laptop vào buổi sáng. Cà phê là phần thưởng cho hành động đầu tiên bắt đầu ngày làm việc, vì giờ tôi không thể có thứ mình muốn (cà phê) nếu chưa bắt đầu ngày mới (bật laptop). Trong lúc pha và uống cà phê sáng, tôi rà soát bảng điều khiển Sơ đồ tư duy, xác định Top 3 ưu tiên trong ngày, và bắt đầu xử lý chúng, thường bằng cách kéo vào bảng điều khiển những thông tin chính mà tôi biết sẽ cần cho từng mục. Khi uống xong cà phê, đó lại là tín hiệu để tôi đứng dậy khỏi bàn (đi cất cốc), và tôi thường tận dụng cơ hội này để ra ngoài đi bộ 10-15 phút, nạp thêm oxy cho cơ thể (tốt cho trí óc), và vận động nhiều hơn một chút so với quãng đường từ giường đến góc làm việc (tốt cho nền tảng thể chất). Hành động đơn giản là tự pha một ly cà phê buổi sáng (một thói quen dễ làm) sẽ kích hoạt chuỗi hành động cực nhỏ, dễ quản lý, không chỉ giúp tôi bắt đầu công việc mà còn tạo ra một thói quen nhỏ cho sức khỏe tinh thần và thể chất (đi bộ sau cà phê) cũng rất dễ duy trì.
Trong suốt ngày làm việc, có nhiều phiên bản của các vòng lặp này diễn ra, kể cả khi ngày bận rộn dần lên. Điều này bao gồm chạy bộ vào giữa ngày trước khi tôi ăn trưa, một thói quen tôi thiết lập từ nhiều năm trước sau khi thừa nhận rằng động lực và năng lượng để tập vào đầu hoặc cuối ngày của tôi gần như bằng không, và rằng tôi cũng có thói quen quên ăn trưa vì mải làm việc. Vì vậy giờ tôi chia ngày làm việc thành hai nửa, đi chạy khoảng một giờ, rồi tự thưởng bằng bữa trưa—thứ mà giờ tôi rất thèm sau khi tập, thay vì quên mất khi đang làm việc!
Lịch làm việc điển hình của tôi trong nhiều năm là 8:00 am - 8:00 pm, và đó là nề nếp tôi thấy phù hợp với mình, sau nhiều lần thử nghiệm có chủ đích về điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả để giữ cân bằng cuộc sống. Dù bạn làm việc ở nhà hay văn phòng, hiểu rõ những thói quen phù hợp với bạn (không chống lại bạn) là cách tuyệt vời để bắt đầu cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần, từ đó theo trải nghiệm của tôi sẽ nâng cao hiệu suất công việc.
Ngoài phụ huynh làm việc tại nhà, học sinh cũng đang học tại nhà. Bạn nghĩ lập Sơ đồ tư duy có thể giúp học sinh học hiệu quả như thế nào?
Tôi ước mình biết đến lập Sơ đồ tư duy từ khi còn là học sinh, vì đây thực sự là công cụ vô giá cho việc học. Tôi cho rằng có 3 mảng chính mà lập Sơ đồ tư duy có thể hỗ trợ học sinh, đó là ghi chú, xây dựng kiến thức và bài viết học thuật.
Về ghi chú, lập Sơ đồ tư duy giúp bỏ nhu cầu viết câu dài, bằng cách cho phép bạn ghi lại chỉ vài từ khóa mỗi lần nên dễ theo kịp hơn. Ngoài ra, ghi chú trong Sơ đồ tư duy giúp bạn dễ thấy thông tin liên kết với nhau như thế nào, đồng thời hiểu cả bức tranh lớn lẫn chi tiết nhỏ dựa trên cấu trúc nhánh. Ngay cả khi Sơ đồ tư duy ghi chú hơi lộn xộn, nó vẫn có cấu trúc mà ghi chú tuyến tính không có, và điều này sẽ rất giá trị khi bạn xem lại và cập nhật.
Xây dựng kiến thức là khi bạn lấy các ghi chú Sơ đồ tư duy từ nhiều buổi học và bắt đầu kết hợp chúng thành một Sơ đồ tóm tắt (hoặc nhiều Sơ đồ) chứa thông tin chính của môn học. Với phần mềm, bạn có thể liên kết các Sơ đồ tư duy này để tạo một hệ thống Sơ đồ dễ điều hướng, chứa toàn bộ thông tin bạn cần về môn học. .
Cuối cùng, những học sinh gặp khó khăn với bài viết có thể thấy lập Sơ đồ tư duy cực kỳ hữu ích khi lập kế hoạch cấu trúc cho bài luận hoặc báo cáo. Một Sơ đồ tư duy đơn giản có thể giúp bạn suy nghĩ về thứ tự bài viết, đồng thời gom ý tưởng và tài liệu nghiên cứu vào một nơi. Nhiều khi dành thời gian vẽ Sơ đồ ý tưởng và kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian (và bớt bực bội) ở giai đoạn viết sau đó, nên hãy thử nhé!
Phần mềm lập Sơ đồ tư duy có thể giúp bạn suy nghĩ rõ ràng và sáng tạo hơn nhưng rốt cuộc không thể nghĩ thay bạn. Vậy làm sao để vượt qua vai trò công cụ năng suất và tư duy tốt hơn?
Chính xác. Phần mềm không phải là câu trả lời, nhưng có thể giúp bạn khám phá câu trả lời. “Tư duy tốt hơn” là một thách thức lớn, nhưng lập Sơ đồ tư duy chắc chắn có thể hỗ trợ. Trải nghiệm của tôi là việc tổ chức ý tưởng và thông tin tốt hơn ngay từ giai đoạn sớm gần như luôn dẫn đến sự rõ ràng trong đầu tôi về các nhiệm vụ liên quan, hành động cần thực hiện, hoặc những điều khác tôi cần cân nhắc hay nghiên cứu trước khi bắt đầu hoàn thành các đầu việc.
Abraham Lincoln được cho là đã nói “hãy cho tôi sáu giờ để đốn một cái cây, và tôi sẽ dành bốn giờ đầu để mài rìu”, và đây là câu nói tôi dùng thường xuyên khi nói về lập Sơ đồ tư duy. Bài tập đơn giản là vẽ Sơ đồ ý tưởng và thông tin của bạn liên quan đến một dự án, nhiệm vụ, thách thức, cơ hội, v.v. chính là việc mài rìu. Nếu bạn dành một chút thời gian để làm phần tư duy ban đầu đó (hay mài rìu), bạn sẽ thấy mình có thể triển khai hiệu quả hơn rất nhiều khi đến lúc hành động. Hơn nữa, bạn cũng sẽ tự tin hơn rằng mình đang triển khai đúng việc, vì Sơ đồ tư duy thúc đẩy bạn suy nghĩ rộng hơn, và điều đó có nghĩa là bạn đang chặt đúng cây, chứ không chỉ chặt cái cây gần nhất…!
