Sơ đồ tư duy dành cho mọi người và thậm chí còn hơn thế nữa

Biggerplate.com

, Liam thật tuyệt vời. Anh ấy rất thẳng thắn và hợp lý với những câu hỏi sắc bén, và sẵn sàng chia sẻ mẹo của mình trong thời gian đặc biệt này. Chúng tôi đã lo ngại về tình hình của Biggerplate trong thời gian phong tỏa, và liệu đội ngũ của họ đã thích nghi tốt với việc làm từ xa hay chưa, trong khi Liam đã khám phá ra phép thuật kết hợp giữa quy trình làm việc cá nhân và quy trình công ty suốt những năm qua và mọi thứ vẫn ổn.

Bên cạnh đó, Liam cũng đề cập một số thói quen kinh doanh và cá nhân mà anh ấy rất khuyên nên giữ vững, những điểm nhỏ nhặt trong những ngày làm việc từ xa, và công cụ tăng năng suất bí mật của anh ấy khi làm việc tại nhà.

Gợi ý: Tìm hướng dẫn bảng điều khiển tư duy từ Biggerplate.com

Bạn có nghĩ rằng bản đồ tư duy phù hợp với tất cả mọi người không? Hay bạn nghĩ loại người nào phù hợp hơn với bản đồ tư duy?

Qua nhiều năm, tôi đã thấy những gợi ý rằng những người "não phải" có thể phù hợp hơn với bản đồ tư duy, trong khi những người "não trái" có thể không thấy hữu ích hoặc không có xu hướng thử cách tiếp cận này. Tuy nhiên, tôi đã không thấy bất kỳ bằng chứng nào về điều này sau hơn một thập kỷ điều hành Biggerplate.com. Chúng tôi đã làm việc với hàng ngàn người có thể được coi là "não trái", và công việc của họ bị coi là phân tích hơn, và ít "sáng tạo". Không bao giờ thiếu một lần, khi họ nhìn thấy một trường hợp sử dụng cụ thể cho bản đồ tư duy mà giúp họ giải quyết một vấn đề thực tế, họ cũng say mê với các công cụ tương tự như những người "não phải" được cho là có khuynh hướng sử dụng bản đồ tư duy nhiều hơn. Ngược lại, tôi đã thấy nhiều người thuộc loại "não phải" cũng gạt bỏ bản đồ tư duy bởi vì họ chưa được chỉ ra một trường hợp sử dụng thực tế có liên quan đến họ. Chúng ta cần loại bỏ ý tưởng lỗi thời này về những người "não trái" hay "não phải" cùng với quan niệm rằng điều này có thể giúp chúng ta xác định rõ ràng đối tượng phù hợp nhất cho bản đồ tư duy. Đây là một sự đơn giản hóa quá mức về con người, một sự hiểu biết không chính xác về não bộ, và không làm gì khác ngoài việc làm xao lạc sự chú ý khỏi các vấn đề thực tế mà bản đồ tư duy giải quyết.

Chưa từng có ai yêu cầu thông tin khoa học về thần kinh đằng sau Microsoft Excel hoặc Powerpoint… họ chỉ thấy những công cụ giúp họ giải quyết vấn đề. Bản đồ tư duy giúp giải quyết những vấn đề thực tiễn mà mọi người đều có, và vì vậy đây là một kỹ thuật có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ ai. Chúng tôi coi phần mềm bản đồ tư duy là "mắt xích bị thiếu" và một công cụ cần thiết để hỗ trợ mọi người trong kinh doanh và giáo dục. Không quan trọng ngành nghề, chức danh, hay mức độ thâm niên của bạn, chúng ta đều đối mặt với thử thách giống nhau: khó khăn trong việc phát triển và tổ chức ý tưởng và thông tin. Bản đồ tư duy giúp khắc phục thử thách này, và do đó, nên nằm bên cạnh những công cụ như Word, Powerpoint và Excel như một phần cơ bản của bộ công cụ làm việc hiện đại. Trong nhiều trường hợp, một công cụ bản đồ tư duy là điều bạn nên mở trước khi mở các công cụ khác, để giúp bạn suy nghĩ kỹ về bước tiếp theo của mình, hoặc để giúp bạn xử lý khối lượng và độ phức tạp thông tin mà các công cụ khác thường tạo ra hoặc duy trì.

Quy trình làm việc của bạn khi làm việc từ xa là gì? Bạn có mẹo nào để cải thiện hiệu suất không?

Biggerplate đã được tổ chức như một doanh nghiệp ưu tiên từ xa trong nhiều năm, và mặc dù chúng tôi có một văn phòng vật lý, chúng tôi thường làm việc từ xa 80% thời gian, thậm chí trước khi việc phong tỏa vi-rút diễn ra. Vì vậy, cả quy trình làm việc cá nhân của tôi và quy trình công ty cho làm việc từ xa đều đã được thiết lập qua nhiều năm, và tôi nghĩ rằng trên cả hai mặt trận, điều quan trọng là tập trung vào việc tạo ra và giám sát những thói quen mà hỗ trợ (thay vì phá hoại) nỗ lực của bạn. Đối với cả cá nhân và doanh nghiệp, điều quan trọng là thiết lập dễ dàng bảo trì, các thói quen lặp lại phục vụ cho mục đích của bạn.

Trong kinh doanh chẳng hạn, điều đó có nghĩa là một sự kết hợp được thiết lập của các cuộc họp hằng tuần, hai tuần một lần và hàng tháng, mỗi cuộc họp có một trọng tâm cụ thể, giúp chúng tôi giảm bớt số lần cần làm phiền nhau trong một ngày. Chúng tôi luôn hỏi bản thân "liệu điều này có thể chờ đến cuộc họp tiếp theo được không" trước khi ngắt lời ai đó, người có thể đang tập trung sâu sắc vào một công việc khác. Việc có 'thói quen' của những cuộc họp này trong đầu mọi người (và đảm bảo các cuộc họp hiệu quả trong việc nêu lên ý tưởng/vấn đề) là chìa khóa để đảm bảo những người không thiết lập những thói quen tự phá hoại việc làm phiền nhau liên tục! Các thói quen khác trong doanh nghiệp bao gồm chặn thời gian nhất định trong lịch, và chuyển sang chế độ 'ngoại tuyến' hoặc 'không khả dụng' một cách có ý thức để chúng tôi có thể tập trung cá nhân vào một nhiệm vụ cụ thể, mà không có nguy cơ bị người khác vô tình làm gián đoạn.

Ở mặt cá nhân, các thói quen chính bao gồm đặt ra 'Top 3' mục tiêu ưu tiên trong ngày trước khi tôi làm bất cứ điều gì, thường là khi đang uống ly cà phê bắt đầu ngày mới. Tôi ngạc nhiên khi thấy có bao nhiêu người bắt đầu ngày của họ bằng cách mở các email của họ… ngay lập tức đặt mình vào trạng thái phản ứng dựa trên những gì người khác nói hoặc muốn. Thay vào đó, hãy bắt đầu ngày bằng việc xem xét tất cả các ưu tiên cạnh tranh, và tuyên bố một cách rõ ràng cho bản thân xem đâu là 3 điều quan trọng nhất cần tiến triển trước khi ngày kết thúc. Từ đó trở đi, mọi điều mới đến trong hộp thư của bạn nên được so sánh với Top 3 đó, để bạn có thể đưa ra quyết định có ý thức về việc liệu điều đó có đáng hành động hay không. Mục tiêu của chúng ta nên là đưa ra quyết định có ý thức về những việc cần làm (và quan trọng hơn là không làm) thay vì trôi từ một nhiệm vụ sang nhiệm vụ khác chỉ vì nó là nhiệm vụ tiếp theo trong danh sách, hoặc ai đó đã đề nghị một cách lịch sự. Đây chính là lúc bảng điều khiển tư duy có thể vô cùng quý giá, cả trong việc quét toàn bộ dãy dự án đối chọi, và công bố bằng cách nhìn một cách rõ ràng Top 3 cho ngày.

Tình huống lý tưởng tất nhiên là để các mục tiêu 'Top 3' hàng ngày của bạn phù hợp với 'Top 3' của công ty trong giai đoạn bạn đang ở (ví dụ, quý hiện tại), điều này rõ ràng đòi hỏi rằng bạn thiết lập các thói quen thường xuyên để đặt ra các ưu tiên rõ ràng trong doanh nghiệp.

Chúng ta hiện đang làm việc từ xa, phần mềm nào (công cụ năng suất) bạn thường dùng? Có sự khác biệt nào khi bạn sử dụng nó tại văn phòng không?

Đối với tôi, mọi thứ được quản lý từ một bảng điều khiển bản đồ tư duy đơn lẻ giúp tôi theo dõi tất cả các dự án khác nhau đang tiến hành (hoặc đang lên kế hoạch) tại Biggerplate. Đây là trung tâm của tổ chức và năng suất cá nhân của tôi, bất kể tôi đang làm việc ở đâu, tại nhà, trong văn phòng, hay trên máy bay, tàu hỏa, v.v.

Bảng điều khiển bản đồ tư duy cung cấp cho tôi tất cả các thông tin chính mà tôi cần, và cũng cho tôi những biển chỉ đường trực quan (sử dụng liên kết, tập tin đính kèm, biểu tượng, v.v.) giúp hướng dẫn tôi đến các thông tin quan trọng tồn tại ở nơi khác. Mặc dù các hành động có thể diễn ra ở nơi khác (như gửi email, hoặc tạo tài liệu đề xuất), bảng điều khiển bản đồ tư duy là nơi mọi thứ bắt đầu. Việc tạo phiên bản của riêng bạn cực kỳ đơn giản, và theo thời gian, nó phát triển thành 'bộ não thứ hai' của bạn, nơi mọi thứ bạn cần để hoạt động hiệu quả được lưu trữ và quản lý.

Để xem điều này hoạt động như thế nào, và để học cách tạo bảng điều khiển tổ chức cá nhân của riêng bạn trong XMind, hãy xem buổi hội thảo của chúng tôi tại đây: https://bit.ly/3adElMT

Điều quan trọng nhất về làm việc từ xa là giao tiếp và hiệu quả, nhưng đôi khi lại vắng mặt. Bạn có gợi ý nào cho việc làm việc hiệu quả tại nhà không?

Thực tế, tôi sẽ nói rằng điều quan trọng nhất là duy trì sức khỏe tinh thần và thể chất cá nhân của bạn. Điều này quan trọng dù bạn làm việc tại nhà hay trong một văn phòng, nhưng đang chứng tỏ khó khăn hơn nhiều với một số người khi điều chỉnh làm việc tại nhà lần đầu tiên, hoặc trong các khoảng thời gian dài hơn so với họ từng trải qua.

Một trong những điều cốt lõi cần nhận ra là "làm việc tại nhà" thường có nghĩa là làm việc một mình, ngay cả khi gia đình của bạn có thể ở trong nhà, và thậm chí nếu bạn đang kết nối với đồng nghiệp qua vô số giải pháp công nghệ. Tôi biết từ kinh nghiệm của mình với tư cách là một doanh nhân thường làm việc cực kỳ chăm chỉ trong sự cô lập tương đối, rằng việc duy trì sức khỏe tinh thần và thể chất tốt có thể là thách thức, và tôi cũng biết rằng khi tôi không chú ý đến điều đó, mọi thứ khác đều bị ảnh hưởng, và giao tiếp và hiệu quả thường là những điều đầu tiên bị suy giảm.

Như đã đề cập trước đó, lời khuyên chính của tôi là tập trung vào việc hiểu thói quen của bạn, và liệu chúng có hỗ trợ hay phá hoại sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn, cũng như hiệu quả công việc của bạn. Một khi bạn có thể xác định được thói quen của mình (tốt và xấu), hãy tìm cách xây dựng một vài thói quen dễ dàng và lặp lại được để đẩy bạn theo hướng đúng. Đừng tìm kiếm một chiến thắng lớn, vì có lẽ nó không tồn tại. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc tìm và xây dựng những thói quen tưởng chừng như nhỏ nhặt mà sẽ cộng dồn để hỗ trợ duy trì thói quen làm việc tốt, nhưng cũng là những thói quen tốt cho não bộ và cơ thể.

Chẳng hạn, pha một tách cà phê vào buổi sáng là một thói quen tôi luôn có, nhưng vài năm trước, tôi quyết định biến nó thành dấu hiệu để đơn giản bật máy tính xách tay của mình vào buổi sáng. Ly cà phê là phần thưởng cho việc thực hiện hành động đầu tiên để bắt đầu ngày làm việc của tôi, vì giờ đây tôi không thể có được thứ tôi muốn (cà phê) nếu không bắt đầu ngày của mình (bật máy tính lên). Trong thời gian tôi pha và uống cà phê buổi sáng, tôi xem lại bảng điều khiển tư duy của mình, xác định 3 ưu tiên hàng đầu của tôi trong ngày, và bắt đầu công việc của họ, thường bằng cách kéo vào bảng điều khiển của tôi những thông tin chính mà tôi biết tôi sẽ cần liên quan đến từng mục. Khi cà phê kết thúc, nó cho tôi một dấu hiệu khác để đứng dậy khỏi bàn làm việc của mình (để dọn dẹp cái tách cà phê), và tôi thường tận dụng cơ hội này để ra ngoài đi dạo 10-15 phút, để có thêm chút dưỡng khí trong hệ thống của mình (có lợi cho tâm trí), và cơ thể di chuyển một chút xa hơn so với di chuyển từ giường đến văn phòng (có lợi cho nền tảng sức khỏe thể chất). Cố gắng đơn giản pha cho mình một tách cà phê buổi sáng (một thói quen dễ dàng), khởi động một chuỗi hành động vô cùng nhỏ, có thể quản lý được mà không chỉ giúp tôi bắt đầu công việc, mà còn mang đến một thói quen sức khỏe tinh thần và thể chất nhỏ (đi bộ sau khi uống cà phê) cũng dễ dàng duy trì.

Trong suốt ngày của tôi, có nhiều phiên bản của những chu kỳ này diễn ra, ngay cả khi ngày bận rộn đang nổi lên. Điều này bao gồm một cuộc chạy giữa ngày trước khi tôi ăn trưa, là một thói quen mà tôi đã thiết lập nhiều năm trước sau khi tôi nhận ra rằng động lực và năng lượng của tôi để tập thể dục vào đầu hoặc cuối ngày là không tồn tại, và rằng tôi cũng có thói quen quên ăn trưa vì tôi bị phân tâm khi làm việc. Vì vậy, bây giờ, tôi phá vỡ ngày của mình ở giữa, đi chạy bộ trong một giờ hoặc lâu hơn, sau đó tự thưởng bản thân với bữa trưa, mà tôi đang rất thèm sau khi tập thể dục, thay vì quên đi trong lúc làm việc!

Ngày làm việc điển hình của tôi trong nhiều năm là từ 8:00 sáng đến 8:00 tối, và đó là một thói quen mà tôi đã thấy hoạt động tốt cho tôi, sau nhiều thử nghiệm ý thức về những điều gì đã và không làm việc trong việc giữ sự cân bằng trong cuộc sống của tôi. Cho dù bạn đang làm việc từ xa hay trong văn phòng, việc rõ ràng về những thói quen nào hoạt động tốt cho bạn (không chống lại bạn) là một cách tuyệt vời để bắt đầu cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn, điều này theo kinh nghiệm của tôi, dẫn đến hiệu suất công việc tốt hơn.

Bên cạnh cha mẹ làm việc từ xa, học sinh hiện đang học cả tại nhà. Bạn nghĩ rằng bản đồ tư duy có thể giúp học sinh học tập hiệu quả như thế nào?

Tôi ước tôi đã biết về bản đồ tư duy khi còn là sinh viên trẻ, bởi vì thực sự đây là một công cụ vô giá cho việc học. Tôi muốn đề xuất rằng có 3 lĩnh vực chính mà bản đồ tư duy có thể giúp học sinh, đó là ghi chép, xây dựng kiến thức, và bài tập viết.

Đối với việc ghi chép, bản đồ tư duy loại bỏ sự cần thiết phải viết các câu dài, bằng cách cho phép bạn chỉ ghi lại vài từ khóa mỗi lần, giúp dễ dàng bắt kịp hơn. Ngoài ra, các ghi chú được ghi lại trong bản đồ tư duy giúp bạn dễ dàng hơn trong việc nhận thấy cách thông tin kết nối với nhau, và hiểu rõ bức tranh tổng thể cũng như các chi tiết nhỏ, dựa trên cấu trúc nhánh. Ngay cả khi ghi chú bản đồ tư duy có hơi lộn xộn, nó vẫn có cấu trúc mà ghi chú tuyến tính không có, và điều này sẽ cực kỳ quý báu khi bạn xem xét lại và cập nhật chúng.

Xây dựng kiến thức là khi bạn lấy ghi chú bản đồ tư duy từ nhiều bài học khác nhau, và bắt đầu kết hợp chúng thành một bản đồ tóm tắt (hoặc vài bản đồ) chứa các thông tin quan trọng về môn học. Với phần mềm, bạn có thể kết nối các bản đồ tư duy này lại với nhau, để bạn có thể tạo ra một hệ thống bản đồ dễ dàng điều hướng chứa tất cả các thông tin bạn cần về môn học.

Cuối cùng, những học sinh cảm thấy khó khăn với bài tập viết có thể thấy việc lập bản đồ tư duy vô cùng hữu ích trong việc lên kế hoạch cho cấu trúc của một bài luận, hoặc báo cáo. Một bản đồ tư duy đơn giản có thể giúp bạn suy nghĩ về thứ tự bài viết của mình, trong khi cũng tập hợp ý tưởng và nghiên cứu của bạn, tất cả ở một nơi. Thường xuyên dành thời gian để lập bản đồ ý tưởng và kế hoạch của bạn sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian (và sự thất vọng) trong giai đoạn viết sau đó, nên hãy thử xem!

Phần mềm bản đồ tư duy có thể giúp bạn suy nghĩ rõ ràng và sáng tạo hơn nhưng không thể suy nghĩ thay bạn cuối cùng. Vậy làm thế nào chúng ta có thể đi xa hơn một công cụ năng suất và suy nghĩ tốt hơn?

Chính xác. Phần mềm không phải là câu trả lời, nhưng nó có thể giúp bạn khám phá câu trả lời. "Suy nghĩ tốt hơn" là một thách thức lớn, nhưng điều gì đó mà bản đồ tư duy có thể chắc chắn giúp được. Kinh nghiệm của tôi là việc tổ chức tốt hơn ý tưởng và thông tin của tôi ở giai đoạn đầu tiên dẫn đến sự rõ ràng trong tâm trí tôi về các nhiệm vụ liên quan, hành động cần thực hiện, hoặc những điều khác mà tôi cần xem xét hoặc nghiên cứu trước khi bắt đầu đánh dấu các hành động.

Abraham Lincoln được cho là đã nói "cho tôi sáu giờ để đốn một cây, và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài sắc cái rìu", và đây là một câu tôi thường dùng khi nói về bản đồ tư duy. Bài tập đơn giản của việc lập bản đồ ý tưởng và thông tin của bạn liên quan đến một dự án, nhiệm vụ, thách thức, cơ hội, v.v. là tất cả về việc mài sắc cái rìu. Nếu bạn dành một chút thời gian để suy nghĩ trước (hoặc mài rìu), bạn sẽ thấy mình có thể thực hiện hiệu quả hơn nhiều khi đến lúc phải làm. Hơn nữa, bạn cũng sẽ tự tin hơn rằng mình đang thực hiện đúng những điều, bởi vì bạn đã được nhắc nhở bởi bản đồ tư duy để suy nghĩ rộng hơn, điều này đồng nghĩa bạn đang đốn đúng cây, không chỉ cây gần nhất…!