Cách Quản Lý Thời Gian của Bạn bằng Bản Đồ Tư Duy (Gợi ý: Bạn Không Luôn Cần Phải Làm Vậy)

Nếu bạn lãng phí từng ngày một, cơ hội thành công của bạn không chỉ là một điều không thể tưởng tượng, mà là một điều không thể.

Nhưng đây là vấn đề: rất khó để KHÔNG lãng phí thời gian.

Ăn con ếch thực sự đáng sợ. Thói quen hàng ngày thì nhàm chán. Tệ hơn nữa, hành trình dường như vô tận.

Bạn thử nhiều phương pháp khác nhau, nhưng rồi năm tháng trôi qua, mọi thứ vẫn không thay đổi.

Rồi bạn tình cờ biết về sơ đồ tư duy và những quan điểm ủng hộ về sơ đồ tư duy trong năng suất. Có lẽ lần này, mọi thứ sẽ khác?

Nếu bạn đang suy nghĩ về việc tạo sơ đồ tư duy cho thời gian của mình và quản lý nó, bạn đang ở đúng nơi.

Đây là những gì chúng ta sẽ thảo luận trong bài viết này:

• Tại sao hầu hết mọi người thất bại trong quản lý thời gian?

• Bạn có thực sự cần quản lý thời gian bằng sơ đồ tư duy không?

• Tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng sơ đồ tư duy để quản lý thời gian

• Cách sử dụng sơ đồ tư duy để quản lý thời gian của bạn (với một hệ thống)

• Mẫu quản lý thời gian

Nhưng trước tiên, bạn có thể đang tự hỏi…

Tại sao hầu hết mọi người thất bại trong quản lý thời gian?

Theo Wikipedia, quản lý thời gian là

“Quá trình lập kế hoạch và kiểm soát có ý thức thời gian dành cho các hoạt động cụ thể, đặc biệt để tăng hiệu quả, hiệu suất, và năng suất.”

“Quá trình lập kế hoạch và kiểm soát có ý thức thời gian dành cho các hoạt động cụ thể, đặc biệt để tăng hiệu quả, hiệu suất, và năng suất.”

Tóm lại, quản lý thời gian có nghĩa là bạn sử dụng thời gian một cách khôn ngoan - vào những việc quan trọng đối với bạn.

Vậy tại sao chúng ta LẠI thất bại? Chẳng phải ai cũng muốn dành thời gian cho những điều quan trọng với mình ư?

Bởi vì chúng ta quá lộn xộn!

Bộ não của chúng ta thích nói dối.

Nó nói dối bạn rằng lướt TikTok vài phút cũng không sao, rằng làm nhưng công việc dễ nhưng không quan trọng cũng không sao, và rằng ngủ nướng sáng sớm là ổn.

Và chúng ta thích nghi ngờ.

Đó có thực sự là điều quan trọng duy nhất không? Tại sao mọi việc không diễn ra như vậy? Có lẽ tôi nên tìm hiểu thêm?

Không, không ổn chút nào khi lãng phí thời gian trên TikTok. Và chúng ta không bao giờ biết liệu một ý tưởng có hoạt động hay không trừ khi chúng ta thực hiện nó thực sự.

Bạn có thực sự cần quản lý thời gian của mình với sơ đồ tư duy không?

Sơ đồ tư duy là các biểu đồ cây giúp bạn tổ chức thông tin một cách trực quan. Chúng là công cụ dễ sử dụng được nhiều người ưa chuộng, bao gồm cả các giám đốc điều hành từ những cái tên lớn.

Nhưng cuối cùng, sơ đồ tư duy chỉ là công cụ, một phương tiện. Vậy điều quan trọng là hệ thống của bạn.

Bạn có thể sử dụng sơ đồ tư duy, bảng tính, hoặc đơn giản là bảng trắng và bút dạ. Miễn là chúng có khả năng triển khai hệ thống của bạn, hãy sử dụng chúng!

Tóm lại, sơ đồ tư duy rất hữu ích trong quản lý thời gian.

Tại sao bạn nên cân nhắc sơ đồ tư duy cho quản lý thời gian

Dưới đây là vài lý do vì sao sơ đồ tư duy cho quản lý thời gian vẫn là một “điều quan trọng”:

1. Nó cho bạn thấy bức tranh lớn. Hãy nhớ rằng chúng ta dễ nghi ngờ bản thân như thế nào? Nhìn thấy bức tranh lớn có thể là cứu cánh cho những người đã đấu tranh trong một thời gian dài. Sơ đồ tư duy có mật độ thông tin cao hơn so với ghi chú tuyến tính, và sơ đồ tư duy được thiết kế tốt sẽ cho bạn biết ý chính ngay lập tức. Với dễ dàng gấp-và-mở, bạn có thể tiếp cận vấn đề thực tế mà không mất bức tranh lớn.

2. Nó đơn giản và giải thoát bạn khỏi suy nghĩ quá nhiều. Trong XMind, việc thêm chủ đề chỉ cần nhấn Enter hoặc Tab. Và với hầu hết các tính năng nâng cao được ẩn đi (thông tin nhiệm vụ, định dạng, v.v.), bạn tự ngăn chặn bản thân khỏi việc chìm đắm vào ảo tưởng - điền chi tiết cho các mục quá xa vời.

3. Nó có tương thích tuyệt vời. Hầu hết các phần mềm sơ đồ tư duy cung cấp vài lựa chọn xuất và tích hợp. Trong XMind, bạn có thể xuất sang MS Word, Excel, hoặc Evernote. Khi bạn muốn mở rộng ở một số khía cạnh, bạn có thể dễ dàng kết hợp bức tranh lớn của bạn với các công cụ khác. Tuy nhiên, hãy chú ý rằng xây dựng các mẫu sơ đồ tư duy chỉ là một phần của các cuộc chiến. Khó khăn thực sự là sự giám sát hàng ngày của bạn.

Đừng lo lắng, chúng tôi đã bao gồm một số lời khuyên để làm điều đó trong chính bài viết này.

Cách kiểm soát thời gian của bạn với sơ đồ tư duy

Đã đến lúc bắt đầu thực hiện thực tế. Ý tưởng chính ở đây là xây dựng một hệ thống với sơ đồ tư duy và giám sát tiến độ của bạn mỗi ngày.

Điều đó có thể cần một thời gian để điều chỉnh đến định dạng tốt nhất cho bạn. Nhưng một khi bạn bắt đầu, các thử nghiệm và sai lầm nhỏ có thể quản lý được.

Dưới đây là hệ thống mà chúng tôi tổng kết từ các thực hành tốt nhất và đã được chứng minh là hiệu quả bởi nghiên cứu này.

Bước 01: Tự đánh giá toàn diện

Viết tất cả các công việc bạn đang làm, bao gồm cả sở thích hoặc hoạt động ngoại khoá.

Bạn có thể viết tất cả các công việc lớn trong cuộc đời bạn và sau đó tổ chức chúng thành các nhóm. Ở giai đoạn này, giữ công việc ở mức vĩ mô.

Sau đó ưu tiên các mục, từ cấp độ đầu tiên đến các cấp độ thấp hơn.

Đây là cơ hội tuyệt vời để hỏi bản thân: điều quan trọng nhất trong cuộc sống của tôi vào giai đoạn này là gì? Sử dụng callout để giải thích các ưu tiên nếu cần thiết.

Mẫu sơ đồ tư duy liên quan

Bộ phân loại hoạt động bốn phần tư

Bước 02: Đặt mục tiêu

Bây giờ hãy sao chép sơ đồ tư duy này sang một tờ khác, và xóa những công việc không quan trọng. Quản lý sự chú ý cũng là một phần của quản lý thời gian. Chúng ta tránh dành thời gian vào những việc vô ích.

Sau đó ghi lại mục tiêu có thể hành động và thách thức và thời hạn cho từng hoạt động.

Bước 03: Phát triển chiến lược

Phân nhỏ từng nhánh công việc và tập trung vào một kế hoạch tại một thời điểm. Trong XMind, bạn có thể sử dụng Show Branch Only.

Đối với mỗi nhánh phân xuống, ghi lại các bước để hoàn thành chúng. Và cụ thể, bắt đầu từ đâu.

Suy nghĩ về cách bắt đầu rất quan trọng trong việc xử lý các công việc thách thức. Nó giúp giảm căng thẳng của chúng ta và biến mọi thứ từ khó sang có thể đạt được.

Bước 04: Lên kế hoạch cho ngày mai

Bây giờ là lúc để thực hiện thực tế.

Quay lại bức tranh lớn và sao chép tờ “Mục tiêu và Chiến lược” mỗi đêm sau khi làm việc.

Đặt tên tờ mới là ngày bạn đang lên kế hoạch cho.

Sau đó tập trung vào cấp độ ba (a.k.a. công việc có thể hành động, chi tiết). Di chuyển chúng lên cấp độ đầu tiên.

Xóa những điểm không quan trọng khác, sau đó làm tổ chức cuối cùng.

Bạn sẽ có danh sách việc cần làm cho ngày mai. Bạn có thể nhấn vào hình ảnh để tải xuống mẫu.

Mẹo bổ sung

MCII

Hệ thống gần như đã hoàn thành, chỉ còn một bước cuối cùng để ngăn bạn khỏi thất bại - MCII.

MCII (Tương phản tinh thần với ý định triển khai) là một kỹ thuật đã được kiểm tra kỹ lưỡng để giúp bạn vượt qua rào cản trong việc đạt được mục tiêu.

MC đứng cho sự tương phản giữa hình ảnh tương lai tích cực (mục tiêu của bạn) và thực tế tiêu cực (những rào cản). Ví dụ:

• 🥅 mục tiêu: “hoàn thành một bài viết blog vào ngày mai.”

• 😩 thực tế tiêu cực có thể là: “lượn lờ tìm kiếm bài báo hay khi kiểm tra email buổi sáng.”

II là các biện pháp khắc phục của bạn đối với các rào cản. Ví dụ trên, bạn có thể viết:

• 😩 thực tế tiêu cực: “lượn lờ khi kiểm tra email.”

• 🎯 ý định triển khai: “đặt báo thức 2 phút trước khi kiểm tra hộp thư email.”

Đối với mỗi mục tiêu, nó có thể có nhiều thực tế tiêu cực. Và cũng là trường hợp giữa thực tế tiêu cực và ý định triển khai.

Bạn cần phải đưa ra các biện pháp đối phó có thể hành động và thực tế cho thực tế tiêu cực của bạn. Cả MC và II cần bao gồm Cách, Khi nào, và Ở đâu để làm cho chúng rõ ràng.

Bước 05: Giám sát hàng ngày

Bắt đầu ngày của bạn bằng cách kiểm tra danh sách nhiệm vụ và theo dõi thời gian.

Toggl, RescueTime, Hubstaff đều là những công cụ theo dõi thời gian tốt.

Ăn con ếch (tức là hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất). Sẽ rất khó khăn. Và như trong nhiều ngày khác, bạn nghi ngờ bản thân rất nhiều. Khi điều đó xảy ra, hãy nhìn vào bức tranh lớn và mục tiêu của bạn. Với những bước nhỏ hàng ngày, bạn sẽ tiến tới tương lai tươi sáng!

Nếu bạn vẫn gặp khó khăn, sử dụng quy tắc 20 giây. Đặt báo thức 20 giây và nói với bản thân,

> “Tôi chỉ cần làm trong 20 giây, rồi có thể dừng lại!”

Bạn sẽ thấy rằng bạn không muốn dừng lại.

Nhưng để duy trì, bạn cần tự thưởng bằng cách nghỉ ngơi và ăn mừng. Nếu không, não của bạn có thể không tin bạn nữa.

Mẹo bổ sung

Giữ được 4 tuần

Hình thành thói quen rất khó khăn, nhưng nó có thể không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ.

Hệ thống trong bài viết này dựa trên một nghiên cứu vào năm 2014. Trong quá trình thí nghiệm, không có cải thiện đáng kể nào được thể hiện sau 2 tuần quản lý thời gian. Nhưng sau 4 tuần, sinh viên báo cáo kiểm soát thời gian cao hơn rõ rệt và giảm căng thẳng. Đây là hai chỉ số quan trọng của thành công học thuật.

Sự thật đáng buồn là 50% số sinh viên bỏ cuộc trong nghiên cứu sau 2 tuần. Vậy nên hãy cảnh giác và chuẩn bị, sẽ rất khó để kiên trì trong 2 tuần đầu tiên.

Mẫu quản lý thời gian

Để biết thêm về các kỹ thuật quản lý thời gian, bạn có thể xem các mẫu dưới đây. 👇

Cách ăn con ếch đó: 21 nguyên tắc để ngừng trì hoãn

Tổ chức các nhiệm vụ của bạn theo mức độ quan trọng và khẩn cấp

Mẹo và thái độ quản lý thời gian

Các kỹ thuật quản lý thời gian

Suy nghĩ cuối cùng

Quản lý thời gian cực kỳ đơn giản trong lý thuyết, nhưng lại vô cùng khó trong thực hành. Tất cả chúng ta có lẽ cần phải đấu tranh suốt đời để chống lại những kẻ lãng phí thời gian.

Nhưng miễn là chúng ta nhắc nhở bản thân về mục tiêu của mình và tiếp tục theo dõi công việc hàng ngày. Từng chút một. Và một ngày nào đó, quản lý thời gian có thể không phải là một vấn đề cần quan tâm nữa.

Nếu bạn thấy bất kỳ điểm nào còn thiếu ở đây, hãy để lại bình luận bên dưới, hoặc tweet với tôi.

Chúc mừng quản lý thời gian 😎.