X’Talk: Vai trò đa diện của Xmind trong việc hỗ trợ kinh doanh
Xmind từ lâu đã được ca ngợi là một công cụ lập Sơ đồ tư duy nổi bật nhờ khả năng ấn tượng trong việc khơi nguồn cảm hứng và sắp xếp trật tự cho sự hỗn loạn trong suy nghĩ ở nhiều tình huống khác nhau, từ đó nâng cao năng suất và cải thiện kết quả. Tuy nhiên, liệu Xmind còn có những tiềm năng ẩn nào khác không? Neil và Mark từ Honeyguide - một công ty phân tích và quản lý tài chính, hợp nhất dữ liệu kinh doanh rời rạc vào một nơi duy nhất, thuận tiện để hỗ trợ ra quyết định tài chính - khẳng định mạnh mẽ rằng câu trả lời là CÓ!
Với họ, Xmind không chỉ là trợ thủ brainstorming và công cụ sắp xếp thông tin, mà còn là bộ khuếch đại hiệu suất, và thú vị hơn nữa, là công cụ thiết kế trang web!
Cách họ khám phá sức mạnh của Xmind
Mark, Giám đốc Phân tích và Insight Dữ liệu tại Honeyguide, bắt đầu dùng Xmind khoảng ba năm trước cho các mục tiêu cá nhân. Anh muốn thể hiện ý tưởng nhanh chóng và hiệu quả. Thú vị là ban đầu anh dùng nó cho nhiều tác vụ không liên quan đến công việc.
Mark: “Tôi dùng nó đơn giản để lập Sơ đồ tư duy cho bất cứ điều gì tôi đang nghĩ tới. Tôi tìm phần mềm đơn giản, dễ dùng và không có quá nhiều xao nhãng. Tôi tải Xmind và MindNode. Nhưng tôi thích Xmind hơn vì sự đơn giản. Và nó không cản trở quá trình làm việc. Nó rất dễ dùng và giúp tôi loại bỏ mọi xao nhãng, rồi chỉ cần ghi mọi thứ lên một trang. Tôi dùng cho cá nhân và không chia sẻ.”
“Khi Neil (Founder tại Honeyguide) và tôi đang tái định vị thương hiệu công ty. Và chúng tôi cần một cách nhanh, dễ để giải thích những điều phức tạp cho khách hàng. Tôi cảm thấy đây là lựa chọn rất phù hợp để tạo ra các hình ảnh rồi đưa lên website. Vì vậy đó là cách chúng tôi chọn Xmind.”
Xmind hỗ trợ công việc như thế nào
Một công cụ tiết kiệm thời gian mạnh mẽ
Đầu năm nay, Neil và Mark bắt đầu một quá trình xây dựng chiến lược marketing toàn diện. Mục tiêu của họ là tinh chỉnh cách giới thiệu dịch vụ, xác định đặc điểm phần mềm và chỉ ra các lĩnh vực cần tập trung hơn. Vì đây là một nhiệm vụ khá phức tạp, quá trình này đòi hỏi quản lý và thấu hiểu lượng dữ liệu rất lớn. Đây chính là lúc Xmind phát huy vai trò, trở thành một công cụ tiết kiệm thời gian không thể thiếu khi đối mặt với khối dữ liệu khổng lồ như vậy.
Neil: “Kết thúc bài toán marketing này là một tài liệu khoảng 40 trang với rất nhiều chữ và nhiều nội dung chúng tôi cần. Có nhiều thông tin tốt, nhưng chưa được chắt lọc để chúng tôi hiểu nên dùng từ nào hoặc dùng ở đâu. Chúng tôi thử chắt lọc vào tài liệu Word. Và ngay cả trong Word, nó vẫn không thực sự hữu ích. Sau đó Mark lấy tài liệu đó. Và anh ấy tạo các hình ảnh này trong Xmind. Rồi anh ấy cộng tác cùng tôi trên các hình ảnh đó. Sau đó tôi có thể vào và chỉnh ngôn ngữ trên hình ảnh theo cách dễ hiểu. Nên đó là một công cụ hữu ích.”
Mark: “Với tôi, phần đó tiết kiệm rất nhiều thời gian vì sau khi chúng tôi nội bộ thống nhất cách nói về sản phẩm, chúng tôi vẫn đối mặt với thách thức truyền đạt điều đó cho khách hàng trong 15 giây, hoặc bạn biết đấy, không ai dành nhiều thời gian trên website của bạn trước khi rời đi. Vì vậy đây thực sự là cách rất dễ để đưa các ý tưởng phức tạp lên trang theo dạng trực quan. Và vì bạn có thể xuất ra tệp PNG nền trong suốt. Nên tôi rất dễ chuẩn bị tệp cho website rồi đăng tải.”
Tăng khả năng dễ hiểu của trang web
Khả năng truyền tải ngắn gọn những chi tiết phức tạp là một điểm nổi bật khác của Xmind khiến Neil và Mark đặc biệt bị thu hút. Họ ấn tượng với tính năng này đến mức đã tích hợp Sơ đồ tư duy vào thiết kế website. Họ cho rằng đây là cách nhanh nhất để giải thích website và công ty cho khách truy cập, giúp họ nắm bắt dễ dàng.
Mark: “Vì vậy nội dung này thể hiện giải pháp mà cuối cùng chúng tôi cung cấp cho khách hàng. Đây là điều bình thường sẽ mất 10 phút để nói với ai đó về tất cả những gì chúng tôi làm cho họ và những gì chúng tôi sẽ cung cấp. Chúng tôi thấy đây là một hình ảnh trực quan hữu ích để truyền tải điều đó khi họ duyệt website.”
Neil: “Honeyguide là gì? Nó khá trừu tượng và phức tạp, đúng không? Nói chung, tôi thường có 3 đến 5 câu hỏi tiếp theo từ người tôi đang trao đổi. Nếu viết lên website, người ta sẽ lạc ngay. Vì vậy Xmind chắt lọc nó theo cách dễ hiểu.”
Họ nhận xét gì về Xmind
“Eye-candy” cho marketing
Mark, người có gu thẩm mỹ tốt nhờ nền tảng thiết kế thị giác, thấy tính thẩm mỹ hấp dẫn của Xmind thực sự cuốn hút. Dù Xmind được biết đến vì hiệu quả như một công cụ lập Sơ đồ tư duy, chính thiết kế đẹp mắt mới là yếu tố chinh phục Mark nhiều nhất.
Mark: “Tôi nghĩ phần styling, theme, khả năng tùy chỉnh mọi thứ trên trang rồi vào phần định dạng để cho ra kết quả rất đẹp. Chúng tôi đã dùng các công cụ phức tạp hơn. Tôi dùng Adobe Illustrator để tạo minh họa. Nếu làm cái này trong đó thì sẽ mất rất lâu. Còn Vizio thì quá phức tạp và xấu. Vậy nên đây là một giải pháp rất tốt ở giữa, cho phép chúng tôi lặp nhanh.”
“Tôi dành nhiều thời gian để đảm bảo mọi thứ dễ trình bày và đẹp, và tôi nghĩ dữ liệu xấu thì không thu hút mọi người. Không giống như dữ liệu đẹp. Nên đó cũng là lý do công cụ này rất tuyệt với tôi.”
“Khi tôi tìm một giải pháp mind mapping và có xem MindNode. Nó không cho phép tôi tạo ra những hình ảnh mà tôi thấy là sẵn sàng cho marketing. Nhưng Xmind cho phép tôi tạo nội dung có thể đưa lên website ngay lập tức, đó là một lợi thế tiết kiệm thời gian rất lớn.”
Môi trường sáng tạo không nhiễu
Mark: “Tôi thích việc nó không có nhiều nhiễu. Tôi vào Zen Mode để loại bỏ tất cả xao nhãng khác rồi chỉ tập trung vào các khái niệm mà không phải nghĩ quá nhiều về công cụ. Mọi thứ đều đơn giản, đúng thứ tôi cần - để đưa ý tưởng ra thật nhanh.”
Xmind mang lại tác động tích cực đến tăng trưởng kinh doanh
Cụm từ đầu tiên họ buột miệng nói ra thực sự là “tiết kiệm thời gian”, điều mà theo Neil dường như rất thiết yếu với doanh nghiệp.
Neil: “Bất cứ khi nào bạn giải phóng thời gian, bạn sẽ có thêm lợi ích về thời gian. Nếu chúng tôi phải dành thời gian làm việc này ở nơi khác, chi phí cơ hội là chúng tôi sẽ không dành thời gian cho khách hàng, nên cũng không dành thời gian tìm thêm khách hàng, đúng không? Nó cho phép bạn dùng thời gian đó để chủ động phát triển kinh doanh hơn.”
“Và khả năng cộng tác cũng rất quan trọng. Mark có thể phác thảo gì đó và tôi có thể vào chỉnh sửa. Vì tôi là người sáng lập công ty. Tôi có nhiều thông tin hơn trong đầu. Sau đó Mark có thể vào và chỉ cần gõ thêm vài dòng ở đây. Và bạn biết đấy, chúng tôi có thể hòa trộn mọi ý tưởng vào một nơi trung tâm. Đúng vậy. Những công cụ khác chúng tôi từng xem không nhất thiết làm được điều đó.”
