Cách làm chủ Sơ đồ PERT: các bước đơn giản để thành công trong dự án

Biểu đồ PERT (Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Chương trình) giúp các nhóm lên lịch trình, tổ chức và phối hợp công việc hiệu quả. Khác với biểu đồ Gantt với cấu trúc đồ thị thanh của chúng, biểu đồ PERT tạo một sơ đồ mạng tự do chỉ ra rõ ràng sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.

Những lộ trình dự án trực quan này giúp các nhóm tìm ra con đường quan trọng - chuỗi dài nhất của các nhiệm vụ phụ thuộc xác định thời gian hoàn thành tối thiểu của dự án. Biểu đồ cho thấy chính xác thời gian đội nhóm bạn cần để hoàn thành công việc.

Bạn muốn trở nên thành thạo trong kỹ thuật lập kế hoạch dự án mạnh mẽ này? Bài này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và sử dụng biểu đồ PERT. Bạn cũng sẽ học cách tạo biểu đồ PERT của riêng bạn bằng cách sử dụng Xmind.

Biểu đồ PERT là gì và tại sao nó quan trọng

Một biểu đồ PERT hoạt động như một sơ đồ mạng giúp các quản lý dự án tạo ra những lịch trình thực tế bằng cách phối hợp các nhiệm vụ và ước tính thời gian thực hiện của chúng thông qua một phương pháp tiếp cận hệ thống. Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Chương trình cho thấy một bản đồ trực quan của các nhiệm vụ trong dự án, chuỗi và sự phụ thuộc của chúng.

Hiểu các yếu tố đơn giản của PERT

PERT sử dụng một sơ đồ mạng để biểu thị cách thức mà các nhiệm vụ dự án liên kết và kết hợp. Công cụ trực quan này bao gồm một số phần quan trọng:

• Nút: Các vòng tròn hoặc hình chữ nhật tượng trưng cho các dấu mốc hoặc sự kiện của dự án

• Mũi tên: Các đường dẫn hướng kết nối các nút biểu thị những nhiệm vụ cần thiết trước khi tới mốc tiếp theo

• Ước lượng thời gian: PERT tính toán ba ước lượng thời gian khác nhau cho mỗi nhiệm vụ: lạc quan nhất (ngắn nhất có thể), bi quan nhất (dài nhất), và có khả năng nhất (hợp lý)

Công thức để tính thời gian dự kiến là: Thời gian dự kiến = (Thời gian lạc quan + [4 × Thời gian có khả năng nhất] + Thời gian bi quan)/6. Trung bình có trọng số này mang lại lịch trình thực tế hơn so với ước lượng bằng đơn lẻ.

Vai trò của Biểu đồ PERT trong lập kế hoạch dự án

Biểu đồ PERT là một cách tuyệt vời để nhận được những hiểu biết sâu sắc về lập kế hoạch dự án. Chúng giúp lên lịch trình dự án một cách chính xác và xác định con đường quan trọng - chuỗi dài nhất của các nhiệm vụ phụ thuộc xác định thời gian tối thiểu của dự án.

Biểu đồ PERT làm rõ sự phụ thuộc của nhiệm vụ, giúp các đội nhóm ngăn ngừa sự trì hoãn thông qua kế hoạch tốt hơn. Người quản lý dự án có thể dễ dàng nhận ra nhiệm vụ nào cần sự chú ý ngay lập tức trong quá trình lên lịch.

Phân tích này cũng cải thiện việc phân bổ tài nguyên bằng cách chỉ ra những điểm nghẽn tiềm năng. Những dự án phức tạp với các khoảng thời gian không chắc chắn hưởng lợi từ phương pháp tiếp cận xác suất của PERT.

Khả năng phân tích tình huống bất kỳ của PERT giúp các đội nhóm thấy được tác động của những thay đổi đến kết quả dự án. Các đội nhóm có thể nhận ra các vấn đề tiềm ẩn và tìm cách hoạt động hiệu quả hơn.

Cách hoạt động của biểu đồ PERT: thành phần và luồng thông tin

Để tạo biểu đồ PERT hiệu quả cần nắm vững các thành phần và luồng thông tin của chúng.

Giải thích các nút và dấu mốc

Các nút là huyết mạch của các biểu đồ PERT. Những vòng tròn hoặc hình chữ nhật có số này tượng trưng cho các dấu mốc hoặc sự kiện của dự án. Mỗi nút đánh dấu một điểm quan trọng mà tại đó các nhiệm vụ bắt đầu hoặc kết thúc. Các nút hoạt động theo ba cách chính:

• Sự kiện hợp nhất xảy ra khi nhiều hoạt động gặp nhau tại một điểm

• Sự kiện phát nổ xảy ra khi nhiều hoạt động bắt đầu từ một điểm duy nhất

• Sự kiện hợp nhất và phát nổ kết hợp các chức năng này lại với nhau

Mũi tên và sự phụ thuộc nhiệm vụ

Các mũi tên chỉ hướng giữa các nút biểu thị các nhiệm vụ cần thiết để tiến chuyển dự án về phía trước. Những mũi tên này minh họa cả chuỗi và sự phụ thuộc giữa các hoạt động. Biểu đồ PERT sử dụng một số loại mũi tên:

• Mũi tên chỉ hướng biểu thị các nhiệm vụ với sự phụ thuộc cần tuân theo một trật tự cụ thể

• Mũi tên phân kỳ biểu thị các nhiệm vụ mà nhóm có thể hoàn thành đồng thời

• Vector bao gồm các nhãn với mô tả nhiệm vụ và ước lượng thời gian

Con đường quan trọng và thời gian chờ

Con đường quan trọng là chuỗi dài nhất của các nhiệm vụ phụ thuộc trong dự án và xác định thời gian hoàn thành tối thiểu. Các sự trì hoãn trong các hoạt động trên con đường quan trọng sẽ trực tiếp đẩy lùi các thời hạn của dự án. Thời gian chờ (hoặc trôi nổi) biểu thị thời gian mà các nhóm có thể trì hoãn một nhiệm vụ mà không ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình. Các nhiệm vụ trên con đường quan trọng có thời gian chờ bằng không.

Hoạt động giả và nhiệm vụ đồng thời

Hoạt động giả xuất hiện dưới dạng các đường nét đứt thể hiện sự phụ thuộc mà không sử dụng thời gian hoặc tài nguyên. Những đường này giúp làm rõ các mối quan hệ nhiệm vụ, đặc biệt trong các dự án phức tạp. Các nhiệm vụ đồng thời chạy đồng thời thông qua các mũi tên phân kỳ. Các đội nhóm có thể nhận ra cơ hội để xử lý các nhiệm vụ song song và giảm thời gian dự án.

Hướng dẫn từng bước: cách tạo Biểu đồ PERT với Xmind

Biểu đồ PERT không cần phải phức tạp. Xmind giúp bạn hình dung sự phụ thuộc của dự án và xác định các con đường quan trọng một cách dễ dàng.

1. Liệt kê tất cả các nút

Bắt đầu trong Xmind bằng cách nhận diện tất cả các nút chính - mỗi nút tương ứng với một hoạt động hoặc dấu mốc quan trọng trong dự án của bạn.

• Nhấp đúp vào một khu vực trống hoặc chèn “Chủ đề nổi.”

• Đổi tên mỗi nút với một tiêu đề rõ ràng, mô tả như Thiết kế Phần cứng, Kiểm tra Phần mềm, hoặc Phát hành Hướng dẫn.

• Kéo và di chuyển các nút tự do để sắp xếp luồng hợp lý của dự án của bạn.

Giữ cho các nút được căn chỉnh sao cho hỗ trợ đọc dễ dàng, vì điều này sẽ giúp theo dõi dễ dàng hơn các sự phụ thuộc và mối quan hệ sau này.

2. Kết nối các nút bằng Mối quan hệ

Sau khi đặt tất cả các nút, xác định thứ tự hợp lý của chúng bằng cách sử dụng mối quan hệ.

Để tạo ra chúng trong Xmind:

1. Chọn một nút biểu thị hoạt động bắt đầu.

2. Nhấp vào biểu tượng “Mối quan hệ” trên thanh công cụ hoặc nhấp phải và chọn Mối quan hệ.

3. Kéo mũi tên tới nút phụ thuộc.

Mỗi mũi tên chỉ ra một sự phụ thuộc nhiệm vụ - hoạt động nào phải hoàn thành trước khi hoạt động khác bắt đầu.

Nếu một số nhiệm vụ có thể chạy song song, tạo ra nhiều mũi tên ra ngoài từ một nút duy nhất.

Bạn có thể điều chỉnh góc hoặc độ cong của mũi tên thông qua Định dạng → Kiểu dáng → Đường kẻ để có bố cục sạch sẽ hơn, chuyên nghiệp hơn.

3. Gắn nhãn cho các nhiệm vụ trên kết nối

Mỗi dòng mối quan hệ có thể bao gồm một nhãn giải thích nhiệm vụ hoặc kết quả khi giao giữa các nút.

• Nhấp đúp vào mũi tên để thêm nhãn như Phát hành nguyên mẫu hoặc Kiểm tra phần cứng.

• Thêm ước lượng thời gian hoặc ghi chú ngắn gọn ở chỗ cần thiết.

Để ước lượng thời gian, áp dụng công thức PERT:

(Lạc quan + 4 × Khả năng nhất + Bi quan) ÷ 6

Điều này giúp bạn tính toán thời gian dự kiến cho mỗi hoạt động, tạo ra lịch trình dự án chính xác hơn.

4. Thêm Ký hiệu cho mức độ ưu tiên và trạng thái

Sử dụng ký hiệu trong Xmind để chỉ định tầm quan trọng của nhiệm vụ, mức độ khẩn cấp hoặc trạng thái hoàn thành.

Để thêm chúng:

• Chọn một nút hoặc mũi tên và mở bảng “Ký hiệu” trong thanh bên phải.

• Chọn các biểu tượng hoặc màu sắc để biểu thị các cấp độ ưu tiên hoặc tiến độ khác nhau.

Để theo dõi sâu hơn, nhấp phải vào một nút và chọn “Thông tin Nhiệm vụ” để ghi lại ngày bắt đầu và kết thúc, thời gian dự kiến, hoặc tỷ lệ hoàn thành.

Thiết lập một hệ thống trực quan nhất quán cho các ký hiệu của bạn để biểu đồ truyền tải ưu tiên và tiến độ rõ ràng tới toàn đội.

Sử dụng công cụ và mẫu Biểu đồ PERT

Các quản lý dự án thường sử dụng các công cụ chuyên dụng để tạo biểu đồ PERT thay vì tự xây dựng từ đầu.

Làm thế nào để sử dụng mẫu biểu đồ PERT hiệu quả

Cần có kế hoạch tỉ mỉ trước khi triển khai một mẫu biểu đồ PERT. Phạm vi dự án của bạn cần được định nghĩa rõ ràng và phân nhỏ thành các nhiệm vụ có thể quản lý. Các thành viên và các bên liên quan cần cung cấp ước lượng thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Bước cuối cùng là chọn một mẫu phù hợp với sự phức tạp của dự án của bạn.

Sau khi chọn mẫu, tuỳ chỉnh bởi:

• Thêm thông tin về dấu mốc của bạn

• Kết nối các nút để hiển thị sự phụ thuộc

• Thêm ước lượng thời gian cho mỗi nhiệm vụ

• Đánh dấu và làm nổi bật con đường quan trọng

Mẫu hoàn chỉnh của bạn nên lưu trữ ở một vị trí trung tâm mà tất cả các thành viên nhóm có thể truy cập để cải thiện sự phối hợp tự nhiên.

Phần mềm tạo và tạo biểu đồ PERT tốt nhất

Những công cụ mạnh mẽ này làm cho việc tạo biểu đồ PERT dễ dàng hơn:

Tất cả trong một Tư duy Sơ đồ hoá và Trực quan hóa Dự án — Xmind: Xmind cung cấp một cách trực quan để tạo biểu đồ PERT thông qua giao diện minh họa tư duy trực quan của nó. Người dùng có thể nhanh chóng xây dựng nút và mối quan hệ để đại diện cho các nhiệm vụ, sự phụ thuộc và các dấu mốc của dự án. Cấu trúc kéo thả cho phép điều chỉnh bố cục linh hoạt, trong khi các tính năng tích hợp như Chủ đề nổi, Mối quan hệ, Ký hiệu, và Thông tin Nhiệm vụ cung cấp hình ảnh rõ ràng về lịch trình, ưu tiên và tiến độ. Xmind cũng hỗ trợ chuyển đổi bản đồ thành chế độ xem lịch trình hoặc Gantt, giúp các thành viên đội chuyển từ lập kế hoạch ý tưởng sang theo dõi thực thi mượt mà - tất cả chỉ trong một không gian làm việc.

Công cụ Quản lý Dự án Tích hợp: ProjectManager và ClickUp cung cấp các tính năng chi tiết với các tính toán tự động cho ước tính thời gian và con đường quan trọng.

Phần mềm Sơ đồ hóa: Lucidchart và SmartDraw cung cấp giao diện thân thiện với người dùng, chức năng kéo thả và thư viện mẫu phong phú.

Giải pháp từ Microsoft: Visio và Excel bao gồm các khả năng biểu đồ PERT tích hợp tốt với các sản phẩm khác của Microsoft.

Việc chọn công cụ thích hợp phụ thuộc vào các tùy chọn tùy chỉnh, khả năng tích hợp, tính năng hợp tác, và giá cả hợp lý cho dự án của bạn.

Kết luận

Biểu đồ PERT sẽ thay đổi cách bạn xử lý quản lý dự án. Bài viết này cho thấy cách những sơ đồ mạng mạnh mẽ này giúp các đội nhận ra sự phụ thuộc, thiết lập lịch trình thực tế và tìm ra con đường quan trọng dẫn đến thành công. Những biểu đồ này khác với các công cụ quản lý dự án khác vì chúng sử dụng hệ thống ba điểm để tính đến các biến thể thời gian.

Lưu ý rằng biểu đồ PERT cần cập nhật thường xuyên khi dự án tiến triển. Những cập nhật này giữ cho kế hoạch của bạn chính xác và phù hợp trong suốt vòng đời của dự án. Hơn nữa, nó cho phép bạn chạy các kịch bản tình huống để chuẩn bị đối mặt với những thách thức sắp tới.

Biểu đồ PERT mang đến cho bạn sự rõ ràng để xử lý nhiều phần chuyển động trong phát triển phần mềm phức tạp, các dự án xây dựng hoặc ra mắt sản phẩm. Muốn làm cho việc lập kế hoạch dự án của bạn trở nên dễ dàng hơn? Các công cụ thân thiện với người dùng của Xmind giúp tạo ra biểu đồ PERT động sẽ nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn. Công cụ trực quan hóa đúng đắn sẽ giúp bạn hoàn thành dự án đúng hạn với sự tự tin.

Câu hỏi thường gặp

Q1. Phương pháp ước lượng ba điểm trong PERT là gì?

Phương pháp ước lượng ba điểm trong PERT bao gồm việc tính toán thời gian thực hiện nhiệm vụ dự kiến bằng cách sử dụng ba ước lượng thời gian: lạc quan (thời gian ngắn nhất có thể), bi quan (thời gian dài nhất), và có khả năng nhất (ước lượng hợp lý). Công thức là: Thời gian dự kiến = (Lạc quan + 4 × Có Khả Năng Nhất + Bi Quan) / 6.

Q2. Làm thế nào mà biểu đồ PERT khác với biểu đồ Gantt?

Mặc dù cả hai đều là công cụ quản lý dự án, biểu đồ PERT là sơ đồ mạng tập trung vào phân tích sự phụ thuộc nhiệm vụ và con đường quan trọng. Biểu đồ Gantt, mặt khác, là các đồ thị thanh chủ yếu cho thấy thời lượng và lịch trình nhiệm vụ. Biểu đồ PERT phù hợp hơn cho các dự án phức tạp có lịch trình không chắc chắn.

Q3. Lợi ích của việc sử dụng biểu đồ PERT trong quản lý dự án là gì?

Biểu đồ PERT giúp hình dung sự phụ thuộc nhiệm vụ, ước tính lịch trình thực tế, xác định con đường quan trọng và tiến hành các phân tích tình huống bất kỳ. Chúng cũng hỗ trợ phân bổ tài nguyên, nhận dạng điểm nghẽn, và cung cấp cách tiếp cận xác suất cho lập lịch trình dự án, làm cho chúng có giá trị cho các dự án phức tạp với các khoảng thời gian không chắc chắn.