Chu kỳ Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (PDCA), Giải thích (+Ví dụ Bản đồ Tư duy về PDCA)

Bạn có chán làm lại những sai lầm giống nhau không? Bạn có muốn cải thiện các quy trình của mình và đạt được kết quả tốt hơn không? Vậy thì PDCA là giải pháp dành cho bạn! Với phương pháp đơn giản mà hiệu quả, PDCA giúp bạn xác định vấn đề, phát triển và thực hiện các giải pháp, và liên tục cải tiến các quy trình của bạn theo thời gian. Bằng cách tuân theo chu kỳ này, bạn có thể trở thành chuyên gia trong việc giải quyết vấn đề.

PDCA là gì?

PDCA được phát triển bởi Dr. W. Edwards Deming, một nhà thống kê và chuyên gia quản lý chất lượng người Mỹ, vào những năm 1950. Công việc của Deming tập trung vào việc giúp các công ty cải thiện quy trình sản xuất và đạt được kết quả tốt hơn. Ông tin rằng chất lượng là yếu tố chính dẫn đến thành công và rằng nó chỉ có thể đạt được thông qua một quá trình cải tiến liên tục.

PDCA dựa trên phương pháp khoa học để giải quyết vấn đề, bao gồm phát triển một giả thuyết, kiểm tra nó và tinh chỉnh cho đến khi tìm ra giải pháp. Deming nhận thấy rằng quy trình này cũng có thể được áp dụng cho các quy trình kinh doanh và sản xuất, và do đó PDCA ra đời.

Quá trình giải quyết vấn đề bằng chu kỳ PDCA dựa trên phương pháp khoa học. Nó bao gồm việc lập kế hoạch một thí nghiệm để kiểm tra giả thuyết, thực hiện thí nghiệm, nghiên cứu kết quả và sử dụng thông tin đó để hình thành các giả thuyết mới. Chu kỳ này là lặp lại, có nghĩa là đó là một quá trình liên tục không bao giờ dừng lại. Khi một thí nghiệm hoàn thành, sự tập trung nên chuyển sang lập kế hoạch cho thí nghiệm tiếp theo để tiếp tục hướng tới cải thiện.

Vẻ đẹp của chu kỳ PDCA nằm ở sự đơn giản và hiệu quả của nó. Bằng cách tuân theo quy trình này, các tổ chức có thể đạt được sự cải tiến liên tục trong các quy trình và hoạt động của họ, dẫn đến chất lượng tốt hơn, tăng cường hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng cao hơn. Chu kỳ này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chủ động thay vì phản ứng trong việc giải quyết vấn đề và khuyến khích tư duy cải tiến liên tục.

Mô hình PDCA

Plan

Giai đoạn Plan là bước đầu tiên trong chu kỳ PDCA và bao gồm việc xác định một vấn đề hoặc cơ hội cải thiện và phát triển một kế hoạch để giải quyết nó.

1. Xác định vấn đề bao gồm việc định nghĩa vấn đề, xác định phạm vi và tác động của nó, và hiểu nguyên nhân gốc rễ.

2. Thiết lập mục tiêu bao gồm việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được, phù hợp với các mục tiêu tổng thể của tổ chức.

3. Phát triển kế hoạch bao gồm việc phát thảo một kế hoạch chi tiết để đạt được các mục tiêu đã thiết lập. Kế hoạch nên bao gồm các hành động cụ thể, thời gian và trách nhiệm cho mỗi bước.

4. Định nghĩa chỉ số bao gồm việc thiết lập các chỉ số để đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu và xác định kế hoạch có hoạt động như dự định không.

5. Được sự đồng thuận bao gồm việc thu hút sự hỗ trợ từ các bên liên quan và nhận sự đồng ý của họ để tiến hành kế hoạch.

Do

Giai đoạn Do là bước thứ hai trong chu kỳ PDCA và bao gồm việc thực hiện kế hoạch đã phát triển trong giai đoạn Plan.

1. Thực hiện kế hoạch bao gồm việc thực hiện kế hoạch đã phát triển trong giai đoạn Plan, bao gồm tất cả các hành động cụ thể, thời gian và trách nhiệm được nêu trong kế hoạch.

2. Thu thập dữ liệu bao gồm việc thu thập dữ liệu về kết quả của kế hoạch. Điều này có thể bao gồm việc thu thập dữ liệu định lượng như chỉ số sản xuất hoặc phản hồi của khách hàng, cũng như dữ liệu định tính như phản hồi của nhân viên hoặc quan sát.

3. Tài liệu quy trình bao gồm việc tài liệu quy trình được sử dụng để thực hiện kế hoạch, bao gồm bất kỳ sự lệch hướng nào so với kế hoạch và bất kỳ kết quả hoặc vấn đề bất ngờ nào xảy ra.

4. Giải quyết vấn đề bao gồm việc giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc vấn đề nào phát sinh trong quá trình thực hiện. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh kế hoạch, tinh chỉnh quy trình, hoặc cung cấp thêm đào tạo cho nhân viên.

Check

Giai đoạn Check là bước thứ ba trong chu kỳ PDCA và bao gồm việc phân tích dữ liệu thu thập được trong giai đoạn Do để xác định xem kế hoạch có hoạt động như dự định không.

1. Phân tích dữ liệu bao gồm việc kiểm tra dữ liệu thu thập được trong giai đoạn Do để xác định xem kế hoạch có đạt được kết quả mong muốn không. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng phân tích thống kê, phân tích định tính hoặc phương pháp khác để xác định xu hướng và mẫu trong dữ liệu.

2. So sánh kết quả với mục tiêu bao gồm việc so sánh kết quả của kế hoạch với mục tiêu đã thiết lập trong giai đoạn Plan. Điều này có thể giúp xác định các khu vực mà kế hoạch đang thất bại và những nơi cần cải thiện.

3. Xác định sự lệch hướng bao gồm việc xác định bất kỳ sự lệch hướng nào so với kế hoạch có thể đã góp phần vào kết quả. Điều này có thể giúp xác định các khu vực nơi cần thiết thay đổi để cải thiện kết quả.

4. Xác định nguyên nhân gốc rễ bao gồm việc xác định nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ sự lệch hướng hoặc vấn đề nào mà được xác định. Điều này có thể giúp xác định các yếu tố cơ bản đang góp phần vào vấn đề và thông báo các giải pháp tiềm năng.

Act

Giai đoạn Act là bước thứ tư và cuối cùng trong chu kỳ PDCA và bao gồm việc thực hiện các thay đổi dựa trên những hiểu biết thu được từ giai đoạn Check.

1. Phát triển kế hoạch hành động bao gồm việc phát triển một kế hoạch để thực hiện các thay đổi dựa trên những hiểu biết thu được từ giai đoạn Check. Kế hoạch này nên chi tiết và bao gồm các hành động cụ thể, thời gian và trách nhiệm.

2. Thực hiện thay đổi bao gồm việc thực hiện kế hoạch hành động phát triển trong bước 1. Điều này có thể bao gồm việc thực hiện thay đổi quy trình, thủ tục, hệ thống, cũng như cung cấp đào tạo hoặc hỗ trợ cho nhân viên.

3. Giám sát kết quả bao gồm việc theo dõi kết quả của những thay đổi đã thực hiện trong bước 2. Điều này có thể liên quan đến việc thu thập dữ liệu về chỉ số sản xuất, phản hồi của khách hàng hoặc các đo lường liên quan khác.

4. Chuẩn hóa quy trình bao gồm việc chuẩn hóa quy trình hoặc thủ tục mới để đảm bảo rằng nó được tuân thủ nhất quán và rằng các cải tiến được duy trì theo thời gian.

Sử dụng Xmind để Liên tục Cải thiện PDCA của Bạn

Xmind hỗ trợ chuyển đổi và kết hợp các cấu trúc khác nhau. Khi bạn cần hiển thị rõ ràng tất cả các quy trình trong cùng một sơ đồ, bạn có thể sử dụng cấu trúc bản đồ tư duy liên kết bốn bảng cây. Và dựa vào đây, bạn có thể liên tục lên kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động.

Bạn thậm chí có thể tạo một sơ đồ cây toàn diện cho tất cả PDCA của bạn và đánh dấu mỗi bước đã hoàn thành khi nó được thực hiện.

Khi nào Nên Sử dụng Quy trình PDCA

Sử dụng chu kỳ PDCA có thể là thay đổi cuộc chơi cho các tổ chức muốn liên tục cải thiện và đi trước thời gian. Đó là một khung linh hoạt cho phép giải quyết vấn đề lặp lại và trao quyền cho các nhóm thích ứng với các hoàn cảnh thay đổi. PDCA đã trở thành một phương pháp được chấp nhận rộng rãi để đạt được sự cải tiến liên tục trong nhiều lĩnh vực kinh doanh và phát triển cá nhân, bao gồm sản xuất, chăm sóc sức khỏe và phát triển phần mềm.

Đạt được các mục tiêu cá nhân

Ví dụ, quản lý cân nặng cơ thể là một phần quan trọng của sự phát triển cá nhân, vì việc duy trì cân nặng khỏe mạnh có thể dẫn đến nhiều lợi ích sức khỏe và cải thiện sự thoải mái tổng thể.

Quản lý doanh nghiệp

Một ví dụ khác, quản lý sản xuất là một thành phần quan trọng của sự phát triển doanh nghiệp. Nếu không có nó, các công ty có thể gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao và đáp ứng các yêu cầu thay đổi của thị trường.

Cuối cùng

Rome không được xây dựng trong một ngày và điều đó cũng tương tự khi trở thành một chuyên gia trong công việc. Nhưng đừng sợ, bạn ơi! Có một công cụ tiện dụng gọi là mô hình PDCA có thể giúp bạn. Đó là một quy trình vòng lặp mà bạn có thể sử dụng để tiếp tục cải tiến và trở nên giỏi hơn. Vậy hãy tham gia cùng và tận hưởng các lợi ích của công việc hiệu quả cùng nhau. Đi, đội!