Chuẩn bị cho Tương lai của Sự kiện Kết hợp với Mind Map

Các sự kiện kết hợp phục vụ cho cả khán giả trực tiếp và trực tuyến đã trở nên cực kỳ phổ biến trong vài năm qua, và xu hướng này sẽ tiếp tục. 62% người tổ chức sự kiện cho biết họ dự định tiếp tục tổ chức sự kiện trực tuyến bên cạnh việc trở lại các sự kiện trực tiếp trong tương lai.

Nếu một cách tiếp cận kết hợp cho các sự kiện là điều sẽ tồn tại lâu dài, các nhà tổ chức sự kiện có thể chuẩn bị cho tương lai như thế nào?

Sự Kiện Kết Hợp Là Gì?

Sự kiện kết hợp là những sự kiện có cả khán giả trực tiếp và khán giả trực tuyến. Hiện tại, khán giả trực tiếp thường nhỏ hơn nhiều so với khán giả trực tuyến vì những hạn chế về đi lại và các lý do khác, dẫn đến sự tập trung lớn hơn vào thành phần phát trực tuyến của sự kiện. Điều này đòi hỏi một số thay đổi quan trọng để điều hành các sự kiện, nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất trong định dạng mới.

Tại Sao Sự Kiện Kết Hợp Là Tương Lai?

Việc áp dụng nhanh chóng các định dạng sự kiện trực tuyến diễn ra do nhu cầu, nhưng các sự kiện kết hợp sẽ tồn tại ngay cả khi mọi thứ quay trở lại bình thường. Các công nghệ được sử dụng cho các sự kiện trực tuyến và làm việc từ xa đã trở thành công cụ hàng ngày mà mọi người đều biết cách sử dụng. Điều này gỡ bỏ rào cản gia nhập và khiến nhiều người cởi mở hơn với việc tham gia sự kiện trực tuyến.

Giờ đây, khi khán giả đã quen với các sự kiện trực tuyến, thời gian và chi phí của việc đi lại và lưu trú để tham gia sự kiện trực tiếp chỉ là những phiền toái tùy chọn. Đối với bất kỳ ai tham gia các sự kiện quốc gia hoặc quốc tế, đây là một lợi ích lớn của các sự kiện kết hợp.

Thực hiện theo năm mẹo này sẽ giúp bạn mang lại trải nghiệm tốt nhất tại các sự kiện kết hợp:

1. Thay Đổi Cách Tiếp Cận Tương Tác Với Khán Giả

Mặc dù khán giả trực tuyến thường sẽ đông hơn khán giả trực tiếp, nhưng họ không có sự hiện diện vật lý trong phòng. Kết quả là, họ không thể dễ dàng thu hút sự chú ý của người diễn thuyết hoặc tương tác giống như khán giả trực tiếp. Các sự kiện cần lưu ý điều này để đảm bảo tất cả các thành viên trong khán giả đều cảm thấy tham gia, điều này có thể yêu cầu một số thay đổi.

Ví dụ, các kỹ thuật tương tác với khán giả như yêu cầu gợi ý, bỏ phiếu, hoặc trả lời các câu hỏi ngẫu hứng vẫn có thể, với một số thay đổi. Thay vì bỏ phiếu bằng giơ tay hoặc yêu cầu khán giả nói lên gợi ý của họ, hãy sử dụng các công cụ kỹ thuật số như thăm dò qua SMS để nhận phản hồi của họ. Điều này mang lại cho những người tham dự trực tuyến ưu tiên tương tự như khán giả trực tiếp và có lợi ích bổ sung là cho phép bạn hiển thị và trực quan hóa các câu trả lời và kết quả trong các bài thuyết trình.

Doanh nghiệp có nhiều điều để học hỏi từ thế giới thể thao điện tử, nơi các sự kiện kết hợp thường là những ngày quan trọng và sinh lợi nhất trong năm. Ví dụ, các cuộc thi như The International cung cấp cho người dẫn chương trình một nguồn dữ liệu thảo luận trực tuyến được kiểm duyệt để bình luận và phản hồi trực tiếp, cũng như bỏ phiếu, thăm dò ý kiến và hệ thống đặt cược mô phỏng để khuấy động tranh luận về kết quả của các trận đấu sắp tới. Mặc dù không phải tất cả các kỹ thuật này đều hữu ích trong bối cảnh sự kiện kinh doanh, nhưng đó là một ví dụ tuyệt vời về việc sử dụng các công cụ phát trực tuyến để thu hút cả hai nhóm khán giả.

2. Giới Thiệu Phần Hỏi & Đáp Kỹ Thuật Số

Sự thay đổi trong cách tiếp cận tương tác là cần thiết nhất trong các phiên Hỏi & Đáp. Bên cạnh vấn đề của những người tham dự trực tiếp có thể thống trị cuộc trò chuyện, thành viên khán giả trực tiếp có thể không dễ nghe thấy đối với khán giả trực tuyến. Điều này có thể tạo ra trải nghiệm kém, nơi mà khán giả trực tuyến có thể không nghe được câu hỏi đang được trả lời.

Bằng cách để người tham dự gửi câu hỏi của họ thông qua dịch vụ phát trực tuyến trong các bài thuyết trình thay vì mở sàn vào cuối phiên, người điều phối có thể trình bày một danh sách câu hỏi cho người diễn thuyết từ những người tham dự trực tiếp và trực tuyến. Tất cả các câu hỏi có thể được hiển thị trên màn hình, do đó bạn không cần lo lắng về việc thu âm rõ ràng từ khán giả.

Sử dụng sơ đồ tư duy để phân loại các câu hỏi, để khi trình bày hoặc trả lời các câu hỏi, mỗi loại và khán giả đều được phủ kín.

Sự kiện Agents of Hybrid sắp tới kết hợp những điều tốt nhất của cả hai. Tất cả người tham dự có thể gửi câu hỏi Hỏi & Đáp của họ qua dịch vụ phát trực tuyến, và khán giả trực tuyến có thể tham gia vào các cuộc gọi video hạn chế để tương tác trực tiếp.

3. Xem Xét Vùng Miền Thời Gian

Mở rộng sự kiện của bạn đến khán giả trực tuyến có nghĩa là khán giả của bạn có thể trải rộng trên nhiều địa điểm và múi giờ.

Nếu bạn mong muốn có một khán giả phân bố rộng rãi hoặc quốc tế tại sự kiện của mình, việc tổ chức một phiên tương tự vào những thời điểm khác nhau trong suốt sự kiện có thể giúp đảm bảo rằng mọi người ai muốn theo dõi một buổi thuyết trình trực tiếp có thể làm như vậy, bất kể vị trí của họ. Khả năng tham dự các sự kiện ở xa mà không gặp phiền hà là một lợi ích chính của các sự kiện trực tuyến, và việc đáp ứng các múi giờ khác nhau tối đa hóa lợi ích đó.

Sử dụng sơ đồ tư duy để đánh dấu vị trí của người nói và liệt kê thời gian, để bạn có thể xác định thời gian phù hợp cho cả người diễn thuyết và khán giả.

Ví dụ, sự kiện kết hợp lâu năm MozCon lên lịch các nhóm thảo luận không chính thức và cơ hội giao lưu mạng xuyên suốt cả ngày để người tham dự tham gia vào các cuộc tranh luận qua tin nhắn và cuộc trò chuyện bằng giọng nói. Lên lịch cho các phiên ngắn trong suốt cả ngày đảm bảo rằng người tham dự sẽ không bị bỏ lỡ dù họ đang kết nối từ đâu. Ngoài ra, việc cung cấp công cụ và thời gian để làm điều này đảm bảo rằng tương tác và giao lưu mạng không chỉ là lợi ích đối với khán giả tại chỗ.

4. Trực Quan Hóa Các Cuộc Thảo Luận

Khi người thuyết trình không thể thảo luận ý tưởng trao đổi qua lại với khán giả theo cách tổ chức sự kiện chỉ có trực tiếp, việc trực quan hóa chúng có thể giúp thành viên khán giả theo dõi được ý tưởng. Ví dụ, người thuyết trình và người điều phối có thể sử dụng ứng dụng sơ đồ tư duy như một công cụ giảng dạy để hiển thị ý tưởng và đề xuất, cùng mối quan hệ của chúng, bằng cách bổ sung và phát triển bản đồ tư duy trong suốt phiên làm việc.

Chế độ Trình bày của XMind cho phép người thuyết trình biến các bản đồ này thành các slide thuyết trình tương tác chỉ với một nút nhấn, cho phép người thuyết trình dễ dàng điều hướng cả slide và bản đồ tư duy để cung cấp phương tiện hình ảnh cho các câu trả lời của họ trong các cuộc thảo luận. Điều này cũng có thể được sử dụng để phát triển ý tưởng trong suốt một phiên và tổng kết chúng bằng một bài thuyết trình cuối cùng.

5. Dự Trù Các Vấn Đề Kỹ Thuật

Điều hành một sự kiện kết hợp có nghĩa là bạn cần quản lý khía cạnh kỹ thuật của phát trực tuyến cũng như tất cả các vấn đề kỹ thuật thông thường, các vấn đề về PA, và lịch trình trễ có thể xuất hiện tại một sự kiện trực tiếp. Ngay cả các sự kiện phát trực tuyến lớn nhất và có kinh nghiệm nhất cũng gặp phải vấn đề với mất chất lượng âm thanh hoặc video, vấn đề mạng và nhiều hơn nữa.

Gần 40% các sự kiện trực tuyến và kết hợp gặp phải ít nhất một lỗi kỹ thuật. Do đó, một đội ngũ kỹ thuật có kinh nghiệm thực hiện các sự kiện phát trực tuyến là cần thiết để đảm bảo rằng khi có vấn đề xảy ra, nó có thể được giải quyết với ít gián đoạn nhất cho sự kiện. Lên lịch đủ thời gian để kiểm tra đầy đủ hệ thống phát trực tuyến trước khi sự kiện bắt đầu có thể tránh được một khởi đầu tồi cho sự kiện khi bạn cần sửa chữa sự cố.

Các Sự Kiện Kết Hợp Sẽ Ở Lại Lâu Dài

Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để các doanh nghiệp trở nên thành thạo hơn trong việc tổ chức các sự kiện kết hợp. Có được công cụ và kiến thức cần thiết để điều hành một sự kiện kết hợp thành công ngay bây giờ sẽ mang lại lợi ích trong những năm sau này khi chúng tiếp tục trở nên phổ biến hơn. Đừng sợ thử nghiệm định dạng và thử các công cụ và phương thức mới, vì các sự kiện kết hợp là lãnh thổ mới cho tất cả mọi người.