Hướng dẫn đầy đủ về Bản tuyên bố dự án: Mẹo và Biểu diễn trực quan
Nếu công ty bạn đang chuẩn bị bắt đầu một dự án mới nhưng chưa hiểu cách tốt nhất để triển khai vấn đề, hãy thử Project Charter. Đây có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức nếu bạn không biết cần thu thập tài liệu gì, nên chia công việc ra sao, v.v. Vì vậy, áp dụng quy trình này sẽ giúp bạn có lộ trình rõ ràng cho từng thành phần của dự án.
Sau khi đã có mục tiêu và định hướng rõ ràng cho dự án, bạn cần một công cụ hiệu quả để giúp nhóm trực quan hóa nội dung. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các thành phần và mục đích khác nhau của quy trình charter kèm ví dụ. Chúng ta cũng sẽ đi qua hướng dẫn chi tiết từng bước về cách Xmind giúp bạn tạo một Project Charter hoàn chỉnh.
Project charter là gì và vì sao quan trọng?
Giải thích định nghĩa project charter
Project Charter giống như bộ hướng dẫn trọng tâm của công ty, cho biết chính xác dự án cần hướng đến điều gì, ai nên tham gia, v.v. Hơn nữa, đây cũng như một tài liệu khởi động công việc của tổ chức khi họ chưa rõ cách thực thi. Nhóm của bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một bản tóm tắt như một bảng ý tưởng để tham chiếu lại.
Ngoài ra, mục đích chính của charter là đóng vai trò tài liệu chính thức giúp đồng bộ kỳ vọng của các bên liên quan cho dự án và thiết lập thẩm quyền. So với dàn ý bài luận, quy trình charter bao gồm toàn bộ chi tiết liên quan cần thiết để hoàn thành dự án. Nhóm của bạn có thể dùng các hướng dẫn này để xác định những phản đối tiềm ẩn, thách thức, v.v.
Khi nào và vì sao tài liệu này được tạo
Các nhóm dự án xây dựng charter trong giai đoạn khởi tạo. Quá trình này mất vài ngày thay vì vài tuần. Quản lý dự án nên nhận tài liệu này ngay sau khi được phê duyệt và trước cuộc họp kickoff. Thời điểm này quan trọng vì nhiều lý do:
quản lý dự án có thể bắt đầu xây dựng nhóm
Tài liệu tạo nền tảng cho kế hoạch quản lý dự án
Các nhóm có thể chuẩn bị cho cuộc họp kickoff hiệu quả
Charter giúp các cuộc thảo luận ban đầu với bên liên quan dễ dàng hơn
Các thành phần chính của project charter
Giống như mọi tài liệu dự án, Project Charter template cũng theo một cấu trúc cụ thể gồm các thành phần cốt lõi. Chúng tôi đã cung cấp các yếu tố thiết yếu này để đảm bảo hiệu quả cho dự án:
1. Phạm vi dự án
Phạm vi của công việc cộng tác cung cấp cho bạn các mục tiêu xác định rõ, tiêu chí thành công và kết quả mong đợi, thuộc trách nhiệm của nhà tài trợ dự án.
2. Mục tiêu thiết yếu
Khi bạn muốn bảo đảm sự đồng bộ trong doanh nghiệp, việc có mục tiêu phù hợp cần được ưu tiên hàng đầu khi bắt đầu dự án nhóm.
3. Các bên liên quan chính
Trong công việc cộng tác, việc xác định tất cả các bên liên quan chính là điều cần thiết cho chu trình công việc, bao gồm thành viên nhóm, khách hàng, nhà tài trợ, v.v.
4. Nhận diện rủi ro
Các nhóm cần nhận thức rõ các rủi ro tiềm ẩn khi thiết lập nền tảng trước khi bắt đầu công việc, như hạn chế ngân sách, thiếu hụt nguồn lực, v.v.
Khi Project Charter được dùng như một chiến lược quản lý dự án, các công ty hiệu suất cao đã chứng minh kết quả tốt hơn 2.5 lần trong việc đạt mục tiêu thành công. Hơn nữa, với các bên liên quan và nhà tài trợ được xác định rõ, tổ chức có thể hoàn thành dự án với tỷ lệ thành công 40%; các nhà tài trợ tham gia tích cực giúp có nhiều hơn 40% dự án thành công so với các tổ chức có tỷ lệ dự án thấp hơn (dưới 50%).
Cách dùng Xmind để tạo project charter hoàn chỉnh
Như đã thảo luận về mục đích và mục tiêu của project charter, bạn cũng có thể đạt được bộ hướng dẫn chi tiết tương tự cho nhóm của mình. Hơn nữa, để nội dung trực quan và dễ hiểu hơn, hãy dùng Xmind. Đây là một công cụ lập Sơ đồ tư duy mạnh mẽ và xuất sắc, cung cấp nhiều project charter templates đáp ứng mọi nhu cầu dự án của bạn.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách đưa ý tưởng vào trung tâm brainstorming và dùng AI để tạo nội dung với các công cụ linh hoạt của nền tảng này. Ngoài ra, các ý tưởng này có thể chuyển thành mục tiêu rõ ràng mà mọi người cùng thống nhất, tạo nền tảng cho dự án. Để đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp, hãy chia chúng thành các điểm nhỏ bằng tính năng topic và subtopic. Vậy hãy cùng tìm hiểu cách triển khai toàn bộ dự án theo hướng dẫn từng bước:
Bước 1. Bắt đầu với tiêu đề dự án rõ ràng
Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào trang web Xmind bằng tài khoản Google của bạn, và từ không gian làm việc chính, nhấp tùy chọn “New Map” để hiển thị project charter templates. Sau khi chọn mẫu mong muốn, nhấn “Central Node” của sơ đồ tư duy và nhập tên dự án bạn muốn. Tiếp theo, tùy chỉnh định dạng văn bản bằng tab “Style” ở bảng bên phải.
Bước 2. Xác định mục tiêu và đích đến của dự án
Chọn central node, đi tới thanh công cụ bên dưới để chọn tùy chọn “Topic” nhằm tạo các danh mục con của tên dự án chính. Sau khi thêm xong, viết mục tiêu, phạm vi, bên liên quan và các phần khác theo nhu cầu.
Tiếp theo, tô màu bằng cách mở biểu tượng “Show or Hide Style and Format Options” và chọn màu trong tab “Color Theme”.
Bước 3. Phác thảo phạm vi dự án và các hạng mục bàn giao
Sau đó, tiếp tục phân rã toàn bộ mục tiêu và đích đến đã thêm bằng biểu tượng “Subtopic” trong thanh “Action” bên dưới. Cấu trúc phân cấp này giúp dự án của bạn rõ ràng hơn; bạn có thể cải thiện bằng cách chọn các tác vụ cụ thể và thêm “Boundary”.
Bước 4. Xác định các bên liên quan và vai trò của họ
Tiếp theo, thêm bên liên quan và nhà tài trợ bằng cách nhấp node “Stakeholder”. Bây giờ, nhấn biểu tượng “Subtopic” và thêm nhân sự phụ trách. Sau đó, truy cập bảng “Add a Marker to Selected Topics” và mở tab “Marker”. Từ đây, nhấp từng bên liên quan và thêm sticker “People” mong muốn, rồi gán các sticker đó cho các nhiệm vụ cụ thể để bảo đảm vai trò của mọi người.
Bước 5. Quản lý ngân sách và tiến độ
Trong node “Budget & Resources”, ước tính tổng chi phí dự án bằng cách tạo subtopic. Sau đó, chọn các node “Timeline”, mở rộng ghi chú bằng subtopic và thêm mốc thời gian, hạn chót và tác vụ ưu tiên mong muốn. Tạo liên kết giữa các tác vụ bằng cách chọn biểu tượng “Relationship” trên thanh hành động để thể hiện mức độ khẩn cấp.
Bước 6. Rà soát và chia sẻ Sơ đồ tư duy project charter
Trước khi chia sẻ Sơ đồ tư duy với các bên liên quan, nhóm có thể thêm ý kiến vào Sơ đồ tư duy bằng cách chọn tùy chọn “Note” hoặc “Comment” từ thanh tùy chọn. Bây giờ, nhấn nút “Share” ở phía trên, nhấp ô “Enter Email to Invite”, rồi nhập email của bên liên quan mong muốn. Sau khi thêm xong, nhấn nút “Send Invitations” để cho phép cộng tác thời gian thực.
Tài nguyên project charter để bạn bắt đầu
Sử dụng project charter template hiệu quả
Quy trình chuẩn hóa của nhóm bạn dựa vào các template ghi lại toàn bộ thông tin thiết yếu. Một template đầy đủ có các phần về tổng quan dự án, phạm vi, tiến độ, nguồn lực, chi phí, lợi ích, rủi ro, ràng buộc và giả định. Các định dạng khác nhau phù hợp với từng phương pháp quản lý dự án:
Template tiêu chuẩn cho quản lý dự án tổng quát
Template Six Sigma với người được giao theo cấp đai
Template Agile cho phát triển phần mềm lặp
Template xây dựng với phần chi phí theo đơn giá nhân công
Các nhóm có thể chọn định dạng khác nhau dựa trên quy trình làm việc họ ưa thích.
Ví dụ project charter thực tế
Các tổ chức có thể tận dụng hiệu quả quy trình này để triển khai dự án bằng hướng dẫn từng bước lập Sơ đồ tư duy đã đề cập ở trên. Nếu bạn vẫn khó hình dung, hãy xem một project charter example về Dự án Di dời Văn phòng. Trong ví dụ này, công ty cần xác định loại không gian văn phòng cần chọn, nơi thiết lập hạ tầng CNTT, v.v.
Các mục tiêu chính khác gồm hoàn thành việc di dời đúng tiến độ, nâng cấp bảo mật mạng và chi phí vận hành. Cuối cùng, các nhà tài trợ sẽ giám sát quá trình thực thi và kiểm tra xem mọi yêu cầu đã được đáp ứng trước thời hạn di dời hay chưa.
Mẹo tạo project charter hiệu quả với Xmind
Xét theo project charter example trước đó, bạn có thể tạo một Sơ đồ tư duy hấp dẫn và có tính cộng tác bằng Xmind. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể áp dụng khi tạo Sơ đồ tư duy:
1. Thu hút đúng bên liên quan: Ngay từ khi bắt đầu dự án, cần có đúng nhà tài trợ và các bên liên quan để bảo đảm dự án bám sát mục tiêu và định hướng.
2. Rõ ràng và súc tích: Chi tiết không cần thiết có thể làm bạn xao nhãng khỏi mục tiêu chính, phạm vi và các cột mốc, vì vậy hãy trình bày ngắn gọn và rõ ràng hơn cho công việc.
3. Dùng Sơ đồ tư duy: Chúng ta đã thấy rằng trình bày trực quan cho làm việc nhóm giúp mọi thứ dễ dàng hơn, vì vậy hãy tận dụng các công cụ lập Sơ đồ trực quan của Xmind để tổ chức chi tiết và vai trò dự án.
4. Cập nhật thường xuyên: Mỗi khi có tiến độ mới, hãy bảo đảm rà soát và cập nhật charter thường xuyên để tài liệu luôn là điểm tham chiếu đáng tin cậy.
Kết luận
Bài viết này đã giải thích chi tiết về Project Charter và mức độ hữu ích của nó trong quản lý dự án. Đồng thời, chúng ta cũng xem xét một trong những công cụ phù hợp để trình bày các thành phần của quy trình charter, đó là Xmind.
Chúng ta đã đi qua hướng dẫn từng bước toàn diện của Xmind và học cách tạo Sơ đồ tư duy cho một dự án bằng các tùy chọn hành động của công cụ. Hãy dùng sẵn project charter template dưới đây của công cụ này và bắt đầu xây dựng dự án của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Q1. Project charter khác gì với project plan?
Charter cung cấp sự cho phép và định hướng—nó phê duyệt công việc và ghi nhận lý do/nội dung/nhân sự ở cấp cao. Project plan được lập sau khi phê duyệt và giải thích cách công việc sẽ được triển khai thực tế, bao gồm lịch trình chi tiết, nguồn lực, phương pháp chất lượng, truyền thông, ứng phó rủi ro và kiểm soát thay đổi.
Q2. Các phần cốt lõi của project charter là gì?
Hãy nghĩ theo ba nhóm: vì sao dự án tồn tại (business case, lợi ích), dự án sẽ làm gì (phạm vi và mục tiêu cấp cao), và ai chịu trách nhiệm trong những giới hạn nào (thẩm quyền của nhà tài trợ và PM, các bên liên quan chính, cột mốc lớn, khoảng ngân sách và rủi ro chính). Giữ mỗi phần ngắn gọn nhưng cụ thể để dễ quét và khó hiểu sai.
Q3. Một charter tốt nên có mức độ chi tiết ra sao?
Hãy hướng đến một đến ba trang, nêu các điểm thiết yếu mà không đi quá sâu vào chi tiết triển khai: business case súc tích, mục tiêu rõ ràng và tiêu chí thành công, các hạng mục trong phạm vi và ngoài phạm vi một cách minh bạch, cột mốc chính và khoảng ngân sách, vai trò chủ chốt, cùng các rủi ro hoặc giả định quan trọng; mọi nội dung còn lại thuộc về kế hoạch quản lý dự án.
