Cách Quản Lý Các Nhóm Làm Việc Từ Xa: Mẹo Thực Tiễn Vào Năm 2025

Tùy chọn làm việc từ xa đã tăng 56% trong các công ty Mỹ kể từ năm 2021, điều này đã định hình lại cách thức hoạt động của các nhóm ngày nay. Sự thay đổi cơ bản này mang lại sự linh hoạt, tuy nhiên 45% nhân viên cảm thấy lo lắng về việc bỏ lỡ các tương tác trực tiếp với đồng nghiệp. Thêm 20% gặp khó khăn khi làm việc cùng nhau và cảm thấy cô lập.

Thành công trong việc quản lý các nhóm từ xa cần hơn cả các công cụ số - các nhóm chỉ cần một kế hoạch thông minh cho việc giao tiếp, làm việc nhóm và tham gia. Nhân viên làm việc từ xa phát triển mạnh với sự hướng dẫn rõ ràng, hỗ trợ liên tục và công nghệ đáng tin cậy để duy trì kết nối và hiệu suất.

Mong muốn trở nên chuyên nghiệp trong việc lãnh đạo các nhóm từ xa? Chúng tôi sẽ chia sẻ những chiến lược đã được chứng minh và các công cụ quan trọng như giúp các công ty xây dựng các nhóm từ xa thành công. Hãy khám phá những cách để đối phó với các thách thức phổ biến của công việc từ xa và cùng xây dựng một nơi làm việc trực tuyến sôi động.

Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa đã tạo ra sự thay đổi cơ bản trong cách các tổ chức hoạt động. Nó cho phép nhân viên làm việc bên ngoài các văn phòng truyền thống. Phương pháp linh hoạt này cho phép các chuyên gia hoàn thành nhiệm vụ từ bất kỳ đâu - nhà riêng, không gian làm việc chung, hoặc bất kỳ nơi nào có thiết bị và kết nối mượt mà.

Làm việc từ xa có nhiều tên gọi khác nhau. Mọi người gọi nó là làm việc từ xa, làm việc tại nhà (WFH), hoặc làm việc phân tán. Những thuật ngữ này mô tả cách nhân viên có thể hoàn thành dự án của mình mà không cần đi lại hàng ngày đến văn phòng trung tâm.

Các công ty cung cấp các loại hình thiết lập công việc từ xa khác nhau. Chúng có thể là tạm thời hoặc lâu dài, bán thời gian hoặc toàn thời gian, đôi khi hoặc thường xuyên. Nhân viên có thể làm việc ngoài văn phòng có được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Họ cũng có nhiều cơ hội nghề nghiệp hơn và tiết kiệm chi phí đi lại. Tổ chức cũng được lợi. Họ có nhân viên hài lòng hơn, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên, tăng hiệu suất và tiết kiệm chi phí tài nguyên vật lý.

Các nhóm làm việc từ xa cần có các chính sách rõ ràng về việc sử dụng thiết bị, bảo mật mạng và kỳ vọng về hiệu suất. Cách tiếp cận quản lý đúng đắn có thể giúp tạo ra nơi làm việc ảo thành công kết nối các nhóm trên toàn cầu.

1. Xây dựng Khung Quản lý Từ xa của Bạn

Xây dựng khung quản lý các nhóm làm việc từ xa cần sự lên kế hoạch cẩn thận - rất giống như "học lái xe bên trái đường," như một quản lý đã miêu tả việc chuyển sang lãnh đạo từ xa. Các đội nhóm rải rác cần các hệ thống và quy trình mới để duy trì hiệu suất và sự sắp xếp.

Thiết lập kỳ vọng và ranh giới rõ ràng

Ranh giới rõ ràng là nền tảng của quản lý nhóm từ xa thành công. Các nguồn tham chiếu công việc của bạn nên chỉ ra:

1. Định nghĩa giờ làm việc: Thành viên của nhóm cần rõ ràng về khả năng sẵn sàng và tiếp cận qua các kênh liên lạc đã thỏa thuận. Múi giờ là yếu tố quan trọng trong các tham số này.

2. Thiết lập kỳ vọng về hiệu suất: Kết quả quan trọng hơn hành động. Nhóm của bạn cần biết rõ mục tiêu cụ thể của vai trò và khung thời gian hoàn thành.

3. Tạo tiêu chuẩn chuyên nghiệp: Lễ độ chuyên nghiệp vẫn quan trọng trong môi trường từ xa. Hướng dẫn nên bao gồm cách thức họp, quy định trang phục và yêu cầu về không gian làm việc.

4. Tôn trọng ranh giới cá nhân: Làm việc từ xa không thay thế cho việc chăm sóc trẻ nhỏ hay người phụ thuộc. Nhóm của bạn cần không gian làm việc riêng để giữ công việc và cuộc sống cá nhân tách biệt.

Thiết lập các giao thức truyền thông

Quản lý từ xa thành công thông qua các chiến lược giao tiếp có chủ ý. 72% nhà lãnh đạo kinh doanh muốn các công cụ tốt hơn để hỗ trợ các nhóm của họ giao tiếp. Các bước này ngăn chặn thông tin rơi vào kẽ hở:

Tài liệu hướng dẫn giao tiếp quy định các kênh ưu tiên, thời gian phản hồi và lịch trình họp. Nhóm của bạn cần biết nền tảng nào phù hợp với các nhu cầu khác nhau - email cho công việc, ứng dụng nhắn tin cho câu hỏi nhanh, cuộc gọi video cho các cuộc thảo luận phức tạp.

Giao tiếp nhiều hơn sẽ tốt hơn là không đủ. Thông tin dự án và thay đổi công ty cần được cập nhật thường xuyên để tránh thông điệp thất lạc.

Giao tiếp mở xây dựng sự minh bạch và tin tưởng. Kiểm tra định kỳ, cuộc họp nhóm và giao tiếp không đồng bộ giúp tạo ra sự tương tác.

Các nhóm làm việc từ xa của bạn cần công cụ giao tiếp hiệu quả để duy trì hiệu suất và sự hợp tác không bị gián đoạn khi họ trở nên phân tán hơn.

2. Sử dụng Công cụ Cơ bản để Quản lý Nhóm Từ xa

Thành công của công việc từ xa phụ thuộc nhiều vào việc chọn và sử dụng đúng công cụ số. Các nhóm lãng phí tới 32 ngày mỗi năm khi chuyển đổi giữa các ứng dụng văn phòng. Việc lựa chọn công cụ đúng đắn rất quan trọng để tối ưu hóa năng suất.

Nền tảng hợp tác cho các nhóm phân tán

Xmind nổi bật như một nền tảng hợp tác đáng chú ý được xây dựng cho các nhóm phân tán. Công cụ lập bản đồ tư duy có hỗ trợ AI này giúp các nhóm từ xa thấy thông tin phức tạp và làm việc cùng nhau từ cách xa. Xmind cho phép thành viên nhóm:

• Làm việc cùng nhau trên cùng một bản đồ tư duy với tính năng chỉnh sửa trực tiếp

• Thêm phản hồi trực tiếp trên các nhánh cụ thể

• Tạo danh sách công việc có hỗ trợ AI từ các phiên động não

Xmind AI tăng cường năng suất bằng cách tổ chức thông tin một cách hình ảnh. Các nhóm có thể xử lý dữ liệu phức tạp mà không bị quá tải. Hệ thống bình luận của nền tảng giữ các cuộc thảo luận tập trung và loại bỏ nhu cầu cho các kênh giao tiếp bổ sung.

Các phần mềm quản lý dự án cần thiết

Các công cụ quản lý dự án giúp các đội nhóm từ xa hoàn thành dự án và đáp ứng thời hạn bất kể vị trí của họ. Asana tỏa sáng trong việc quản lý công việc thông qua nhiệm vụ có thể giao, thời hạn và theo dõi tiến độ. Monday.com cung cấp quản lý quy trình công việc trực quan. Trello biến phương pháp Kanban thành các thẻ nhắc nhở kỹ thuật số làm mượt quy trình theo dõi dự án.

Các công cụ giao tiếp kết nối khoảng cách

Slack đã trở thành nền tảng chi tiết cho kết nối nhóm. Khoảng 80% công ty Fortune 100 sử dụng Slack Connect để làm việc với các đối tác bên ngoài. Nhắn tin theo kênh giữ các cuộc trò chuyện trong không gian chia sẻ thay vì các hốc giao tiếp. Zoom phát triển vượt ra khỏi cuộc họp video đơn giản thành một giải pháp toàn diện cung cấp chia sẻ màn hình và bảng trắng ảo.

Muốn thay đổi cách quản lý nhóm từ xa của bạn? để xây dựng các khung hình ảnh giữ cho mọi người năng suất và đồng bộ, dù họ làm việc ở đâu.

3. Tận dụng Xmind cho Thành công của Nhóm Từ xa

Tổ chức hình ảnh là nền tảng cho quản lý nhóm từ xa thành công. Xmind cung cấp cấu trúc cần thiết cho các nhóm phân tán để làm việc cùng nhau hiệu quả trên khoảng cách xa. Muốn cải thiện phương pháp quản lý từ xa của bạn? có nhiều tính năng được xây dựng cho các nhóm rải rác khắp các địa điểm khác nhau.

Xmind đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án từ xa như thế nào

Xmind biến việc lập kế hoạch dự án phức tạp thành các cấu trúc hình ảnh rõ ràng. Bạn có thể điều chỉnh sơ đồ để phù hợp với nhu cầu dự án và phân nhỏ các sáng kiến lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ thực hiện. Công cụ cung cấp các cấu trúc chuyên biệt như dòng thời gian và sơ đồ cây để lập bản đồ các cột mốc dự án theo hình ảnh, để mọi người biết vai trò của mình.

Tạo quy trình công việc hình ảnh cho quản lý nhóm

Quy trình công việc hình ảnh của Xmind làm cho việc điều phối nhóm từ xa tốt hơn. Các nhóm có thể phát hiện rủi ro tiềm ẩn sớm với sơ đồ xương cá cho phân tích nguyên nhân gốc rễ. Thành viên nhóm theo dõi tiến độ dự án thông qua các nhánh được mã hóa màu sắc và bộ đánh dấu tùy chỉnh hoạt động xuyên ngôn ngữ và múi giờ.

Hợp tác trực tuyến theo thời gian thực qua các múi giờ

Xmind phá vỡ rào cản địa lý với các tính năng hợp tác trực tuyến theo thời gian thực đáng tin cậy của nó. Thành viên nhóm có thể làm việc trên cùng một bản đồ tư duy và đưa ra phản hồi tức thì từ bất kỳ đâu. Tính năng theo dõi người thuyết trình của nền tảng giúp các thành viên điều phối qua bản đồ tư duy trong các phiên động não, tạo ra trải nghiệm chung mặc dù khoảng cách vật lý.

AI tạo danh sách việc cần làm và theo dõi công việc

Xmind AI thay đổi việc quản lý công việc bằng cách biến các ý tưởng động não thành danh sách công việc cần làm hữu ích một cách tự động. Tính năng này bắt giữ từng chi tiết khi lập kế hoạch dự án phức tạp. AI xem xét bản đồ tư duy của bạn và tạo danh sách công việc chi tiết phù hợp với nhu cầu dự án của bạn. Các nhóm có thể tập trung vào việc hoàn thành mọi việc thay vì bị cuốn vào quy hoạch.

Sử dụng sơ đồ tư duy để tối ưu hóa quyết định và lập kế hoạch

Sử dụng Xmind để lập bản đồ tư duy tạo ra cấu trúc tự nhiên cho việc ra quyết định bằng cách hiển thị thông tin hình ảnh trong một cấu trúc phân cấp. Bố cục phi tuyến cho thấy nhiều thông tin hơn so với đồ họa tuyến tính trong cùng không gian, cung cấp một cái nhìn hoàn chỉnh cho các nhóm trên một khung vẽ nhỏ. Hệ thống bình luận tích hợp cho phép các nhóm để lại phản hồi trực tiếp trên các phần cụ thể của bản đồ tư duy.

Sẵn sàng thay đổi quản lý nhóm từ xa của bạn? và xem cách hợp tác hình ảnh có thể kết nối thành viên nhóm của bạn qua các khoảng cách xa.

4. Đo Lường Hiệu Suất trong Môi Trường Từ xa

Đo lường hiệu suất là huyết mạch của quản lý nhóm từ xa thành công. Môi trường làm việc liên tục thay đổi, và phương pháp đánh giá phải thích nghi. Các nhóm nên chuyển từ giám sát hoạt động sang cách tiếp cận tập trung vào kết quả để đo lường năng suất. giúp bạn trực quan hóa chỉ số hiệu suất và tạo khung trách nhiệm thúc đẩy thành công của nhóm từ xa.

Số Liệu Tập Trung vào Kết Quả vs Giám Sát Hoạt Động

Làm việc từ xa đòi hỏi một cái nhìn mới về đo lường hiệu suất. Giám sát thời gian dựa trên hoặc hoạt động truyền thống không thực sự hiệu quả trong môi trường từ xa. Nghiên cứu chứng minh rằng việc đo lường năng suất nên tập trung vào hiệu suất và mức độ tham gia của nhân viên, chứ không phải là vị trí làm việc hay thời gian sử dụng. Các công ty sử dụng công cụ giám sát nhân viên từ xa thường thấy năng suất giảm thay vì tăng.

Theo dõi chuyển động chuột hay hoạt động bàn phím có vẻ hữu ích, nhưng các phương pháp này bỏ lỡ thứ quan trọng nhất - kết quả. Số liệu dựa trên kết quả cần được ưu tiên hơn là giám sát hoạt động nhỏ nhặt:

• Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ - Các nhóm hoàn thành nhiệm vụ được giao trong thời hạn hiệu quả

• Chất lượng sản phẩm - Phản hồi từ khách hàng và đánh giá đồng nghiệp đánh giá tiêu chuẩn công việc

• Các mốc dự án đã đạt được - Tiến độ phù hợp với các mục tiêu dự án đặt ra

Một nhóm hiệu quả là nhóm mang đến kết quả nhất quán thay vì làm việc lâu giờ hơn. Nhân viên từ xa phát triển mạnh khi bạn ưu tiên kết quả như hoàn thành nhiệm vụ và chất lượng trên việc giám sát thời gian nhỏ nhặt.

Thiết lập các KPI có ý nghĩa cho nhân viên từ xa

Khung làm việc hoạt động tốt nhất để xác định KPI cho nhân viên từ xa. **Mục tiêu nên Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Liên quan và Kịp thời.** Các công việc từ xa cần cam đoan đặc thù nhấn mạnh vào kết quả hơn là thời gian bỏ ra.

KPI công việc từ xa nên bao gồm:

Kỳ vọng thực tế đến từ việc thiết lập các điểm cơ sở trước khi đặt mục tiêu. Dữ liệu thu thập trước đó cung cấp bối cảnh để đo lường mức độ tăng trưởng và cải thiện theo thời gian.

chuyển đổi các chỉ số này thành biểu diễn hình ảnh rõ ràng. Cả quản lý và thành viên nhóm đều có thể hiểu và cùng hướng đến các mục tiêu cụ thể.

5. Điều Hướng Mô Hình Làm Việc Lai vs Từ xa

Việc chọn lựa giữa mô hình làm việc lai và từ xa là quyết định chiến lược ảnh hưởng đến văn hóa công ty. Dữ liệu gần đây cho thấy chỉ có 16% công ty Mỹ hoạt động hoàn toàn từ xa, trong khi 44% không cung cấp bất kỳ tùy chọn làm việc từ xa nào. Các đội nhóm có thể chuyển đổi mượt mà hơn giữa các cách sắp xếp công việc khác nhau với khả năng trực quan hóa của Xmind.

Khi nào chọn mô hình lai so với hoàn toàn từ xa

Các mô hình làm việc lai và từ xa không chỉ khác nhau về ưu tiên vị trí đơn giản. Mô hình lai yêu cầu nhân viên trong khoảng cách đi lại có thể chấp nhận - mặc dù khoảng cách này đang ngày càng tăng. Mô hình làm việc từ xa hoàn toàn giải phóng người lao động khỏi thị trường lao động địa phương. Một số yếu tố chính nên định hình quyết định của bạn:

• Loại hình và mục tiêu doanh nghiệp: Nhiệm vụ và mục tiêu công ty của bạn nên hướng dẫn lựa chọn giữa sự hợp tác tại chỗ hoặc tự do vị trí

• Thu hút nhân tài: Làm việc từ xa mở rộng phạm vi tuyển dụng của bạn về mặt địa lý và có thể gia tăng đa dạng hóa

• Ưu tiên của nhân viên: Các công ty đã thích ứng với các ưu tiên làm việc duy trì nhiều nhân viên hơn. Thống kê cho thấy 71% nhân viên thích mô hình lai sẽ tìm kiếm nơi khác nếu bị từ chối lựa chọn này

Tạo sự công bằng giữa nhân viên tại văn phòng và từ xa

"Thiên vị gần gũi" có thể xuất hiện trong môi trường lai - nhân viên tại chỗ thường nhận được sự công nhận và cơ hội nhiều hơn so với đồng nghiệp từ xa của họ. Sự bất lợi này ảnh hưởng nặng hơn đến các nhóm yếu thế hơn vì họ thường ưa chọn tùy chọn từ xa. Đây là cách để khuyến khích sự công bằng:

Quản lý động học nhóm qua các cách sắp xếp công việc khác nhau

Lực lượng lao động phân tán cần cách quản lý có chủ đích. Làm việc nhóm mạnh mẽ trở nên quan trọng hơn với các nhóm từ xa. Nhà lãnh đạo cần:

• Lên lịch các cuộc gọi video trong giờ nghỉ bao gồm cả nhân viên từ xa và tại văn phòng để xây dựng mối quan hệ

• Thiết lập kỳ vọng rõ ràng về trách nhiệm nhóm

• Xây dựng lòng tin - đó là nền tảng của thành công mô hình lai

• Vẽ ra quy trình thông tin giao tiếp và cấu trúc nhóm với các luồng công việc hình ảnh của Xmind để mọi người hiểu rõ đóng góp của mình bất kể vị trí

Kết luận

Quản lý nhóm từ xa cần sự kết hợp chiến lược của giao tiếp rõ ràng, các công cụ phù hợp, và chỉ số hiệu suất dựa trên kết quả. Thành công phụ thuộc vào các khung hình mạnh mẽ duy trì sự gắn kết của nhóm trong nhiều cách sắp xếp công việc khác nhau.

Các công cụ hợp tác kỹ thuật số tạo điều kiện cho công việc từ xa, và Xmind nổi lên như một giải pháp đột phá cho các nhóm phân tán. Các nhóm có thể duy trì năng suất bất chấp khoảng cách vật lý thông qua tổ chức hình ảnh và các tính năng hỗ trợ AI.

Muốn nâng cao quản lý nhóm từ xa của bạn? và tìm hiểu cách hợp tác hình ảnh có thể củng cố lực lượng lao động phân tán của bạn. Quản lý từ xa thành công không phải là giám sát từng phút - đó là cung cấp cho nhóm các công cụ và hỗ trợ phù hợp để đạt kết quả từ bất kỳ đâu.

Câu hỏi thường gặp

Chiến lược chính để quản lý nhóm từ xa hiệu quả là gì?

Quản lý nhóm từ xa hiệu quả bao gồm thiết lập kỳ vọng rõ ràng, thiết lập các kênh thông tin thường xuyên, thực hiện các chỉ số hiệu suất dựa trên kết quả, và tận dụng các công cụ hợp tác như Xmind để lập kế hoạch dự án hình ảnh và theo dõi công việc.

Làm thế nào để nhà lãnh đạo duy trì sự gắn kết nhóm trong một môi trường làm việc từ xa?

Nhà lãnh đạo có thể duy trì sự gắn kết nhóm bằng cách tổ chức các buổi kiểm tra video thường xuyên, khuyến khích giao tiếp mở, khuyến khích các tương tác xã hội, và sử dụng các công cụ hợp tác hình ảnh để giữ mọi người đồng bộ về dự án và mục tiêu của mình bất kể vị trí của họ.

Công nghệ đóng vai trò gì trong quản lý nhóm từ xa thành công?

Công nghệ là điều quan trọng cho sự thành công của nhóm từ xa. Các công cụ cần thiết bao gồm phần mềm quản lý dự án, nền tảng thông tin giao tiếp, và công cụ hợp tác hình ảnh như Xmind giúp các đội ngũ tổ chức thông tin, tối ưu hóa quy trình công việc, và duy trì năng suất qua các múi giờ và địa điểm khác nhau.

Làm thế nào hiệu suất nên được đo lường trong môi trường làm việc từ xa?

Trong môi trường từ xa, hiệu suất nên được đo lường bằng các chỉ số dựa trên kết quả thay vì giám sát hoạt động. Tập trung vào tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng sản phẩm, và việc đạt được các mốc dự án thay vì theo dõi giờ làm việc hoặc hoạt động bàn phím.

Sự khác biệt chính giữa mô hình làm việc lai và hoàn toàn từ xa là gì?

Các mô hình lai yêu cầu nhân viên làm việc một phần tại văn phòng và một phần từ xa, trong khi các mô hình hoàn toàn từ xa cho phép sự độc lập vị trí hoàn toàn. Mô hình lai có thể cung cấp sự hợp tác trực tiếp nhiều hơn nhưng có thể gây ra thách thức về công bằng, trong khi các mô hình hoàn toàn từ xa mang lại sự linh hoạt lớn hơn và quyền truy cập vào một nguồn nhân lực rộng lớn hơn.