Mẹo làm việc từ xa: Cách trình bày xuất sắc một bài thuyết trình không đồng bộ

Là nhà thiết kế làm việc từ xa duy nhất trong XMind, Tori là người đại diện tốt nhất để chia sẻ câu chuyện của mình về giao tiếp và hợp tác từ xa. Hãy xem cô ấy vượt qua thử thách này như thế nào.

Gợi ý: Đừng sử dụng slide.

Thuyết trình từ xa là KHÓ KHĂN

Thực hiện thuyết trình từ xa từ lâu đã là một vấn đề đối với tôi. Là nhà thiết kế làm việc từ xa duy nhất tại XMind, múi giờ của tôi ** chậm hơn đồng đội của tôi 15 giờ**. Mặc dù tôi đã thiết lập hệ thống tài liệu trên Dropbox Paper để hỗ trợ giao tiếp nhóm, vẫn có những lúc tôi cần báo cáo công việc trực tiếp với CEO và phát hiện rằng tài liệu tĩnh, bất kể định dạng nào, không đủ để diễn đạt đầy đủ công việc của tôi.

Thách thức càng lớn hơn sau khi Covid-19 xuất hiện. Sếp của tôi tạm thời chuyển đến Sydney, Úc, khiến việc tìm kiếm thời gian hợp lý để đồng bộ hóa trở nên khó khăn hơn. Giao tiếp không đồng bộ bắt đầu từ đó — Chúng tôi bắt đầu gửi cho nhau các bản ghi âm để thảo luận sao cho có thể nghe lại vào thời gian của riêng mình. Cuối cùng tôi đã thêm bản đồ tư duy vào quá trình này — và nghĩ rằng tôi đã tìm ra giải pháp tối ưu cho thuyết trình không đồng bộ!

Vậy tại sao không sử dụng slide?

Slide là một phương pháp được xây dựng cho giao tiếp đồng bộ. Nó hoạt động tốt nhất khi người nói và khán giả cùng ở một phòng. Nó là một phụ trợ tốt cho việc phát biểu. Tuy nhiên, nó không hoạt động khi bạn không thể nhìn thấy phản ứng của khán giả đối với phát biểu của mình — Hãy nghĩ đến những khoảnh khắc khi bạn cần bỏ qua, tăng tốc hoặc làm chậm đi một số slide sau khi thấy phản ứng của mọi người. Bạn không thể có được thông tin này khi thực hiện thuyết trình trực tuyến.

Tôi đã làm việc chủ yếu trong các nhóm phân tán từ năm 2014 và bắt đầu làm việc 100% từ xa kể từ khi tham gia XMind. Thuyết trình trực tuyến với slide không phải là trải nghiệm tốt. Người thuyết trình luôn lo lắng vì không biết liệu mọi người có tập trung hay không. Khán giả dễ chán. Tôi đoán rằng không ai thực sự nghĩ đến việc phát minh ra một giải pháp mới vì slide đã được xem như là mặc định — nhưng chắc chắn phải có cách tốt hơn.

Tại sao Mind map + Âm thanh là sự kết hợp tốt nhất

Hãy cùng điểm qua sức mạnh của việc sử dụng mind map + file âm thanh để truyền tải nội dung thuyết trình của bạn một cách không đồng bộ:

Mind map giúp bạn tập trung vào bức tranh lớn và sắp xếp nội dung theo thứ tự logic. Không giống như câu chuyện tuyến tính của slide, với mind map bạn có thể áp dụng nhiều cách kể chuyện tùy theo nhu cầu của mình.

• Tệp Mind map hoạt động như một phương tiện tương tác — người xem có thể tự do nhấp vào liên kết, phóng to hình ảnh, mở rộng và thu gọn nội dung. Nó linh hoạt hơn nhiều so với slide.

• Thêm âm thanh cùng với thuyết trình mind map cung cấp thêm một lớp kể chuyện và tiếp xúc cá nhân.

• Cuối cùng, tệp âm thanh nhỏ. Bạn không cần phải chờ một giờ để tải lên video thuyết trình đã ghi trước trên Youtube. Chỉ mất vài phút là tối đa để gửi bản ghi âm dài 20–30 phút qua Telegram.

• KHÔNG BỊ TRỄ! Không còn “Xin chào, bạn có ở đó không?”, “Xin lỗi, tôi bị ngắt kết nối. Chúng ta đã đến đâu?” “Ờ, tôi không thể nghe thấy bạn”...

Hướng dẫn từng bước để tạo bài thuyết trình mind map xuất sắc

Hãy thư giãn, bạn có thể bắt đầu lộn xộn — và sau đó sắp xếp lại

Tôi làm việc khá ngẫu hứng. Khi tôi chuẩn bị một bài thuyết trình không đồng bộ, thường sẽ bắt đầu với cả markdown và mind map — Để tôi có thể chuyển đổi giữa việc động não và sắp xếp lại suy nghĩ của mình.

Bây giờ với tính năng mới của XMind 2020, tôi có thể chuyển đổi giữa chế độ Outline/Mindmap một cách liền mạch. Chuẩn bị cho một bài thuyết trình chưa bao giờ dễ dàng hơn!

Cấu trúc nội dung dễ dàng với các chủ đề có sẵn của XMind

Bây giờ bạn đã có tất cả nội dung sẵn sàng và bước vào chuẩn bị một mind map xuất sắc cho bài thuyết trình của mình. Tùy thuộc vào mô hình tâm lý của bạn, bạn có thể chuyển đổi nội dung xung quanh trong Outline hoặc chỉ đơn giản kéo và thả dưới chế độ Mindmap.

Nếu bạn đang trình bày một số thông tin phức tạp, rất tuyệt khi sử dụng tính năng Summary/Boundary/Relationship để giúp người xem hiểu nội dung liên quan với nhau như thế nào.

Làm cho nó trông đẹp

Nội dung là quan trọng, nhưng đừng quên về vẻ đẹp hình ảnh cuối cùng. Một vài đánh dấu và nhãn dán có thể làm cho mind map của bạn trông nổi bật, cũng như giải thích nội dung tốt hơn. Bạn không cần kỹ năng thiết kế đồ họa chuyên nghiệp để làm cho bài thuyết trình của bạn trông đủ tốt. Với XMind, rất dễ dàng để làm cho mind map của bạn trông cân đối bằng cách nhấn vào tính năng “Auto Balance Map”.

Bước cuối cùng: ghi lại âm thanh của bạn

Bây giờ sau khi mind map của bạn đã hoàn thành, hãy mở Quicktime Player và bắt đầu ghi âm. Bạn sẽ thấy rằng với cấu trúc mind map, bạn dễ dàng hơn với tư cách là người thuyết trình để biết mình đang ở đâu trong suốt bài thuyết trình. Khi người xem nhận được bài thuyết trình của bạn, họ có quyền tăng tốc, làm chậm hoặc tạm dừng âm thanh và khám phá xung quanh mind map theo nhu cầu của họ.

Hãy cho tôi biết nếu bạn đang lên kế hoạch áp dụng sự kết hợp mạnh mẽ này vào thói quen làm việc từ xa của bạn. Đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến phương pháp này.

Cho tôi một vỗ tay nếu bạn muốn xem phiên bản thuyết trình không đồng bộ của bài viết này. Cảm ơn bạn đã đọc!