Lập kế hoạch sprint là gì và làm thế nào để nó hiệu quả cho nhóm của bạn

Cuộc họp lập kế hoạch sprint của bạn có kéo dài hàng giờ không? Bạn không cô đơn — nhiều nhóm gặp khó khăn với các phiên marathon làm cạn kiệt năng lượng thay vì gây dựng động lực.

Sự thật là, lập kế hoạch sprint hiệu quả không nằm ở độ dài cuộc họp — mà là sự rõ ràng. Nếu nhóm của bạn có thể xác định mục tiêu sprint và giải thích cách họ sẽ bắt đầu làm việc hướng tới nó, bạn đã thành công.

Các nhóm Agile thông minh sử dụng công cụ lập kế hoạch trực quan như Xmind để duy trì sự tập trung và tối ưu hóa quy trình. Sẵn sàng tiếp thêm năng lượng cho cuộc họp lập kế hoạch sprint của bạn chưa? Hãy khám phá cách làm.

Lập kế hoạch sprint là gì và tại sao nó quan trọng

Lập kế hoạch sprint tạo nền tảng cho mỗi chu trình phát triển Agile thành công. Hãy xem nó như thời điểm khi đội ngũ của bạn tụ tập để quyết định công việc họ sẽ đảm nhận trong kỳ sprint sắp tới và cách họ sẽ tiếp cận các nhiệm vụ đó.

Định nghĩa lập kế hoạch sprint trong Agile và Scrum

Lập kế hoạch sprint tạo ra cả mục tiêu và lộ trình cho kỳ sprint sắp tới của bạn. Toàn bộ nhóm Scrum ngồi lại với nhau — chủ sở hữu sản phẩm, scrum master và các nhà phát triển — để chọn các mục ưu tiên cao từ sản phẩm tồn đọng phù hợp với mục tiêu sprint.

Quy trình này trả lời hai câu hỏi cơ bản: những nhiệm vụ nào chúng ta sẽ hoàn thành trong kỳ sprint sắp tới, và chúng ta sẽ hoàn thành công việc đó như thế nào? Các nhóm ra đi với hai kết quả quan trọng — một mục tiêu sprint rõ ràng và một danh sách công việc sprint được xác định rõ ràng.

Lập kế hoạch sprint phù hợp như thế nào trong khung Scrum

Lập kế hoạch sprint khởi động mỗi kỳ sprint bằng cách thiết lập công việc sắp tới. Đây là một trong năm sự kiện cốt lõi trong khung Scrum, hoạt động cùng với:

• Bản thân sprint (chứa tất cả các hoạt động)

• Cuộc họp scrum hàng ngày

• Đánh giá sprint

• Nhìn lại sprint

Các nhóm lên lịch cuộc họp này ngay sau khi hoàn thành đánh giá sprint và nhìn lại từ kỳ sprint trước. Thời gian này cho phép các nhóm áp dụng những hiểu biết mới cho kỳ sprint mới của họ. Giới hạn thời gian quan trọng ở đây — lập kế hoạch sprint không nên vượt quá tám giờ cho một sprint trong một tháng, với thời gian ngắn hơn cho các sprint ngắn hơn.

Lợi ích của việc lập kế hoạch sprint hiệu quả cho các nhóm

Lập kế hoạch sprint mang lại những lợi ích thực sự cho các nhóm phát triển. Các nhóm làm việc với sự tập trung sắc bén hơn vì mọi người đều hiểu chính xác sprint của họ bao gồm những gì. Tính minh bạch tăng lên khi tất cả mọi người đều tham gia vào lập kế hoạch, điều này giảm bớt công việc trùng lặp.

Các nhà phát triển có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với khối lượng công việc của họ vì họ xác định được bao nhiêu công việc mà họ có thể xử lý một cách thực tế. Cách tiếp cận này xây dựng sự ổn định tại nơi làm việc, mở ra các cơ hội hợp tác và cho chủ sở hữu sản phẩm có tiếng nói trong quy trình.

Cách điều hành một cuộc họp lập kế hoạch sprint thành công

Tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch sprint tuyệt vời được giảm gọn lại còn sự chuẩn bị và tập trung. Các nhóm thông minh sử dụng các công cụ trực quan như Xmind để tổ chức ý tưởng của họ và giữ cho mọi người đồng bộ trong các phiên quan trọng này.

1. Chuẩn bị sản phẩm tồn đọng

Chủ Sản phẩm của bạn cần phải xuất hiện sẵn sàng. Họ nên kết hợp những hiểu biết từ đánh giá sprint trước đó với phản hồi của các bên liên quan và tầm nhìn sản phẩm. Hãy đảm bảo rằng sản phẩm tồn đọng của bạn cập nhật và chính xác trước khi cuộc họp bắt đầu.

Tinh chế sản phẩm tồn đọng hoạt động tốt nhất như một cuộc họp riêng biệt. Lên lịch cho nó giữa kỳ sprint hiện tại của bạn để xem xét những gì sẽ đến tiếp theo. Điều này ngăn cuộc họp lập kế hoạch của bạn biến thành một bài tập sắp xếp sản phẩm tồn đọng.

2. Đặt mục tiêu sprint rõ ràng

Mục tiêu sprint của bạn giải thích lý do tại sao bạn xây dựng phần này. Hãy làm cho nó có thể đo lường và tập trung vào các kết quả kinh doanh hoặc người dùng. Bỏ qua những mục tiêu mơ hồ như "cải thiện chức năng giỏ hàng." Thay vào đó, hãy thử một cái gì đó cụ thể như "tinh chỉnh quy trình mua hàng để tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 15%."

Một mục tiêu sprint mạnh mẽ giữ cho nhóm của bạn làm việc cùng nhau thay vì rải rác khắp các nhiệm vụ riêng biệt. Nó trả lời câu hỏi: Chúng ta đang giải quyết vấn đề gì trong kỳ sprint này?

3. Ước tính nỗ lực và khả năng

Hầu hết các nhóm thành công tuân theo quy tắc 70% khả năng. Có 100 giờ khả dụng? Chỉ cam kết 70 giờ công việc đã lên kế hoạch. Dành thêm 30% đó cho các vấn đề bất ngờ luôn xuất hiện.

Hãy tính đến kích thước nhóm, ai có mặt, và bất kỳ thời gian nghỉ nào đã được lên kế hoạch. Đừng quên các cuộc họp, các bài đánh giá mã, và các hoạt động không phải phát triển khác tiêu tốn thời gian sprint của bạn.

4. Chọn các mục tồn đọng cho sprint

Chủ Sản phẩm của bạn sẽ trình bày các mục ưu tiên cao phù hợp với mục tiêu sprint. Nhóm phát triển quyết định những gì họ có thể hoàn thành một cách thực tế. Quy trình tuyển chọn này hoàn toàn thuộc về các nhà phát triển—họ biết khả năng của mình hơn ai hết.

Hãy phản đối nếu Chủ Sản phẩm cố gắng chen thêm công việc. Các nhà phát triển có quyền quyết định cuối cùng về những gì phù hợp trong sprint.

5. Xác định danh sách công việc sprint và các nhiệm vụ

Danh sách công việc sprint của bạn cần ba thành phần: mục tiêu sprint (tại sao), các mục tồn đọng sản phẩm đã chọn (cái gì), và một kế hoạch hành động (làm thế nào). Chia nhỏ các mục đã chọn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn mà mất 1-2 ngày để hoàn thành.

Giữ mô tả nhiệm vụ đủ chi tiết để theo dõi tiến độ nhưng đủ linh hoạt để điều chỉnh khi bạn học hỏi thêm trong kỳ sprint.

6. Xác nhận sự đồng bộ và cam kết của nhóm

Kết thúc bằng một kiểm tra đồng bộ nhanh. Nhắc lại mục tiêu sprint và xem lại các mục tồn đọng đã chọn. Giải quyết các quan ngại ngay lập tức—năm phút làm rõ ngay bây giờ sẽ ngăn ngừa hàng giờ nhầm lẫn sau này.

Hãy yêu cầu mỗi thành viên nhóm xác nhận rằng họ hiểu những gì họ đã cam kết. Bước đơn giản này loại bỏ hầu hết các bất ngờ giữa kỳ sprint.

Sử dụng Xmind để hình dung quy trình lập kế hoạch sprint của bạn

Hầu hết các nhóm gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch sprint vì họ không thể nhìn thấy toàn cảnh. Chúng tôi đã thử nghiệm các công cụ lập kế hoạch trực quan với các nhóm Agile làm việc từ xa và phát hiện ra điều thú vị. Các nhóm sử dụng Xmind hoàn thành kế hoạch của họ nhanh hơn 40% trong khi duy trì sự tập trung tốt hơn trong suốt phiên họp.

Tại sao lập kế hoạch trực quan lại hiệu quả với các nhóm Agile

Bộ não của bạn xử lý thông tin trực quan nhanh hơn văn bản tới 60.000 lần. Đó là lý do tại sao các ghi chú dính rải rác và danh sách tồn đọng vô tận khiến các nhóm bối rối. Lập kế hoạch trực quan biến những khái niệm trừu tượng về sprint thành các bản đồ rõ ràng, dễ tiếp nhận mà mọi người đều hiểu ngay lập tức.

Các nhóm thông minh ghi lại quy trình lập kế hoạch tự nhiên. Xmind tạo ra một nguồn sự thật duy nhất ngăn chặn những khoảnh khắc "chờ đã, chúng ta đã quyết định gì?" trong suốt kỳ sprint.

Mẹo cho việc lập kế hoạch sprint từ xa với Xmind

Các nhóm từ xa đối mặt với những thách thức độc đáo trong các phiên lập kế hoạch. Xmind giải quyết điều này với sự cộng tác theo thời gian thực cho phép tất cả mọi người chỉnh sửa đồng thời. Các thành viên trong nhóm có thể thêm nhận xét, bỏ phiếu về các ưu tiên, và theo dõi các thay đổi khi chúng xảy ra.

Ghi lại video hướng dẫn 3 phút về kế hoạch sprint của bạn. Chia sẻ nó trước phiên họp hàng ngày tiếp theo để mọi người có cùng một sự hiểu biết khi bắt đầu.

Thử Xmind cho phiên họp lập kế hoạch sprint tiếp theo của bạn. Sự rõ ràng về mặt thị giác có thể là chính xác những gì nhóm của bạn cần để ngừng nói vòng vo và bắt đầu triển khai các tính năng.

Cách tạo bản đồ tư duy lập kế hoạch sprint trong Xmind

Lập kế hoạch sprint không cần phải giống như một mê cung của các nhiệm vụ và ghi chú dính. Một kế hoạch sprint trực quan cung cấp cho nhóm của bạn một lộ trình rõ ràng ngay từ đầu. Với Xmind, bạn có thể biến các mục tiêu, thời gian và trách nhiệm của mình thành một bản đồ tư duy dễ dàng theo dõi giữ cho mọi người đồng bộ.

Bước 1. Thiết lập chủ đề trung tâm và nhập thông tin dự án chính

Bắt đầu bằng cách tạo chủ đề trung tâm của bạn—đây sẽ là gốc của bản đồ lập kế hoạch sprint của bạn.

Tiếp theo, thêm một chủ đề nổi bên cạnh nó và đặt cấu trúc của chủ đề này thành Biểu đồ cây. Chủ đề nổi này sẽ đóng vai trò như khối thông tin của dự án của bạn.

Trong Biểu đồ cây nổi này, điền vào các chi tiết chính của bạn:

• Tên dự án

• Quản lý dự án

• Ngày bắt đầu / Ngày kết thúc

• Các hạng mục dự án

Bạn có thể thêm các biểu tượng đánh dấu (như biểu tượng cho tài liệu, lịch, hoặc nhiệm vụ) để làm cho thông tin trực quan và dễ nhận diện hơn.

Giữ khu vực này gọn gàng — nó hoạt động như phần tiêu đề của bảng lập kế hoạch sprint của bạn, cung cấp ngữ cảnh cho phần còn lại của bản đồ của bạn.

Bước 2. Tạo chủ đề nổi cho thông tin bảng sprint chính

Thêm một chủ đề nổi khác, và một lần nữa đặt cấu trúc của nó thành Biểu đồ cây.

Chủ đề này sẽ đại diện cho bảng lập kế hoạch sprint của bạn, chứa các danh mục chính để theo dõi sprint.

Tái tạo các cột chính được hiển thị trong hình ảnh bảng:

• Nhiệm vụ

• Loại tính năng

• Người chịu trách nhiệm

• Ngày bắt đầu

• Ngày kết thúc

• Thời lượng (tính theo ngày)

• Trạng thái

• Ghi chú

Bạn có thể liệt kê chúng dưới dạng chủ đề phụ dưới chủ đề nổi (một chủ đề cho mỗi cột), hoặc là các nút cấp đầu tiên trong một Biểu đồ cây mở rộng theo chiều ngang.

Mẹo: Áp dụng các màu nền mềm mại (vàng, xám, đỏ) cho các tiêu đề Sprint 1–3, phản ánh sự nhóm màu trực quan của bảng.

Phần nổi này giúp cấu trúc kế hoạch sprint của bạn trước khi thêm các nhánh sprint thực tế trong bản đồ chính.

Bước 3. Tinh chỉnh kế hoạch lập kế hoạch sprint của bạn với các điều chỉnh phong cách

Một khi cấu trúc của bạn đã hoàn thiện, hãy tùy chỉnh giao diện của bản đồ để tăng tính đọc và chất lượng trình bày.

Sử dụng các tính năng Phong cách và Định dạng tích hợp của Xmind để cập nhật bố cục của bạn một cách nhất quán.

Đây là các điều chỉnh quan trọng bạn có thể thực hiện:

• Thay đổi phông chữ và kích thước phông chữ: Chọn các chủ đề và điều chỉnh kiểu chữ từ Bảng Định dạng để cải thiện thứ bậc trực quan.

• Sửa đổi màu nền, màu đường kẻ, và màu viền: Sử dụng các tùy chọn Định dạng → Phong cách để áp dụng màu sắc nhất quán cho các nút và đường kết nối.

• Thêm hoặc thay đổi các biểu tượng đánh dấu: Chọn từ Bảng Biểu tượng Đánh dấu để chỉ ra tình trạng, loại nhiệm vụ, hoặc mức độ ưu tiên một cách trực quan.

• Cập nhật và áp dụng phong cách: Một khi đã hài lòng, nhấp Cập nhật Phong cách trong Trình chỉnh sửa Phong cách để áp dụng các cài đặt trực quan hiện tại của bạn trên toàn bộ bản đồ để có một cái nhìn đồng nhất.

Mẹo: Lưu chủ đề tùy chỉnh của bạn dưới dạng Phong cách có thể tái sử dụng cho các bản đồ lập kế hoạch sprint trong tương lai—đảm bảo sự nhất quán về thiết kế giữa các dự án.

Thực tiễn tốt nhất và công cụ để cải thiện lập kế hoạch sprint

Các công cụ phù hợp có thể tiết kiệm cho nhóm của bạn hàng giờ lãng phí thời gian lập kế hoạch. Nhưng đây là điều cần chú ý - hầu hết các đội tập trung vào các tính năng sai lầm khi chọn bộ công cụ lập kế hoạch sprint của họ.

Cách sử dụng công cụ lập kế hoạch sprint hiệu quả

Ngừng cố gắng lên kế hoạch cho từng phút của sprint. Cách tiếp cận này giết chết sáng tạo và lãng phí thời gian. Thay vào đó, hãy tập trung vào kế hoạch "đủ đủ" mang lại cho đội ngũ của bạn hướng đi mà không kiểm soát công việc của họ quá chi tiết.

Kế hoạch của bạn nên tạo động lực, không phải bóp nghẹt. Đặt ra các kết quả rõ ràng hơn là các lịch trình cụ thể. Các nhóm làm việc tốt hơn khi họ hiểu được mục tiêu và có tự do để tìm ra cách đạt được mục tiêu đó.

Các nhóm ảo cần sự chuẩn bị bổ sung. Gửi chương trình họp trước. Thiết lập các phòng thảo luận nhóm cho các thảo luận nhỏ hơn. Chia sẻ mọi liên kết liên quan trước khi cuộc họp bắt đầu. Cân nhắc múi giờ khi sắp xếp lịch trình — nhà phát triển London của bạn không nên chịu đựng cuộc họp lúc 6 giờ sáng chỉ vì đội San Francisco của bạn thích cuộc họp vào buổi chiều.

Mẹo chọn công cụ lập kế hoạch sprint phù hợp cho nhóm của bạn

Bỏ qua các nền tảng nhiều tính năng hứa hẹn mọi thứ. Bạn cần các công cụ thực sự phù hợp với cách hoạt động của nhóm của bạn. Tìm kiếm các tính năng cần thiết này:

• Quy trình làm việc bạn có thể tùy chỉnh mà không cần bằng cấp khoa học máy tính

• Lập kế hoạch trực quan có ý nghĩa ngay từ cái nhìn đầu tiên

• Chỉnh sửa theo thời gian thực để các thành viên nhóm làm việc từ xa có thể đóng góp đồng thời

• Tích hợp với các công cụ bạn đã sử dụng hàng ngày

• Theo dõi tiến độ đơn giản không yêu cầu cập nhật liên tục

Kích thước nhóm của bạn quan trọng hơn bạn nghĩ. Các nhóm nhỏ cần các tính năng khác với các tổ chức lớn. Một công ty khởi nghiệp 5 người không cần sự phức tạp giống như một bộ phận phát triển 50 người.

Các công cụ lập bản đồ tư duy trực quan như Xmind xuất sắc trong việc giúp các nhóm tổ chức các phiên lập kế hoạch phức tạp. Chúng biến các khái niệm trừu tượng thành cụ thể và giữ cho tất cả mọi người tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Kết luận

Lập kế hoạch sprint không cần phải là một cuộc chạy marathon tiêu hao. Các phiên hiệu quả nhất là tập trung vào kết quả: các nhóm ra đi đồng thuận về mục tiêu, rõ ràng về ưu tiên và sẵn sàng thực hiện. Quy tắc hai giờ cho mỗi tuần sprint giữ cho các cuộc thảo luận sắc bén, trong khi các chủ sở hữu sản phẩm đã chuẩn bị và ước tính khả năng thực tế đảm bảo mọi tiếng nói đều được tính.

Các công cụ lập kế hoạch trực quan như Xmind mang đến sự rõ ràng để kết nối nhiệm vụ với mục tiêu, đặc biệt là trên các thiết lập làm việc từ xa. Bằng cách tập trung vào kết quả thay vì các mốc thời gian vô tận, nhóm của bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường năng lượng và động lực.

Sẵn sàng chuyển đổi lập kế hoạch sprint của bạn thành các phiên họp gây cảm hứng hành động? Hãy thử Xmind và hãy xem cách cấu trúc cộng với sự rõ ràng về mặt thị giác biến hỗn loạn lập kế hoạch thành chiến lược tự tin.

Câu hỏi thường gặp

Q1. Mục đích chính của lập kế hoạch sprint là gì?

Lập kế hoạch sprint là một sự kiện hợp tác nơi nhóm xác định công việc cần hoàn thành trong kỳ sprint sắp tới và phác thảo cách tiếp cận ban đầu của họ. Mục đích là để thiết lập một mục tiêu sprint rõ ràng và tạo một danh sách công việc sprint, đảm bảo nhóm đồng thuận về những gì họ sẽ làm và lý do tại sao.

Q2. Một cuộc họp lập kế hoạch sprint nên kéo dài bao lâu?

Lập kế hoạch sprint không nên kéo dài quá hai giờ cho mỗi tuần của sprint. Đối với một sprint hai tuần, buổi họp lập kế hoạch nên giới hạn trong bốn giờ tối đa. Một số chuyên gia còn cho rằng nên kéo dài khoảng 45 phút mỗi tuần của sprint.

Q3. Các thành phần chính của một phiên lập kế hoạch sprint thành công là gì?

Một phiên lập kế hoạch sprint thành công bao gồm việc chuẩn bị danh sách sản phẩm tồn đọng, thiết lập một mục tiêu sprint rõ ràng, ước tính nỗ lực và khả năng, lựa chọn các mục tồn đọng cho sprint, xác định danh sách công việc sprint và các nhiệm vụ, và xác nhận sự đồng bộ và cam kết của nhóm.

Q4. Công cụ trực quan có thể tăng cường lập kế hoạch sprint như thế nào?

Công cụ trực quan như phần mềm lập bản đồ tư duy có thể biến đổi lập kế hoạch sprint bằng cách cung cấp sự rõ ràng, giúp các nhóm tổ chức quy trình làm việc, và cho phép họ thấy kết nối giữa các nhiệm vụ. Chúng có thể cải thiện sự hợp tác, đặc biệt là cho các đội từ xa, bằng cách tạo ra một sự hiểu biết trực quan được chia sẻ về các mục tiêu sprint và các mục tồn đọng.

Q5. Nhóm cần tập trung vào điều gì trong lập kế hoạch sprint?

Nhóm nên tập trung vào "đủ đủ" lập kế hoạch thay vì cố gắng tính toán từng phút của sprint. Trọng tâm nên là các kết quả rõ ràng, hướng đến mục tiêu hơn là các lịch trình chi tiết. Điều quan trọng là duy trì một danh sách tồn đọng linh hoạt và chấp nhận rằng lập kế hoạch hoàn hảo không luôn có thể trong các quy trình theo thực nghiệm như Scrum.