Sức Mạnh Tiềm Ẩn của Kanban: Từ Hỗn Loạn đến Quy Trình Rõ Ràng trong 30 Ngày

Đội ngũ của bạn có đang gặp khó khăn với quy trình làm việc hỗn loạn, thời hạn bị bỏ lỡ và sự tắc nghẽn dự án? Kanban có thể là giải pháp bạn cần. Phương pháp quản lý quy trình công việc Lean phổ biến này giúp các nhóm xác định, quản lý và cải thiện việc giao hàng công việc kiến thức của họ.

Trong bài này, chúng tôi sẽ tìm hiểu về hệ thống kanban, các nguyên tắc cốt lõi của nó và cách nó so với các phương pháp khác như Scrum. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Xmind để lập bản đồ và phát triển quy trình kanban của bạn.

Nguồn gốc của Kanban: Từ Sàn Nhà Máy đến Đội Ngũ Hiện Đại

Từ tiếng Nhật "kanban" có nghĩa là "bảng hiệu" hoặc "biển quảng cáo". Các nhóm đã biến hệ thống lập lịch sản xuất Lean này thành một khung làm việc linh hoạt được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là trong công việc kiến thức.

Kanban là hệ thống như thế nào?

Một hệ thống kanban giúp các nhóm quản lý quy trình làm việc của họ một cách trực quan. Nó sử dụng các thiết bị báo hiệu để kiểm soát sản xuất và rút các mặt hàng trong một hệ thống kéo. Hệ thống này giúp các nhóm nhìn thấy công việc của họ, đặt giới hạn cho công việc đang tiến hành (WIP) và tạo ra dòng chảy tốt hơn. Hai thành phần chính tạo nên hệ thống là các bảng kanban với các cột hiển thị các giai đoạn khác nhau của quy trình và các thẻ kanban đại diện cho các nhiệm vụ cá nhân di chuyển qua các giai đoạn này.

Câu chuyện nguồn gốc của Toyota

Toyota đã phát triển phương pháp kanban ở Nhật Bản sau Thế chiến II dưới sự lãnh đạo của Taiichi Ohno vào cuối những năm 1940. Siêu thị Mỹ, đặc biệt là Piggly Wiggly, đã truyền cảm hứng cho Ohno với các phương pháp sắp xếp kệ hiệu quả của họ. Quan sát này đã khiến Toyota suy nghĩ về các quy trình trước đó của họ như những cửa hàng.

Toyota bắt đầu sử dụng hệ thống này trong xưởng gia công chính của họ vào năm 1953. Hệ thống nhanh chóng lan rộng qua Bộ phận Gia công. Công ty đã tạo ra một kế hoạch áp dụng rộng rãi vào năm 1963. Thay đổi này đã giúp Toyota xoay chuyển lỗ lãi của họ và trở thành đối thủ toàn cầu mà chúng ta biết ngày nay.

Các đội phần mềm đã áp dụng Kanban như thế nào?

Các đội phát triển phần mềm đã nhận thấy tiềm năng của kanban trong việc quản lý công việc của họ vào đầu những năm 2000. David J. Anderson tiên phong cho các nguyên tắc kanban trong CNTT và Microsoft trở thành công ty đầu tiên đưa các khái niệm này vào phương pháp phát triển phần mềm.

Các đội phần mềm đã đạt được kết quả tuyệt vời với kanban. Họ chỉ cần một bảng và các thẻ nhiệm vụ, có thể là kỹ thuật số. Hệ thống dễ áp dụng vì các nhóm không cần thay đổi nhiều quy trình giao hàng hiện có của họ. Điều này giúp việc chuyển đổi trở nên suôn sẻ hơn thay vì bị gián đoạn.

Bây giờ, các nhóm có thể sử dụng các công cụ như Xmind để lập bản đồ và cải thiện việc triển khai kanban của họ nếu họ muốn trực quan hóa quy trình làm việc và thực hiện cải tiến liên tục cho quy trình của mình.

6 Nguyên Tắc Kanban Cốt Lõi Chuyển Hỗn Loạn Thành Dòng Chảy

Sức mạnh của Kanban đến từ các nguyên tắc cơ bản giúp mang lại sự trật tự cho các quy trình công việc lộn xộn. Sáu nguyên tắc cốt lõi này hoạt động cùng nhau để biến các nhiệm vụ phân tán thành quy trình hiệu quả.

Bắt đầu với những gì bạn đang làm

Kanban nổi bật so với các hệ thống cần phải thay đổi hoàn toàn vì nó bắt đầu ngay từ nơi bạn đang đứng. Quy trình hiện tại của bạn, vai trò và trách nhiệm của bạn có giá trị đáng giữ lại. Những thay đổi lớn thường gặp phải sự chống đối vì mọi người cảm thấy không chắc chắn hoặc sợ hãi. Kanban cho phép bạn xây dựng dựa trên những gì đang hoạt động bây giờ mà không bị gián đoạn trong khi chỉ ra những gì cần sửa chữa.

Trực quan hóa quy trình làm việc của bạn

Một bảng kanban không chỉ theo dõi các nhiệm vụ - nó còn cho thấy chính xác nơi công việc đứng, làm cho các quy trình trở nên mượt mà hơn và giúp các nhóm làm việc cùng nhau tốt hơn. Nhóm có thể phát hiện điểm tắc nghẽn ngay lập tức và điều chỉnh tài nguyên khi cần thiết khi họ nhìn rõ quy trình làm việc của mình. Tầm nhìn rõ ràng này giúp mọi người hiểu rõ vai trò của mình và giảm bớt sự lẫn lộn.

Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP)

Bạn không thể thực hiện kanban mà không có giới hạn WIP. Nguyên tắc quan trọng này ngăn chặn sự hỗn loạn của việc cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc bằng cách giới hạn các mục ở mỗi giai đoạn. Nhóm tập trung vào việc hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu nhiệm vụ mới trong một hệ thống kéo. Những ranh giới này nhanh chóng làm sáng tỏ các điểm có vấn đề trong quy trình làm việc của bạn để bạn có thể dễ dàng sửa chữa chúng.

Quản lý dòng chảy và loại bỏ chướng ngại vật

Quản lý dòng chảy tốt tối ưu hóa cách công việc di chuyển qua hệ thống của bạn mà không phải quản lý vi mô mọi người. Nhóm hoạt động với nhịp điệu ổn định, dễ dự đoán để tạo ra giá trị nhanh hơn. Các vấn đề làm chậm công việc cần có các giải pháp nhanh chóng. Mục tiêu là tăng tốc quy trình công việc thay vì giữ mọi người bận rộn liên tục.

Làm rõ chính sách quy trình

Nhóm không thể cải thiện những gì họ không hiểu. Các chính sách quy trình hướng dẫn cách công việc diễn ra ở mỗi giai đoạn. Mọi người nên nhìn thấy rõ những hướng dẫn này và chúng có thể thay đổi khi cần thiết. Các chính sách tốt trở thành thói quen tự động giúp duy trì dòng chảy thay vì cản trở.

Khuyến khích lãnh đạo ở mọi cấp độ

Lãnh đạo trong kanban xuất phát từ những hiểu biết và hành động hàng ngày của mọi người để làm cho công việc tốt hơn. Những quan sát nhỏ có thể kích thích sự cải tiến liên tục. Nguyên tắc này xây dựng một văn hóa nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy được trang bị để chỉ ra vấn đề và đưa ra cách làm việc tốt hơn, điều này làm cho mọi người trở nên gắn bó hơn với thành công.

Sử dụng Xmind để Lập Bản Đồ và Phát Triển Quy Trình của Bạn

Nguồn ảnh: Xmind

Các nhóm cần các công cụ phù hợp để biến lý thuyết kanban thành thực tiễn. Xmind là một công cụ có giá trị giúp các nhóm nhìn rõ và tinh chỉnh các hệ thống kanban của mình một cách rõ ràng và chính xác.

Tại sao Xmind hữu ích cho việc lập kế hoạch kanban

Xmind làm cho việc lập kế hoạch theo phong cách Kanban trở nên dễ dàng hơn bằng cách kết hợp sự rõ ràng, linh hoạt và hấp dẫn trực quan trong một công cụ duy nhất. Thay vì phân tán các ghi chú trên nhiều ứng dụng khác nhau, các nhóm có thể quản lý toàn bộ quy trình trong một sơ đồ duy nhất. Một số lợi ích chính:

• Không gian làm việc toàn diện — thu thập ý tưởng, cấu trúc nhiệm vụ và theo dõi tiến độ mà không cần chuyển đổi công cụ.

• Nhiều góc nhìn trực quan — chuyển đổi giữa các chế độ sơ{