X'Talk: Tóm tắt một hồ sơ điều tra hình sự dài 2,567 trang trong 5 phút với Xmind

Tổng hợp hàng trăm trang thông tin trong thời gian rất ngắn thường chứng tỏ là một thách thức thực sự đối với các chuyên gia xử lý dữ liệu phức tạp.

Chúng tôi đã bắt gặp câu chuyện hấp dẫn về một luật sư bào chữa hình sự bị đánh giá nhiệm vụ tóm tắt hơn 2.500 yếu tố của hồ sơ điều tra chỉ trong vài phút. Mục tiêu của cô: trình bày phần cốt lõi của vụ án một cách rõ ràng và hiệu quả trước ủy ban điều hành của khách hàng.

Nhờ có Xmind, chuyên gia này đã thành công vang dội trong việc vượt qua thử thách đặc biệt này. Trong bài viết này, chúng tôi tìm hiểu cách thức mà giải pháp này đã giúp cô có được cái nhìn tổng quan về khối dữ liệu và trích xuất thông tin chủ chốt một cách trực quan.

Làm thế nào tôi giải quyết điều không thể chỉ trong 5 giờ làm việc chăm chỉ?

“Juliette, tôi cần hiểu toàn bộ hồ sơ vụ án trong 5 phút.”

Wow, đó là một thách thức! Làm thế nào tôi có thể tóm tắt 2.567 mục (đúng vậy, một hồ sơ vụ án được đánh số theo mục) trong 5 phút, bạn có nghiêm túc không? (À, tôi không trả lời vậy với khách hàng, nhưng tôi đã nghĩ rất mạnh mẽ).

Ai là khách hàng này? Khách hàng này là giám đốc pháp lý cần phải trình bày tình hình của thủ tục hình sự cho ủy ban điều hành.

Ràng buộc của ông ấy là gì? Làm cho ủy ban điều hành hiểu hồ sơ vụ án bao gồm 2.567 mục và ý nghĩa của nó trong 5 phút. Ủy ban điều hành không phải lúc nào cũng đùa giỡn và trên hết, họ là những người bận rộn. Họ không có mặt để nghe bạn trong 3 giờ. Họ có mặt để hiểu mọi thứ trong 5 phút và đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên giải thích và khuyến nghị của bạn.

Ràng buộc của tôi là gì? Tìm ra một giải pháp thiết thực cho khách hàng của tôi để cho phép anh ấy hiểu mọi thứ trong 10 phút và sau đó giải thích mọi thứ trong 5 phút cho ủy ban điều hành.

Bạn vẫn đang theo dõi?

Thế nên, tôi bắt đầu suy nghĩ lúc 5:00 PM (đúng vì ông ấy thông báo cho tôi lúc 4:10 PM cho ngày hôm sau lúc 8:00 AM - đừng làm vậy khi có thể, nó rất khó chịu, nó tạo ra sự gấp gáp vì lợi ích của sự gấp gáp).

Một ghi chú? Quá dài, không đủ sư phạm. Một bản tóm tắt theo chủ đề? Quá dài, không đủ trực quan. Một bản tóm tắt trong thiết kế pháp lý? Không đủ thời gian.

Vậy thì… Tôi cuối cùng đã mở Xmind và sau đó, tôi làm việc trong 5 giờ (đúng vậy, bên tôi, tất nhiên tôi đã biết hồ sơ) và nó đã có một kết quả điên rồ!

Khách hàng: siêu hài lòng

Ủy ban điều hành: siêu hài lòng

Tôi: siêu hài lòng

— Trích đoạn từ bài đăng LinkedIn của Juliette Chapelle

Hành trình chuyên nghiệp của cô ấy

Juliette Chapelle: Tôi đã là một luật sư bào chữa hình sự trong 10 năm. Tôi đã làm việc trong 3 năm rưỡi trong bộ phận tranh tụng của công ty Mỹ Cleary Steen & Hamilton. Sau đó, vào năm 2016, tôi thành lập hãng luật bào chữa hình sự Chapelle Avocat. Tôi đã phát triển chuyên môn đặc biệt về các vụ án phức tạp trong luật hình sự, cho dù trong luật hình sự kinh doanh hay luật hình sự cá nhân, đặc biệt là các vụ án lạnh. Hiện tại, tôi là đối tác tại một công ty tôi vừa thành lập với Sophie Elias mang tên Le Kbinet. Chúng tôi chuyên về luật hình sự kinh doanh và luật xã hội.

Cuộc sống hàng ngày của một luật sư bào chữa hình sự

Juliette Chapelle: Trong thực tiễn nghề nghiệp của tôi, tôi luôn đối mặt với các bộ hồ sơ đồ sộ và các yêu cầu khẩn cấp. Điều này đòi hỏi một tinh thần sắc bén và khả năng phân tích tốt, cũng như các công cụ thực tế. Những phản xạ đầu tiên là xác định các chủ đề chính, sau đó sắp xếp thông tin để phân tích. Xmind có chỗ trong thực tiễn nghề nghiệp của tôi, nó là một công cụ quý giá.

Ví dụ, chúng tôi xử lý các vụ án lạnh bằng Xmind. Các vụ án lạnh là những hồ sơ cũ thường chứa hàng nghìn tài liệu điều tra và nơi mà một số hướng dẫn hình sự có thể đã được khám phá. Phân tích các hồ sơ này với Xmind cho phép chúng tôi tổng hợp, biểu đồ hóa và có thông tin hữu ích nhanh chóng. Nó cũng là một sự hỗ trợ cho khách hàng của chúng tôi trong việc hiểu các vụ án.

Một ví dụ khác là khi một giám đốc pháp lý gọi cho tôi trước ngày có cuộc họp với toàn bộ ban lãnh đạo công ty, với một trong những chủ đề là cuộc điều tra tư pháp đang diễn ra. Tôi đã sử dụng Xmind để trình bày vụ việc, các yếu tố có lợi và bất lợi, và những vấn đề tương lai. Việc trình bày bằng Xmind đã cho phép tất cả các thành viên hội đồng quản trị nhanh chóng nắm bắt vụ việc và hiểu được các tác động pháp lý, tài chính và chính trị đối với công ty.

Một công cụ không thể thiếu

Juliette Chapelle: Xmind cho phép trình bày một loạt các thông tin phức tạp theo cách thức chủ đề, sư phạm và có thứ tự. Điều này cho phép trình bày một loạt thông tin trong một hình ảnh và khán giả dễ dàng hiểu các chủ đề và mối liên hệ giữa các thông tin. Nó tạo điều kiện cho việc tiếp thu thông tin này trong khi cho phép khán giả tập trung vào những gì người nói đang nói. Tôi rất trân trọng khả năng tổ chức ý tưởng và nhanh chóng tạo ra sơ đồ tư duy có tác động.

Quy trình làm việc chi tiết

Juliette Chapelle: Tôi có một quy trình làm việc 3 bước:

• Thu thập thông tin

• Xác định các chủ đề

• Sắp xếp thông tin

Thực hiện theo 3 bước này giúp việc phân tích dễ dàng hơn so với ghi chú hay bảng biểu. Sau đó, chỉ cần sử dụng các tính năng của Xmind để tạo ra sơ đồ tổ chức (ví dụ, cho các vụ án hình sự phức tạp liên quan đến nhiều nghi phạm), nhóm thông tin liên quan đến một quy trình cụ thể hoặc tạo liên kết giữa các ý tưởng khác nhau và ưu tiên chúng.

Một bài thuyết trình đầy ấn tượng

Juliette Chapelle: Khách hàng và ủy ban điều hành đã phản ứng rất tích cực vì nó cho phép họ hiểu được những vấn đề quan trọng của vụ án hình sự trong chưa đầy 10 phút. Họ đã rất ấn tượng với bài thuyết trình này.

Lời khuyên thông thái

Juliette Chapelle: Tôi khuyên dùng Xmind mà không do dự. Nó đã trở thành thiết yếu trong công việc của tôi, đặc biệt là với thông tin tư pháp thường phức tạp và dài dòng. Nó một cách cụ thể cho phép sắp xếp và ưu tiên thông tin khi quá trình thủ tục tiến triển. Tôi cũng dự định sử dụng nó trong các khóa đào tạo tôi dẫn dắt về quản lý rủi ro pháp lý của các giám đốc điều hành công ty.

Mẹo để chia sẻ

Juliette Chapelle: Xmind là phần mềm cho phép thoải mái sáng tạo trong việc trình bày trong khi cung cấp một khung rõ ràng. Cách tốt nhất để tìm ra công thức kỳ diệu là kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra lại, sau đó cải tiến các bài thuyết trình để làm chúng ngày càng rõ ràng, phù hợp và mang tính giáo dục hơn.