Phương pháp từng bước để phát triển một Kế hoạch Duy trì Hoạt động Kinh doanh hiệu quả

Nói chung, 1 trong 5 doanh nghiệp không sống sót qua năm đầu tiên, theo nghiên cứu kinh doanh gần đây. Thực tế đáng ngạc nhiên này nhấn mạnh rằng các tổ chức phải sẵn sàng cho những tình huống bất ngờ. Nhiều sự cố khác nhau có thể xảy ra bất ngờ, đặt tương lai của công ty vào tình trạng nguy hiểm. Điều này tạo ra sự cần thiết cho một kế hoạch liên tục kinh doanh đó là một chiến lược có tổ chức để giúp các doanh nghiệp phục hồi khi đối mặt với khó khăn.

Bất kể bạn quản lý một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, một chiến lược liên tục không chỉ là một biện pháp phòng ngừa; đó là điều cần thiết. Những chiến lược này bảo vệ nhân viên, duy trì niềm tin của khách hàng và đảm bảo rằng các công ty có thể điều chỉnh và điều hướng qua các thách thức. Ngoài ra, chúng giúp giảm thiểu tổn thất tài chính, giảm thời gian ngưng trệ và duy trì lợi thế cạnh tranh ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng.

Bài viết này sẽ thảo luận về các bước phát triển một kế hoạch liên tục kinh doanh vững chắc, cung cấp các mẫu thân thiện với người dùng và trình bày các ví dụ thực tế để hỗ trợ bạn điều hướng quá trình. Hơn nữa, nó sẽ nhấn mạnh cách Xmind có thể nâng cao các nỗ lực lập kế hoạch của bạn, cung cấp những thông tin chi tiết và tài nguyên để đảm bảo doanh nghiệp của bạn kiên cường trong mọi tình huống.

Các thành phần chính của Kế hoạch Liên tục Kinh doanh (BCP)

Tạo một BCP hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các yếu tố cần thiết để đảm bảo tổ chức của bạn sẵn sàng đối phó với bất kỳ sự gián đoạn nào. Để đảm bảo kế hoạch của bạn thực tế và hiệu quả, điều quan trọng là nhấn mạnh các yếu tố cần thiết để đối phó rủi ro, đơn giản hóa phản ứng và hỗ trợ các nỗ lực phục hồi. Phần này cung cấp một phân tích về các yếu tố cần thiết của một mẫu kế hoạch liên tục kinh doanh.

1. Đánh giá Rủi ro

Các chuyên gia kinh doanh có thể phát triển các chiến lược phòng ngừa và giảm thiểu khi họ biết về những thách thức của doanh nghiệp của họ. Do đó, việc xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh là một thành phần quan trọng trong việc phát triển một kế hoạch liên tục. Đánh giá khả năng và mức độ nghiêm trọng của tác động của từng rủi ro đối với liên tục kinh doanh. Sau đó, ưu tiên các rủi ro dựa trên tác động tiềm năng của chúng và khả năng xảy ra.

2. Các chiến lược Khôi phục

Một khi bạn hoàn thành đánh giá rủi ro, bước tiếp theo là hình thành các chiến lược khôi phục để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể nhanh chóng khôi phục các hoạt động thiết yếu sau gián đoạn. Những chiến lược này nên chi tiết các bước cụ thể để tuân theo, chẳng hạn như kế hoạch khôi phục dữ liệu, hệ thống sao lưu hoặc di chuyển nhân viên đến các địa điểm khác nhau. Tại giai đoạn phát triển kế hoạch liên tục kinh doanh này, tập trung vào việc giảm thiểu thời gian ngưng trệ để đảm bảo quyền truy cập nhanh chóng vào các nguồn lực thiết yếu và duy trì dịch vụ khách hàng.

3. Kế hoạch Truyền thông

Bước tiếp theo là tạo một kế hoạch truyền thông để đảm bảo thông điệp kịp thời, rõ ràng và nhất quán trong suốt sự gián đoạn. Kế hoạch này nên bao gồm các kênh truyền thông chỉ định, chẳng hạn như email, điện thoại hoặc mạng xã hội, và các mẫu tin nhắn khủng hoảng. Việc thực hiện điều này giảm bớt sự nhầm lẫn và duy trì lòng tin trong khi doanh nghiệp điều hướng qua sự gián đoạn và làm việc để phục hồi.

4. Quản lý Tài nguyên

Quản lý tài nguyên trong mẫu kế hoạch liên tục kinh doanh đảm bảo rằng nhân sự, thiết bị, công nghệ, và nguồn cung cấp cần thiết có sẵn trong suốt thời gian gián đoạn. Xác định các nguồn lực cần thiết để duy trì hoạt động, bao gồm nguồn điện dự phòng, hệ thống CNTT, hoặc nhân viên có chuyên môn chuyên biệt.

Lợi ích của một BCP Được Xác định Rõ

Sau khi có một cái nhìn tổng quan chi tiết về các thành phần của một BCP hiệu quả, bạn cũng phải nhận thức được những lợi ích tiềm năng mà nó mang lại cho quy trình làm việc của bạn. Để bạn hiểu được tầm quan trọng của nó, phần này chỉ ra những lợi ích chính:

1. Duy trì Niềm tin của Khách hàng: Bằng cách có một chiến lược kỹ lưỡng, công ty của bạn có thể tiếp tục hỗ trợ khách hàng trong suốt thời gian gián đoạn, duy trì lòng tin và sự tin cậy của họ. Giao tiếp hiệu quả nâng cao niềm tin của khách hàng, làm cho họ tin rằng doanh nghiệp của bạn đáng tin cậy ngay cả trong thời kỳ khó khăn.

2. Giảm Thời gian Ngưng trệ: Một kế hoạch liên tục kinh doanh được tổ chức hiệu quả đảm bảo rằng tổ chức của bạn có thể khôi phục nhanh chóng các chức năng thiết yếu sau gián đoạn, giảm đáng kể thời gian ngưng trệ. Điều này cho phép các công ty duy trì năng suất và giảm thiểu các tác động bất lợi của sự gián đoạn đối với hoạt động hàng ngày.

3. Tăng Cường Khả năng phục hồi: BCP tăng cường doanh nghiệp của bạn bằng cách trang bị cho nó để đối phó với các gián đoạn bất ngờ, cả nội bộ và bên ngoài. Nó cho phép tổ chức của bạn điều chỉnh, phục hồi và duy trì hoạt động hiệu quả, ngay cả trong các tình huống thách thức.

4. Quản lý Rủi ro: Một khung BCP hiệu quả giúp lập kế hoạch và giảm thiểu các rủi ro bao gồm các cuộc tấn công mạng, thảm họa thiên nhiên, hoặc gián đoạn kinh doanh. Tập trung vào các rủi ro này trước đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn không bị bất ngờ trong một cuộc khủng hoảng, đồng thời giảm thiểu các kết quả của một sự kiện bất ngờ.

5. Tuân thủ Quy định: Các ngành công nghiệp yêu cầu doanh nghiệp duy trì kế hoạch liên tục của họ để bảo vệ chống lại các gián đoạn. Những kế hoạch đó đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định liên quan và tránh mọi hình phạt pháp lý hoặc tài chính, đồng thời củng cố danh tiếng của nó.

Công cụ lập bản đồ tư duy như Xmind có thể giúp các chuyên gia kinh doanh trực quan hóa và tổ chức quá trình kế hoạch liên tục kinh doanh. Bằng cách sử dụng bản đồ tư duy, bạn có thể phân tích BCP thành các thành phần chính của nó một cách rõ ràng hoặc có cấu trúc. Hơn nữa, nó cung cấp các mẫu và cấu trúc có thể tùy chỉnh cho phép doanh nghiệp điều chỉnh bản đồ theo nhu cầu của họ. Họ cũng có thể hưởng lợi từ tính năng Copilot cung cấp những gợi ý và sự thông minh dựa trên AI để cải thiện quy trình lập kế hoạch.

Cách Tạo Kế hoạch Liên tục Kinh doanh (Hướng dẫn Từng Bước)

Giờ đây, bạn đã biết về các thành phần và lợi ích của việc tích hợp BCP vào doanh nghiệp của bạn, hãy đi qua các bước để tạo một kế hoạch hiệu quả. Hãy làm theo các bước này để phát triển một kế hoạch toàn diện đáp ứng nhu cầu của tổ chức của bạn trong khi sử dụng Xmind để đơn giản hóa và nâng cao quy trình:

Bước 1. Thực hiện Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA)

Xác định các chức năng quan trọng của doanh nghiệp của bạn và sự phụ thuộc của chúng là bước đầu tiên trong việc tạo mẫu kế hoạch liên tục kinh doanh. Khi đã được xác định, đánh giá tác động tiềm ẩn của sự gián đoạn đối với từng chức năng, xem xét hậu quả tài chính, hoạt động và pháp lý. Dựa trên đánh giá này, đặt Mục tiêu Thời gian Khôi phục (RTO), xác định tốc độ khôi phục của chúng. Ước tính tổn thất tài chính từ các gián đoạn và đảm bảo tuân thủ bất kỳ yêu cầu pháp lý nào có thể ảnh hưởng đến thời gian khôi phục.

Mẹo Hữu ích: Xmind cung cấp tính năng lập bản đồ tư duy cho phép bạn tổ chức trực quan và phân tích các chức năng quan trọng, sự phụ thuộc, và tác động của bạn. Hơn nữa, nền tảng này cung cấp truy cập vào các mẫu đánh giá và phân tích khác nhau, cho phép bạn đơn giản hóa quá trình xác định các khu vực chính và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn.

Bước 2. Xác định Rủi ro và Đe dọa

Giai đoạn tiếp theo trong việc phát triển kế hoạch liên tục kinh doanh liên quan đến việc nhận ra các rủi ro và mối nguy hiểm đối với doanh nghiệp của bạn. Bắt đầu với đánh giá rủi ro để xác định các gián đoạn có thể xảy ra, bao gồm các thảm họa tự nhiên, mối đe dọa mạng, hoặc vấn đề chuỗi cung ứng. Đánh giá khả năng xảy ra và tác động của từng rủi ro và nhận diện các điểm yếu trong quy trình của bạn. Thu hút các bên liên quan quan trọng để có cái nhìn toàn diện, sau đó ghi lại các rủi ro này vào một bảng rủi ro để thông báo cho các kế hoạch khôi phục và giảm thiểu của bạn.

Mẹo Hữu ích: Với các mẫu kế hoạch liên tục kinh doanh của Xmind, bạn có thể trực quan hóa từng rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của nó, và ưu tiên chúng theo cách có cấu trúc. Hơn nữa, trong suốt quá trình, người dùng có thể nhận hỗ trợ từ tính năng AI Copilot cung cấp những gợi ý và sự thông minh dựa trên AI để tối ưu hóa phân loại rủi ro và ra quyết định.

Bước 3. Phát triển Chiến lược Khôi phục

Sau khi xác định rủi ro, phát triển các Chiến lược Khôi phục bao gồm việc tạo ra các kế hoạch chi tiết để đảm bảo liên tục kinh doanh sau gián đoạn. Bắt đầu bằng cách thiết lập các kế hoạch khôi phục dữ liệu với các bản sao lưu an toàn để khôi phục nhanh chóng thông tin quan trọng. Tiếp theo, thiết lập các giao thức di chuyển nhân viên, bao gồm các tùy chọn làm việc từ xa hoặc địa điểm văn phòng thay thế để đảm bảo tiếp tục hoạt động. Xác định các nhà cung cấp thay thế để giảm thiểu sự gián đoạn chuỗi cung ứng và đảm bảo tiếp cận nhất quán với các vật liệu thiết yếu.

Mẹo Hữu ích: Sử dụng Xmind để trực quan hóa các chiến lược khôi phục của bạn một cách rõ ràng và có tổ chức. Bằng cách tạo lập bản đồ, bạn có thể phân tích từng bước khôi phục thành các thành phần có thể hành động được. Ngoài ra, Xmind cho phép bạn chia sẻ các mẫu kế hoạch liên tục kinh doanh với nhóm của bạn, đảm bảo rằng mọi người đều đang trên cùng một trang.

Bước 4. Tạo Kế hoạch Truyền thông

Sau khi đặt ra chiến lược khôi phục, điều quan trọng là đặt ra một kế hoạch truyền thông để giữ tất cả nhân viên, khách hàng và bên liên quan được thông báo. Để làm điều này, điều quan trọng là xác định đối tượng cần cập nhật và thiết lập các kênh đáng tin cậy để tiếp cận họ. Phân công các vai trò trong nhóm của bạn, chỉ định ai sẽ xử lý thông điệp, yêu cầu và cập nhật.

Mẹo Hữu ích: Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giao tiếp với các thành viên trong nhóm hoặc bên liên quan, Xmind cung cấp tính năng hợp tác bao gồm việc mời, nhận xét, và thêm ghi chú. Sử dụng những tính năng này, đội ngũ có thể đồng sáng tạo kế hoạch trong thời gian thực, đảm bảo mọi thứ đều phù hợp và đang đóng góp cho quy trình.

Bước 5. Thử nghiệm và Đánh giá Kế hoạch BCP Thường Xuyên

Kế hoạch liên tục kinh doanh phải được thử nghiệm và đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng chúng vẫn hiệu quả trong tương lai. Thực hiện các cuộc diễn tập để xác định điểm yếu, xem xét thời gian phản ứng và đảm bảo tất cả thành viên nhóm hiểu rõ vai trò của họ trong suốt sự gián đoạn. Sau đó, thu thập phản hồi từ các thử nghiệm này để giải quyết các khoảng trống hoặc thiếu hiệu quả. Ngoài ra, cập nhật kế hoạch bất cứ khi nào có những thay đổi quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn.

Mẹo Hữu ích: Nếu bạn nhận thấy cần phải thay đổi trong BCP của bạn, Xmind làm cho việc cập nhật kế hoạch trở nên dễ dàng. Vì các kế hoạch được tạo trong Xmind được lưu trữ trong khu vực làm việc của bạn, bạn có thể đơn giản truy cập và chỉnh sửa chúng mà không cần phải tạo lại toàn bộ kế hoạch.

Mẫu Kế hoạch Liên tục Kinh doanh

Chúng ta lấy ví dụ về một công ty thương mại điện tử đang đối mặt với một cuộc tấn công mạng, dẫn đến thiệt hại cho các trang web và doanh thu. Với tất cả các giao dịch bị ngừng và người dùng không thể truy cập tài khoản của họ, công ty đối mặt với một cuộc khủng hoảng và thiệt hại đến uy tín. Để vượt qua cuộc khủng hoảng này và đảm bảo phục hồi nhanh chóng, họ phải phát triển một mẫu kế hoạch liên tục kinh doanh toàn diện. Hãy phân tích các thành phần chính của BCP theo kịch bản này để thấy công ty đáp ứng như thế nào với cuộc tấn công mạng:

Điểm chính #1. Phân tích Tác động Kinh doanh

Điều đầu tiên họ cần làm là xác định tác động của cuộc tấn công mạng bằng cách thiết lập Phân tích Tác động Kinh doanh. Nó bao gồm việc nhận diện các chức năng kinh doanh quan trọng bao gồm xử lý đơn hàng, dịch vụ khách hàng và quản lý kho hàng. Sau đó, Mục tiêu Thời gian Khôi phục được đặt để xác định mức độ nhanh chóng hệ thống cần khôi phục để tránh tổn thất nghiêm trọng.

Điểm chính #2. Đánh giá Rủi ro

Một Đánh giá Rủi ro kỹ lưỡng giúp công ty hiểu được các điểm yếu trong hệ thống của mình. Đội ngũ IT xác định các điểm yếu như giao thức bảo mật lỗi thời, truy cập trái phép hoặc nguy cơ phần mềm độc hại. Phân tích này cho phép doanh nghiệp thực hiện các biện pháp phòng ngừa như tường lửa tiên tiến, mã hóa và xác thực hai yếu tố.

Điểm chính #3. Chiến lược Khôi phục

Bây giờ, công ty cần phát triển chiến lược để tiếp tục hoạt động. Điều này bao gồm các giải pháp sao lưu dữ liệu để khôi phục thông tin khách hàng bị mất và ghi chép giao dịch. Hỗ trợ từ các nhà cung cấp bên thứ ba cũng cần thiết để kêu gọi các công ty an ninh mạng hỗ trợ phát hiện và giảm thiểu các mối đe dọa. Hơn nữa, các tài nguyên điện toán đám mây đảm bảo rằng hoạt động có thể tiếp tục ngay cả khi hệ thống nội bộ bị ảnh hưởng.

Điểm chính #4. Kế hoạch Truyền thông

Sự truyền thông phù hợp giữa các thành viên đội ngũ, bên liên quan, và khách hàng là điều cần thiết để thực hiện quá trình khôi phục hiệu quả. Tại giai đoạn này, các kênh truyền thông như email và mạng xã hội được thiết lập để đảm bảo khách hàng và bên liên quan được thông báo về sự gián đoạn và các cập nhật. Ngoài ra, vai trò và trách nhiệm được phân bổ cho nhóm để đảm bảo rằng các cá nhân được chỉ định xử lý truyền thông khủng hoảng.

Điểm chính #5. Quản lý Tài nguyên

Để củng cố an ninh, công ty cần đầu tư vào Quản lý Tài nguyên bằng cách phân bổ ngân sách cho các cải tiến an ninh mạng. Thiết lập các quan hệ đối tác với các nhà cung cấp dịch vụ CNTT giúp việc giám sát và đối phó với các mối đe dọa một cách hiệu quả. Công ty cũng cần lập kế hoạch cho phần cứng và phần mềm dự phòng để đảm bảo hệ thống vẫn hoạt động ngăn chặn thời gian ngưng trệ kéo dài trong trường hợp có cuộc tấn công khác.

Điểm chính #6. Kiểm tra và Đánh giá

Sau khi tạo BCP, nó phải được kiểm tra thường xuyên để xem liệu có đáng tin cậy hay không. Công ty nên phát triển các kịch bản kiểm tra để mô phỏng các cuộc tấn công mạng và đánh giá hiệu quả đối phó. Các diễn tập an ninh thường xuyên chuẩn bị cho nhân viên và các đội ngũ IT cho những sự cố thực tế. Kế hoạch sau đó được cập nhật để giải quyết bất kỳ khoảng trống nào, đảm bảo cải tiến liên tục trong quản lý mối đe dọa an ninh mạng.

Kết Luận

Các doanh nghiệp thường phải đối mặt với các thách thức và gián đoạn trong quy trình làm việc của họ vì nhiều lý do khác nhau, bao gồm rò rỉ dữ liệu, thảm họa thiên nhiên, và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, một kế hoạch phù hợp để đối phó với những tình huống như vậy trong tương lai là cần thiết để ngăn ngừa tổn thất. Để dễ dàng điều hướng những thách thức đó, các chuyên gia kinh doanh phải tạo ra kế hoạch liên tục kinh doanh từ trước. Bài viết này đã khám phá chi tiết cũng như cho bạn thấy cách thực hiện tạo một cách hiệu quả.

Hơn nữa, chúng tôi nhấn mạnh cách Xmind có thể hỗ trợ bạn phát triển một BCP với các mẫu, tính năng Copilot, và tính năng hợp tác, làm cho quá trình trở nên đơn giản và hiệu quả. Vì vậy, hãy đăng ký dùng thử miễn phí Xmind hôm nay và khám phá tiềm năng đầy đủ của phần mềm này trong việc lập kế hoạch, quản lý và cộng tác về BCP của bạn.