Cách nâng cao năng lực cho đội làm việc từ xa của bạn với XMind và hơn thế nữa

Năng suất bị đe dọa đối với người làm việc từ xa, những người thường cảm thấy thất vọng khi giao tiếp không hiệu quả. Đối với quản lý hoặc lãnh đạo, sự cô lập có thể thường xuyên xảy ra khi đội ngũ của họ không đồng lòng. Năng suất và hiệu quả luôn là trọng tâm cho cá nhân và nhóm. Vậy chúng ta hợp tác và làm việc cùng nhau như thế nào ngay cả khi cách xa nhau?

Tracy Ring, nhà văn và chuyên gia tiếp thị, quan sát xu hướng nơi làm việc và chia sẻ những hiểu biết từ hơn 10 năm kinh nghiệm đa dạng trong HR, quản lý dự án, vai trò hành chính. Cô ấy đưa ra những gợi ý thiết thực cho lãnh đạo nhóm làm việc từ xa bao gồm phần mềm và nguyên tắc, đọc thêm dưới đây.

Năm ngoái đã chứng kiến một trong những sự chuyển đổi quan trọng nhất sang làm việc từ xa trong lịch sử kinh tế doanh nghiệp toàn cầu, xu hướng này có khả năng tiếp tục - ít nhất đến một mức độ nào đó - trong năm 2021. Trung bình, 76% nhân viên chuyển sang làm việc từ xa đạt hiệu quả như tại nơi làm việc trước COVID (đôi khi còn hơn), dựa trên khảo sát năm 2020 từ Boston Consulting Group. Tuy nhiên, về mặt công việc hợp tác, 56% trong số những nhân viên này kém năng suất hơn tại nhà.

Hai yếu tố chính mà BCG xác định ở gốc rễ của vấn đề hợp tác này là thiếu kết nối nhóm và không đủ truy cập vào công cụ nơi làm việc ảo. Là một quản lý làm việc từ xa, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng đội ngũ WFH của bạn vẫn có thể kết nối và giao tiếp, ngay cả từ xa. May mắn thay, các nền tảng kỹ thuật số làm cho công việc này dễ dàng hơn, vì vậy hãy xem xét việc đầu tư vào các công cụ dưới đây để tối ưu hóa hợp tác, sắp xếp hợp lý quy trình làm việc hiệu quả và tăng năng suất.

Mặc dù làm việc nhóm từ xa có thể hiệu quả và thành công, nhưng đây cũng là một thử thách đối với nhiều người lao động quen làm việc tại chỗ. Thực tế, 87% nhân viên đồng ý rằng việc trở lại văn phòng quan trọng cho sự hợp tác và xây dựng mối quan hệ nhóm, theo một cuộc khảo sát của PwC. Tuy nhiên, cho đến khi an toàn để quay lại văn phòng toàn thời gian, phần mềm lập bản đồ tư duy trực tuyến có thể tăng cường và đơn giản hóa làm việc nhóm.

Phần mềm như XMind hoạt động như một phiên làm việc động não ảo cho phép đội của bạn tạo sơ đồ và lưu đồ, chia sẻ tệp, tổ chức dữ liệu thành các bài thuyết trình và biến ý tưởng thành các dự án hợp tác. Giao diện bản đồ tư duy tốt nhất cũng cung cấp bảng trắng trực tuyến để mô phỏng cả cảm giác trực quan và xúc giác của một phiên làm việc động não trực tiếp.

Áp dụng Giải pháp Tự động hóa Quy trình Làm việc

Khi nhân viên chịu áp lực về mong đợi không rõ ràng hoặc quy trình làm việc không hiệu quả, điều này có thể kích thích phản ứng đấu tranh hoặc chạy trốn trong đội bạn, theo nhà tâm lý học lâm sàng và tư vấn lãnh đạo điều hành Dr. Natalia Peart. Đấu tranh hoặc chạy trốn, cô giải thích, có thể dẫn đến căng thẳng mãn tính và lo lắng theo thời gian, làm khó tập trung, ưu tiên và quản lý quy trình làm việc hàng ngày của họ.

Điều này cũng có thể làm hại đến sức khỏe thể chất của các thành viên trong đội của bạn, điều này có thể cản trở hơn nữa hiệu suất và sự gắn kết của họ, Dr. Peart tiếp tục. Theo ý kiến của các chuyên gia sức khỏe, căng thẳng mãn tính có thể gây ra các vấn đề như tiểu đường loại 2, huyết áp cao, bệnh tim, hen suyễn, đau đầu, mất cân bằng tiêu hóa, hoặc trầm cảm. Đội ngũ của bạn không thể hoạt động ở công suất cao nếu sức khỏe của họ đang trong nguy cơ.

Để chống lại căng thẳng và tất cả các tác động tiêu cực, hãy đảm bảo rằng các quy trình và mong đợi của bạn đều rõ ràng cho nhóm làm việc từ xa. Một giải pháp tự động hóa quy trình làm việc có thể giảm bớt căng thẳng của các hệ thống quản lý hoặc tổ chức không tốt. Với các loại công cụ này, nhân viên có thể tự động hóa email, sự kiện lịch, quản lý dự án hoặc nhắc nhở hạn chót, trò chuyện nhóm, và các tác vụ nội bộ khác—tất cả từ một nền tảng tích hợp. Điều này giúp sắp xếp, giám sát và ưu tiên quy trình làm việc dễ hơn mà không cần làm thủ công—tất cả đều dẫn đến ít căng thẳng và nhân viên làm việc từ xa hạnh phúc và khỏe mạnh hơn.

Tham khảo danh sách này để tìm một tùy chọn phù hợp với nhóm của bạn.

Tăng cường Sử dụng Truyền thông Video

Sự vắng mặt của tương tác vật lý trong một nhóm làm việc từ xa có thể dẫn đến giao tiếp bị hiểu sai, điều này cuối cùng cản trở niềm tin, theo tạp chí của SN Applied Sciences. Các phương tiện truyền thông ảo dựa trên âm thanh hoặc văn bản (ví dụ: điện thoại, email, các trình nhắn tin trò chuyện) không phải lúc nào cũng cung cấp các dấu hiệu ngượng ngập có ý nghĩa như giao tiếp trực tiếp thực hiện. Thiếu bối cảnh này có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc sự bất tín nhiệm, theo nghiên cứu.

Thay vì dựa vào giao tiếp kỹ thuật số như email và trò chuyện, hãy dựa vào các cuộc họp video. Mặc dù hiện tượng "Zoom mệt mỏi" phổ biến, hãy yêu cầu mọi người để lại video của họ. Nếu đội ngũ của bạn phản đối, hãy chỉ ra khoa học đằng sau lợi ích của các cuộc họp video. Nhìn thấy nhau giúp dễ dàng hiểu các sắc thái trực quan của ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, và các thói quen tinh vi khác mà giao tiếp chỉ giọng nói hoặc kỹ thuật số không có.

Hãy cân nhắc một vài quy tắc để khuyến khích/cải thiện các cuộc họp dựa trên video:

• Biến các cuộc họp thành khu vực không xét đoán. Nhân viên làm việc từ xa không phải thể hiện bản thân theo cách nào đó hoặc có hậu cảnh webcam hoàn hảo để bật video của họ.

• Yêu cầu mọi người chờ 10 giây sau khi ai đó nói để tính đến độ trễ âm thanh không thể tránh khỏi. Nếu bạn muốn thêm điều gì đó hoặc can thiệp, hãy giơ tay.

• Sử dụng nút tắt tiếng mọi lúc. Trừ khi đó là một cuộc thảo luận, nếu mọi người không thuyết trình hoặc nói, họ nên tắt tiếng. Hầu hết các cuộc họp video cho phép bạn bật tiếng với phím cách.

Sự chuyển đổi toàn cầu lớn này sang làm việc từ xa đã làm gia tăng mối đe dọa an ninh mạng trên các ngành công nghiệp và lĩnh vực kinh doanh trong đợt COVID-19. Chỉ trong năm 2020, Bộ phận An ninh Mạng của FBI đã báo cáo tới 4.000 khiếu nại tấn công mạng hàng ngày - tăng 400 phần trăm so với trước đại dịch. Hơn nữa, 90 phần trăm các vi phạm dữ liệu là do lỗi con người gây ra bởi các mạng lưới không an toàn, mật khẩu hoặc thông tin hệ thống, Kaspersky Labs cho biết.

Nói cách khác, các vi phạm có thể xảy ra khi nhiều thành viên trong nhóm cần sử dụng cùng thông tin đăng nhập từ nhiều vị trí khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể giảm thiểu rủi ro thông tin đăng nhập này bị mất hoặc đánh cắp với một người quản lý mật khẩu ảo. Công cụ này mã hóa thông tin đăng nhập của bạn, cho phép bạn kiểm soát ai có thể truy cập các tệp hoặc hồ sơ nhạy cảm, và giúp khôi phục mật khẩu an toàn nếu ai đó bị khóa tài khoản.

Dù bạn quản lý đội ngũ làm việc từ xa trong bao lâu nữa—dù chỉ là tình huống tạm thời hay giải pháp lâu dài—các công cụ số này có thể đóng góp vào những lợi ích to lớn trong năng suất, giao tiếp, hiệu quả, hợp tác và sức khỏe tổng thể. Xu hướng làm việc từ xa ở lại và những đổi mới công nghệ làm cho việc quản lý dễ dàng hơn.

Tracy Ring là nhà viết tự do và nhà tiếp thị nội dung làm việc với các tổ chức để tạo ra nội dung thu hút. Cô ấy thích viết về điểm giao nhau giữa sức khỏe tinh thần và xu hướng nơi làm việc. Tracy mang đến cái nhìn thực tế cho bài viết của mình từ 10+ năm kinh nghiệm đa dạng bao gồm HR, quản lý dự án, quan hệ khách hàng và khách hàng, và các vai trò hành chính. Bạn có thể kết nối với cô ấy trên LinkedIn hoặc Twitter.

Đừng Bỏ Quên An Ninh Quản Lý Mật Khẩu

Sự chuyển đổi toàn cầu lớn này sang làm việc từ xa đã làm gia tăng mối đe dọa an ninh mạng trên các ngành công nghiệp và lĩnh vực kinh doanh trong đợt COVID-19. Chỉ trong năm 2020, Bộ phận An ninh Mạng của FBI đã báo cáo tới 4.000 khiếu nại tấn công mạng hàng ngày - tăng 400 phần trăm so với trước đại dịch. Hơn nữa, 90 phần trăm các vi phạm dữ liệu là do lỗi con người gây ra bởi các mạng lưới không an toàn, mật khẩu hoặc thông tin hệ thống, Kaspersky Labs cho biết.

Nói cách khác, các vi phạm có thể xảy ra khi nhiều thành viên trong nhóm cần sử dụng cùng thông tin đăng nhập từ nhiều vị trí khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể giảm thiểu rủi ro thông tin đăng nhập này bị mất hoặc đánh cắp với một người quản lý mật khẩu ảo. Công cụ này mã hóa thông tin đăng nhập của bạn, cho phép bạn kiểm soát ai có thể truy cập các tệp hoặc hồ sơ nhạy cảm, và giúp khôi phục mật khẩu an toàn nếu ai đó bị khóa tài khoản.

Lãnh Đạo Đội Ngũ WFH Của Bạn Tốt Hơn Để Tăng Năng Suất

Dù bạn quản lý đội ngũ làm việc từ xa trong bao lâu nữa—dù chỉ là tình huống tạm thời hay giải pháp lâu dài—các công cụ số này có thể đóng góp vào những lợi ích to lớn trong năng suất, giao tiếp, hiệu quả, hợp tác và sức khỏe tổng thể. Xu hướng làm việc từ xa ở lại và những đổi mới công nghệ làm cho việc quản lý dễ dàng hơn.

Tracy Ring là nhà viết tự do và nhà tiếp thị nội dung làm việc với các tổ chức để tạo ra nội dung thu hút. Cô ấy thích viết về điểm giao nhau giữa sức khỏe tinh thần và xu hướng nơi làm việc. Tracy mang đến cái nhìn thực tế cho bài viết của mình từ 10+ năm kinh nghiệm đa dạng bao gồm HR, quản lý dự án, quan hệ khách hàng và khách hàng, và các vai trò hành chính. Bạn có thể kết nối với cô ấy trên LinkedIn hoặc Twitter.