Cách Ưu Tiên Nhiệm Vụ: Học Cách Ưu Tiên Hình Ảnh

Tại sao các phương pháp ưu tiên truyền thống thất bại

Với sự gia tăng của công việc từ xa và giao tiếp nội bộ của các công ty này, nhiều khía cạnh của công việc bị lãng quên, dẫn đến thảm họa. Vào năm 2016, ước tính có 67% chiến lược ưu tiên bị thất bại trong tổ chức do không quản lý đúng công việc. Trong khi vào năm 2024, con số này đã tăng lên đến 98,2%, với nhiều người phàn nàn rằng khó khăn trong việc ưu tiên các nhiệm vụ như thế nào.

Điều này dẫn đến việc nhân viên phải làm việc ngoài giờ và phải tìm cách sắp xếp lại nhiệm vụ của họ. Theo nghĩa truyền thống, mọi người sử dụng nhiều khung ưu tiên như Ma trận Eisenhower hoặc phương pháp MoSCoW. Tuy nhiên, họ thường thất bại trong việc xem trước những nhiệm vụ quan trọng nào, làm thế nào để đầu tư trong quá khứ ảnh hưởng đến các lựa chọn trong tương lai, và nhiều hơn nữa. Điều này kêu gọi một sự thay đổi trong cách tiếp cận về cách ưu tiên nhiệm vụ, điều này sẽ là động lực của bài viết này.

Khoa học thần kinh của việc ưu tiên hình ảnh (Lợi thế Cạnh tranh)

Để đạt được một không gian làm việc hiệu quả và có tổ chức, các công ty nên áp dụng ưu tiên hình ảnh và học cách ưu tiên nhiệm vụ. Phương pháp này làm cho các nhiệm vụ phức tạp trở thành những công việc dễ dàng, do đó cải thiện tốc độ làm việc. Theo nghiên cứu tại Đại học Stanford, 64% người tham gia đã đưa ra quyết định ngay lập tức sau khi xem một bản đồ nhiệm vụ tổng quan.

Phân tích sâu hơn, não người được thiết kế để xử lý hình ảnh nhanh hơn từ ngữ 60.000 lần, theo báo cáo của một nghiên cứu từ MIT. Do đó, áp dụng nghệ thuật ưu tiên hình ảnh không chỉ tăng tốc độ đưa ra quyết định; nó còn cải thiện khả năng lưu giữ ký ức và sự tập trung.

Lợi ích của khả năng ghi nhớ không gian

Khả năng của con người nhận biết và nhớ một nhiệm vụ thông qua hình ảnh hoặc sơ đồ giúp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề. Trong môi trường tổ chức, loại trí nhớ này hỗ trợ họ trong việc hiểu quan trọng của mỗi nhiệm vụ. Hãy đọc các điểm sau đây để hiểu tại sao điều này có lợi trong việc học “cách ưu tiên nhiệm vụ.”

1. Mối quan hệ nhiệm vụ tốt hơn: Ưu tiên hình ảnh bao gồm việc sử dụng nhiều công cụ, như bản đồ tư duy hoặc bảng Kanban, giúp tạo ra luồng công việc và đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp.

2. Ghi nhớ nâng cao: Bạn có thể thêm các yếu tố hình ảnh khác nhau, như việc sử dụng màu sắc cho thông tin cụ thể để giúp người dùng nhớ lại nhiệm vụ mà không cần nỗ lực quá nhiều.

3. Điều hướng nhanh hơn: Việc sử dụng các bố cục hình ảnh trực quan giúp nhóm của bạn nhanh chóng tìm thấy các nhiệm vụ, cũng làm giảm thời gian tìm kiếm vị trí của nhiệm vụ.

4. Tổ chức cải thiện: Với các công cụ không gian, các công ty có thể phân loại nhiệm vụ tốt hơn theo vị trí, màu sắc, hoặc mức độ khẩn cấp, hỗ trợ nhóm của bạn trong việc tổ chức tinh thần.

Hạn chế của danh sách tuyến tính

So với trí nhớ không gian, danh sách tuyến tính giống như danh sách việc cần làm truyền thống được trình bày theo thứ tự cố định và tuần tự. Các danh sách này buộc não phải xử lý từng mục riêng lẻ, làm cho việc nắm bắt khái niệm khó hơn khi phân công nhiệm vụ. Các nhược điểm khác của những danh sách này được liệt kê dưới đây, làm cho việc học cách ưu tiên nhiệm vụ trở nên khó khăn:

1. Làm chậm quyết định: Nếu công ty ngồi xuống xử lý từng nhiệm vụ một cách tuần tự, điều này làm chậm đáng kể quá trình ra quyết định.

2. Khó thích ứng: Danh sách tuyến tính yêu cầu ghi chép thủ công các nhiệm vụ, có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và thậm chí bỏ lỡ thời hạn.

3. Hạn chế chỉ dẫn thị giác: Trái ngược với các chỉ số không gian, danh sách tuyến tính không có bất kỳ chỉ dẫn thị giác nào dễ dàng bỏ qua các công việc quan trọng.

4. Tầm nhìn bị hạn chế cho các đội: Khi nhóm của bạn hợp tác trong một dự án, việc có danh sách này có thể che khuất các ưu tiên của toàn đội vì chúng chỉ phản ánh các luồng công việc cá nhân.

Điểm khác biệt của Xmind

Nếu bạn muốn một công cụ hiệu quả và vượt trội áp dụng các công cụ ưu tiên hình ảnh, hãy thử Xmind và các tính năng mạch lạc của nó. Khám phá các tính năng lập bản đồ tư duy AI dưới đây để hiểu cách công cụ này giúp bạn học cách ưu tiên nhiệm vụ:

1. Điều chỉnh lại ưu tiên Kéo và Thả động

Xmind có các chức năng kéo và thả liền mạch cho phép bạn tổ chức lại công việc cho các thành viên trong nhóm của mình. Nếu một nhiệm vụ trở nên khẩn cấp hơn, bạn có thể kéo nó sang phần khẩn cấp trong bản đồ tư duy. Bằng cách này, nhóm sẽ lập tức hiểu sự thay đổi trong ưu tiên, do đó tối ưu hóa luồng công việc mà không bỏ lỡ thời hạn.

2. Mã hóa Tính khẩn cấp-Tác động theo màu sắc

Với nhiều tùy chọn tùy chỉnh khác nhau, bạn có thể ưu tiên nhiệm vụ bằng các màu sắc khác nhau, như màu đỏ cho khẩn cấp và xanh dương cho không khẩn cấp. Ngoài ra, bạn thậm chí có thể gắn cờ các nhiệm vụ khác nhau và thêm các nhãn dán thời gian để cho nhóm biết về tính cấp bách của chúng. Các chỉ dẫn thị giác này giúp thành viên trong nhóm xác định các chức năng quan trọng mà không cần đọc qua mô tả dài dòng.

3. Nhánh theo dõi tiến độ thời gian thực

Một trong những cách tốt nhất để học cách ưu tiên nhiệm vụ là theo dõi tiến độ của mọi người. Bạn có thể thêm một danh sách kiểm tra bên cạnh nhiệm vụ cần thêm giờ hoàn thành và cứ kiểm tra liệu công việc đó đã hoàn thành hay chưa. Hơn nữa, việc có sự kiểm soát chính xác công việc trong tay có thể đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm.

4. Ghi chú của đội trên các nút nhiệm vụ

Khi đội có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào, họ có thể chọn thêm ghi chú vào nhiệm vụ đó bằng nhiều định dạng và kèm theo liên kết. Hơn nữa, Xmind cũng cung cấp các tùy chọn dán nhãn và bình luận giảm thiểu kênh giao tiếp rời rạc. Đội có thể dễ dàng chú thích vào nhiệm vụ để cho người khác hoặc người quản lý biết về tiến độ hoặc vấn đề của họ.

Các phương pháp ưu tiên: Các kỹ thuật thông thường và ưu, nhược điểm của chúng

Đối với các công ty tổ chức lớn, điều quan trọng là họ vận hành trên ưu tiên hiệu quả để quản lý khối lượng công việc và đảm bảo đáp ứng thời hạn. Như đã thảo luận, các phương pháp truyền thống kéo đội ngũ xuống và quá cứng nhắc để nắm bắt. Do đó, phần này sẽ xem xét các phương pháp ưu tiên truyền thống mà bạn có thể cải thiện bằng sử dụng Xmind và tìm ra cách ưu tiên nhiệm vụ tốt hơn:

1. Ma trận Eisenhower

Ma trận hoặc khung này giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ khác nhau theo cách phân loại từ mức độ khẩn cấp nhất đến không khẩn cấp. Bốn ô của khung này có thể giúp bạn quản lý và tổ chức các nhiệm vụ một cách được sắp xếp tốt, giúp đội ngũ của bạn hiểu dự án. Do đó, để giúp đội ngũ của bạn hình dung khái niệm này tốt hơn, hãy sử dụng các mẫu ưu tiên Xmind, mà bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

2. Phương pháp ABC

Mô hình ABC là một kỹ thuật ưu tiên khác giúp đội ngũ của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất trước khi chuyển sang các nhiệm vụ khác. Bạn có thể sử dụng ABC cho các cấp độ quan trọng và khẩn cấp khác nhau trong một dự án. Để làm cho chúng hấp dẫn về mặt hình ảnh, hãy sử dụng các mẫu Xmind có nhiều tùy chọn cá nhân hóa, như nhãn dán, ghi chú, nhãn, và nhiều hơn nữa. Điều này làm cho đội ngũ của bạn dễ dàng hoàn thành một điều trước khi chuyển sang việc khác.

3. Phương pháp MoSCoW

Với việc sử dụng phương pháp MoSCoW, các nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý các dự án phức tạp và kỹ thuật khác nhau. Các chữ viết tắt khác nhau của nó thể hiện các mức độ quan trọng của nhiệm vụ và thời gian, đưa ra hướng đi cho đội ngũ. Vì vậy, bạn có thể sử dụng các mẫu có thể tải xuống của Xmind và thêm các liên kết khác nhau giữa các nhiệm vụ để khiến chúng dễ dàng truy cập về mặt hình ảnh.

Hướng dẫn từng bước: Cách ưu tiên nhiệm vụ bằng cách sử dụng Xmind

Như Sarah L., một Quản lý Dự án, đã chia sẻ: “Xmind đã hoàn toàn biến đổi cách đội của tôi ưu tiên các nhiệm vụ hàng ngày của chúng tôi. Các bản đồ tư duy hình ảnh làm cho việc điều chỉnh ưu tiên với các nhãn dán và chỉ số khẩn cấp theo màu sắc trở nên dễ dàng, cải thiện luồng công việc của chúng tôi và tăng tốc quyết định.” Thành công thực tế này nhấn mạnh rằng việc tích hợp các yếu tố hình ảnh vào quản lý nhiệm vụ không chỉ thúc đẩy hiệu quả cá nhân mà còn nâng cao sự hợp tác trong đội ngũ”. Dưới đây là cách tạo một bản đồ tư duy hình ảnh:

Bước 1. Truy cập Xmind và chọn mẫu mong muốn

Truy cập vào website lập bản đồ tư duy trên bất kỳ trình duyệt nào và đăng nhập để truy cập vào màn hình không gian làm việc chính. Từ đây, bấm vào tùy chọn “New Map” để mở hộp thoại “New Map” và chọn mẫu mong muốn cho dự án của bạn.

Bước 2. Chọn khung mẫu thích hợp và thêm dữ liệu dự án

Khi mẫu được mở trong cửa sổ chỉnh sửa, nhấn vào biểu tượng “Show or Hide Style and Format Options” ở bên phải để mở menu thả xuống. Bấm vào tab “Skeleton” và chọn mẫu “Mind Map” mà bạn mong muốn cho dự án. Khi đã chọn, thêm tất cả các chi tiết cần thiết của dữ liệu phần mềm di động vào mẫu.

Bước 3. Ưu tiên nhiệm vụ với nhãn dán

Tiến tới, mở bảng “Add a Marker to Selected Topic” và chọn các nhãn dán “Priority” khác nhau để thêm các cấp độ khẩn cấp khác nhau cho nhiệm vụ.

Bước 4. Sử dụng danh sách để theo dõi tiến độ

Bây giờ, nhấp vào số lượng nhiệm vụ mong muốn từ bản đồ tư duy và chọn biểu tượng “Task” từ thanh công cụ dưới cùng. Điều này sẽ thêm một danh sách kiểm tra cho chúng, mà đội ngũ của bạn có thể kiểm tra mỗi khi nhiệm vụ hoàn thành.

Bước 5. Chia sẻ mẫu với đội ngũ

Một khi bản đồ tư duy đã hoàn thành, nhấn nút “Share” ở góc trên bên phải để mở hộp thoại nhỏ. Từ đây, nhấp vào hộp “Enter Email to Invite” trong tab “Invite” và thêm địa chỉ email của đội ngũ của bạn. Sau đó, nhấn nút “Send invitations” để bắt đầu hợp tác nhóm và quản lý dự án.

Kết luận

Như chúng ta đã kết thúc, bài viết này đã xem xét những lý do tại sao các phương pháp ưu tiên truyền thống thất bại và gây ra sự không hiệu quả. Ưu tiên hình ảnh mang đến một cách thông minh hơn để quản lý nhiệm vụ và cải thiện quy trình ra quyết định. Chúng tôi đã giới thiệu cho bạn một công cụ bản đồ tư duy toàn diện, Xmind, mang đến một lợi thế cạnh tranh cho khả năng theo dõi tiến độ thời gian thực. Xmind là công cụ bạn cần để học cách ưu tiên nhiệm vụ nhằm tối ưu hóa luồng công việc của đội ngũ của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Q1. Có những cấp độ ưu tiên nhiệm vụ nào?

Các hạng mục để phân loại nhiệm vụ của bạn bao gồm khẩn cấp và quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không khẩn cấp cũng không quan trọng. Khung ma trận Eisenhower giúp cá nhân và nhóm tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng để loại bỏ những công việc ưu tiên thấp.

Q2. Các yếu tố chính cần nhớ khi ưu tiên nhiệm vụ là gì?

Khi ưu tiên nhiệm vụ, xem xét các yếu tố như cấp độ khẩn cấp, ảnh hưởng, và thời hạn. Sử dụng công cụ như bản đồ tư duy hoặc bảng Kanban có thể tăng cường sự rõ ràng và hiệu quả. Bạn phải liên tục xem xét lại các ưu tiên để đảm bảo sự thích nghi với nhu cầu thay đổi.

Q3. Làm thế nào để chọn phương pháp ưu tiên phù hợp với nhu cầu của tôi?

Bạn phải chọn một phương pháp ưu tiên dựa trên luồng công việc và độ phức tạp của dự án. Đối với quản lý nhiệm vụ đơn giản, bạn có thể sử dụng ma trận Eisenhower, và đối với sự hợp tác nhóm, bảng Kanban hoạt động tốt. Trong khi đối với các dự án phức tạp, việc áp dụng các công cụ lập bản đồ tư duy như Xmind cung cấp cho nhóm một phương pháp linh hoạt và trực quan cho việc ưu tiên nhiệm vụ.