Hiểu về Quản trị Tri thức - Hướng dẫn Trực quan

Khi một tổ chức nhỏ, việc cung cấp thông tin giá trị cho nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, khi công ty mở rộng, môi trường làm việc trở nên hỗn loạn hơn, dẫn đến mất năng suất, và đó chính là thế giới ẩn giấu của sự không tổ chức. Theo báo cáo McKinsey, nhân viên dành hơn 1,8 giờ mỗi ngày để tìm kiếm và thu thập thông tin. Hơn nữa, dữ liệu từ IDC chỉ ra rằng người lao động dành 2,5 giờ mỗi ngày (30% thời gian làm việc của họ) để tìm kiếm thông tin chính xác.

Sự quản lý kém này xảy ra do quản lý tri thức dựa trên văn bản truyền thống, vì nó đấu tranh để nắm bắt kinh nghiệm thực hành. Với tất cả sự hỗn loạn, người dùng có thể hướng tới một giải pháp tương tác và trực quan hơn có thể sắp xếp mọi thứ vào đúng vị trí. Bài viết này sẽ khám phá ý nghĩa của KMS và công cụ lập bản đồ tư duy trực quan có thể giúp nâng cao sự hiểu biết, hợp tác và chia sẻ kiến thức.

Quản lý Tri thức (KMS) là gì?

Một hệ thống quản lý tri thức là một hệ thống dựa trên công nghệ được thiết kế để hiển thị cách thông tin được thu thập, tổ chức và chia sẻ trong một tổ chức. Nó làm cho kiến thức có giá trị dễ dàng tiếp cận hơn cho người khác, nâng cao trải nghiệm tổng thể. Hơn nữa, người dùng có thể phát triển và duy trì các cơ sở kiến thức khác nhau, tổ chức các buổi đào tạo định kỳ và triển khai các hệ thống quản lý tài liệu.

Bằng cách tập trung hóa kiến thức, một KMS giảm bớt sự dư thừa và tăng cường dữ liệu công ty, năng suất và việc học hỏi liên tục. Tính linh hoạt đảm bảo rằng nhân viên có thể cống hiến và tận dụng hệ thống và quản lý kiến thức hiệu quả để đạt được lợi thế cạnh tranh. Hơn nữa, KMS thành công bao gồm việc duy trì thông tin tại một nơi và cho phép chỉ một vài sáng kiến thay đổi cách thức hoạt động của tổ chức.

Các loại Quản lý Tri thức [Tổng thể]

Sau khi hiểu về cơ sở của KMS là gì, nói chung được chia thành ba loại. Mọi kiến thức đều có giá trị, nhưng các loại kiến thức sau có thể giúp bạn xác định cách tốt nhất để tổ chức và chia sẻ kiến thức trong công ty của bạn:

Các loại tiêu chuẩn

1. Rõ ràng: Đây là loại kiến thức dễ dàng viết xuống và chia sẻ vì nó bao gồm tất cả thông tin mà bạn có thể ghi lại trong một định dạng rõ ràng, chẳng hạn như sổ tay, FAQ và báo cáo hàng tháng. Hơn nữa, kiến thức này cho phép các tổ chức dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các nhóm.

2. Ngầm: Ngầm là kiến thức có được từ kinh nghiệm cá nhân và được hiểu một cách trực quan, như kỹ năng lãnh đạo và ngôn ngữ. Nó có thể khó được ghi lại vì nhóm của bạn có được kinh nghiệm theo thời gian và tốc độ của riêng họ.

3. Tiềm ẩn: Kiến thức này tồn tại trong quy trình và là một mô tả thực tiễn hơn về kiến thức ngầm. Người dùng thường có được thông qua bối cảnh và hoạt động ngẫu nhiên mà không nhận thức rằng họ đang học, chẳng hạn như học từ sơ đồ tài liệu và quy trình vận hành một chương trình phần mềm.

4. Tuyên bố: Tuyên bố là như kiến thức tĩnh cụ thể đối với một chủ đề và đề cập đến thông tin thực tế, như ngày công ty của bạn được thành lập. Hơn nữa, nó xoay quanh các sự kiện, dữ liệu và mảnh thông tin khác biệt so với kiến thức quy trình.

Giới thiệu Tri thức Trực quan

Tất cả các loại quản lý tri thức này dường như là kiến thức giấy và cần một biểu diễn trực quan. Sử dụng manh mối trực quan, như hình ảnh, sơ đồ, bản đồ và công cụ trực quan khác, có thể giúp truyền đạt thông tin hiệu quả hơn. Không giống như tri thức dựa trên văn bản truyền thống, yếu tố trực quan cải thiện đáng kể sự hiểu biết của nhân viên về các khái niệm phức tạp. Theo nghiên cứu thu thập bởi ExplodingTopics, bộ não của chúng ta có thể xử lý hình ảnh nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản.

Quy trình Quản lý Tri thức: Từ Thu thập đến Ứng dụng

Qua thời gian, tri thức đã trở thành một phương pháp tiếp cận có cấu trúc hơn, nghiêng về việc thu thập, tổ chức và áp dụng. Để hiểu điều này rõ hơn, dưới đây là quy trình quản lý tri thức toàn diện mà công ty của bạn có thể thực hiện trong không gian làm việc để đạt kết quả mong muốn:

A. Khám phá

Bước đầu tiên của quy trình là tìm kiếm hoặc tìm hiểu tri thức có ích đối với mục tiêu công ty. Điều quan trọng là cần lưu ý rằng không phải tất cả thông tin được lưu trữ đều là tài sản tri thức và bạn cần lọc ra dữ liệu không cần thiết. Hơn nữa, nhiều kiến thức quan trọng thường bị bỏ qua, như một quy trình chuyên biệt hoặc thủ tục thường dùng. Với khám phá như vậy, bạn có thể sử dụng dữ liệu để xác định mô hình, xu hướng và mối liên hệ trong tập dữ liệu lớn.

B. Thu thập Tri thức

Khi tri thức được phát hiện, bạn có thể bắt đầu thu thập nó, nhưng đây là một nhiệm vụ đầy thử thách. Các loại kiến thức khác nhau có quy trình tài liệu riêng và cần xử lý khác nhau. Cũng cần thiết để xác định dữ liệu nào là quan trọng và các nguồn của nó, chẳng hạn như tài liệu, kinh nghiệm của nhân viên và nghiên cứu bên ngoài khác. Bạn cũng có thể thử thu thập thông qua các cuộc phỏng vấn, hồ sơ, và hơn thế nữa.

C. Phân loại/Tổ chức

Luôn là một quy trình tiết kiệm thời gian cho nhân viên nếu tất cả kiến thức và thông tin sẵn có cho họ trong một cách có tổ chức. Ý nghĩa của KMS giải thích cách bạn mô tả, phân loại và phân nhóm thông tin. Có một chỉ mục thông tin mà bạn có thể truy xuất, sử dụng lại và chia sẻ với các thành viên nhóm tuyên bố, nhân viên, khách hàng và hơn thế nữa. Cấu trúc của tri thức bao gồm cơ sở dữ liệu, hệ thống gắn thẻ và mô hình phân loại.

D. Đánh giá Tri thức

Một trong những bước quan trọng nhất của quản lý tri thức là quy trình đánh giá của nó. Nếu công ty của bạn muốn kích thích hợp tác, đổi mới và hơn thế nữa, thì đảm bảo rằng dữ liệu và tri thức thu thập được là rất quan trọng. Điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn phải xác minh các nguồn thông tin và làm cho chúng khả dụng. Các công ty có thể triển khai các tính năng xác thực tự động thường xuyên xem xét thông tin bởi các chuyên gia nội bộ khác nhau.

E. Phân phối/Chia sẻ

Sau khi xác thực, chia sẻ dữ liệu với người khác là bước tiếp theo và làm cho nó có thể truy cập trực tiếp cho tất cả hoặc một số cá nhân nhất định. Bằng cách có một cơ sở dữ liệu trung tâm hoặc nền tảng chia sẻ, bạn có thể truyền đạt và dễ dàng phân phối thông tin đến các nhân viên và phòng ban tiềm năng. Hơn nữa, điều cần thiết là người quản lý hoặc lãnh đạo nhóm phải thường xuyên khuyến khích và chia sẻ dữ liệu để cập nhật về các phiên bản và biến thể mới nhất.

F. Ứng dụng

Bước cuối cùng của quản lý tri thức là ứng dụng, bao gồm việc vận dụng kiến thức đã thu thập trong công ty để nâng cao hiệu quả, cải thiện hoạt động kinh doanh và hoàn thành các nhiệm vụ chiến lược. Hơn nữa, nhiều tổ chức hưởng lợi từ việc ứng dụng chủ động như vậy của thông tin để giải quyết thách thức kinh doanh và điều chỉnh quy trình công ty.

Thách thức trong Quản lý Tri thức và Cách khắc phục chúng

Định nghĩa quản lý tri thức cũng đề cập đến một số trở ngại và yếu tố cản trở chia sẻ và ứng dụng kiến thức. Dưới đây là một số thách thức phổ biến nhất trong KMS:

1. Thiếu Chia sẻ Thông tin: Trong nhiều tổ chức, kiến thức thường bị kẹt lại trong các phòng ban, ngăn cản sự hợp tác giữa các nhóm. Với sự quản lý sai lệch và thiếu cung cấp thông tin chính xác, nhân viên có thể ra đi mà không có chuyên môn cụ thể.

2. Hệ thống Lỗi thời: Đa số công ty phụ thuộc vào công cụ quản lý tri thức lỗi thời thiếu khả năng tìm kiếm và điều hướng. Điều này làm giảm nhu cầu sử dụng và chia sẻ thông tin của nhân viên.

3. Khó khăn với Kiến thức Ngầm: Nhân viên trải qua nhiều năm kinh nghiệm và sở hữu kinh nghiệm quý báu. Tuy nhiên, thông tin này khó có thể được ghi lại trong định dạng tài liệu và không thể chia sẻ hiệu quả với người khác.

4. Sự Kháng cự của Nhân viên đối với Thay đổi: Một số nhân viên có thể cho thấy sự kháng cự đối với việc áp dụng hệ thống quản lý tri thức mới. Nó luôn do sự không quen thuộc hoặc thiếu khả năng thích ứng với thay đổi.

5. Quá tải Thông tin: Một thách thức khác phát sinh trong KMS là thông tin quá tải và không có cấu trúc. Điều này làm cho nhân viên khó tìm thấy kiến thức liên quan, dẫn đến lãng phí thời gian.

Giải pháp thông qua Trực quan hóa: Giải pháp KMS Hiệu quả

Để giải quyết mọi thách thức, sử dụng bản đồ trực quan vì nó có thể làm cho thông tin dễ dàng truy cập, hấp dẫn và có hành động. Hơn nữa, một trong những cách tốt nhất để xử lý các vấn đề trực quan là sử dụng công cụ lập bản đồ tư duy hiệu quả. Tham khảo các tính năng sau đây của công cụ trực quan hóa thông tin cung cấp:

1. Gợi nhắc Trực quan: Cố gắng sử dụng bản đồ trực quan, như bản đồ tư duy, sơ đồ khái niệm, và dòng thời gian, để kết nối dữ liệu giữa các phòng ban. Điều này sẽ đảm bảo sự hợp tác liền mạch giữa các nhân viên mà không bị lạc lối.

2. Dữ liệu dễ tìm kiếm: Có các bảng điều khiển tương tác, trung tâm tìm kiếm do AI hỗ trợ và bộ lọc có thể tăng cường đáng kể khả năng tìm kiếm và tổ chức. Với điều này, việc tìm kiếm thông tin thích hợp trở nên dễ dàng hơn, và nhân viên sẽ luôn nhận được kiến thức cập nhật.

3. Biểu diễn Kiến thức: Trong trường hợp dữ liệu không thể ghi lại, các công ty có thể sử dụng video hướng dẫn và đồ thị kiến thức để giúp tài liệu trình độ chuyên môn của nhân viên. Hơn nữa, giải pháp này trong quản lý tri thức giúp dễ dàng biết được phải thực hiện hành động gì và không nên thực hiện điều gì.

4. Dữ liệu dễ hiểu: Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển trực quan và bản đồ tư duy phân cấp để tổ chức dữ liệu phức tạp thành định dạng có cấu trúc, dễ tiêu thụ. Điều này làm cho chúng dễ nắm bắt hơn, mà có thể vẫn khó hiểu.

5. Không gian làm việc thân thiện với người dùng: Một trong những cách dễ nhất để khuyến khích sự đón nhận là sử dụng công cụ trực quan thân thiện với người dùng và dễ hiểu, giảm sức kháng đón nhận và làm cho việc học thú vị hơn. Nó có thể bao gồm sử dụng trung tâm động não nơi mọi người có thể đóng góp và chia sẻ ý tưởng của mình.

Xmind hỗ trợ Quản lý Tri thức như thế nào

Trong Quản lý Tri thức (KMS), một trong những công cụ lập bản đồ tư duy được khuyến nghị nhất mà bạn có thể sử dụng là Xmind. Các tính năng AI tuyệt vời của nó làm cho thông tin có cấu trúc hơn, dễ truy cập hơn và hấp dẫn trực quan hơn. Với các tiến bộ mới nhất, bạn có thể chuyển đổi kiến thức thành một định dạng dễ quản lý hơn, vì vậy hãy xem qua các tính năng sau mà nó cung cấp:

Lập bản đồ tư duy để Thu thập Tri thức

Bạn có thể truy cập tới 10 loại khung xương khác nhau với hơn 54 kiểu dáng để lập bản đồ tư duy, giúp bạn dễ dàng lập bản đồ ý tưởng. Điều này giúp dễ dàng thu thập và tổ chức thông tin từ các nguồn khác nhau. Hơn nữa, những điều này tiết kiệm thời gian trong việc cấu trúc và hỗ trợ trình bày nội dung bản đồ tốt hơn.

Trực quan hóa Khái niệm Phức tạp

Với thiết kế trực quan của nó, Xmind giúp phá vỡ các chủ đề phức tạp thành các hình ảnh rõ ràng và liên kết, như cung cấp các chủ đề màu sắc, màu nền, sắp xếp nâng cao và nhiều hơn nữa. Người dùng cũng có thể sử dụng trợ lý AI để phát triển ý tưởng và giải thích các thuật ngữ phức tạp. Với các chế độ tự động và theo yêu cầu, hãy có một phiên động não nhanh chóng trong một định dạng có cấu trúc.

Mẫu tùy chỉnh cho sự Hiệu quả

Người dùng có thể tận dụng các mẫu thiết kế sẵn để chuẩn hóa tài liệu, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quá trình quản lý tri thức. Công cụ này đầy đủ với bộ sưu tập rộng lớn của các mẫu đáp ứng các yếu tố trực quan khác nhau. Dù cho bạn đang lập kế hoạch kinh doanh hay phân phối kiến thức, đều có một mẫu Quản lý Tri thức hoàn hảo cho mọi nhu cầu.

Dễ dàng duyệt với Tổ chức Hiệu quả

Các tính năng duyệt và xem của công cụ lập bản đồ tư duy này cho phép bạn dễ dàng điều hướng và tìm kiếm dữ liệu đáng tin cậy. Với việc sử dụng lọc chủ đề, người dùng có thể tách biệt kiến thức cụ thể dựa trên các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như chủ đề, ghi chú, nhãn và nhiều hơn nữa. Trong ý nghĩa KMS, có một lượng dữ liệu lớn, do đó chia thành các danh mục phụ có thể giúp giữ mọi thứ súc tích.

Tùy chọn xuất cho việc Chia sẻ liền mạch

Chia sẻ là bước quan trọng nhất trong KMS, và Xmind cung cấp cộng tác thời gian thực và tùy chọn xuất. Nếu bạn muốn chia sẻ nhiều mẫu, hãy thử gửi liên kết qua email hoặc xuất nó ở định dạng khác nhau, như PDF, PNG, Markdown và nhiều hơn nữa. Trong khi chia sẻ, người quản lý có thể đặt mật khẩu để đảm bảo không có sự sửa đổi hoặc in ấn thông tin mật nào được thực hiện.

Kết luận

Các hệ thống dựa trên văn bản truyền thống trong ý nghĩa KM thường gặp khó khăn trong việc quản lý kiến thức ngầm và nhu cầu thông tin đang phát triển. Đó là lý do bài viết này cung cấp cho bạn các thách thức khác nhau trong quản lý này và cung cấp một công cụ lập bản đồ trực quan tốt hơn nhiều. Với các tính năng lập bản đồ của Xmind, bạn có thể đạt được sự trực quan hóa liền mạch, hợp tác, và dễ dàng truy cập dữ liệu chỉ trong vài giây. Bạn không nên chần chừ và hãy thử các tính năng của nó cho chính mình.