Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter: Được giải thích với các mẫu [2025]

Ngày nay, quản lý sự thay đổi trong tổ chức định hình sự thành công của một công ty, vì quá trình này khá thách thức đối với doanh nghiệp. Với sự tiến bộ của công nghệ, khách hàng hay người dùng yêu cầu trải nghiệm và dịch vụ được cá nhân hóa đã thay đổi đáng kể thang đo kỳ vọng.

Dù là thích ứng với quy định mới, chấp nhận bền vững, và hơn thế nữa, các công ty cần chuyển hướng nhanh chóng để duy trì hiệu quả. Xét đến điều này, nhiều thách thức phát sinh từ thay đổi tổ chức, và đó là một hành động cân bằng rủi ro cao. Một trong những thách thức chính là giao tiếp không rõ ràng và sự tham gia, dẫn đến sự nhầm lẫn và hỗn loạn.

Điều này có thể dễ dàng ảnh hưởng đến kết quả của dự án lớn công ty và tăng trưởng. Đó là lý do tại sao chúng tôi đề xuất một khung có thể giúp bạn quản lý các nhiệm vụ phức tạp và cải thiện giao tiếp dưới tên gọi Mô hình thay đổi của Kotter. Bài viết này sẽ hướng dẫn các công ty qua 8 bước đến chuyển đổi thành công để đảm bảo họ đạt được mục tiêu.

Mô hình thay đổi của Kotter là gì?

Trong nhiều thập kỷ, Tiến sĩ Kotter đã quan sát và xác định những yếu tố thành công phổ biến của tổ chức thành công và trình bày Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter. Mô hình này được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức qua việc quản lý thay đổi phức tạp. Hơn nữa, dù giới thiệu công nghệ mới, thay đổi địa điểm, hay phân công nhiệm vụ, mô hình này có thể dẫn dắt bạn đến một kết quả thành công. Nó cũng giải quyết các thách thức phổ biến như sự kháng cự của nhân viên, giao tiếp sai lệch, và thiếu sự tham gia bằng cách cung cấp các bản đồ đường chi tiết.

Mô hình tập trung vào việc chia một mục tiêu thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn và khen thưởng những chiến thắng ngắn hạn để giúp duy trì động lực ở nhân viên. Ngoài ra, tính linh hoạt của mô hình này khiến nó phù hợp để thực hiện thay đổi và đảm bảo thành công lâu dài.

So sánh với các mô hình khác

Nếu chúng ta so sánh Kotter với các mô hình quản lý thay đổi, nó nổi bật với cấu trúc rõ ràng và nhấn mạnh vào quản lý đội và sự tương đồng. Không giống như Lý thuyết Quản lý Thay đổi của Lewin, cung cấp cách tiếp cận thay đổi đơn giản, Kotter mang đến một bản đồ đường có thể thực hiện nhiều hơn.

Tương tự, ADKAR, một mô hình quản lý thay đổi khác, tập trung sự chú ý vào thay đổi cá nhân, trong khi Kotter đề cập đến cả cải biến cá nhân và tổ chức. Nó nhấn mạnh việc xây dựng một hướng dẫn mà mọi thành viên làm theo để đạt được mục tiêu mong muốn cho sự thành công của công ty.

Hơn nữa, Mô hình 7-S của McKinsey có phân tích sự tương đồng nhưng không có bản đồ đường rõ ràng; Kotter bước vào và đảm bảo sự thành công lâu dài bằng cách nhấn mạnh sự khẩn trương và lãnh đạo. Các công ty có thể đạt được một khung hành động với hình ảnh tuyệt đẹp bằng cách sử dụng công cụ lập bản đồ tư duy tốt nhất, Xmind.

Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter với ứng dụng Xmind

Phần này sẽ cung cấp cho bạn một bản tóm tắt đầy đủ về 8 bước của Mô hình thay đổi của Kotter, điều này sẽ giúp bạn quản lý thay đổi hiệu quả. Những bước này cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc và hỗ trợ các công ty qua sự chuyển đổi thành công:

Bước 1. Tạo cảm giác cấp bách

Mỗi khi có thay đổi trong công ty, phần quan trọng là tạo ra môi trường truyền cảm hứng cho nhân viên và thu hút sự hỗ trợ. Trong bước đầu tiên của mô hình quản lý thay đổi này, các nhà quản lý nên khiến mọi người cảm thấy sự cấp bách của thay đổi để phát triển tổ chức. Ngoài ra, nó liên quan đến việc xác định rủi ro tiềm ẩn, cơ hội và hậu quả của hành động không hiệu quả.

Trong trường hợp này, Xmind có thể giúp dễ dàng hình dung sự cấp bách của thay đổi qua một bản đồ tư duy phân tích SWOT. Nó có thể dễ dàng lập bản đồ ra những rủi ro và cơ hội liên quan đến thay đổi và giúp đội của bạn có tâm trí rõ ràng về kết quả.

Bước 2. Xây dựng liên minh dẫn đầu

Thay đổi cần một nhà lãnh đạo mạnh mẽ và một đội ngũ nhiệt huyết có thể đưa công ty lên đỉnh cao với giao tiếp và sự tham gia đúng cách. Hơn nữa, Mô hình thay đổi của Kotter bao gồm việc thành lập một liên minh của những người và các đội có ảnh hưởng có thể phối hợp nỗ lực để thích nghi với thay đổi. Đội cần nắm quyền tạo ra tầm nhìn và chiến lược để giải thích việc phân bổ nguồn lực, loại bỏ trở ngại, và hơn thế nữa.

Sau khi xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ, hãy thiết lập mục tiêu rõ ràng, như lý do tại sao thay đổi là cần thiết, cách phân bổ vai trò và trách nhiệm, và hiểu các rủi ro tiềm ẩn. Xmind cung cấp cho bạn các mẫu bản đồ tư duy liên minh rõ ràng, như một sơ đồ tổ chức, nhằm đảm bảo mọi người biết vai trò của họ.

Bước 3. Phát triển tầm nhìn và chiến lược

Trong Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter, có tầm nhìn và chiến lược là quan trọng, giúp mọi người xác định hướng đi và cách thức để đạt được nó. Tầm nhìn sẽ giúp kích thích đội ngũ và cung cấp cho họ những mục tiêu thực tế mà họ có thể đạt được để đo lường sự thành công của công ty. Tạo ra một kế hoạch dự án cho công ty giúp đội ngũ hiểu tầm quan trọng và hoàn thành nó đối với sự thành công của công ty.

Nếu bạn muốn tạo ra một sự biểu diễn rõ ràng của kế hoạch tầm nhìn, hãy sử dụng bản đồ chiến lược của Xmind, có khả năng phân chia tầm nhìn. Bạn có thể chia chúng thành các mục tiêu có thể quản lý được và các danh mục phụ, từ đó tạo ra một bản đồ tư duy có tổ chức.

Bước 4. Truyền đạt tầm nhìn thay đổi

Như bạn đã thiết lập tầm nhìn và chiến lược, đã đến lúc truyền đạt nó với toàn đội để khuyến khích họ thực hiện nó. Để làm điều đó hiệu quả, hãy tận dụng các cơ hội khác nhau để truyền đạt tầm nhìn bằng cách kết hợp các quyết định hàng ngày và thể hiện hành vi mà họ mong đợi từ người khác. Hơn nữa, quan trọng là đối mặt với những mối quan tâm và câu hỏi của thành viên của bạn với mục đích cải thiện.

Người dùng có thể truyền đạt chiến lược và tầm nhìn hiệu quả qua Xmind bản đồ tư duy kế hoạch truyền thông giải thích cốt lõi của nó và đảm bảo rằng nó liên quan đến các đội và cổ đông khác nhau. Nó cũng có thể giúp theo dõi trạng thái tổng thể của quá trình thay đổi.

Bước 5. Kích hoạt hành động bằng cách loại bỏ rào cản

Với những thay đổi, có sự kháng cự, và điều quan trọng là các công ty cần biết cách đối phó với chúng để duy trì tầm nhìn của họ. Bạn nên xác định các yếu tố đang gây ra sự giảm khả năng thành công của công ty. Điều này có thể liên quan đến nhân viên, nguồn lực hạn chế, vấn đề ngân sách, và hơn thế nữa, và những trở ngại này cần được xử lý để đạt được mục tiêu mong muốn.

Do đó, sử dụng Mô hình thay đổi của Kotter, chúng tôi trình bày một bản đồ tư duy khác bởi Xmind, đó là sử dụng bản đồ tư duy Kế hoạch Hành động. Nó có thể dễ dàng xác định và giải quyết các trở ngại khác nhau cản trở công việc và cung cấp các hướng dẫn rõ ràng theo đó.

Bước 6. Tạo ra những chiến thắng ngắn hạn

Bước tiếp theo trong Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter là tập trung vào việc xác định những chiến thắng nhỏ và ngắn hạn để xây dựng đà và củng cố giá trị cho nỗ lực của mọi người. Với nỗ lực consistent và chiến thắng ngắn hạn, đội của bạn có thể cảm thấy cảm giác đạt được và động lực để làm việc theo tầm nhìn mới. Trình bày những chiến thắng này bằng cách tạo một bảng mục tiêu tại không gian làm việc tự phục vụ để ghi nhận những cá nhân đáng tuyên dương.

Để chiếu xạ đúng những sự kiện này, hãy tận dụng bản đồ tư duy dòng thời gian từ thư viện nhiều mẫu của Xmind. Bạn có thể thêm ghi chú, hộp kiểm và dấu chỉ tiến độ vào bản đồ này bằng cách sử dụng chức năng tùy chỉnh nâng cao của công cụ này để theo dõi tiến độ thành công.

Bước 7. Xây dựng từ sự thay đổi

Bước này bao gồm việc duy trì động thái của sự thay đổi và đảm bảo rằng đội ngũ đang làm việc để đạt được mục tiêu mong muốn của công ty. Quan trọng là mọi người tránh những lễ hội lớn sau một vài lễ hội nhỏ vì nó có thể làm lệch hướng họ khỏi khóa học. Ngoài ra, bạn và đội ngũ của bạn nên tập trung vào việc xác định và phân tích đúng và sai xảy ra trong các dự án.

Bằng cách tận dụng thành công ban đầu và hiểu biết các khu vực cần cải thiện, bạn có thể vượt qua sự kháng cự và gia tăng cam kết. Bí quyết là tạo ra một bản đồ phát triển sử dụng Xmind nhằm giúp bạn theo dõi thay đổi theo thời gian và giữ động lực đội ngũ cho các lễ hội ngắn hạn.

Bước 8. Tích hợp cách tiếp cận mới vào văn hóa

Trong bước cuối cùng của Mô hình thay đổi của Kotter, đảm bảo rằng sự thay đổi là một phần mới trong văn hóa công ty của bạn và nó gắn bó đến cuối cùng. Để đảm bảo nó tồn tại, các tổ chức có thể cho phép nhân viên đào tạo phát triển kỹ năng liên tục, cung cấp hỗ trợ hiệu suất ngữ cảnh, và hơn thế nữa. Bạn nên loại bỏ hoặc cải thiện các quy trình trước đó với văn hóa mới để đảm bảo sự phát triển liên tục.

Các công ty có thể sử dụng bản đồ tư duy khái niệm của Xmind để nổi bật tầm nhìn dài hạn của tổ chức. Nhờ cách tiếp cận này, họ có thể đảm bảo sự đồng nhất trong hành vi, củng cố sự thay đổi, và duy trì văn hóa.

Khởi động nhỏ nhưng suy nghĩ lớn

Được công nhận rằng thay đổi có thể gây ác cảm cho các công ty, nhưng bắt đầu nhỏ hơn và theo từng mảnh có thể đi xa. Với việc sử dụng Mô hình thay đổi của Kotter, chúng tôi đã học cách để thực hiện tất cả theo từng bước một để nhân viên và đội ngũ có thể điều chỉnh. Nó cho phép bạn tinh chỉnh cách tiếp cận của mình khi xây dựng đà và tự tin cho công ty.

Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã xem xét 8 bước của các mô hình quản lý thay đổi tốt nhất và học cách đảm bảo sự tiến bộ lâu dài trong một tổ chức. Hầu hết các bước đã bao gồm công cụ lập bản đồ tư duy liền mạch và tiên tiến, Xmind, cung cấp cho bạn nhiều loại biểu đồ, bản đồ, bảng biểu, và hơn thế nữa. Vì vậy, nếu bạn muốn bắt đầu, hãy thử tải xuống các mẫu miễn phí được cung cấp bởi công cụ này.

Kết luận

Cuối cùng, thay đổi là điều tất yếu và mỗi tổ chức đều phải chuẩn bị cho bất kỳ ý nghĩa nào họ phải chấp nhận. Đó là lý do tại sao bài viết cung cấp cho bạn một hiểu biết chi tiết về Mô hình thay đổi của Kotter và cách nó có thể tối ưu hóa quy trình làm việc khi tất cả các bước được thực hiện. Nó cũng bao gồm việc sử dụng các mô hình, bản đồ, hoặc bảng biểu khác nhau mà chúng tôi thiết kế bằng công nghệ lập bản đồ tư duy Xmind.

Công cụ có nhiều mẫu với nhiều tùy chọn tùy chỉnh, như các chủ đề khác nhau, màu sắc, định dạng, và tùy chọn chia sẻ. Do đó, chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ việc sử dụng Xmind làm công cụ lập bản đồ của bạn để đạt được kết quả hiệu quả.